รู้กันมั้ยว่า เจ้าของธุรกิจทั้งหลายสามารถดาวน์โหลดโปรแกรมบัญชีฟรีไปใช้งานได้ตลอดชีวิตแบบไม่เสียเงินสักบาท
อย่างที่เรารู้กันว่าถ้าทำธุรกิจเนี่ย ร้อยทั้งร้อยต้องทำบัญชีเพราะว่าอย่างน้อยเราเองก็อยากรู้ใช่ไหมว่าธุรกิจมีกำไรหรือว่าขาดทุน ซึ่งในปัจจุบันโปรแกรมบัญชีก็มีขายมากมายในท้องตลาด ทั้งแบบออนไลน์และออฟไลน์ จนเลือกกันไม่หวาดไม่ไหว
โปรแกรมบัญชีสําเร็จรูปฟรีดาวน์โหลดที่นี่
จริงๆ แล้วเราก็สามารถดาวน์โหลดโปรแกรมทำบัญชีฟรีจากหน่วยงานรัฐไปใช้งานได้แบบไม่จำกัดอายุ จาก 2 แหล่งนี้
1. กรมสรรพากร โปรแกรมบัญชี RDSMEs
โปรแกรมบัญชีฟรีนี้พัฒนาขึ้นโดยกรมสรรพากร เพื่อช่วยเหลือเจ้าของธุรกิจ SMEs ทำบัญชีได้ด้วยตัวเองอย่างง่ายๆ และเป็นระบบ ในลิงค์นี้ทุกคนสามารถกดดาวน์โหลดไฟล์และไปติดตั้งในเครื่องคอมพิวเตอร์ของตัวเองได้เลยค่ะ
และกรมสรรพากรเองก็มีวิดีโอแนะนำวิธีการใช้งานมาให้ทุกคนเรียนรู้ด้วย
2. สภาวิชาชีพบัญชี โปรแกรมบัญชี My GL
นอกจากกรมสรรพากรแล้ว เรายังมีตัวเลือกอีกตัวจากสภาวิชาชีพบัญชีที่ให้ดาวน์โหลดใช้งานฟรีได้เช่นกัน โปรแกรมนี้เรียกว่า My GL คำว่า GL หมายถึง บัญชีแยกประเภท ชื่ออาจจะฟังดูงงๆ แต่เอาเป็นว่าโปรแกรมนี้จะช่วยบันทึกรายการในสมุดบัญชีธุรกิจได้ ช่วยเบาแรงไม่ต้องพึ่ง excel หรือจ่ายเงินค่าโปรแกรมบัญชีแพงๆ เลย
อ่านมาจนถึงจุดนี้หลายคนน่าจะสงสัยต่อใช่ไหมว่า เอ..แล้วโปรแกรมทำบัญชีฟรีๆ เหล่านี้มันเหมาะกับธุรกิจของเราหรือเปล่า
3. ฟรี Excel ทำบัญชี
อยากเริ่มรับงานบัญชีแต่ไม่มีเงินลงทุน ไม่ต้องกังวลใจไป นักบัญชีเริ่มต้นงานบัญชีเบื้องต้นได้ง่ายๆ แบบไม่ต้องใช้เงินสักบาท เพียงแค่มีคอมพิวเตอร์และโปรแกรมเบสิคพื้นฐานอย่าง Microsoft Excel เราก็เริ่มบันทึกบัญชีได้ด้วยตัวเองแล้ว ทุกคนสามารถ ดาวน์โหลดไฟล์ excel เพื่อการบันทึกบัญชีไปใช้ทำงานได้ฟรีๆ ที่นี่ค่ะ
และสำหรับเพื่อนๆ ที่อยากเรียนรู้เพิ่มเติมว่าไฟล์นี้ใช้บันทึกบัญชีได้อย่างไร มีขั้นตอนแบบละเอียดยังไงบ้างลองไปเรียนรู้กับ CPD Academy ได้ที่คอร์ส “ทำบัญชีเบื้องต้นด้วย Excel” กันได้เลยค่ะ
โปรแกรมบัญชีสําเร็จรูปฟรีเหมาะสมกับธุรกิจหรือไม่
อ่านมาถึงตรงนี้ หลายคนน่าจะมีคำถามในใจว่าถ้าใช้โปรแกรมฟรีแล้วมันจะดีกับธุรกิจจริงหรือเปล่า ถ้าอยากรู้ต้องเช็ค 4 เรื่องนี้ค่ะ
1. ขนาดของธุรกิจ
