เคยสังเกตกันไหม เวลาไปซื้อสินค้า หรือใช้บริการอะไร แล้วนักบัญชี หรือพนักงานบัญชีในกิจการของคุณมักจะย้ำนัก กำชับหนาว่า “อย่าลืมเอาใบเสร็จกลับมาด้วย” เพราะจะเป็นหลักฐานสำคัญที่สามารถใช้ลดหย่อนภาษีเงินได้นิติบุคคลได้ แต่ถ้าซื้อมาแล้ว แต่ไม่ได้ใบเสร็จรับเงินกลับมา แบบนี้จะเป็นปัญหาไหม?
ถ้าเจอเคสนี้ขึ้นมา เรายังมีทางแก้ไขปัญหาได้อยู่ค่ะ โดยเอาเอกสาร “Receipt Voucher” มาใช้ทดแทนค่ะ แต่มือใหม่อาจจะงงกันใช่ไหมคะว่า Receipt Voucher คือ อะไร? เรามาดูกันดีกว่าค่ะ
Receipt Voucher คืออะไรทำไมจึงสำคัญ
Receipt Voucher หรือใบสำคัญรับเงิน จะเป็นเอกสารรูปแบบหนึ่งที่ใช้ยืนยันว่าผู้ขาย หรือผู้ให้บริการได้รับเงินจากเราในฐานะผู้ซื้อแล้วจริง ๆ นอกจากจะมีความสำคัญที่สามารถเป็นหลักฐานในการบันทึกรายรับ – รายจ่ายของกิจการได้แล้ว ยังสามารถใช้เป็นรายจ่ายทางภาษีเช่นเดียวกับใบเสร็จรับเงินได้ด้วย
เนื่องจากทางสรรพากรเองก็ได้ออกคู่มือการจัดทำเอกสารประกอบการลงบัญชี ที่สามารถเป็นรายจ่ายทางภาษีได้ เพื่อเป็นแนวทางในการบันทึกรายจ่ายตามหลักการภาษีมา และใบสำคัญรับเงิน (Receipt Voucher) ก็เป็นหนึ่งในเอกสารสำคัญที่ช่วยพิสูจน์หลักฐานการรับเงินของกิจการได้ค่ะ คู่มือการจัดทำเอกสารประกอบการลงบัญชีที่สามารถเป็นรายจ่ายทางภาษีได้
ใบสำคัญรับเงิน (Receipt voucher) ใช้เมื่อไร ?
เมื่อได้รู้จักกันไปแล้วว่า Receipt Voucher คืออะไร ใบสำคัญรับเงินแผ่นนี้จะใช้เมื่อผู้ขายไม่ได้ออกใบเสร็จรับเงินให้ผู้ซื้ออย่างเราได้ ซึ่งเคสนี้มักจะเกิดขึ้นกับผู้ขาย หรือผู้ให้บริการที่เป็นฟรีแลนซ์ หรือบุคคลธรรมดาที่ไม่ได้จดทะเบียนบริษัทซะมากกว่าค่ะ เพื่อแก้ไขปัญหาว่าผู้ขายไม่มีเอกสารให้อย่างครบถ้วน ส่วนใหญ่จะเป็นฝ่ายผู้ซื้อที่จะทำเอกสารนี้ขึ้นมา เพื่อให้อีกฝ่ายลงลายมือชื่อเป็นการยืนยัน หน้าตาของใบสำคัญรับเงินจะมีหน้าตาตามด้านล่างนี้
ทำใบสำคัญรับเงิน (receipt voucher) อย่างสมบูรณ์ต้องมีข้อมูลอะไรบ้าง?
