เปิดร้านขายของจำเป็นต้องออกใบเสร็จรับเงินมั้ย แค่ออกบิลเงินสดให้ลูกค้าจะโอเคหรือเปล่า วันนี้ Zero to Profit ชวนเพื่อนๆ มาคุยกันเกี่ยวกับเรื่องที่คนทำธุรกิจต้องเข้าใจก่อนออกใบเสร็จรับเงินและบิลเงินสด เราต้องรู้อะไรบ้าง?
Q: ใบเสร็จคืออะไร
A: ใบเสร็จรับเงิน เป็นเอกสารที่คนขายของออกให้กับลูกค้า เพื่อยืนยันว่าเราได้รับเงินแล้วจริงๆ นะ ในใบเสร็จรับเงินนี้จะมีข้อมูลครบถ้วนเลยค่ะ ว่าเรารับเงินวันที่เท่าไร เป็นค่าอะไรบ้าง และจำนวนเงินเท่าไร
ซึ่งเอกสารตัวนี้เป็นเอกสารสำคัญมากๆ สำหรับคนซื้อของ เพราะมันช่วยยืนยันว่าเค้าได้จ่ายเงินครบ ไม่มีหนี้ค้างชำระกับเราแล้ว
ส่วนในฝั่งคนขายของเอง ก็ใช้ใบเสร็จรับเงินนี้เป็นเอกสารในการบันทึกบัญชีเก็บรายละเอียดยอดขายได้ด้วยเช่นกัน
Q: รับเงินแล้วไม่ออกใบเสร็จได้มั้ย ถ้าลูกค้าไม่ร้องขอ
A: เชื่อว่าทุกคนก็เป็นเหมือนกันเวลาไปซื้อของชอบลืมรับใบเสร็จ แต่ๆ แม้ลูกค้าจะไม่ได้ร้องขอ ผู้ขายของก็ยังมีหน้าที่ที่จะต้องออกใบเสร็จรับเงินทุกครั้งที่รับตังค์เข้ามานะ ตัวใบเสร็จรับเงินนี้เป็นเอกสารสำคัญทางบัญชีที่ช่วยให้เรารู้ว่าวันนี้เราขายของไปแล้วเท่าไรบ้าง
ยกตัวอย่างง่ายๆ ถ้าเราเปิดร้านขายอุปกรณ์แคมปิ้ง พอขายของหน้าร้านปุ๊บ รับเงินเข้ามาพอออกใบเสร็จทันที สิ้นวันเราเช็คได้ทันทีเลยค่ะว่าวันนี้มียอดขายเท่าไรแล้ว ขายใครไปบ้าง มันมีประโยชน์มากๆ เลยในการวิเคราะห์ยอดขายของเรา โดยไม่ต้องสนใจว่าลูกค้าจะอยากได้ใบเสร็จหรือไม่ เพียงแค่เรามีข้อมูลลูกค้า มีข้อมูลยอดขาย อันนี้ก็ถือว่ามีประโยชน์มากสำหรับธุรกิจแล้ว
Q: เอ แล้วถ้าขายเชื่อล่ะ ใบเสร็จยังจำเป็นอยู่เหมือนกันไหม
A: ยิ่งถ้าเราเป็นธุรกิจแบบขายเชื่อ คราวก่อนเราเคยเล่าว่าต้องมีใบแจ้งหนี้/ใบวางบิลนะ ไม่งั้นเก็บเงินยาก
อ่านเพิ่มเติมเรื่องใบแจ้งหนี้ได้ที่นี่
https://zerotoprofit.co/what-is-invoice/
ใบเสร็จรับเงินมันก็จะเป็นภาคจบของการขายว่าแจ้งหนี้ไปแล้ว เราได้รับตังค์จริงๆ หรือเปล่า ถ้ายังไม่เปิดใบเสร็จสักที เราก็เช็คได้ง่ายๆ เลยว่า มีใครค้างหนี้เราอยู่บ้างค่ะ ซึ่งธุรกิจขายเชื่อพอมีลูกค้าหลายๆ เจ้าเข้าเราจะงงมากเลยว่าคนไหนจ่ายเงินแล้วหรือยังไม่จ่ายเงิน ถ้าเราไม่ได้ออกใบเสร็จให้ลูกค้าบางทีอาจจะมีกรณีที่เข้าใจผิดกันได้ง่ายๆ เลยนะ
Q: บิลเงินสด เท่ากับ ใบเสร็จรับเงินไหม
A: ทั้งบิลเงินสด และใบเสร็จรับเงิน มันเป็นเอกสารแสดงว่าเรารับเงินจากลูกค้าเหมือนกัน แต่ส่วนใหญ่แล้ว คำว่าบิลเงินสด ความน่าเชื่อถือมันจะน้อยกว่าใบเสร็จรับเงิน สังเกตง่ายๆ จาก 3 เรื่องนี้
