ใบแจ้งหนี้ ใบวางบิล เอกสารสำคัญมากสำหรับคนทำธุรกิจ เค้าว่ากันว่าถ้ารู้จักเอกสารนี้แล้วจะช่วยให้เราเก็บเงินได้เร็วขึ้น ว่าแต่ว่ามันจะจริงอย่างที่ขิงไว้มั้ย เดี๋ยวเราลองมาหาคำตอบกันในบทความนี้เล้ย
Q: ใบแจ้งหนี้และใบวางบิลมันคืออะไร?
A: ขายของเสร็จแล้ว เราต้องเก็บเงินให้ได้ ใบแจ้งหนี้และใบวางบิลเป็นเอกสารธุรกิจที่ช่วยให้เจ้าของธุรกิจเรียกเก็บเงินลูกค้าได้
ใบแจ้งหนี้เอง ชื่อมันก็บอกอยู่แล้วว่า เราแจ้งว่าลูกค้าเป็นหนี้เราเท่าไร ซึ่งปกติแล้วเราจะออกทุกครั้งที่ส่งของเสร็จหรือให้บริการเสร็จสิ้น เพื่อบอกเค้าว่า ณ วันที่เท่านี้ มีสินค้าที่ลูกค้าซื้อไปเป็นอะไรบ้าง จำนวนเงินเท่าไร และกำหนดชำระเมื่อไร เพื่อให้ทั้งฝั่งเราและลูกค้าเองเข้าใจถูกต้องตรงกัน
ส่วนใบวางบิล คือ เอกสารถูกออกเมื่อถึงกำหนดชำระเงินตามที่ใบแจ้งหนี้ได้บอกไว้ โดยจะรวมยอดคงเหลือที่ต้องชำระทั้งหมด ซึ่งอาจจะเกิดจากใบแจ้งหนี้รวมๆ กันหลายใบ แล้วสรุปส่งให้ลูกค้าตามรอบวางบิลที่กำหนด
ซึ่งบางธุรกิจอาจจะใช้ใบแจ้งหนี้/ใบวางบิลเป็นใบเดียวกัน หรือแยกต่างหากออกจากกันก็ได้ แล้วแต่ว่าลูกค้าต้องการแบบไหน
Q: แล้วทุกธุรกิจมั้ยที่ต้องมีใบแจ้งหนี้และวางบิล?
A: อาจจะไม่จำเป็นเสมอไป ส่วนใหญ่แล้ว “ใบแจ้งหนี้และใบวางบิล” เราจะใช้กับธุรกิจแบบขายเชื่อ หรือที่หลายคนเรียกว่า ขายแบบเครดิต ซึ่งหมายถึง การขายสินค้าหรือว่าให้บริการไปก่อน แล้วให้ลูกค้าติดหนี้ไว้ตามจำนวนวันหรือเครดิตเทอมที่ตกลงกัน เช่น 30 วัน 60 วัน จากนั้นเราค่อยรับได้รับเงินจากเค้า
ที่นี้ถ้าเราจะส่งของไปให้เฉยๆ หรือให้บริการเค้าเฉยๆ แล้วบอกว่าเป็นสัญญาใจต่อกันเท่ากันมัน ก็จะดูเสียเปรียบในฝั่งคนขาย เพราะของก็ไปแล้วแต่ตังค์ยังไม่ได้
มันจึงเป็นที่มาที่ไปว่า ทำไมเราจึงต้องมี ใบแจ้งหนี้และใบวางบิลเกิดขึ้นในธุรกิจลักษณะนี้ เพื่อให้ลูกค้ารับรองว่า ใช่เลย เค้าเป็นหนี้กับเรานะ แล้วเดี๋ยวเค้าจะจ่ายเราตามสัญญา (คุ้นๆ นะเนี่ยคำนี้ 55)
Q: แปลว่าการออกใบแจ้งหนี้/ใบวางบิลให้ดีมีผลกับการเก็บเงินธุรกิจด้วยใช่ไหม
A: ถูกต้องแล้วค่ะ เพราะสำหรับธุรกิจขายเชื่อ ขั้นตอนการขายมันจะเป็นแบบนี้
- ส่งใบเสนอราคาและตกลงขาย
- ส่งของ ออกใบแจ้งหนี้
- ถึงกำหนดชำระ ออกใบวางบิล
- เสร็จแล้วจึงได้รับเงิน
