ค่าใช้จ่ายทางภาษี เอกสารต้องมีอะไรบ้าง?

คนทำธุรกิจมักถูกนักบัญชีพูดกรอกหูซ้ำๆ เป็นประจำทุกเดือนว่า

“พี่ต้องมีเอกสารครบถ้วนนะคะ ไม่งั้นจะเป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีไม่ได้”

“แล้วถ้าเป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีไม่ได้ นั่นแปลว่า พี่ต้องจ่ายภาษีเยอะขึ้นค่ะ”

เมื่อได้ยินดังนั้น ตัวเราเจ้าของธุรกิจก็อยากจะหาเอกสารมาซัพพอร์ตบัญชีเหลือเกิน แต่ปัญหามันติดอยู่ตรงที่ ไอค่าใช้จ่ายทางภาษี เอกสารต้องมีอะไรบ้าง พี่สรรพากรถึงจะแอพพรูฟ

ถ้าเจ้าของธุรกิจคนไหนมีปัญหานี้อยู่ ลองมาดูเทคนิคการเก็บเอกสารให้เป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีได้จาก Zero to Profit กันค่ะ

ค่าใช้จ่ายทางภาษีคืออะไร?

ก่อนอื่นมาทำความเข้าใจกันก่อนว่า เจ้าค่าใช้จ่ายทางภาษีที่นักบัญชีย้ำนักย้ำหนาเนี่ย มันคืออะไรกันนะ

ค่าใช้จ่ายทางภาษี หมายถึง ค่าใช้จ่ายที่เอามาเป็นรายจ่ายทางภาษีเงินได้นิติบุคคลได้

โดยที่ภาษีเงินได้นิติบุคคล คำนวณจากกำไรทางภาษีแบบนี้

รายได้ – ค่าใช้จ่าย = กำไร

กำไร x อัตราภาษี = ภาษีเงินได้นิติบุคคล

แต่บ่อยครั้งที่เราจ่ายเงินออกไปแล้ว แต่เอกสารไม่ครบถ้วน ทางกฎหมายจึงบอกว่าไม่ได้นะๆ แบบนี้เรียกว่า “ค่าใช้จ่ายต้องห้าม” ไม่สามารถเป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีได้

ผลกระทบ ก็คือ จะต้องบวกกลับรายจ่ายนี้เข้าไปในกำไร ทำให้กำไรทางภาษีเพิ่มขึ้น สุดท้าย ค่าภาษีที่ต้องจ่ายก็เพิ่มขึ้นด้วย

ค่าใช้จ่ายทางภาษี เอกสารต้องมีอะไรบ้าง?

พอจะเข้าใจเรื่องค่าใช้จ่ายทางภาษีแล้ว แต่เวลาจ่ายเงินไปจริง ซัพพลายเออร์บางคนก็ให้เอกสารบ้าง ไม่ให้เอกสารบ้าง บางคนออกใบเสร็จให้ บางคนก็ออกใบเสร็จไม่เป็น แล้วทีนี้เจ้าของธุรกิจอย่างเราจะทำอย่างไร

Zero to Profit ทำแผนภูมิค่าใช้จ่ายทางภาษีมาให้ว่าเราต้องเช็กอะไรบ้าง แล้วเอกสารที่ต้องมีประกอบด้วยอะไรบ้างนะ ลองมาดูกันทีละ Step เลยค่ะ

1. เช็กก่อนว่าจ่ายเงินให้ใคร?

อันดับแรกค่ะ ก่อนที่จะร้องขอเอกสารจากซัพพลายเออร์ ให้เช็กดูก่อนว่าเราจ่ายเงินให้ใคร? เพราะสถานะของคนรับเงินที่แตกต่างกัน ก็จะมีเอกสารที่แตกต่างกันนะ

คนรับเงินแบ่งออกเป็น 2 ประเภทใหญ่ ได้แก่

• นิติบุคคล ประกอบด้วย บริษัท และห้างหุ้นส่วนจำกัด ที่จดทะเบียนและมีเลขทะเบียนนิติบุคคล 13 หลักค่ะ
• บุคคลธรรมดา อาจจะเป็นร้านค้า หรือบุคคล ที่ไม่เคยจดทะเบียนประกอบธุรกิจเป็นบริษัท หรือห้างหุ้นส่วนจำกัดค่ะ

2. ต้องหัก ณ ที่จ่ายหรือไม่?

