ช่วงสิ้นปีใกล้เข้ามาทุกที บริษัทหลายแห่งจึงเริ่มให้นักบัญชีทยอยปิดงบการเงินกันบ้างแล้ว ซึ่งในกระบวนการทำบัญชีจะต้องมีการรวบรวม วิเคราะห์ สรุป และตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลตัวเลขโดยการทำ “งบทดลอง” ว่ามียอดคงเหลือตรงกันหรือไม่
เมื่อนักบัญชีทำงบ ทดลองเสร็จเรียบร้อยแล้ว จึงเป็นหน้าที่ของเจ้าของธุรกิจอย่างเราค่ะ ที่ต้องอ่านเพื่อตรวจสอบอีกครั้งหนึ่งว่าข้อมูลถูกต้องจริง ๆ หรือไม่ เพราะฉะนั้น ใครที่ยังอ่านไม่เป็นล่ะก็ บทความนี้จะมาสอนอ่านงบทดลอง ไม่โดนบัญชีแกง ต้องอ่านให้เป็น มาฝากทุกคนกันค่ะ
งบทดลอง (TB) คืออะไร?
งบทดลอง (Trial Balance: TB) คือ รายงานทางบัญชีที่จัดทำเพื่อสรุปผลรวมของการบันทึกบัญชีประเภทต่าง ๆ ว่ามียอดคงเหลือเท่าไหร่ โดยมีจุดประสงค์หลัก เพื่อตรวจสอบความถูกต้องของการบันทึกบัญชี และเป็นข้อมูลอ้างอิงในการจัดทำงบการเงินนั่นเองค่ะ
เส้นทางของการทำงบเริ่มต้นมาจากที่นักบัญชีบันทึกรายการค้าลงในสมุดรายวัน ซื้อ ขาย จ่าย รับและทั่วไป ต่อมาก็นำข้อมูลเหล่านี้มาจัดหมวดหมู่บัญชีในบัญชีแยกประเภท ก่อนจะนำยอดคงเหลือจากแต่ละหมวดหมู่บัญชีมาทำเป็นงบทดลอง พร้อมกับตรวจสอบว่าถูกต้องตรงตามมาตรฐานบัญชีจริง ๆ หรือไม่ แล้วถึงจะเอาไปทำงบการเงินของธุรกิจนั่นเองค่ะ
การแบ่งหมวดบัญชี 5 หมวดในงบทดลอง
งบทดลอง สามารถแบ่งออกมาได้ 5 หมวดหมู่ ซึ่งการกำหนดเลขที่บัญชีจะสัมพันธ์กับหมวดหมู่ของบัญชีทำให้สะดวกในการตรวจสอบข้อมูลบัญชีมากขึ้น จะมีหมวดอะไรบ้างนั้น มีรายละเอียด ดังนี้ค่ะ
- เลขที่บัญชีที่ขึ้นต้นด้วยเลข 1 จะเป็นบัญชีหมวด “สินทรัพย์” จัดอยู่ในฝั่ง “เดบิต”
- เลขที่บัญชีที่ขึ้นต้นด้วยเลข 2 จะเป็นบัญชีหมวด “หนี้สิน” จัดอยู่ในฝั่ง “เครดิต”
- เลขที่บัญชีที่ขึ้นต้นด้วยเลข 3 จะเป็นบัญชีหมวด “ส่วนของเจ้าของ” จัดอยู่ในฝั่ง “เครดิต”
- เลขที่บัญชีที่ขึ้นต้นด้วยเลข 4 จะเป็นบัญชีหมวด “รายได้” จัดอยู่ในฝั่ง “เครดิต”
- เลขที่บัญชีที่ขึ้นต้นด้วยเลข 5 จะเป็นบัญชีหมวด “ค่าใช้จ่าย” จัดอยู่ในฝั่ง “เดบิต”
ตัวอย่างการสรุปคงเหลือแต่ละหมวดบัญชี
ลำดับแรกเรามาดูกันก่อนค่ะ ว่างบทดลองที่สมบูรณ์ต้องมีอะไรบ้าง?
- เลขบัญชี จะขึ้นต้นตั้งแต่เลข 1 ถึง 5
- ชื่อบัญชี จะระบุว่าบัญชีนี้เป็นบัญชีอะไร
- ยอดคงเหลือ จะแยกเป็นฝั่งเดบิต และฝั่งเครดิต
- วันที่จัดทำงบ เช่น ณ วันที่ 31 ธันวาคม 25xx
และในงบทดลองนั้นจะถูกแบ่งออกมาเป็น 5 หมวดตามตัวเลขนำหน้าของเลขที่บัญชีค่ะ ยกตัวอย่างเช่น บัญชี 11122 (เลข 1 นำหน้า) คือ บัญชีหมวด 1 สินทรัพย์
อ่านงบทดลองต้องโฟกัสตรงไหน เพื่อไม่ให้บัญชีแกง?
