จัดการเอกสารขายสินค้าอย่างเป็นระบบ เก็บเงินง่าย ไม่มีทุจริต ต้องรู้สิ่งนี้

ขายสินค้าทั้งที เราจะมีวิธีจัดการกับเอกสารขายสินค้าอย่างเป็นระบบยังไง ให้รัดกุม ถูกต้อง และปลอดภัยจากการทุจริตได้บ้าง ในวันนี้ Zero to Profit รวบรวมเรื่องต้องรู้เกี่ยวกับเอกสารการขายสินค้า ที่เจ้าของกิจการมักจะเจอปัญหาอยู่บ่อยๆ และวิธีแก้ไขมาให้ ถ้าอยากขายให้ปัง ไม่ต้องกังวลเรื่องเก็บเงินลองมาอ่านกันค่ะ

1. ทำไมเอกสารขายสินค้าจึงสำคัญ

ในฝั่งของรายได้ ถือเป็นด่านแรกที่เป็นเป้าหมายของกิจการเลย ถ้าไม่มีรายได้ อย่างอื่นก็ไปต่อไม่ได้

เอกสารขายจึงมีความสำคัญมากในธุรกิจเพราะเป็นเครื่องมือที่ช่วยบันทึกข้อมูลและเป็นหลักฐานการขายชั้นดี นอกจากนี้แล้ว เอกสารที่ถูกต้อง เหมาะสม เป็นมืออาชีพช่วยเพิ่มโอกาสในการตัดสินใจซื้อของลูกค้าอีกด้วย

2. จัดการเอกสารขายอย่างเป็นระบบดียังไง

ถ้ารู้ความสำคัญของเอกสารขายแล้ว ลองมาดูกันต่อว่าถ้าเราจัดการเอกสารขายให้ดีแล้วจะมีประโยชน์อะไรบ้าง

2.1 ระบบการเก็บข้อมูลลูกค้าใช้บริหารงานได้

มีฐานข้อมูลลูกค้าเป็นของตัวเอง

เมื่อเรามีฐานข้อมูลลูกค้าเป็นของตัวเอง ในรายละเอียดที่เราทำการจัดเก็บข้อมูล เช่น ประวัติการซื้อ, และข้อมูลการติดต่อ ทำให้เราสามารถนำข้อมูลมาวิเคราะห์ต่อได้

• รายชื่อลูกค้าที่สั่งซ้ำบ่อยที่สุด
• รายชื่อลูกค้าขายดี 10 อันดับ
• สินค้าที่ขาย 10 อันดับ เรียงตามรายชื่อลูกค้า

ข้อมูลเหล่านี้ สามารถใช้ในการตลาดและวิเคราะห์ Market Analysis เรื่องของการสั่งซื้อสินค้าในอนาคตได้อีกด้วย

2.2 เก็บเงินง่ายขึ้น

เอกสารขายที่สมบูรณ์ มักมีระบุเงื่อนไขในการชำระเงินไว้ เท่ากับว่าเมื่อมีหลักฐานว่าลูกค้ายืนยันแล้ว ก็จะเก็บเงินจากลูกค้าได้ง่ายขึ้น

3 วิธีการจัดการเอกสารขายอย่างเป็นระบบ

1. ยืนยันใบเสนอราคา

ใบเสนอราคาเป็นเอกสารที่เราเสนอสินค้าหรือบริการให้กับลูกค้า และอีกนัยหนึ่งเอกสารนี้ใช้สำหรับตอบรับหรือยืนยันการซื้อสินค้าในกรณีที่ลูกค้าพอใจในเงื่อนไขสินค้าและบริการด้วย แต่สิ่งที่เรามักจะเจอในชีวิตประจำวันอยู่บ่อยๆ คือ

• ลูกค้าตกลงสั่งซื้อสินค้าแล้ว เราไม่ได้ออกใบเสนอราคาให้

• เราออกใบเสนอราคา แต่ลูกค้าไม่ได้ตอบกลับมาอย่างเป็นทางการ

การที่ไม่ออกใบเสนอราคา และไม่มีการยืนยันข้อตกลงในใบเสนอราคา มักจะทำให้เกิดปัญหาตามนี้

• ทำงานแล้ว ลูกค้าปฏิเสธรับงาน ดื้อๆ

• ส่งของแล้ว ลูกค้าปฏิเสธรับของ

สุดท้ายงานที่ทำไป และของที่ส่งไป ก็ไม่สามารถเก็บเงินได้ เพราะไม่มีหลักฐานหรือเอกสารใดๆ ยืนยันว่าเจ้าของธุรกิจและลูกค้าตกลงทำการค้ากันไว้ก่อนหน้านี้แล้ว

ฉะนั้น ถ้าอยากมั่นใจว่าสินค้าหรือบริการที่เราทำไป จะเก็บเงินได้แน่นอน จุดแรกที่ต้องให้ความสนใจ คือ การออกใบเสนอราคาและให้ลูกค้าตอบรับอย่างเป็นทางการ

