ถ้าไม่อยากโดนโกง บัญชีต้องทำแบบไหน ที่จะช่วยลดโอกาสการโกงได้อยู่หมัด ทำบัญชีแยกกระเป๋ายังไง ในธุรกิจควรมีทั้งหมดกี่กระเป๋า ก่อนจะจ่ายเงินค่าทำบัญชีมีอะไรที่เจ้าของธุรกิจต้องเช็คบ้าง แล้วถ้าวันนี้อยากทำธุรกิจกับเพื่อนสนิท มีเรื่องอะไรที่ต้องรู้บ้าง ลองมาดูเรื่องเกี่ยวกับบัญชีที่ควรรู้กันค่ะ
เรื่องเกี่ยวกับบัญชีที่ควรรู้
1. ก่อนทำธุรกิจกับเพื่อน ต้องรู้เรื่องนี้
เริ่มต้นธุรกิจ หลายคนคงมองหาคนสนิทอย่างเช่นเพื่อนรักมาลงทุนร่วมกัน แต่ถ้าไม่อยากทะเลาะกันในภายหลัง อย่าลืมตกลงกันไว้ล่วงหน้าแบบนี้นะคะ
- แบ่งหุ้นยังไงดี แต่ละคนมีสัดส่วนเท่าไร
- แบ่งหน้าที่แบบไหน ใครทำอะไร ต้องระบุความรับผิดชอบชัดเจน
- แบ่งอำนาจอนุมัติ บางทีเรื่องเงินๆ ทองๆ เช่น การจ่ายชำระเงิน หรือเปิดเครดิตลูกค้า ควรตกลงและจัดลำดับการอนุมัติให้ดี
- แบ่งผลตอบแทนและสวัสดิการ ทั้งเงินเดือน และค่าใช้จ่ายที่กรรมการเบิกได้มีอะไรบ้าง ควรตกลงให้ดีตั้งแต่แรก
- นัดประชุมสม่ำเสมอ ควรกำหนดไปเลยว่าต้องประชุมเมื่อไรบ้างเป็นประจำอย่างน้อยทุกเดือน เพื่อเช็คฐานะการเงินและผลประกอบการโดยทั่วกัน
ทั้งหมดนี้เป็น 5 เรื่องต้องตกลงกันไว้ตั้งแต่เนิ่นๆ ที่สำคัญ อย่าลืมทำเป็นลายลักษณ์อักษร เพื่อเป็นหลักฐานยืนยันว่าทุกฝ่ายรับรู้ และมันจะช่วยลดปัญหาธุรกิจได้มากกว่าที่คุณคิดเลยค่ะ อ่านบทความฉบับเต็มได้ที่ 5 เรื่องบัญชีต้องรู้ ทำธุรกิจกับเพื่อน แล้วไม่อยากเสียเพื่อนต้องทำไงบ้าง
2. การควบคุมภายในที่ดี ช่วยลดโกงได้
เรื่องที่เจ็บที่สุดของคนทำธุรกิจ หนีไม่พ้นการถูกโกง แล้วถ้าไม่อยากโดนโกง สิ่งที่สำคัญก็ต้องเริ่มจากการป้องกันไว้แต่เนิ่นๆ โดยเริ่มต้นจากการวางแผนควบคุมภายในที่ดีให้กับธุรกิจ
ถ้าพูดถึงคำว่า “การควบคุมภายใน” หลายคนอาจมองว่าไกลตัวเหลือเกิน แต่จริงๆ แล้วเราทำเองได้ง่าย ไม่ไกลตัวอย่างที่คิด ตัวอย่างการควบคุมภายใน เช่น
- ถ้ากลัวถูกลูกน้องขโมยเงินสด อาจต้องหาเครื่องมืออย่างระบบ POS ทำรายงานเงินสด และสุ่มนับเงินอยู่เสมอๆ
- ถ้ากลัวสินค้าหาย ก็ต้องตรวจนับ ทำบัญชีสต็อกสินค้า และเช็กสินค้าเข้าออกอยู่เสมอ
- ถ้ากลัวลูกค้าโกง เช่น คนปลอมมาหลอกเป็นลูกค้าถึงเวลาไม่จ่ายตังค์ ก็จะต้องวางนโยบายการให้เครดิตการซื้อสินค้าดีๆ ไม่ยอมให้ลูกค้าค้างนานกว่าที่กำหนดไว้