ขนาดของธุรกิจยิ่งใหญ่มาก ยิ่งต้องสร้างเอกสารทางบัญชีมากขึ้น และบางครั้งโปรแกรมแบบฟรีอาจไม่รองรับการทำงานเอกสารสำหรับธุรกิจขนาดใหญ่ เช่น ขายของได้วันละ 1000 รายการ ถ้าใช้งานโปรแกรมบัญชีแบบฟรี เข้าถึงระบบได้ 1 คนถ้วน แบบนี้ก็ไม่น่าจะเหมาะกับธุรกิจของเราแล้ว เพราะว่านอกจากโปรแกรมจะไม่รองรับการเติบโต ยังทำให้การทำงานมีอุปสรรคต้องทำงานโดยใช้คอมเครื่องนี้เท่านั้น และทำงานได้แค่ 1 คนในเวลาเดียว
โดยสรุปแล้ว โปรแกรมทำบัญชีฟรีน่าจะเหมาะกับธุรกิจขนาดเล็กๆ วิธีสังเกตง่ายๆ ว่าธุรกิจเรายังใช้งานแบบฟรีๆ ได้อยู่ไหม ให้ลองสังเกตว่าถ้าเรายังออกเอกสารบัญชีได้ทันใจ ทันเวลา ด้วยโปรแกรมนี้อยู่ก็ไม่มีเหตุผลที่จะต้องเปลี่ยนไปใช้โปรแกรมที่เสียเงินค่ะ
2. ความซับซ้อนของธุรกิจ
ไม่ใช่ทุกธุรกิจที่เหมาะสมกับโปรแกรมบัญชีแบบฟรีเสมอไป เพราะว่ายิ่งประเภทธุรกิจยิ่งซับซ้อน การทำงานของโปรแกรมบัญชีก็ควรจะรองรับความซับซ้อนเหล่านั้นของธุรกิจได้
ยกตัวอย่างเช่น
- ธุรกิจรับเหมาก่อสร้าง – รับเงินแบ่งเป็นหลายงวด และมีค่าใช้จ่ายแยกเป็นหลายโปรเจค
- ธุรกิจโรงแรม – มีรายได้จากค่าห้องพัก ค่าบริการ ค่าอาหาร และจิปาถะอีกมากมาย
- ธุรกิจผลิต – มีกระบวนการคำนวณต้นทุนสินค้าตั้งแต่วัตถุดิบ งานระหว่างทำ และสินค้าสำเร็จรูป
ธุรกิจที่เรายกตัวอย่างมาข้างต้นไม่เหมาะที่จะใช้โปรแกรมบัญชี เพราะว่ามีความเป็นเอกลักษณ์และซับซ้อนในตัวของมันเอง ถ้าใครทำธุรกิจจำพวกนี้ตัดใจเลิกใช้ของฟรีแล้วลงทุนในโปรแกรมบัญชีดีๆ สักอันดีกว่าค่ะ
3. เอกสารที่ต้องการ
เรื่องเอกสารเป็นสิ่งนึงที่เป็นหนามยอกอกของผู้ประกอบการทั้งหลาย เพราะว่าการจัดทำเอกสารเป็นเรื่องที่เราไม่ถนัด แต่ทำยังไงได้ถ้าทั้งลูกค้าและซัพพลายเออร์เค้าร้องขอเอกสารจากเราแบบรัวๆ ทั้งนั้น
จริงๆ แล้วการจัดทำเอกสารทางบัญชี เป็นหนึ่งในการควบคุมภายในที่ดี เพราะเมื่อมีเอกสารมันย่อมเป็นหลักฐานทางบัญชีและทางกฎหมายที่มีน้ำหนักมากยิ่งขึ้น แล้วถ้าเรามีการอนุมัติตรวจสอบเอกสารตามลำดับขั้นด้วยแล้วยิ่งทำให้เงินทองในธุรกิจรั่วไหลออกไปยากเช่นกัน
เอกสารที่ธุรกิจ (ในรูปแบบนิติบุคคล) ต้องมีเป็นอย่างน้อย เช่น
- ใบแจ้งหนี้
- ใบเสร็จรับเงิน
- ใบกำกับภาษี
- ใบสำคัญจ่าย
- หนังสือรับรองการหัก ณ ที่จ่าย
- รายงานภาษีต่างๆ
