ทำธุรกิจแต่ไม่เคยรู้ว่าตัวเองมีกำไรเท่าไร รายจ่ายเป็นอย่างไร เพราะไม่เคยจดบันทึกบัญชีรายจ่ายเลย ถ้าใครกำลังเป็นแบบนี้อยู่ ไม่ต้องกังวลใจไปค่ะ เพราะว่าวันนี้ Zero to Profit จะชวนทุกคนมาหัดจดรายจ่ายด้วยตัวเองไปทีละขั้นตอน เพื่อที่จะได้รู้กับเค้าสักทีว่าเดือนนี้มีกำไรจากธุรกิจเท่าไรกันแน่
รายจ่าย คืออะไร?
รายจ่าย คือ ค่าใช้จ่ายที่จ่ายออกไปสำหรับการทำธุรกิจ ซึ่งปกติแล้วแต่ละธุรกิจก็จะมีค่าใช้จ่ายหลากหลายประเภท เช่น ค่าต้นทุนสินค้า ค่าโปรโมทสินค้า ค่าทำโฆษณา ค่าใช้จ่ายเดินทาง ค่าจ้างทำบัญชี เป็นต้น
วิธีจดรายจ่ายอย่างมีประสิทธิภาพทำยังไงบ้าง?
1. แบ่งบัญชีสำหรับค่าใช้จ่าย
เริ่มต้นจากการแบ่งบัญชีสำหรับค่าใช้จ่ายธุรกิจค่ะ หรือว่าแยกกระเป๋าส่วนตัวออกจากธุรกิจ เพื่อให้เช็กค่าใช้จ่ายได้ง่ายขึ้น
- กรณีที่จดทะเบียนเป็นบริษัท แนะนำว่าให้เปิดบัญชีบริษัทไว้ แล้วใช้จ่ายออกจากบัญชีบริษัท
- กรณีที่เป็นบุคคลธรรมดา ร้านค้าเล็กๆ ไม่ได้จดบริษัท ก็ควรแยกบัญชีธนาคารสำหรับจ่ายเงินในธุรกิจออกไปไว้อีกบัญชีนึงเช่นเดียวกัน
2. แบ่งหมวดค่าใช้จ่าย
ถ้าอยากจดรายจ่ายให้มีประสิทธิภาพ เราควรสำรวจให้ดีว่าธุรกิจของเรามีประเภทค่าใช้จ่ายอะไรบ้าง
เราอาจจะแบ่งหมวดหลักออกเป็น 4 หมวด ได้แก่ ต้นทุนขาย ค่าใช้จ่ายในการขาย ค่าใช้จ่ายในการบริหาร และค่าใช้จ่ายอื่นๆ
แล้วก็มีหมวดย่อยๆ แตกรายละเอียดออกไปแบบนี้
| ประเภทค่าใช้จ่าย | ตัวอย่างค่าใช้จ่าย |
| ต้นทุนขาย | ต้นทุนซื้อสินค้า ต้นทุนนำเข้าสินค้า ค่าขนส่งสินค้าเข้า ค่าแรงคนงานผลิตสินค้า |
| ค่าใช้จ่ายในการขาย | ค่าทำโปรโมชั่น ค่าถ่ายรูปสินค้า ค่าทำป้ายหน้าร้าน ค่าคอมมิชชั่น ค่าขนส่งสินค้าออก |
| ค่าใช้จ่ายในการบริหาร | ค่าโปรแกรมบัญชี ค่าเช่าสำนักงาน ค่าน้ำ ค่าไฟ ค่าอินเตอร์เน็ต |
| ค่าใช้จ่ายอื่นๆ | ค่าภาษี ค่าดอกเบี้ย/ธรรมเนียมธนาคาร |
ถ้าเราเป็นธุรกิจเฉพาะที่ไม่ใช่แค่ซื้อมาขายไป อาจจะมีค่าใช้จ่ายเฉพาะที่มักจ่ายเป็นประจำ ก็ควรลิสประเภทย่อยๆ ของค่าใช้จ่ายออกมาไว้ เพราะตอนจดบันทึกค่าใช้จ่าย เราจะได้เลือกหมวดค่าใช้จ่ายได้ถูกต้อง จากนั้นเวลาเช็กรายงานค่าใช้จ่ายก็จะทำได้ง่ายมากยิ่งขึ้นค่ะ
3. เก็บใบเสร็จรับเงินไว้ให้เรียบร้อย
นอกจากการจดค่าใช้จ่ายในแต่ละวันแบ่งตามประเภทไว้แล้ว สิ่งที่ห้ามพลาดเด็ดขาดของพ่อค้าแม่ค้า เจ้าของธุรกิจส่วนตัว ก็คือ การเก็บเอกสารที่เรียกว่า “ใบเสร็จรับเงิน” ไว้ด้วยนะคะ
ใบเสร็จรับเงิน คือ ใบที่ยืนยันว่าซัพพลายเออร์ได้รับเงินค่าสินค้าหรือบริการจากเราไปเป็นที่เรียบร้อยแล้ว เจ้าใบเสร็จรับเงินนี้เป็นหลักฐานรายจ่ายชั้นดี ในกรณีที่สรรพากรเรียกตรวจสอบค่ะ
4. ถ้าจด VAT เก็บใบกำกับภาษีตัวจริงไว้ด้วย
เพิ่มเติมสำหรับเจ้าของธุรกิจที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) เพราะว่าเราต้องเก็บเอกสารรายจ่ายเข้มงวดอีก 1 Step ซึ่งก็คือ ใบกำกับภาษี
กรณีซื้อสินค้าหรือบริการจากซัพพลายเออร์มาแล้วอยากนำภาษีซื้อ ไปเครดิตออกจากภาษีขาย อย่าลืมเก็บใบกำกับภาษีตัวจริงไว้ด้วย เพื่อเป็นหลักฐานตามกฎหมายค่ะ
5. มีเช็กลิสเพื่อติดตามเอกสารจากซัพพลายเออร์