การควบคุมภายในอาจจะไม่ได้ช่วยกำจัดการโกงได้ 100% แต่ช่วยได้แน่นอนเรื่องของการป้องกัน และลดความเสียหายจากการโกง สามารถอ่านวิธีป้องกันการโดนโกงฉบับเต็มต่อได้ที่ : เปิดเทคนิคทำบัญชี โกงแบบนี้ จับได้แน่นอน
3. แยกกระเป๋าส่วนตัวออกจากธุรกิจ
การแยกกระเป๋าส่วนตัวออกจากธุรกิจเป็นเทคนิคคลาสสิกที่แนะนำกันมาทุกยุคทุกสมัย แต่เชื่อมั้ยคะว่าทุกวันนี้ก็ยังมีคนใช้เงินส่วนตัวปนกับธุรกิจ
เริ่มต้นบัญชีธุรกิจที่ดี ย้ำอีกครั้ง ต้องแยกกระเป๋าส่วนตัวออกมาจากธุรกิจเป็นอันดับแรกก่อน
และถัดมาเป็นขั้น Advance วิธีการที่แนะนำ สำหรับเจ้าของธุรกิจที่อยากมีเงินเหลือใช้ ให้ลองเปิดบัญชีไว้ 5 บัญชี แล้วตั้งชื่อเล่นบัญชีตามนี้เลยค่ะ
- บัญชีรายได้ : ให้รับรายได้เข้ามาล้วนๆ บัญชีนี้ต้องมีแต่รายได้เท่านั้น ไม่มีค่าใช้จ่ายผสมนะคะ
- บัญชีกำไร : ถ้าเราลองแบ่งเอาไว้เป็นลำดับแรกว่าในแต่ละเดือนอยากได้กำไรสักเท่าไร จากนั้นเงินที่เหลือจึงแบ่งไปสำหรับใช้จ่ายในบัญชีอื่น แบบนี้ก็น่าจะดีกับเจ้าของธุรกิจไม่ใช่น้อยเลยล่ะ
- บัญชีค่าใช้จ่าย : ในแต่ละเดือนเราต้องคาดการณ์ไว้ล่วงหน้าว่าจะมีค่าใช้จ่ายของธุรกิจทั้งหมดเท่าไรกันแน่ แบ่งเงินใส่บัญชีนี้ แล้วพยายามใช้จ่ายให้ไม่เกินจากที่ตั้งเป้าไว้
- บัญชีภาษี : จำนวนเงินที่ควรแบ่งออกมาคำนวณง่ายๆ แบบนี้ กำไรที่แบ่งไว้สำหรับเดือน x อัตราภาษีที่ต้องจ่าย = เงินที่แบ่งใส่บัญชีภาษีไว้ล่วงหน้า
- บัญชีเงินลงทุน : บัญชีเงินลงทุนนี้จึงเป็นอีกบัญชีที่สำคัญมากๆ ที่เจ้าของธุรกิจต้องแบ่งเอาไว้ และทยอยหยอดเงินลงไปจนกว่าจะถึงเป้าหมาย
ทั้ง 5 บัญชีมีความแตกต่างกันอย่างไร แล้วต้องแยกเงินแบบไหน ไปอ่านต่อกันได้ที่ 5 เทคนิค ทำบัญชีแยกกระเป๋า ธุรกิจ เก็บเงินให้อยู่หมัด
4. ทำบัญชีเองให้เป็น
การทำบัญชีเอง อาจจะไม่ยากเหมือนที่คิดไว้ และเราก็สามารถเริ่มต้นทำเองได้ เพียงแค่เข้าใจวิธีการ 4 ขั้นตอนนี้ ก็สามารถคำนวณกำไรขาดทุนธุรกิจได้แล้ว ด้วย 4 ขั้นตอนง่ายๆ นี้
- ดาวน์โหลด Bank Statement : ข้อมูลสำคัญที่ควรเช็คใน Bank Statement ให้ได้ก็คือ ยอดเงินเข้าเท่าไร เงินออกเท่าไร เงินเหลือเท่าไร
- เงินเข้ามาจากไหน? : มีเงินเข้ามาจากไหนบ้าง “เงินเข้าทุกรายการ อาจไม่ใช่รายได้ทั้งหมด 100%”
- เงินออกจากอะไร? : ประกอบด้วยค่าใช้จ่ายอะไรบ้าง
- กำไรเท่าไร? : คำนวณกำไรของธุรกิจ จากสูตรง่ายๆ รายได้ – ค่าใช้จ่าย = กำไร
และนี่ คือ 4 ขั้นตอนในการทำบัญชีธุรกิจด้วยตัวเอง สำหรับเจ้าของธุรกิจส่วนตัวที่ยังไม่ได้จดทะเบียนบริษัท และไม่ได้จ้างนักบัญชีค่ะ