ภาพประกอบที่ทุกคนเห็นจะเป็นหน้าตาเอกสารของใบสำคัญรับเงินนะคะ ซึ่งมีหน้าตาละม้ายคล้ายกับใบเสร็จรับเงินเลยค่ะ สิ่งสำคัญที่ต้องมีในใบสำคัญรับเงิน คือ “ลายเซ็น” ค่ะ โดยผู้จ่ายเงินจะต้องเป็นฝ่ายจัดทำเอกสารนี้ และลงลายเซ็นเป็นการยืนยัน ส่วนอีกฝ่ายที่เป็นผู้ขายก็ต้องลงลายเซ็นรับรองด้วยเช่นกันว่ามีการซื้อขายจริง ๆ
นอกจากนี้ ต้องมีข้อมูลอื่น ๆ เหล่านี้ประกอบในเอกสารด้วย ถึงจะเรียกว่าเป็นใบสำคัญรับเงินที่สมบูรณ์ตามกฎหมาย และนำไปใช้ลดหย่อนภาษีได้
- ชื่อผู้ขายสินค้า/ให้บริการ
- เลขที่ประจำตัวผู้เสียภาษี
- ที่อยู่ตามบัตรประชาชน
- รายละเอียดการซื้อสินค้าหรือให้บริการ
- ลายเซ็นผู้รับเงิน
- สำเนาบัตรประชาชน (แนบเพิ่มเติม)
สาเหตุที่เราบอกว่า มีใบสำคัญรับเงินแล้วจะสามารถใช้ลดหย่อนภาษีได้นั้นมันคืออะไรกันนะคะ จะขออธิบายสั้นๆ แบบนี้ค่ะว่า เจ้าใบสำคัญรับเงิน ถือเป็นหลักฐานการรับเงินที่สามารถระบุได้ว่าผู้รับเงินนั้นเป็นใคร (มีชื่อ เลขประจำตัว ที่อยู่) และรับเงินค่าอะไร (ต้องเป็นค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ) เมื่อข้อมูลดังกล่าวครบถ้วนแล้ว นั่นแปลว่า ถือเป็นค่าใช้จ่ายทางภาษี ที่นำมาลดออกจากรายได้ตอนที่คำนวณภาษีเงินได้นิติบุคคลได้นั่นเองจ้า
อย่าลืมสิ่งนี้ก่อนจ่ายเงิน
สำหรับกรณีบุคคลธรรมดา จะต้องแนบสำเนาบัตรประชาชนประกอบไปด้วยเสมอนะคะ เพราะจะเป็นหลักฐานสำคัญที่จะยืนยันได้ว่าเป็นผู้จ่ายเงินตัวจริง นอกจากนี้ เช็กความเรียบร้อยของ Receipt Voucher หรือใบเสร็จรับเงินอีกครั้งว่า ข้อมูลของผู้รับเงิน และผู้จ่ายเงินครบถ้วนหรือไม่ ตั้งแต่วันที่ เลขที่ ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี และรายละเอียดสินค้า และบริการที่ซื้อเลยค่ะ ที่สำคัญ ดูด้วยนะคะว่าทั้งสองฝ่ายลงลายเซ็นครบไหมด้วยค่ะ
สรุป จ่ายเงินแล้วอยากใช้เป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีได้ ต้องรู้อะไร
จะเห็นได้ว่า เวลาร้านค้า หรือกิจการไหนจะซื้อสินค้า หรือใช้บริการอะไร ควรจะมีเอกสารหลักฐานที่เป็นการยืนยันว่าได้ซื้อขายกับผู้ขายแล้วจริง ๆ ซึ่งส่วนใหญ่จะมาในรูปแบบของใบเสร็จรับเงิน หรือสลิปโอนเงิน แต่ถ้าเกิดกรณีที่ผู้ขายไม่ออกใบเสร็จรับเงินมาให้ เราสามารถใช้ใบสำคัญรับเงินแทนได้ โดยผู้ซื้อจะเป็นคนจัดทำ และผู้ขายต้องเซ็นชื่อให้เรียบร้อย เราก็จะได้เอกสารที่สมบูรณ์ครบถ้วน และนำไปยื่นเป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีได้นั่นเองค่ะ
เชื่อว่าเอกสารใบนี้น่าจะเป็นเอกสารช่วยชีวิต ที่ทำให้เจ้าของธุรกิจใช้ประโยชน์รายจ่ายนี้ทางภาษีได้ และถ้าอยากเข้าใจเรื่องเอกสารการจ่ายชำระเงินให้ลึกซึ้งไปกว่านี้ ลองอ่านเพิ่มเติมแบบยาวๆ ได้เลยค่ะ: สรุปครบ ซื้อของไม่มีใบเสร็จ ใช้เอกสารอะไรแทนได้บ้าง
ปรึกษาวิธีจัดทำเอกสารประกอบการลงบัญชีที่สามารถเป็นรายจ่ายทางภาษีได้ ติดต่อ Line: @zerotoprofit
ติดตาม Zero to Profit ได้ที่
Facebook: https://facebook.com/ZerotoprofitTH/
Blockdit: https://www.blockdit.com/zerotoprofit
