ไม่ว่าจะทำธุรกิจในยุคไหน ใครที่บริหารสินค้าเก่งมักได้เปรียบกว่าเสมอ
แล้วอะไรล่ะคือ หัวใจของการบริหารสินค้าได้เก่ง
สิ่งสำคัญของการบริหารสินค้า คือ การหมั่นเช็คสต๊อกสินค้าอย่างสม่ำเสมอค่ะ แต่อ๊ะๆๆ หลายคนยังเข้าใจผิดว่าการเช็คสินค้า ก็เพียงแค่นับสินค้าทุกสิ้นเดือนเท่านั้นเองไง
ขอบอกไว้ตรงนี้เลยค่ะว่า “การนับสต๊อก” ไม่เท่ากับ “การเช็คสินค้า” เพราะเจ้าของธุรกิจต้องการรู้อะไรมากกว่านั้นค่ะ
และถ้าใครเริ่มสงสัยแล้วว่าการเช็คสินค้าประจำเดือนนั้นต้องทำอะไรบ้าง ตั้งสติไว้ดีๆ จากนั้นลองมือทำไปพร้อมกันเลย
ทำไมต้องเช็คสต๊อกทุกสิ้นเดือน
การเช็คสินค้าทุกสิ้นเดือนทำให้เรารู้อย่างน้อย 4 เรื่องเหล่านี้
- รู้จำนวนสินค้าอย่างแม่นยำ
- รู้ว่าสินค้าไหนขาด
- รู้ว่าสินค้าไหนขายช้า จนทำให้สินค้าล้นสต๊อก
- สินค้าหายไป รู้ได้เร็วขึ้น
เอาล่ะ พอจะรู้ประโยชน์ของการเช็คสินค้ากันแล้ว ถัดมานุชจะชวนทุกคนลองมาดูเช็คลิสการตรวจสินค้าประจำเดือนบ้างค่ะว่าเจ้าของธุรกิจต้องดูเรื่องอะไรบ้าง
1. รีวิวยอดขาย วิเคราะห์เทรนสินค้า
หลายคนสงสัยว่าเราต้องการเช็คสินค้า แต่ทำไมขั้นแรกให้เราไปรีวิวยอดขายนะ การรีวิวยอดขายเป็นเรื่องสำคัญที่ช่วยให้เรารู้ว่าสินค้าไหนขายได้ สินค้าไหนขายดี และในที่สุดเราจะครอสเช็คกับการเปลี่ยนแปลงของสินค้าในระหว่างเดือนได้ค่ะว่าเปลี่ยนแปลงไปในทิศทางเดียวกันไหม
นอกจากนี้แล้วการวิเคราะห์เทรนการขายสินค้าในอดีตที่ผ่านมา บวกกับประมาณการความต้องการสินค้าในอนาคต จะช่วยให้เรากำหนดระดับสินค้าที่ควรจะถือไว้ได้ง่ายขึ้นค่ะ
2. เช็คสินค้าที่เหลือน้อย กำหนดจุดสั่งซื้อ
การเช็คสินค้าที่เหลือน้อยเสียก่อน เพื่อป้องกันปัญหาสินค้าขาดสต๊อกในช่วงเวลาที่ลูกค้าต้องการ เพราะนั่นหมายถึง การเสียโอกาสการขายไปในทันที และท้ายที่สุดลูกค้าประจำอาจย้ายค่ายไปซื้อของจากคู่แข่งแทนค่ะ
ข้อดีของการมุ่งเป้าเช็คสินค้าเหลือน้อยๆ ในสต๊อกจะช่วยให้เราตัดสินใจ 2 เรื่องนี้ได้ค่ะ
- มีน้อย ขายได้ ให้สั่งซื้อเพิ่ม
- มีน้อย มานานแล้ว เช็คต่อว่าสภาพดีหรือไม่ ควรตัดเป็นค่าใช้จ่าย และเลิกขายไปเลยหรือเปล่า
3. นับสต๊อกว่าตรงกับในระบบไหม
การนับสต๊อกช่วยให้เราเช็คได้ว่า จำนวนสินค้าจริง เท่ากับ จำนวนสินค้าในระบบสินค้า (หรือในรายงานหรือเปล่า) ถ้าไม่ตรงน่าจะเป็นเรื่องแล้วล่ะ เพราะว่ามันอาจหมายถึง สินค้าที่หายไป หรือว่าการหยิบแพ๊คของให้ลูกค้าไม่ตรงกับบิลขายก็เป็นได้ค่ะ