ฉะนั้น Step ส่งของถ้าเราไม่แจ้งหนี้ ลูกค้าอาจจะลืม ไม่จ่ายเงินเราซะงั้น และถัดมาถึงแม้แจ้งหนี้ แต่ไม่ยอมวางบิล หรือวางบิลผิดก็จะทำให้เราเก็บเงินได้ล่าช้าไปอีก
Q: อย่างงี้ ถ้าอยากได้เงินไวๆ เราควรออกใบแจ้งหนี้/ใบวางบิลยังไงดี
A: เจ้าของธุรกิจควรรู้ 3 เรื่องนี้เกี่ยวกับใบวางบิลและแจ้งหนี้ ถ้าอยากได้เงินไวขึ้น
1.รู้ว่าลูกค้าต้องการอะไร หมายถึง รู้ว่าระบบการจ่ายเงินของลูกค้าเป็นยังไง เค้าต้องการใบแจ้งหนี้/ใบวางบิลเลยป่าว หรือว่าให้ออกแยกออกจากกัน ถ้าเรารู้เรื่องพวกนี้ออกเอกสารในรูปแบบที่เค้าต้องการก็อาจทำให้กระบวนการจ่ายเงินเค้าเร็วขึ้นก็ได้
2.รู้ว่าออกใบแจ้งหนี้ครบไหม อย่างที่บอกว่าปกติเราต้องออกใบแจ้งหนี้เมื่อมีการส่งสินค้าหรือบริการ แต่มันจะมีบางกรณีที่เราเองก็ลืมออกใบแจ้งหนี้ กรณีแบบนี้มันทำให้เราเสียโอกาสในการเรียกเก็บเงิน เพราะในฝั่งลูกค้าเองก็คงไม่มานั่งตามเราให้ไปแจ้งหนี้แน่นอน
เทคนิคง่ายๆ ถ้าใช้งานระบบโปรแกรมบัญชีอยู่แล้ว เช็คแบบนี้ก็ได้ค่ะว่าถ้างานไหนเสนอราคาไปแล้ว ได้รับอนุมัติแล้ว แต่ยังไม่ได้ออกใบแจ้งหนี้ อันนี้อาจจะต้องมาเช็คว่าเราลืมออกใบแจ้งหนี้จริงๆ หรือเปล่า แล้วก็ออกให้ครบถ้วน
3.รู้ว่าวางบิลเมื่อไร ถ้าขายของให้บริษัทใหญ่ๆ เค้าจะมีรอบวางบิลค่ะ เช่น ทุกวันที่ 7 และ 25 ของเดือน นั่นแปลว่า ถ้าเราไปไม่ทันรอบนั้นๆ หรือไปแล้วเอกสารผิดพลาดไม่ครบถ้วน โอกาสที่จะได้วางบิลอีกทีก็เป็นรอบหน้าเลยค่ะ ฉะนั้น อย่าลืมเช็ครอบการวางบิลดีๆ แล้วเอาเอกสารไปวางบิลให้ครบถ้วนด้วย จะได้รับเงินไวขึ้นค่ะ
Q: สรุปสั้นๆ ใบแจ้งหนี้/ใบวางบิล
A: ถ้าใครทำธุรกิจแบบขายเชื่อ การขายของให้ได้ยอดขายเยอะๆ เป็นเรื่องที่ดี แต่จะยิ่งดีมากกว่านี้ถ้าเรารู้จักใช้ใบแจ้งหนี้และใบวางบิลให้เป็นประโยชน์ เพื่อแจ้งหนี้ลูกค้าตามที่เราส่งสินค้า และเรียกเก็บเงินตามรอบเวลาที่ตกลง
ในทุกวันนี้ต้องยอมรับว่าทำธุรกิจไม่ง่ายเลย นอกจากต้องแข่งยอดขายกับคนอื่นแล้ว สิ่งหนึ่งที่สำคัญไม่แพ้กันก็คือ ต้องมั่นใจว่าเก็บเงินได้และเก็บเงินเร็วด้วย ซึ่งทั้งใบแจ้งหนี้/ใบวางบิลช่วยเราได้เรื่องนี้ได้
ปรึกษาปัญหาบัญชีธุรกิจ หาโปรแกรมบัญชีที่ใช่สำหรับธุรกิจคุณ ติดต่อ
Line: @zerotoprofit หรือ https://lin.ee/36U1ks0Y
ติดตาม Zero to Profit ได้ที่
Facebook: https://facebook.com/ZerotoprofitTH/
Blockdit: https://www.blockdit.com/zerotoprofit