5. เรื่องเกี่ยวกับบัญชีอื่นๆ ที่ต้องรู้
งานบัญชีที่สำคัญและมีประโยชน์สำหรับเจ้าของธุรกิจมือใหม่ 3 เรื่อง ที่เจ้าของธุรกิจ SMEs ควรเรียนรู้และทำเองให้เป็น มีดังต่อไปนี้
1. ทำเอกสารบัญชีเป๊ะ : ตัวอย่างเอกสารที่เจ้าของธุรกิจต้องทำเองได้ ได้แก่ ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี ใบสำคัญจ่าย หนังสือรับรองการหัก ณ ที่จ่าย เพราะเอกสารเหล่านี้ทั้งลูกค้าและซัพพลายเออร์ต้องขอแน่ แม้มีสำนักงานบัญชี พวกเค้าก็ไม่สามารถออกเอกสารให้ได้ทันทีเหมือนเจ้าของกิจการนะ
2. ควบคุมสต๊อกสินค้า : เจ้าของธุรกิจสามารถควบคุมจัดการบันทึกรายการสต๊อกเข้า-ออก และคำนวณต้นทุนสินค้าเองได้ เพราะจะได้รู้ว่าตอนนี้มีสินค้าเหลือมากน้อยขนาดไหน งานนี้ต้องเข้าใจและเรียนรู้ไปพร้อมๆกับธุรกิจ
3. เช็คสุขภาพบัญชีทุกเดือน : ถึงแม้ว่าเจ้าของกิจการไม่อาจทำบัญชีเอง 100% แต่เรื่องที่ขาดไม่ได้เลย คือ อย่าลืมเช็คสุขภาพ 3 เรื่อง ได้แก่ กำไร ฐานะการเงิน เงินสด
ทั้ง 3 เรื่องนี้ ถ้าทำได้ดี ธุรกิจจะอยู่ได้อย่างยั่งยืนไปอีกนานแสนนานเลยนะ อย่าปล่อยให้นักบัญชีทำเองแล้วเช็คเอง เพราะพวกเค้าอาจไม่รู้ดีเท่าเรา ในฐานะเจ้าของธุรกิจนะคะ
6. 9 เรื่องต้องเช็คก่อนจ่ายค่าทำบัญชี
สุดท้ายถ้าใครจ้างสำนักงานบัญชีทำงาน ก่อนจะจ่ายเงินค่าทำบัญชีก้อนใหญ่ในแต่ละปี เพื่อยื่นภาษีและงบการเงิน อย่าลืมเช็กสิ่งนี้ให้เรียบร้อยนะ
- ยื่นชื่อครบ
- บันทึกบัญชีครบถ้วน
- รายงานครบถ้วน
- แฟ้มภาษีครบ
- ยื่นภาษีครบ
- ทำงบครบ
- ประกาศหนังสือพิมพ์ก่อนประชุมอนุมัติงบ
- ยื่นงบครบ
- ยื่น บอจ.5 ครบ
ก่อนจ่ายค่าทำบัญชีลองเช็คดูสักนิดว่าเราได้งานครบถ้วนสมบูรณ์ไหม และถ้านักบัญชีทำได้ครบ พวกเราคงไม่เสียดายค่าใช้จ่ายทำบัญชีอย่างแน่นอน อ่านบทความต่อได้ที่ : 9 เรื่องต้องเช็คก่อนจ่ายค่าทำบัญชี
โดยสรุปแล้ว เรื่องเกี่ยวกับบัญชีที่เจ้าของธุรกิจควรรู้นั้นมีมากมายหลายเรื่องค่ะ แต่นี่คือ 6 เรื่องเด็ดที่พลาดไม่ได้ หากใครทำธุรกิจแล้วไม่สนใจเรื่องเหล่านี้ ระวังว่าอาจมีปัญหาตามมาให้ปวดหัวแบบไม่มีที่สิ้นสุดนะ
ปรึกษาปัญหาบัญชีธุรกิจ ติดต่อที่นี่
Line: @zerotoprofit หรือ https://lin.ee/36U1ks0Y
ติดตาม Zero to Profit ได้ที่
Facebook: https://facebook.com/ZerotoprofitTH/
Blockdit: https://www.blockdit.com/zerotoprofit