4. เช็คสินค้าชำรุด หรือหมดอายุ
ในระหว่างที่นับสินค้า อย่าลืมเช็คสินค้าชำรุด หรือหมดอายุด้วยนะคะ เพราะมูลค่าสินค้าที่เรามี อาจจะต้องแยกรายการเหล่านี้ออกไป และหาวิธีการจัดการกับสินค้าชำรุดหรือหมดอายุด้วย
การขายสินค้าที่ไม่ได้คุณภาพ เพราะชำรุดหรือหมดอายุ เป็นวิธีการทำลายตัวเองแบบทางอ้อม ฉะนั้น ถ้าเจอสินค้าเหล่านี้ทางที่ดีควรแยกสถานที่จัดเก็บออกมาจากของดีให้ไว จะได้กำจัดความเสี่ยงส่งสินค้าเสียแล้วให้ลูกค้าด้วยค่ะ
โดยปกติแล้วเจ้าของธุรกิจน่าจะมีอัตราสินค้าเสียหายต่อสินค้าทั้งหมดตั้งไว้ในใจ เช่น ของชำรุดหมดอายุไม่เกิน 5% ของสินค้าทั้งหมด
ฉะนั้น เมื่อไรก็ตามที่เราสำรวจสินค้าแล้วพบว่าสินค้าเสียหายมีจำนวนมากกว่า 5% ของสินค้าทั้งหมด อาจถึงเวลาที่ต้องไล่หาสาเหตุว่า เพราะอะไรทำไมจึงมีสินค้าที่เสียหายมากขึ้น แล้วเราจะแก้ปัญหามันได้อย่างไรบ้าง บางครั้งอาจเป็นสินค้าเสียหายจากขั้นตอนผลิต ขั้นตอนจัดส่ง หรือขั้นตอนการเก็บสินค้า เมื่อระบุขั้นตอนที่ทำให้สินค้าเสียหายได้ เราน่าจะเข้าไปแก้ไขปัญหาได้ตรงจุดยิ่งขึ้น
5. เช็คต้นทุนสินค้าเทียบราคาขาย
สินค้าบางอย่างยิ่งเก็บไว้นานยิ่งราคาตก หรือของบางอย่างมีความเสี่ยงขาดทุนเพราะราคาตลาดผันผวน วิธีการง่ายๆ ที่ช่วยให้เรารู้ตัวอยู่เสมอว่าสินค้าที่เก็บไว้นั้นจะไม่ขาดทุนแน่ๆ จริงไหม ให้ทุกคนเปรียบเทียบ 2 สิ่งนี้
- ราคาต้นทุนต่อหน่วยสินค้า
- ราคาขายสินค้าต่อหน่วย
ถ้าราคาต้นทุนต่อหน่วย > ราคาสินค้าขาย เมื่อไร ให้รู้ตัวไว้เลยว่ากำลังขาดทุน และเมื่อเหตุการณ์นี้เกิดขึ้นกับใคร ทางรอดทางเดียวก็คือ การระบายสินค้าให้ไวที่สุดค่ะ
6. คำนวณการหมุนเวียนของสินค้า (Inventory Turnover)
การหมุนเวียนของสินค้า หรือ Inventory Turnover เป็นการเทียบกันระหว่างต้นทุนสินค้าที่ขายได้ กับสินค้าที่เหลืออยู่ ว่าสินค้าแต่ละชนิดมีการหมุนเวียนเร็วมากน้อยเพียงใด
ถ้าสินค้าหมุนเวียนเร็ว แปลว่า เราผลิตและขายสินค้านั้นได้เร็วซึ่งก็ไม่น่ามีปัญหาอะไร ยกเว้นต้องมั่นใจว่าเราผลิตสินค้าถึงมือลูกค้าทันเวลาค่ะ
