“รับให้ง่าย จ่ายให้เป็นระบบ” เป็นคำพูดสุดฮิตที่เจ้าของธุรกิจท่องจำขึ้นใจ
รับให้ง่าย เข้าใจไม่ยาก เพราะเราคลุกคลีกับการทำเอกสารการขายให้กับลูกค้าเป็นประจำอยู่แล้ว แต่จ่ายให้เป็นระบบนี่สิ มันคืออะไร? อยากจ่ายเงินให้เป็นระบบต้องมีเอกสารจ่ายเงินอะไรบ้าง? เรื่องนี้เป็นเรื่องที่ Zero to Profit จะชวนเจ้าของธุรกิจทุกๆ คนมาทำความเข้าใจไปพร้อมๆ กัน
ข้อดีของการจ่ายเงินให้เป็นระบบ คืออะไร?
การจ่ายเงินให้เป็นระบบ หมายถึง การวางรูปแบบเอกสาร วิธีการจ่ายเงิน และวิธีการตรวจสอบการจ่ายเงิน อย่างรัดกุม เพื่อลดความผิดพลาด และป้องการการใช้จ่ายที่ไม่มีประโยชน์กับธุรกิจ
รู้จักข้อดีของการจ่ายเงินให้เป็นระบบแล้ว เรามาทำความเข้าใจเอกสารที่เกี่ยวข้องกันบ้าง
เอกสารจ่ายเงินที่ต้องมี
เอกสารเบื้องต้นที่ต้องมีสำหรับการจ่ายเงินอย่างเป็นระบบ ได้แก่
1.ใบขอซื้อ
ถ้าธุรกิจเรามีหลายแผนก การทำใบขอซื้อจากพนักงานในแผนกต่างๆ มาให้หัวหน้าพิจารณาก่อนเป็นการช่วยสกรีนความจำเป็นของการจัดซื้อสินค้า ฉะนั้น สิ่งที่ผู้ขอซื้อต้องตอบให้ได้ คือ
- ทำไมจึงขอซื้อสินค้านี้
- เปรียบเทียบการเสนอราคากับ Supplier อย่างน้อย 2-3 เจ้า ให้หัวหน้าพิจารณาแล้ว
2.ใบสั่งซื้อ
ขั้นถัดมาเป็นขั้นของการตัดสินใจสั่งซื้อ เราจะออกใบสั่งซื้อกำหนด Spec สินค้าและส่งให้กับ Supplier ที่ถูกเลือก ความสำคัญของใบสั่งซื้อ คือ จะเป็นหลักฐานยืนยันว่าธุรกิจได้ทำสัญญาสั่งซื้อแล้ว Supplier ห้ามผิดนัดหรือเบี้ยวไม่ส่งสินค้า ไม่ให้บริการเป็นเด็ดขาด
3.ใบรับสินค้า
กรณีที่ซื้อสินค้าเข้ามาควรมีใบรับสินค้า เพื่อนับสินค้าที่รับเข้า ว่าถูกต้องตรงกับการสั่งซื้อหรือไม่ ในขณะเดียวกัน Supplier เองก็จะมี “ใบส่งสินค้า” แนบมาด้วย เพื่อยืนยันการส่งของทั้งหมด
4.ใบตั้งหนี้
เมื่อ Supplier ส่งสินค้าหรือให้บริการเรียบร้อย เราต้องนำเอกสาร “ใบแจ้งหนี้” จาก Supplier มาตั้งหนี้ในระบบบัญชี ซึ่งหมายความว่า เราเกิดภาระผูกพันที่จะต้องชำระหนี้ขึ้นแล้ว ฉะนั้น อย่าลืมเช็คความถูกต้องทั้ง
- คำอธิบาย
- จำนวน
- มูลค่า
ให้เรียบร้อยก่อนรับเอกสารและบันทึกรายการตั้งหนี้ลงไป
5.ใบสำคัญจ่าย
ขั้นตอนสุดท้ายหลังจากผ่านมาหลายด่าน เป็นขั้นตอนของการชำระเงิน เราควรมีเอกสารที่เรียกว่าใบสำคัญจ่าย เพื่อยืนยันการจ่ายเงิน และเราจะได้รับ “ใบเสร็จรับเงิน” จาก Supplier กลับมา ซึ่งขั้นตอนนี้ต้องตรวจสอบดีๆ ก่อนกดชำระว่าเราได้ชำระเงินให้กับ Supplier ที่ส่งสินค้าและให้บริการเรียบร้อยแล้วใช่หรือไม่ และควรมีคนตรวจสอบเป็นประจำเพื่อความถูกต้องนั่นเอง
ทั้ง 5 เอกสารนี้อาจจะไม่คุ้นหูเจ้าของกิจการเท่าไรนัก เพราะส่วนใหญ่เรามักให้ความสนใจกับการขายสินค้ามากกว่าการจ่ายเงิน แต่ถ้าอยากลดค่าใช้จ่าย และมั่นใจว่าเงินจะไม่รั่วไหลไปไหนลองวางระบบเอกสารการจ่ายเงินให้รัดกุมดู แล้วจะพบว่าวิธีนี้ช่วย Save เงินในกระเป๋าได้ดีขึ้นเยอะเลย
ปรึกษาปัญหาบัญชีธุรกิจ หาโปรแกรมบัญชีที่ใช่สำหรับธุรกิจคุณ ติดต่อ
Line: @zerotoprofit หรือ https://lin.ee/36U1ks0Y
ติดตาม Zero to Profit ช่องทางอื่นได้ที่
Facebook: https://facebook.com/ZerotoprofitTH/
Blockdit: https://www.blockdit.com/zerotoprofit