สำหรับโปรแกรมฟรีที่สรรพากรมีให้เรา สามารถออกเอกสารส่วนใหญ่เหล่านี้ได้ แต่เมื่อไรที่ต้องการเอกสารมากขึ้นกว่านี้เพื่อการควบคุมภายในที่ดีของกิจการ แน่นอนว่าเราต้องจัดทำเองข้างนอกระบบบัญชีค่ะ
ส่วนโปรแกรมฟรีของสภาวิชาชีพบัญชี ไม่รองรับการจัดทำเอกสารเหล่านี้ เพราะโปรแกรมนี้เป็นโปรแกรมบันทึกบัญชีแยกประเภทเพื่อจัดทำงบการเงินเท่านั้น
ทีนี้สิ่งที่เจ้าของธุรกิจต้องทำความเข้าใจอันดับแรก คือ แล้วเราต้องการมีเอกสารอะไรบ้าง? จากนั้นจึงจะตัดสินใจได้ว่าโปรแกรมบัญชีนี้ตอบโจทย์เราได้ไหม แล้วจึงจะตัดสินใจได้ค่ะ
อ่านเรื่องเอกสารธุรกิจเพิ่มเติมได้ที่นี่
4. รายงานที่ต้องการ
เรื่องรายงานทางบัญชีเป็นเรื่องสำคัญมากๆ สำหรับคนทำธุรกิจ เพราะรายงานทางบัญชีเป็นสิ่งที่เจ้าของธุรกิจต้องอ่านเพื่อใช้ในการตัดสินใจต่างๆ เช่น
- รายงานขาย บอกเราว่าสินค้าตัวไหนขายดีหรือไม่ดี ช่วยให้ตัดสินใจวางกลยุทธ์การขายได้
- รายงานค่าใช้จ่าย บอกเราว่าธุรกิจมีค่าใช้จ่ายอะไรบ้าง และมากน้อยขนาดไหน ช่วยให้ตัดสินใจวางแผนจับจ่ายให้คุ้มค่ามากยิ่งขึ้น
- รายงานลูกหนี้ บอกจำนวนลูกหนี้คงค้าง เพื่อให้ติดตามทวงถามต่อ
- รายงานเจ้าหนี้ บอกจำนวนเจ้าหนี้คงค้าง เพื่อให้วางแผนบริหารเงินสดจ่ายชำระได้
- งบกำไรขาดทุน ช่วยบอกว่าธุรกิจมีกำไรหรือขาดทุนมาจากไหน
- งบแสดงฐานะการเงิน ช่วยบอกว่าฐานะการเงินของธุรกิจเป็นอย่างไร มีหนี้สินมากกว่าสินทรัพย์หรือไม่
ที่เล่ามานี้เป็นเพียงแค่บางส่วนของรายงานที่จำเป็นสำหรับธุรกิจซึ่งบางทีธุรกิจของเราอาจจำเป็นต้องมีรายงานที่นอกเหนือจากนี้ก็ได้ และในบางครั้งโปรแกรมฟรีก็ไม่ตอบโจทย์ธุรกิจในเรื่องนี้ค่ะ
สุดท้ายแล้วแม้ว่าเราจะสามารถดาวน์โหลดโปรแกรมบัญชีแบบฟรีๆ ไปใช้ได้ แบบไม่เสียเงินสักบาท แต่ก็มีข้อแม้หลายๆ เรื่องที่ทำให้โปรแกรมฟรีไม่ตอบโจทย์การทำงานของธุรกิจ ถ้าใครธุรกิจเติบโตมาถึงจุดที่คิดว่า เราใหญ่ขึ้น ซับซ้อนขึ้น ต้องการเอกสารที่ละเอียดขึ้น และรายงานทางบัญชีที่คลอบคลุมมากยิ่งขึ้น เราแนะนำว่าลองเลือกซื้อ โปรแกรมบัญชีสำเร็จรูป ไว้ใช้งานน่าจะเวิร์คกว่าในระยะยาวแน่นอนค่ะ
อ่านบทความที่น่าสนใจ ทำไมเจ้าของธุรกิจควรมีโปรแกรมบัญชีเป็นของตัวเอง ได้ที่นี่
เรียนบัญชี หาโปรแกรมบัญชีที่ใช่สำหรับธุรกิจคุณ ติดต่อ Line: @zerotoprofit
ติดตาม Zero to Profit ได้ที่
Facebook: https://facebook.com/ZerotoprofitTH/
Blockdit: https://www.blockdit.com/zerotoprofit
