“มีสต๊อกสินค้า ระวังให้ดีนะ….เจ๊งมาหลายรายแล้ว”
คำเตือนแกมขู่จากคนรอบข้างที่เจ้าของธุรกิจมักจะได้ยินอยู่บ่อยๆ เพราะการทำธุรกิจประเภทซื้อมาขายไป หรือผลิต ที่ต้องมีสินค้าคงเหลือ หรือ สต๊อกสินค้าไว้ นั้นยุ่งยากกว่าธุรกิจบริการ ตรงที่เราต้องหาวิธีจัดการสินค้าให้ดี มิเช่นนั้น สต๊อกสินค้าที่คิดว่าเป็นแหล่งสร้างเงิน อาจกลายเป็นหายนะของธุรกิจโดยไม่รู้ตัว
แล้วเราจะเริ่มต้นจัดการสต๊อกสินค้ายังไง เอาแบบง่ายๆ ที่ทำได้ด้วยตัวเอง Zero to Profit สรุปไว้ให้ในบทความนี้แล้วค่ะ…
เข้าใจสต๊อกสินค้าตัวเองก่อน
ลำดับแรก ก่อนจะจัดการสินค้าของธุรกิจตัวเองได้ เราต้องเข้าใจกระบวนการทำงานของสต๊อกสินค้าเสียก่อน โดยทั่วไปแล้วสินค้าในคลังนั้น ประกอบด้วย 2 องค์ประกอบหลัก คือ ราคา x ปริมาณ
ในส่วนของราคาเราอาจควบคุมได้ตั้งแต่ต้นทางตอนที่ซื้อเข้ามา หรือในกระบวนการผลิต
แต่สำหรับปริมาณสินค้า เราอาจควบคุมได้ยาก เพราะมันเปลี่ยนแปลง เข้า-ออกอยู่เรื่อย จาก 3 สาเหตุหลัก ได้แก่
- เพิ่ม – เพราะซื้อมาเพิ่ม หรือผลิตเสร็จแล้วทำให้สินค้าสำเร็จรูปเพิ่ม
- ลด – เพราะขายของได้ เลยทำให้สต็อกที่เคยนอนนิ่งสนิทอยู่ในคลัง กลายไปเป็นต้นทุนขาย ที่เกิดขึ้นพร้อมๆ กับรายได้ธุรกิจ
- ลดนอกเหนือจากขาย – ถ้าไม่ได้เป็นต้นทุนขาย สต็อกที่ลดลงอาจเกิดจากหลายสาเหตุ เช่น ของเสีย ของหาย (แบบนี้ไม่ดีแน่) หรือของแจก (ที่เราคาดหวังว่าจะสร้างรายได้กลับเข้ามาในอนาคต)
เอาล่ะ ถ้าเข้าใจสินค้าเบื้องต้นแล้ว ที่นี้จะชวนทุกคนมาดูกันต่อค่ะว่า สินค้าเหล่านี้มีผลกระทบต่องบการเงิน 3 เรื่องนี้ยังไงบ้าง
1. สินค้าคงเหลือ
สินค้าคงเหลือ หมายถึง สต๊อกสินค้าที่เก็บไว้ ยังขายไม่ออก ถ้ามีในปริมาณไม่มากไม่น้อยเกินไป คงจะไม่มีปัญหาอะไร แต่ถ้ามีสินค้าล้นสต๊อก เงินที่สะสมไว้จะมาจมอยู่ในสินค้าเหล่านี้แบบไม่รู้ตัว
2. ต้นทุนขาย
ต้นทุนขาย หมายถึง ต้นทุนสินค้าที่เราขายออกไปให้ลูกค้าแล้ว ตามหลักการบัญชี เมื่อมีรายได้ก็จะต้องมีต้นทุนขายเกิดขึ้น โดยทั่วไปเมื่อขายของได้ ก็ไม่น่าห่วงอะไร ยกเว้นเสียแต่ว่าตั้งราคาขายต่ำกว่าต้นทุน แบบนี้จะทำให้เราขาดทุนขั้นต้นในงบการเงินค่ะ
3. ค่าใช้จ่าย
โดยปกติแล้ว รายจ่ายที่เกี่ยวข้องกับสินค้ามักจะถูกบันทึกบัญชีเป็นต้นทุนขาย แต่ถ้ามีเหตุการณ์ไม่ปกติเกิดขึ้น เช่น ผลิตของเสียเกินมาตรฐาน ของหาย หรือของชำรุด แบบนี้เรียกว่างานเข้า ทำให้เกิดค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับสินค้าในงบการเงินค่ะ
จัดการสินค้าด้วยตัวเอง ทำอย่างไร?