ถัดมาดูต่อว่าค่าใช้จ่ายที่เราจ่ายไป จำเป็นต้องหักภาษีเงินได้ ณ ที่จ่ายหรือไม่

การที่เรารู้ว่าต้องหัก หรือไม่หัก ณ ที่จ่ายนั้นเป็นประโยชน์มากสำหรับการกดจ่ายชำระเงินค่ะ เพราะถ้าต้องหัก ณ ที่จ่าย จำนวนเงินที่เราจ่ายให้ซัพพลายเออร์ จะไม่เต็ม 100% แล้วนะ

ยกตัวอย่างเช่น จ่ายค่าจ้างทำม่านให้กับบริษัท ค่าใช้จ่าย 100 บาท ต้องหัก ณ ที่จ่าย 3% คือ 3 บาท เหลือจำนวนเงินที่ต้องจ่ายชำระเท่ากับ 100 -3 = 97 บาท

และเจ้าของธุรกิจก็จะต้องออกเอกสารที่เรียกว่า “หนังสือรับรองการหัก ณ ที่จ่าย” เป็นหลักฐานให้กับผู้รับเงินเสียด้วย แล้วนำส่งภาษีให้กับสรรพากรตอนสิ้นเดือน โดยแบ่งเป็น 2 กรณี ดังนี้

• นิติบุคคล หัก ณ ที่จ่าย แล้วนำส่งแบบภาษี ภ.ง.ด. 53
• บุคคลธรรมดา หัก ณ ที่จ่าย แล้วนำส่งแบบภาษี ภ.ง.ด. 3

ทำความเข้าใจเรื่องภาษีหัก ณ ที่จ่ายเพิ่มเติม ได้ที่นี่: ภาษีหัก ณ ที่จ่ายคืออะไร คำนวณและบันทึกบัญชีอย่างไร

3. ต้องมีเอกสารอะไรบ้าง?

พอจ่ายเงินให้กับซัพพลายเออร์เรียบร้อยแล้ว ขั้นตอนนี้มาถึงเอกสารที่เราต้องมีเพื่อเป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีให้ได้อย่างสมบูรณ์

ก่อนอื่นต้องเข้าใจก่อนค่ะ ว่าในทางกฎหมายเค้ากล่าวไว้ว่า

“รายจ่ายที่ผู้จ่ายพิสูจน์ไม่ได้ว่าใครเป็นผู้รับถือเป็นรายจ่ายต้องห้ามในการคำนวณกำไรขาดทุนทางภาษี“

ดังนั้น ประเด็นที่เรากำลังจะไปเช็กนั้นก็จะต้องทำให้เรามั่นใจว่าการจ่ายชำระออกไป สามารถพิสูจน์ตัวตนผู้รับเงินได้โดยเริ่มต้นจาก การมีหลักฐานการจ่ายชำระเงิน ไม่ว่าจะเป็นต้นขั้วเช็ค สลิปโอนเงิน ที่เช็กได้ว่าใครกันที่รับเงินจากเราไปเป็นเอกสารพื้นฐานเสียก่อน ไม่ว่าจะจ่ายให้บริษัท หรือบุคคลค่ะ

จากนั้นต้องมีเอกสารรับเงินจากผู้ขาย เป็นหลักฐานเพิ่มเติม แยกตามประเภทกิจการที่รับเงินดังต่อไปนี้

ถัดมาเรามาทำความเข้าใจเอกสารแต่ละตัวกันค่ะ แม้ว่าจะได้เอกสารจั่วหัวชื่อถูกต้องตามที่บอกไปในตารางนี้ แต่ถ้าข้อมูลไม่ครบถ้วน ก็ไม่สามารถใช้เป็นเอกสารหลักฐานทางภาษีได้นะ

1.ใบเสร็จรับเงิน

ใบเสร็จรับเงินมีหน้าที่ออกโดยนิติบุคคล บริษัทหรือห้างห้างส่วนจำกัด เมื่อรับเงินแล้วจะต้องออกใบเสร็จรับเงิน โดยมีข้อมูลดังต่อไปนี้ให้ครบถ้วน

• เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ออกใบรับ
• ชื่อบริษัท หรือห้างหุ้นส่วน
• ที่อยู่บริษัท หรือห้างหุ้นส่วน
• เลขที่/ลำดับ
• วันเดือนปีที่ออกใบเสร็จรับเงิน
• จำนวนเงินที่รับ
• ชนิด ชื่อ จำนวนและราคาสินค้า