- บิลเงินสดมักจะออกโดยร้านที่ขายของแบบเงินสด = ไม่มีหลักฐานจากธนาคารแน่นอนว่ามีการรับจ่ายเงินกันจริง
- บิลเงินสดมักเขียนด้วยลายมือ = ดูผิดพลาด ปลอมแปลงได้ง่าย
- ใส่หัวกระดาษว่า “สด” ซึ่งระบุไม่ได้เลยว่าเป็นการรับเงินมาจากใครกันแน่ แล้วใครเป็นคนรับเงิน
มันก็เลยมีความน่าเชื่อถือน้อยกว่าใบเสร็จรับเงินเอามากๆ และในทางภาษีก็อาจเป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีไม่ได้ด้วยเช่นกัน
แต่ในส่วนใบเสร็จรับเงินปกติแล้วจะมีข้อมูลรายละเอียดครบถ้วนกว่า และมีความน่าเชื่อถือมากกว่าค่ะ
ทั้งนี้ทั้งนั้น ถ้าบิลเงินสดมีข้อมูลแบบครบถ้วนถูกต้องก็สามารถใช้เป็นหลักฐานการรับเงินได้เช่นกัน
Q: ใบเสร็จรับเงินที่ดีต้องมีอะไรบ้าง
A: ทั้งใบเสร็จรับเงินและบิลเงินสดที่มีข้อมูลครบถ้วน ควรจะมีข้อมูล อย่างน้อย 4 เรื่อง คือ
- คนรับเงินเป็นใคร = ไม่ใช่แค่ ชื่อ “สด” แต่ต้องมีชื่อร้านค้า ที่อยู่ และเลขที่ผู้เสียภาษี ให้ครบถ้วนด้วย ถ้าเป็นบุคคลก็ใส่เลขที่ประจำตัวของเรา ส่วนถ้าเป็นบริษัทก็ใส่เลขที่นิติบริษัท
- คนจ่ายเงินเป็นใคร = เหมือนกันกับคนรับเงินเลยค่ะ ใส่ชื่อ ที่อยู่ เลขที่ผู้เสียภาษีให้เรียบร้อย
- รับเงินค่าอะไร จำนวนเท่าไร
- เลขที่ วันที่ = การมีเลขที่เอกสารทำให้ร้านค้ามั่นใจว่าไม่มีการทำซ้ำ ปลอมแปลง และจัดเอกสารได้เป็นระบบ ส่วนวันที่อันนี้แน่นอนอยู่แล้วว่ามันช่วยให้ระบุวันรับชำระได้ชัดเจนค่ะ
Q: สรุปสั้นๆ ใบเสร็จรับเงินไม่มี ออกบิลเงินสดแทนได้มั้ย
A: ถ้าเราไม่มั่นใจว่าการออกบิลเงินสดจะมีข้อมูลครบถ้วนน่าเชื่อถือมั้ยเพราะแบบฟอร์มที่ซื้อมามันไม่มีที่ให้กรอกข้อมูลทั้ง 4 ข้อเลย การเลือกออกใบเสร็จรับเงินจากระบบบัญชีน่าจะดีกว่าการออกบิลเงินสดอยู่แล้ว เพราะว่าฝั่งคนซื้อเองก็แฮปปี้กว่าที่ได้เอกสารสมบูรณ์ เพื่อยืนยันว่าเค้าได้จ่ายเงินจริง และเอาไปใช้เป็นค่าใช้จ่ายภาษีได้
และที่สำคัญมันช่วยให้คนขายมีข้อมูลการขายและรับเงินครบถ้วน เพื่อเอาบริหารจัดการร้านต่อให้ดียิ่งขึ้น ทำงาน 1 ครั้งได้ข้อมูลครบเลยค่ะ ฉะนั้น วันนี้ถ้าใครยังเขียนบิลเงินสดอยู่ ลองหาวิธีเปลี่ยนมาเป็นการออกใบเสร็จรับเงินดูค่ะ แล้วเราอาจจะค้นพบว่าเรามีข้อมูลที่มีประโยชน์สำหรับการทำธุรกิจขึ้นอีกเยอะเลย
ติดตาม Zero to Profit ได้ที่
Facebook: https://facebook.com/ZerotoprofitTH/
Blockdit: https://www.blockdit.com/zerotoprofit
