ทำธุรกิจแล้วโดนโกง อาจจะไม่เรื่องที่น่ายินดีนัก
แต่เชื่อหรือไม่เจ้าของกิจการ SMEs ส่วนใหญ่อาจจะมีประสบการณ์โดนโกงมาแล้วอย่างโชกโชน
และส่วนใหญ่แล้วการโกงกันมักเกิดจากบุคคลภายใน ทั้งจากลูกจ้างหรือหุ้นส่วนกิจการเอง
แล้วจริงหรือไม่ กับคำบอกเล่าที่ว่า ทำบัญชีแล้วจะไม่โดนโกง?
ต้องอธิบายอย่างงี้ว่า การทำบัญชีอาจจะไม่ได้ช่วยกำจัดการโกงได้ 100% แต่ช่วยได้แน่นอนเรื่องของการป้องกัน และลดความเสียหายจากการโกง ที่เห็นได้ชัดๆ 3 เรื่อง คือ
1.ลดโอกาสการโกง
โดยปกติแล้วการโกง หรือทุจริต เกิดจาก 3 ปัจจัย คือ 1) โอกาส 2) แรงจูงใจ 3) การหาเหตุผลเข้าข้างตัวเอง
และสิ่งที่เจ้าของกิจการสามารถควบคุมได้ดีที่สุด คือ การลดโอกาสที่จะเกิดการโกง
ซึ่งการทำบัญชีช่วยได้ เพราะการทำบัญชีเป็นการแยกหน้าที่กัน ระหว่างคนที่บันทึกบัญชีและคนทำงานหน้างาน
เช่น คนทำบัญชีจะเป็นคนละคนกับคนรับเงิน (พนักงานขาย) และคนจ่ายเงิน (พนักงานจัดซื้อ)
ถ้าคิดจะทำทุจริต ทั้งคนรับเงินและคนจ่ายเงิน ก็ทำได้ยาก นอกเสียจากจะรู้เห็นเป็นใจกับฝ่ายบัญชีด้วย
แต่ในทางกลับกันถ้าให้นักบัญชีทำงานทุกอย่างในคนๆ เดียวทั้งรับ-จ่ายเงิน และบันทึกบัญชี ถึงตอนนี้ก็คงต้องตัวใครตัวมัน เพราะเมื่อไม่มีการแบ่งแยกหน้าที่ นักบัญชีโกงแล้วก็ต้องกลบให้มิด กลับไปแก้ไขสมุดบัญชีเพื่อปกปิดความผิด ไม่มีทางที่เจ้าของกิจการจะหาทุจริตเจอ
2.ควบคุมสินทรัพย์ได้
การทำบัญชีช่วยควบคุมสินทรัพย์กิจการได้ในอีกรูปแบบหนึ่ง
เพราะทุกรายการที่สั่งซื้อสินทรัพย์เข้ามา ถูกบันทึกบัญชีไว้หมด
เช่น เมื่อซื้อสินค้าเข้ามา สินค้าล็อตนั้นจะถูกบันทึกชนิด จำนวน และมูลค่าเข้ามาในระบบบัญชีไว้ เหมือนเป็นการควบคุมสินค้าเหล่านี้ไว้อย่างเป็นระบบ และเมื่อจะเบิกขาย หรือเบิกใช้ ก็ต้องแจ้งกับทางบัญชีเสมอ
พอมีการควบคุมสินทรัพย์เช่นนี้แล้ว เจ้าของกิจการก็จะรู้มูลค่าของสินทรัพย์ที่ตัวเองมีอยู่ และการยักยอก หรือเบิกใช้สินทรัพย์โดนพลการก็เกิดขึ้นได้ยาก
3.จับโกงได้เร็ว
ยิ่งทำบัญชีได้ตรงต่อเวลาเท่าไร ก็ยิ่งจับโกงได้เร็ว และหยุดความเสียหายได้เร็วขึ้น
เพราะเจ้าของกิจการจะมีข้อมูลที่อัพเดทและสะท้อนสภาวะจริงของกิจการ
ถ้าอ่านงบแล้วเจอข้อมูลที่ผิดปกติ ก็สามารถสืบเสาะ ค้นหาได้ทันท่วงที แม้จะมีผลเสียหายแต่ก็ไม่เยอะมาก
ตัวอย่างง่ายๆ เช่น เมื่อเจ้าของทราบว่ามีการชำระเงินจากลูกหนี้การค้า และพอมาดูงบการเงินและรายงานลูกหนี้แล้วพบว่าลูกค้าเจ้านี้ยังค้างชำระอยู่ ถึงตอนนี้คงเอะใจขึ้นมาทันทีว่า มีใครยักยอกเงินจากลูกค้าหรือเปล่า และหยุดต้นเหตุการทุจริตได้ทันเวลา
แต่ถ้าไม่มีการบันทึกบัญชีเลย หรือบันทึกบญชีไม่ทันเวลา กว่าจะได้ดูรายงานอีกทีตอนปลายปี มาถึงตอนนี้คงจับมือใครดมไม่ทันเสียแล้ว
แม้ว่าการทำบัญชีอาจจะไม่การันตีว่าเจ้าของกิจการจะไม่โดนโกง เพราะการโกงนั้นมีปัจจัยหลายๆ อย่างมาเกี่ยวข้อง
แต่มั่นใจได้แน่นอนว่าการทำบัญชี จะเป็นอีกหนึ่งวิธีที่ช่วยป้องกันการโกงได้
และแน่นนอนที่สุดว่า การป้องกันนั้นย่อมต้นทุนต่ำกว่า และเสียเวลาน้อยกว่า การแก้ไขเมื่อปัญหาเกิดขึ้นเป็นไหนๆ
ปรึกษาปัญหาบัญชีธุรกิจ หาโปรแกรมบัญชีที่ใช่สำหรับธุรกิจคุณ ติดต่อ
Line: @zerotoprofit หรือhttps://lin.ee/36U1ks0Y
ติดตาม Zero to Profit ช่องทางอื่นได้ที่
Facebook: https://facebook.com/ZerotoprofitTH/
Blockdit: https://www.blockdit.com/zerotoprofit