ดังนั้น สรุปง่ายๆ ถ้าเป็นนิติบุคคล ตัวเลือกของการออกเอกสารมีแค่ใบเสร็จรับเงินเท่านั้น (ไม่สามารถใช้เอกสารอื่นแทนได้นะ)

2.ใบรับเงิน

กรณีที่ซื้อของกับบุคคลธรรมดา หลักฐานที่ดีที่สุดที่ควรได้รับก็คือ ใบเสร็จรับเงินหรือใบรับเงินค่ะ

ใบรับเงิน ชื่อเต็มเรียกว่า “ใบรับเงินตามมาตรา 105ทวิ” ในรายละเอียดข้อมูลที่ต้องมีไม่แตกต่างจากใบเสร็จรับเงินนัก เพียงแค่ว่าเปลี่ยนหัวเอกสารเท่านั้น และคนรับเงินเป็นบุคคลธรรมดาค่ะ

3.ใบสำคัญรับเงิน

กรณีที่คนขายเป็นบุคคลธรรมดาและไม่สามารถออกใบเสร็จรับเงิน/ใบรับเงินได้ ด้วยเหตุผลอะไรก็แล้วแต่

เราในฐานะเป็นคนซื้อก็สามารถสร้างเอกสารขึ้นมาให้เค้าเซนต์รับรองได้นะ ซึ่งเรียกว่า ใบสำคัญรับเงิน

“ใบสำคัญรับเงิน” นี้ให้คนรับเซ็นต์แก๊กนึง ยินยอมว่าเค้าขายของให้เราจริง และได้รับเงินจากเราไปจริง

แต่ความยากของมันอยู่ที่ เราต้องมีข้อมูลคนรับเงิน ตั้งแต่ชื่อ-สกุล ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีให้ครบถ้วน เพื่อที่จะมากรอกในเอกสารใบนี้ และต้องแนบสำเนาบัตรประชาชนไว้ด้วย

4. ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน

กรณีที่แย่สุด ถ้าเราไม่สามารถขอเอกสารใบเสร็จรับเงิน/ใบรับเงิน หรือใบสำคัญได้เลย

เราสามารถทำเอกสารที่เรียกว่า ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน โดยมีข้อความระบุว่า

พนักงานของธุรกิจ จ่ายรายจ่ายออกไปวันที่เท่านี้ รายละเอียดอะไรบ้าง และระบุว่าไม่อาจเรียกขอใบเสร็จรับเงินจากผู้รับได้ แต่เป็นค่าใช้จ่ายสำหรับธุรกิจจริง

จากนั้นเซนต์เบิกจ่ายชำระ และมีผู้อนุมัติเอกสาร

แต่สำหรับใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินก็มีข้อแม้เช่นกันว่า รายจ่ายที่เกิดขึ้นควรจะเป็นรายจ่ายแบบเบ็ดเตล็ดจริงๆ เช่น ซื้อดอกไม้พวงมาลัยไว้พระ ถ่ายเอกสาร เป็นต้น ไม่ใช่ซื้อรถ 1.5 ล้าน ใช้ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน แบบนี้สรรพากรตาเขียวแย่

สรุป

ทั้งหมดที่เล่ามานี้ เป็นเทคนิคดีๆ ที่ช่วยให้เจ้าของธุรกิจเช็กควรครบถ้วนสมบูรณ์ของเอกสารค่ะ ซึ่งถ้าสามารถแบ่งประเภทคนรับเงินได้ และเก็บเอกสารกลับมาได้ครบถ้วนก็น่าจะใช้เป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีได้ไม่ยาก

แต่อย่าลืมว่า รายจ่ายทั้งหมดที่ว่ามานั้น ต้องเป็นรายจ่ายที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจตั้งแต่แรกเริ่มนะ มิเช่นนั้น เอกสารที่พากเพียรทำขึ้นมา หรือไปเสาะหามาประกอบอาจใช้เป็นรายจ่ายทางภาษีไม่ได้ตั้งแต่แรก เนื่องจากไม่เกี่ยวข้องกับธุรกิจเลยสักนิดค่ะ

สนใจปรึกษาปัญหาบัญชี-ภาษี หาคนทำบัญชีที่แนะนำได้ติดต่อ

Line: @zerotoprofit หรือ https://lin.ee/36U1ks0Y