2. มี Price List ชัดเจน

ทุกคนคงเข้าใจดีว่า รายได้ของกิจการ คำนวณมาจากสองปัจจัย คือ ราคาขาย X จำนวนสินค้าที่ขายได้

และหนึ่งในปัจจัยที่มักเกิดการทุจริตบ่อยๆ ถ้าเจ้าของกิจการไม่ได้เป็นคนขายสินค้าเองทั้งหมด คือ ทุจริตเรื่องราคาขาย เช่น พนักงานขายอาจจะขายสินค้าราคาต่ำๆ ให้กับคนรู้จัก เพื่อเอาสินค้านั้นไปขายต่อ

ฉะนั้น วิธีที่ช่วยเจ้าของกิจการควบคุมการทุจริตจากราคาขายนี้ได้ดีที่สุดคือ

• การมี Price List เป็นราคามาตรฐานของร้านค้าเอาไว้

• ทุกครั้งที่เปิดบิลขาย พนักงานขายไม่ควรแก้ไขราคาได้ ถ้าต้องการลดราคาให้ใครเป็นพิเศษต้องผ่านการอนุมัติจากเจ้าของกิจการหรือผู้มีอำนาจอนุมัติเสมอ

เมื่อเรากำหนดราคาตาม Price List ไว้แล้ว อย่าลืมแจ้งทีมบัญชี เพื่อที่จะได้ช่วยเช็คอีกครั้งเมื่อบันทึกรายการว่าราคาขายไม่ได้มีการเปลี่ยนแปลงจากที่ประกาศไว้ เพียงเท่านี้เราก็สบายใจได้ว่าสินค้าทุกชิ้นที่ขายไป ไม่ได้ถูกขายไปในราคาที่ผิดปกติอย่างแน่นอน สิ่งที่น่ากลัว แล้วกระทบเป็นวงกว้างคือ การขายสินค้าที่ต่ำกว่าราคาทุนนั่นเอง ส่งผลให้กิจการขาดทุน ทีนี้กระทบกันทั้งองค์กรเลยนะ

3. ห้ามแก้ไขเอกสาร

หลายคนเข้าใจผิดว่า ถ้าทำเอกสารผิดก็ควรแก้ไขย้อนหลังให้ถูกต้อง จะเป็นอะไรไป แต่ในความเป็นจริงแล้ว การออกเอกสารการขายอย่างเช่น ใบแจ้งหนี้ และใบเสร็จรับเงิน หากเกิดข้อผิดพลาดควรยกเลิกเอกสารใบนั้น และออกเอกสารใหม่จะดีกว่า

เพราะการที่ทีมงานออกเอกสารผิด และไม่ยกเลิก จากนั้นเปลี่ยนแปลงข้อมูลในเอกสารใหม่ (ในเลขที่เดิม) ทำให้กิจการ ไม่สามารถเช็คได้เลยว่า

• สาเหตุที่ออกเอกสารผิดเป็นเพราะอะไร

• มีเอกสารเก่าที่โดน print ไปเรียกเก็บเงินลูกค้า โดยที่เจ้าของกิจการไม่รู้ตัวหรือไม่

ฉะนั้น ทางที่ดีถ้าเอกสารเลขที่ใดออกผิดแล้ว อย่าลืมยกเลิกและออกเอกสารใหม่ให้ถูกต้องในเลขที่ใหม่ (ไม่ใช่เลขที่เดิม)

ทั้งหมดนี้เป็นเรื่องต้องรู้เกี่ยวกับการจัดการเอกสารขาย ให้รัดกุม จะได้เก็บเงินได้ ไม่เกิดทุจริต และไม่มีปัญหาที่ต้องปวดหัวในภายหลัง

บทสรุป

การจัดการเอกสารขายสินค้าสามารถช่วยในการสร้างความน่าเชื่อถือในการทำธุรกิจ เพิ่มโอกาสการตอบรับเสนอสินค้าได้ รวมถึงช่วยลดข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นในกระบวนการเอกสารขายสินค้า และลดความเสี่ยงการทุจริต

ถ้าเราเริ่มต้นให้ดี ถูกต้อง แล้วสิ่งที่เจ้าของกิจการวางแผนไว้ จะเป็นไปตามแผนเอง ใส่ใจเพียงเท่านี้ ยอดขายสินค้าก็เพิ่มขึ้นปังๆ แน่นอน

ถ้าอยากรู้จักเอกสารขายประเภทอื่นๆอีก แนะนำบทความนี้เลย
9 เรื่องต้องรู้ จดบริษัทแล้ว จัดการเอกสารยังไง

ปรึกษาปัญหาบัญชีธุรกิจ หาโปรแกรมบัญชีที่ใช่สำหรับธุรกิจคุณ ติดต่อ

Line: @zerotoprofit หรือ https://lin.ee/36U1ks0Y

ติดตาม Zero to Profit ช่องทางอื่นได้ที่

Facebook: https://facebook.com/ZerotoprofitTH/

Blockdit: https://www.blockdit.com/zerotoprofit