แต่ถ้าสินค้าหมุนเวียนช้า (Slow-moving) แปลว่า เราอาจผลิตช้า หรือขายสินค้านั้นไม่ออก กลายเป็นต้องรับภาระในการดูและรักษาสินค้านี้จนกว่าจะขายได้ กลายเป็นรายจ่ายที่เพิ่มขึ้นเป็นเงาตามตัวค่ะ
รายงานอายุสินค้า หรือ Inventory Aging Report ก็เป็นอีกรายงานนึงที่สะท้อนความสามารถในการหมุนเวียนสินค้าค่ะ ว่าตั้งแต่รับสินค้าเข้ามาจนถึงปัจจุบันนี้ สินค้าแต่ละชนิดมีอายุเท่าใดแล้ว ย
- ยิ่งจำนวนวันมาก แปลว่า สินค้าหมุนเวียนช้า
- ยิ่งจำนวนวันน้อย แปลว่า สินค้าหมุนเวียนเร็ว
7.ค่าเก็บรักษาสินค้าไม่เพิ่มขึ้น
เรามีสต๊อกสินค้าบวมหรือไม่อาจเช็คง่ายๆ จาก “ค่าใช้จ่ายการเก็บรักษา” ในกรณีที่เราต้องเสียค่าเช่าคลังตามปริมาณสินค้า ถ้ามีค่าใช้จ่ายส่วนนี้เพิ่มขึ้น นั่นแปลได้ง่ายๆ ว่า สินค้าในสต๊อกอาจกำลังบวม ขายไม่ออกจนต้องเพิ่มพื้นที่คลังสินค้าก็ได้
ยกเว้นเสียแต่กรณีที่ว่าเรามีนโยบายขยายคลังสินค้า เพื่อรองรับยอดสั่งซื้อในอนาคตหรือว่ามีไลน์การผลิตสินค้าใหม่ๆ เกิดขึ้นเพิ่มเติม อาจทำให้ค่าเก็บรักษาเพิ่มขึ้นได้เช่นกัน
8.จำนวนสินค้าคืนไม่เกินปกติ
ขายสินค้าออกไปแล้วคงไม่มีใครอยากได้สินค้าคืนกลับมา ถ้ามีการรคืนสินค้ากลับมาจำนวนมาก นั่นอาจหมายถึง ลูกค้าไม่พึงพอใจในสินค้าของเรา สเป๊กสินค้าอาจไม่ได้มาตรฐาน หรือมีความผิดพลาดบางอย่างเกิดขึ้นกับสินค้าล็อตนี้
ถ้าเรากำหนดอัตราการคืนสินค้าไว้ เช่น อัตราการคืนสินค้าต่อการขาย = 5% เมื่อไรก็ตามที่เราสำรวจสินค้าคืน แล้วอัตราการคืนมีมากกว่านี้ นั่นแปลว่ามีเรื่องผิดปกติเกิดขึ้นแล้วล่ะ
แต่ก่อนที่เราจะสำรวจอัตราการคืนสินค้าได้ อย่าลืม ทำบัญชีรับคืนสินค้า และแยกพื้นที่เก็บสินค้าคืนและสินค้าดีออกจากกันไว้ เพื่อจะได้ง่ายต่อการวิเคราะห์หาสาเหตุด้วย
ทั้งหมดนี้เป็น 8 ข้อ สำหรับการเช็คสต๊อกสินค้าประจำเดือน ที่เจ้าของธุรกิจทุกคนต้องรู้ค่ะ เพราะการเช็คสินค้าไม่ได้แค่การนับจำนวน แต่มันเป็นการเช็คให้ครบทุกแง่มุม เพื่อจะบริหารจัดการสินค้าได้อย่างมืออาชีพ ถ้าทำแบบนี้จนเป็นนิสัย รับรองว่า “เงินทองจะไม่รั่วไหล แถมยังไหลเข้ามาเพิ่มอีก”
ปรึกษาปัญหาบัญชีธุรกิจ หาโปรแกรมจัดการบัญชีและสินค้าในที่เดียว ติดต่อ
Line: @zerotoprofit หรือ https://lin.ee/36U1ks0Y
ติดตาม Zero to Profit ช่องทางอื่นได้ที่
Facebook: https://facebook.com/ZerotoprofitTH/
Blockdit: https://www.blockdit.com/zerotoprofit