พอจะเข้าใจภาพรวมของสินค้าแล้วว่าเกิดขึ้นยังไง เข้าออกแบบไหน และกระทบงบการเงินอย่างไร ทีนี้เราลองมาดูกันต่อค่ะ ว่าเจ้าของธุรกิจตัวเล็กๆ อย่างเราเนี่ยจะสามารถจัดการบรรดาสินค้าได้ด้วยตัวเองยังไงบ้าง จากการตอบ 6 คำถามนี้ค่ะ
1.ซื้อเมื่อไร?
เรารู้มั้ยคะว่าต้องซื้อสินค้าเมื่อไร ถ้าตอบแบบกำปั้นทุบดินว่า “ซื้อเมื่อของหมด” แบบนี้ ไม่เรียกว่าการจัดการสต๊อกสินค้าที่ดีแน่นอน เพราะว่าทุกครั้งที่สั่งซื้อจะมีค่าใช้จ่ายเกิดขึ้น เช่น ค่าขนส่ง ราคาสินค้าที่แตกต่างกันตามปริมาณที่ซื้อ และยิ่งถ้าปล่อยให้ของขาด อาจมีค่าใช้จ่ายที่เรียกว่า ค่าเสียโอกาสก็เป็นได้
ดังนั้น ถ้าเรารู้จุดสั่งซื้อที่ประหยัด ว่าต้องสั่งจำนวนเท่าใด เวลาไหน จึงจะเสียค่าใช้จ่ายน้อยสุด แบบนี้ถึงเรียกว่าบริหารสินค้าได้อยู่หมัดค่ะ
2.ผลิตเท่าไร?
สำหรับธุรกิจผลิต เราตอบตัวเองได้มั้ยคะว่าต้องผลิตสินค้าเท่าไรดี อย่าเพิ่งด่วนตอบแบบนี้ว่า “ผลิตไว้รอก่อน” เพราะมันจะทำให้เรามีสินค้าล้นสต๊อก และเงินทุนหมุนเวียนก็ลดลงไปด้วย
ดังนั้น เจ้าของธุรกิจต้องคาดการณ์จำนวนสินค้าที่ผลิตให้ได้ ว่าควรผลิตเท่าไรถึงเพียงพอ และไม่ล้นจนทำให้เกิดปัญหาระบายสต็อกไม่ทัน
3.ขายได้เท่าไร?
รู้ไหมคะว่าในสัปดาห์ที่ผ่านมา เดือนที่ผ่านมา ปีที่ผ่านมา ขายสินค้าชนิดใดได้กี่ชิ้น มีสินค้าไหนขายดี และสินค้าไหนขายแย่
ถ้าตอบคำถามข้อนี้ได้ ก็จะทำให้การวางแผน ข้อ [1] ซื้อเมื่อไร และ [2] ผลิตเท่าใด ได้ดีขึ้นค่ะ
4.อายุสินค้าเก็บไว้นานแค่ไหน?
เรื่องอายุสินค้าชื่อฟังดูเหมือนจะซับซ้อน แต่จริงๆ แล้วมันคือ การที่เรารู้ว่าตั้งแต่วันแรกที่สินค้าเข้าคลังมา จนกระทั่งถึงวันนี้ (ที่ยังขายไม่ได้) มีอายุกี่วันกันนะ
ทำไมเราต้องเช็คอายุสินค้าด้วย คำตอบก็คือ เพื่อที่จะดูว่าสินค้าหมุนเวียนเร็วไหม ถ้าสินค้าอายุเยอะๆ แปลว่า หมุนเวียนช้า อาจเกิดจากการขายไม่ดี สุดท้ายอาจทำให้มีปัญหาอื่นๆ ตามมา ถ้าระบายไม่ทัน
5.ของเสียมีเยอะมั้ย?