บางทีซัพพลายเออร์รับเงินไปแล้ว แต่ว่าส่งเอกสารให้เราล่าช้า สิ่งที่เจ้าของธุรกิจควรมีเพิ่มเติมจากการจดค่าใช้จ่ายก็คือ การทำเช็กลิส เพื่อติดตามเอกสารที่ล่าช้าจากซัพพลายเออร์ เพราะสุดท้ายแล้ว ถ้าเรายื่นภาษีเงินได้นิติบุคคล (บริษัท) หรือภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาเลือกวิธีค่าใช้จ่ายตามจริง ก็จะต้องมีเอกสารเหล่านี้ให้พร้อมตอนปลายปีอยู่ดีจ้า
6. เก็บเข้าแฟ้มให้เรียบร้อย
จดค่าใช้จ่ายแล้ว มีเอกสารแล้ว แต่ว่าไม่เคยเก็บเข้าแฟ้มไว้ให้เป็นระเบียบเรียบร้อย แบบนี้มีโอกาสสูญหายได้ แล้วถ้าสมมติว่าปีนี้อยากจะขอคืนภาษี หรืออีก 2 ปีข้างหน้าสรรพากรมาเยี่ยมเยียน เอกสารหายไปแบบนี้งานเข้าแน่นอนค่ะ
สำหรับแฟ้มเอกสาร เบื้องต้นแนะนำให้มี 2 แฟ้มแบบนี้ค่ะ
- แฟ้มค่าใช้จ่าย
- แฟ้มใบกำกับภาษีซื้อ กรณีที่จดทะเบียน VAT ค่ะ
ถ้าทำตามขั้นตอนนี้เรียบร้อยแล้ว ต่อมาลองมาจดค่าใช้จ่ายลงตารางเป็นรายวันแบบตามตัวอย่างตารางนี้ รับรองว่า สิ้นเดือนสรุปรายจ่ายได้ง่ายไม่ต้องปวดหัวอีกต่อไปค่ะ
| วันที่ | รายละเอียด | ซัพพลายเออร์ | ประเภทค่าใช้จ่าย | จำนวนเงิน | ได้รับเอกสารหรือยัง |
| 1 มค. 66 | ค่าซื้อของพรีเมี่ยมจัดโปรโมชั่น | บริษัท ก. | ค่าใช้จ่ายในการขาย | 3,000 | / |
| รวม | 3,000 |
ประโยชน์ของการจดค่าใช้จ่ายคืออะไร?
1.รู้สถานะการเงินของตัวเอง
เงินสดหมุนเวียนเป็นหัวใจหลักของกิจการ การจดบันทึกรายจ่ายแบบวันต่อวัน จึงเป็นทางที่ดีที่สุดในการติดตามสถานะการเงินของตัวเองว่า เราใช้จ่ายอะไรบ้าง และสุดท้ายจะมีเงินเพียงพอใช้จ่ายในเดือนนั้นๆ ไหม
ยิ่งจดรายจ่ายบ่อยเท่าไร เราก็จะรู้สถานะการเงินเร็วขึ้น ถ้าช่วงไหนจะช็อต ก็สามารถไปแก้ไข ปรับปรุงได้ทันเวลาค่ะ
2.ไม่เสียเวลาเตรียมเอกสารเพื่อยื่นภาษี
ทุกคนคงเคยเจอปัญหาตอนปลายปีว่า ทำยังไงก็ปิดงบไม่ทันสักที เพราะบัญชีบอกว่าเอกสารไม่ครบบ้างแหละ เอกสารหายบ้างแหละ เบิกค่าใช้จ่ายไม่ได้บ้างแหละ
แทนที่จะมากระหืดกระหอบหาเอกสารให้บัญชีตอนปลายปี การจดบันทึกค่าใช้จ่ายและเก็บเอกสารใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษีมาให้ครบถ้วน ตอนปลายปีชีวิตเราอาจจะดีขึ้น ที่สำคัญในระหว่างปีเราก็สามารถประมาณการภาษีได้แม่นยำขึ้น และยื่นภาษีได้ทันเวลา ไม่ต้องมามัวหาเอกสารอีกด้วย
3.คำนวณกำไรคร่าวๆได้เร็วขึ้น
การจดบัญชีค่าใช้จ่ายไว้ทุกวัน ทำให้เราสามารถคำนวณกำไรได้เร็วขึ้น
ถ้าสมมติว่าเราจดค่าใช้จ่าย และรู้ตัวอยู่เสมอว่าตอนนี้เป็นจำนวนเท่าไรแล้ว เอามาหักกลบกับรายได้ ก็พอจะคำนวณกำไรที่มีได้ทันที ไม่ต้องรอสิ้นเดือนหรือสิ้นปี กว่านักบัญชีจะสรุปข้อมูลให้ แม้ว่ากำไรที่เราคำนวณได้อาจจะไม่เป๊ะๆ แต่อย่างน้อยก็ดีกว่าการต้องมานั่งเดาว่าตอนนี้เรากำไรหรือขาดทุน เพราะไม่มีข้อมูล
หาโปรแกรมบัญชีช่วยจดบันทึกรายจ่ายส่วนตัวหรือธุรกิจในแบบที่เหมาะสมกับเรา ติดต่อ
Line: @zerotoprofit หรือ https://lin.ee/36U1ks0Y
ติดตาม Zero to Profit ช่องทางอื่นได้ที่
Facebook: https://facebook.com/ZerotoprofitTH/
Blockdit: https://www.blockdit.com/zerotoprofit