3 ข้อนี้จะเป็นสิ่งที่เจ้าของธุรกิจทุกคนต้องทำความเข้าใจเป็นพิเศษ เพราะจะเป็นแนวทางง่าย ๆ ในการอ่านงบทดลอง และตรวจสอบได้จริงว่าข้อมูลตัวเลขแต่ละจุดนั้นถูกต้องจริง ๆ หรือเปล่า แถมยังช่วยจับไต๋นักบัญชีที่แอบปลอมแปลงข้อมูลได้อีกด้วยค่ะ
1. งบดุลหรือไม่?
งบดุลหรือไม่ หากอิงตามความหมาย ของงบฐานะการเงิน จะหมายถึงส่วนที่เป็นสินทรัพย์ = หนี้สิน + ส่วนของเจ้าของ
ซึ่งถ้าเราลองมาดูในงบทดลอง จะต้องสังเกตว่า ยอดคงเหลือฝั่งเดบิตเท่ากับยอดคงเหลือฝั่งเครดิตหรือไม่ ถ้าเท่ากัน แสดงว่างบดุลกันแล้วค่ะ
หรือวิธีสังเกตง่ายๆ ให้ไปบรรทัดด้านล่างแล้วดูว่า ยอดเดบิต (บวก) รวมกับเครดิต (ติดลบ) นั้นเท่ากับ 0 หรือไม่ ถ้าใช่ก็แปลว่า งบดุลแล้วจ้า
2. หมวดไหนควรเป็นเดบิตและเครดิต
จากที่เล่าในหัวข้อก่อน ๆ บัญชีไหนในงบทดลองอยู่หมวดหมู่อะไร ให้สังเกตจากเลขตัวแรกของเลขที่บัญชีว่าขึ้นต้นด้วยเลขอะไร ถ้าขึ้นต้นด้วยเลข 1 (สินทรัพย์) กับเลข 5 (ค่าใช้จ่าย) ให้ใส่ตัวเลขไว้ที่ฝั่งเดบิต แต่ถ้าขึ้นต้นด้วยเลข 2 (หนี้สิน) 3 (ส่วนของเจ้าของ) และ 4 (รายได้) ให้เอาตัวเลขบัญชีใส่ไว้ที่ฝั่งเครดิต
3. เช็กยอดที่สงสัยในรายละเอียดบัญชีแยกประเภทหรือรายงาน
หลังจากที่ใส่ข้อมูลต่าง ๆ ลงในงบทดลอง TB (Trial Balance) ครบหมดแล้ว สิ่งสำคัญที่สุดที่เจ้าของธุรกิจ (รวมทั้งนักบัญชีที่ทำงานตรงนี้ด้วย) จะต้องทำก็คือ ตรวจทานอีกครั้งว่ามียอดแปลก ๆ ที่น่าสงสัยหรือไม่ เช่น โดยปกติหมวด 5 จะต้องแสดงเป็นยอด + แต่ใน TB แสดงเป็นยอดติดลบ รายการนี้จึงเป็นรายการที่ผิดปกติ เจ้าของกิจการก็สามารถสอบถามสาเหตุจากนักบัญชีได้ด้วยนะคะ ซึ่งถ้าตรวจพบแบบนี้ นักบัญชีจะย้อนไปเช็กยอดในบัญชีแยกประเภทอีกครั้ง และก็แก้ข้อมูลให้ถูกต้องได้ทันการ ก่อนที่จะนำงบทดลองไปใช้งาน หรือจัดทำงบการเงินนะคะ
สรุป
งบทดลอง เป็นรายงานทางบัญชีที่สรุปยอดคงเหลือว่ามีจำนวนเท่าไร ในแต่ละหมวดบัญชีค่ะ เจ้าของธุรกิจควรจะอ่านงบทดลองเป็น และต้องตรวจทาน โดยให้โฟกัสไปที่ 3 จุด คือ งบดุลกันไหม ใส่รายการบัญชีตรวจหมวดไหม และมียอดเงินแปลก ๆ หรือเปล่า
เพราะฉะนั้น ถ้าไม่อยากโดนบัญชีแกง และเข้าใจสถานการณ์ทางการเงินของธุรกิจแบบผิด ๆ แนะนำให้ทำความเข้าใจเรื่องนี้ดีๆ และหมั่นตรวจตรางบทดลองอยู่เสมอนะคะ
ปิดงบการเงิน อยากอ่านงบเป็น ปรึกษาผู้เชี่ยวชาญ ติดต่อ Line: @zerotoprofit
ติดตาม Zero to Profit ช่องทางอื่นได้ที่
Facebook: https://facebook.com/ZerotoprofitTH/
Blockdit: https://www.blockdit.com/zerotoprofit
