จะขายสินค้าทั้งที เราจะมีวิธีจัดการกับเอกสารขายอย่างไร ให้รัดกุม ถูกต้องและปลอดภัยจากการทุจริตได้บ้าง
ในวันนี้ Zero to Profit รวบรวม 3 เรื่องต้องรู้เกี่ยวกับเอกสารการขาย ที่เจ้าของกิจการมักจะเจอปัญหาอยู่บ่อยๆ และวิธีแก้ไขมาให้ ถ้าอยากขายให้ปัง ไม่ต้องกังวลเรื่องเก็บเงินยาก และปัญหาทุจริตลองมาดูว่าพวกเราจะจัดการกับเอกสารอย่างไรดี
1.ตอบรับใบเสนอราคา
ใบเสนอราคาเป็นเอกสารที่เราเสนอสินค้าหรือบริการให้กับลูกค้า และอีกนัยหนึ่งเอกสารนี้ใช้สำหรับตอบรับหรือยืนยันการซื้อสินค้าในกรณีที่ลูกค้าพอใจในเงื่อนไขสินค้าและบริการด้วย แต่สิ่งที่เรามักจะเจอในชีวิตประจำวันอยู่บ่อยๆ คือ
- ลูกค้าตกลงสั่งซื้อสินค้าแล้ว เราไม่ได้ออกใบเสนอราคาให้
- เราออกใบเสนอราคา แต่ลูกค้าไม่ได้ตอบกลับมาอย่างเป็นทางการ
การที่ไม่ออกใบเสนอราคา และไม่มีการยืนยันข้อตกลงในใบเสนอราคา มักจะทำให้เกิดปัญหาตามนี้
- ทำงานแล้ว ลูกค้าปฏิเสธรับงาน ดื้อๆ
- ส่งของแล้ว ลูกค้าปฏิเสธรับของ
สุดท้ายงานที่ทำไป และของที่ส่งไป ก็ไม่สามารถเก็บเงินได้ เพราะไม่มีหลักฐานหรือเอกสารใดๆ ยืนยันว่าเจ้าของธุรกิจและลูกค้าตกลงทำการค้ากันไว้ก่อนหน้านี้แล้ว
ฉะนั้น ถ้าอยากมั่นใจว่าสินค้าหรือบริการที่เราทำไป จะเก็บเงินได้แน่นอน จุดแรกที่ต้องให้ความสนใจ คือ การออกใบเสนอราคาและให้ลูกค้าตอบรับอย่างเป็นทางการ
2.ราคาขาย VS Price List
ทุกคนคงเข้าใจดีว่า รายได้ของกิจการ คำนวณมาจากสองปัจจัย คือ ราคาขาย X จำนวนสินค้าที่ขายได้
และหนึ่งในปัจจัยที่มักเกิดการทุจริตบ่อยๆ ถ้าเจ้าของกิจการไม่ได้เป็นคนขายสินค้าเองทั้งหมด คือ ทุจริตเรื่องราคาขาย เช่น เซล์อาจจะขายสินค้าราคาต่ำๆ ให้กับคนรู้จัก เพื่อเอาสินค้านั้นไปขายต่อ
ฉะนั้น วิธีที่ช่วยเจ้าของกิจการควบคุมการทุจริตจากราคาขายนี้ได้ดีที่สุดคือ
- การมี Price List เป็นราคามาตรฐานของร้านค้าเอาไว้
- ทุกครั้งที่เปิดบิลขายเซลล์ไม่ควรแก้ไขราคาได้ ถ้าต้องการลดราคาให้ใครเป็นพิเศษต้องผ่านการอนุมัติจากเจ้าของกิจการเสมอ
เมื่อเรากำหนดราคาตาม Price List ไว้แล้ว อย่าลืมแจ้งทีมบัญชี เพื่อที่จะได้ช่วยเช็คอีกครั้งเมื่อบันทึกรายการว่าราคาขายไม่ได้มีการเปลี่ยนแปลงจากที่ประกาศไว้ เพียงเท่านี้เราก็สบายใจได้ว่าสินค้าทุกชิ้นที่ขายไป ไม่ได้ถูกขายไปในราคาที่ผิดปกติอย่างแน่นอน
3.การแก้ไขเอกสารย้อนหลัง
หลายคนเข้าใจผิดว่า ถ้าทำเอกสารผิดก็ควรแก้ไขย้อนหลังให้ถูกต้อง จะเป็นอะไรไป แต่ในความเป็นจริงแล้ว การออกเอกสารการขายอย่างเช่น ใบแจ้งหนี้ และใบเสร็จรับเงิน หากเกิดข้อผิดพลาดควรยกเลิกเอกสารใบนั้น และออกเอกสารใหม่จะดีกว่า
เพราะการที่ทีมงานออกเอกสารผิด และไม่ยกเลิก จากนั้นเปลี่ยนแปลงข้อมูลในเอกสารใหม่ (ในเลขที่เดิม) ทำให้กิจการ ไม่สามารถเช็คได้เลยว่า
- สาเหตุที่ออกเอกสารผิดเป็นเพราะอะไร
- มีเอกสารเก่าที่โดน print ไปเรียกเก็บเงินลูกค้า โดยที่เจ้าของกิจการไม่รู้ตัวหรือไม่
ฉะนั้น ทางที่ดีถ้าเอกสารเลขที่ใดออกผิดแล้ว อย่าลืมยกเลิกและออกเอกสารใหม่ให้ถูกต้องในเลขที่ใหม่ (ไม่ใช่เลขที่เดิม)
ทั้งหมดนี้เป็น 3 เรื่องต้องรู้เกี่ยวกับการจัดการเอกสารขาย ให้รัดกุม จะได้เก็บเงินได้ ไม่เกิดทุจริต และไม่มีปัญหาที่ต้องปวดหัวในภายหลัง
ปรึกษาปัญหาบัญชีธุรกิจ หาโปรแกรมบัญชีที่ใช่สำหรับธุรกิจคุณ ติดต่อ
Line: @zerotoprofit หรือ https://lin.ee/36U1ks0Y
ติดตาม Zero to Profit ช่องทางอื่นได้ที่
Facebook: https://facebook.com/ZerotoprofitTH/
Blockdit: https://www.blockdit.com/zerotoprofit
