“ทำบัญชีรายวันยังไงดี? ต้องบันทึกอะไรบ้าง?” คำถามเหล่านี้มักจะวนเวียนอยู่ในหัวของเจ้าของธุรกิจมือใหม่ การทำบัญชีประจำวันอาจฟังดูเป็นเรื่องยุ่งยากและใช้เวลาเยอะไปสักนิด แต่ถ้าเผลอทำผิดไปล่ะก็ อาจส่งผลเสียต่อธุรกิจในระยะยาวได้เลยค่ะ
เพราะฉะนั้นวันนี้เรามี Guideline ทำบัญชีง่าย ๆ มาแนะนำเจ้าของธุรกิจมือใหม่ เพื่อให้สามารถทำบัญชีประจำวันได้อย่างมีประสิทธิภาพกันจ้า
ทำบัญชีรายวัน สำหรับเจ้าของธุรกิจมือใหม่ ยังไม่จดบริษัท
ตาม พ.ร.บ. การบัญชี พ.ศ. 2543 ธุรกิจที่ยังไม่ได้จดบริษัทจะทำบัญชีรายวันหรือไม่ทำก็ได้ แต่ถ้าต้องการรู้ว่าผลประกอบการธุรกิจตัวเองจะได้ไปต่อหรือพอแค่นี้ รวมถึงอยากวางแผนการดำเนินธุรกิจในอนาคตให้ดีขึ้นล่ะก็ แนะนำให้ทำดีกว่า โดยสามารถทำบัญชีด้วยแบบฟอร์มง่าย ๆ ได้ และเราจะทำบัญชีทั้งหมด 3 ส่วนด้วยกัน คือ บัญชีรายได้ บัญชีค่าใช้จ่าย และบัญชีสินค้า มีวิธีการทำบัญชีแบบต่าง ๆ ตามด้านล่างนี้เลย
จดบันทึกการขาย และช่องทางการรับเงิน
อันดับแรกเริ่มจากการบันทึกรายได้กันก่อน โดยเราจะบันทึกรายการทั้งหมดลงในบัญชีรายได้ ซึ่งข้อมูลรายได้ที่จะใส่ในบัญชีชนิดนี้จะเอามาจากรายได้ทุกช่องทาง ไม่ว่าจะเป็นเงินสด เงินโอน เงินฝากธนาคาร
ในบัญชีรายได้จะประกอบด้วยส่วนต่าง ๆ ได้แก่
- ชื่อผู้ประกอบการ
- ชื่อสถานประกอบการ
- วัน เดือน ปี ที่ได้รายรับ
- ชื่อลูกค้า
- ชื่อสินค้า
- จำนวน (หน่วย)
- จำนวนเงินรวม (บาท)
- หมายเหตุ
หลายคนมาดูตรงนี้แล้วอาจจะแปลกใจนิดนึงว่าทำไมบัญชี รายวันส่วนนี้ทำไมมีรายละเอียดเยอะจัง ต้องขอแนะนำแบบนี้ค่ะว่า การทำบัญชีรายรับให้ปังเนี่ย ยิ่งละเอียด ยิ่งดี เพราะข้อมูลทั้งหมดนี้สามารถเอาไปวิเคราะห์ธุรกิจต่อได้ค่ะ
ดาวน์โหลดฟรี ไฟล์ทำบัญชีรับ-จ่ายด้วย Excel คลิกเลย
จดบันทึกค่าใช้จ่าย และเก็บเอกสารใบเสร็จรับเงิน
หากการทำธุรกิจมีค่าใช้จ่ายฉันใด บัญชีประจำวันที่บันทึกค่าใช้จ่ายก็ต้องทำฉันนั้นค่ะ
การทำบัญชีค่าใช้จ่ายจะทำคู่กับบัญชีรายได้ เพื่อบันทึกรายการค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นในธุรกิจทุกรูปแบบ ไม่ว่าจะเป็นการชำระด้วยเงินสด เงินโอน รวมถึงรายการจ่ายสินค้า หรือวัสดุสิ้นเปลือง เพื่อที่เราจะได้รู้ว่า ในแต่ละวัน ใช้จ่ายไปทั้งหมดเท่าไหร่ หรือมีส่วนไหนที่สามารถเพิ่ม – ลดค่าใช้จ่ายได้บ้างนั่นเองค่ะ บัญชีค่าใช้จ่ายนั้นจะมีส่วนประกอบที่ต้องมี ได้แก่
- ชื่อผู้ประกอบการ
- ชื่อสถานประกอบการ
- วัน เดือน ปี ที่เกิดค่าใช้จ่าย
- ชื่อผู้จำหน่าย
- ประเภทค่าใช้จ่าย
- จำนวน (หน่วย)
- มูลค่า (บาท)
- ประเภทค่าใช้จ่าย
- หมายเหตุ
เมื่อบันทึกรายการค่าใช้จ่ายทั้งหมดลงในบัญชีไปแล้ว อีกหนึ่งสิ่งสำคัญที่ควรทำมากที่สุดก็คือ เก็บหลักฐานทุกครั้งที่มีค่าใช้จ่าย เช่น ใบกำกับภาษี ใบเสร็จรับเงิน เพื่อให้สามารถใช้ประโยชน์ในการลดหย่อนภาษีของธุรกิจได้นั่นเองค่ะ