ถ้าเสียเยอะ เพราะหมดอายุ หรือเสียหายจากการผลิต ไม่มีข้อไหนดีต่อธุรกิจทั้งนั้น
ปริมาณของเสียที่เยอะเกินปกติ ทำให้ธุรกิจมีค่าใช้จ่ายแบบไม่จำเป็น การกำหนดขั้นของเสียที่ยอมรับได้ จากนั้นวัดปริมาณของเสียอย่างสม่ำเสมอ อาจช่วยลดค่าใช้จ่ายส่วนเกินนี้ให้กับธุรกิจได้
6.ของหายบ้างหรือเปล่า?
ของเสียว่าแย่แล้ว ยังไม่น่าเจ็บใจเท่าของหายค่ะ และเราไม่มีทางรู้เลยว่าของหายบ้างมั้ย ถ้าไม่เคยนับสต๊อกเป็นประจำในทุกๆ วัน หรือทุกๆ เดือน
3 รายงานสินค้าที่ช่วยบริหารสต๊อก
นอกจากจะจัดการสินค้าด้วยวิธีข้างต้นแล้ว การมีรายงานสินค้าที่ดี จะช่วยเบาแรงเจ้าของธุรกิจได้เยอะเลยค่ะ เพราะรายงานเหล่านี้จะช่วยสรุปข้อมูลให้เราวิเคราะห์ได้ง่ายขึ้น
อย่างน้อย 3 รายงานสินค้าที่ทุกธุรกิจควรมี ได้แก่
1.รายงานสรุปสินค้าคงเหลือ
รายงานนี้ช่วยบอกเราได้ว่า ณ วันสิ้นเดือน ธุรกิจมีสินค้าคงเหลืออะไรบ้าง เช่น มีวัตถุดิบคงเหลืออยู่กี่ชิ้น อะไรบ้าง และมีมูลค่าเท่าไร
2.รายงานการเคลื่อนไหวสินค้า
รายงานนี้จะบอกสินค้า ”เข้า-ออก” เป็นจำนวนและมูลค่าเท่าใด ด้วยเอกสารอะไรบ้าง ตั้งแต่ต้นงวดถึงสิ้นงวด
3.รายงานตรวจนับสินค้าคงเหลือ
รายงานนี้ช่วยให้เราเช็คว่า สินค้าในสต็อกที่มีอยู่ ต่างกันกับ สินค้าที่นับได้จริงไหม การตรวจนับสินค้าเป็นประจำ ข้อดีคือ ทำให้เจอของหมดอายุ ของชำรุด และของหายได้เร็วขึ้น สุดท้ายนับเสร็จแล้วอย่าลืมปรับปรุงสินค้าขาด-เกินในสมุดบัญชีให้เรียบร้อยด้วย
ทำความรู้จักรายงานเหล่านี้เพิ่มเติมได้ที่นี่: รู้จักรายงานสินค้าคงเหลือ 3 ประเภท
ทั้งหมดนี้เป็นวิธีการจัดการ สินค้า โดยการเริ่มต้นทำความเข้าใจ ตั้งคำถาม และหาคำตอบให้กับตัวเอง ทำแบบนี้ไปทีละขั้น ทำทุกวัน ทุกเดือนที่เรามีสต๊อกสินค้า และนุชเชื่อว่า ทุกท่านน่าจะห่างไกลจากคำว่า “เจ๊ง” แน่นอนค่ะ
สำหรับใครที่อยากบริหารสินค้าได้ดีขึ้น สิ้นเดือนต้องเช็กสิ่งนี้: Check-list เช็คสต๊อกประจำเดือน มีอะไรต้องดูบ้าง
ปรึกษาปัญหาบัญชีธุรกิจ ตามหาเครื่องมือช่วยจัดการสต๊อกและบัญชี ติดต่อ
Line: @zerotoprofit หรือ https://lin.ee/36U1ks0Y
ติดตาม Zero to Profit ได้ที่
Facebook: https://facebook.com/ZerotoprofitTH/
Blockdit: https://www.blockdit.com/zerotoprofit