หากใครอยากทำความเข้าใจ เอกสารการซื้อขายสินค้า มีอะไรบ้าง แนะนำดูที่บทความนี้เลย เอกสารการซื้อขายสินค้า มีอะไรบ้าง? รู้ไว้จัดการธุรกิจได้เป็นระบบ
จดบันทึกสต็อกเข้าออก กรณีมีสินค้าคงเหลือ
ธุรกิจหลายแห่งมักจะมีการซื้อขายสินค้าอยู่ตลอด และต้องมีการซื้อสินค้ามาสต๊อกไว้ที่หลังร้าน หรือในโกดัง ถูกต้องไหมคะ? เพราะฉะนั้น ควรทำบัญชีสินค้าเอาไว้ค่ะ เพราะบัญชีประเภทนี้จะช่วยให้เราทราบได้ว่าตอนนี้สินค้าแต่ละชนิดเหลืออะไรบ้าง เหลือจำนวนเท่าไร และต้นทุนสินค้าเป็นเท่าไร จะได้เป็นแนวทางในการวางแผนสั่งซื้อสินค้าล่วงหน้า หรือหาทางระบายสต๊อกได้ทันค่ะ
ส่วนข้อมูลในบัญชีสินค้า จะประกอบด้วยส่วนต่าง ๆ ได้แก่
- ชื่อผู้ประกอบการ
- ชื่อสถานประกอบการ
- วัน เดือน ปี ที่ซื้อสินค้ามาสต๊อกไว้
- ชื่อสินค้า
- ปริมาณสินค้าเข้า-ออก และคงเหลือ
- มูลค่าสินค้า (แยกออกมาเป็นลักษณะเดียวกันกับปริมาณสินค้า)
- ราคาต่อหน่วย
- หมายเหตุ
สรุปรายได้ และค่าใช้จ่ายประจำวันเปรียบเทียบกันว่ามีกำไรหรือขาดทุน
หลังจากที่เราได้ทำบัญชีทั้ง 3 ประเภทกันไปแล้ว Next Step ต่อมาที่เราจะต้องทำกันต่อก็คือการทำสรุปรายได้ และค่าใช้จ่าย ซึ่งจะเป็นการเอายอดรวมจากรายได้ และค่าใช้จ่ายทั้งหมดมาสรุปใส่ในบัญชี รายวันประเภทนี้ เพื่อให้เห็นภาพว่าสถานการณ์ธุรกิจตอนนี้มีแนวโน้มว่าจะได้กำไร หรือว่าขาดทุน เราอาจจะทำเป็นรายเดือน หรือ 3 เดือนครั้งก็ได้ แล้วแต่ความสะดวกของแต่ละคน
วิธีทำสรุปรายได้ และค่าใช้จ่าย
- เอายอดรวมรายได้มาใส่ที่ช่องแรก
- เอาค่าใช้จ่ายมาใส่ที่ช่องต่อมา และก็แตกย่อยออกมาเป็นค่าใช้จ่ายแบบไหนบ้าง เช่น ต้นทุนขาย ค่าใช้จ่ายในการขาย ค่าใช้จ่ายในการบริหาร
- เอายอดรวมรายได้มาหักลบกับยอดค่าใช้จ่าย ก็จะได้ตัวเลขที่เป็นกำไรขาดทุนออกมา
- หากตัวเลขคงเหลือเป็นผลบวก ไม่ติดลบ นั่นหมายความว่าธุรกิจได้กำไร แต่ถ้าได้ตัวเลขติดลบออกมา แสดงว่ากำลังขาดทุนอยู่
และเมื่อรู้แล้วว่าสถานการณ์ธุรกิจตอนนี้เป็นอย่างไร ข้อมูลจากบัญชี รายวันตรงนี้นี่เองจะเป็นตัวชี้วัดที่จะบอกได้ว่าเราควรจะพัฒนาธุรกิจจุดไหน หรือจะแก้ปัญหาอย่างไรให้ดีขึ้นต่อไป
สำหรับใครที่กำลังจะเปิดธุรกิจใหม่ และยังไม่มีแผนจะจดทะเบียนบริษัทในตอนนี้ การทำบัญชีประจำวันด้วยตัวเอง จะเป็นตัวช่วยที่สำคัญมาก ๆ ในการบริหารธุรกิจ และที่สำคัญจะช่วยให้ทุกคนรู้วิเคราะห์ต่อไปได้อีกว่า เมื่อไรควรจดบริษัทดีนะ เห็นประโยชน์มากมายแบบนี้ ไม่ทำบัญชีประจำวันไม่ได้แล้ว จริงไหมคะ 🙂
ทำบัญชีรายวันได้อย่างมีประสิทธิภาพ ติดต่อ Line: @zerotoprofit
ติดตาม Zero to Profit ช่องทางอื่นได้ที่
Facebook: https://facebook.com/ZerotoprofitTH/
Blockdit: https://www.blockdit.com/zerotoprofit
