เช็คลิสสำรวจสินค้าประจำเดือน

ไม่ว่าจะทำธุรกิจในยุคไหน ใครที่บริหารสินค้าเก่งมักได้เปรียบกว่าเสมอ

แล้วอะไรล่ะคือ หัวใจของการบริหารสินค้าได้เก่ง

สิ่งสำคัญของการบริหารสินค้า คือ การหมั่นสำรวจสถานะของสินค้าอย่างสม่ำเสมอ และเมื่อเจอปัญหาแล้วจะต้องแก้ไขข้อบกพร่องให้ได้ไวที่สุด

การสำรวจสถานะของสินค้า อาจจะไม่ได้สำรวจแค่สินค้านั้นเหลืออยู่เท่าไร แต่เจ้าของธุรกิจต้องมองลงไปให้ลึกกว่าปริมาณสินค้า ณ สิ้นเดือน

ในวันนี้เราสรุปเช็คลิส 5 ข้อสำหรับสำรวจสินค้าประจำเดือนมาให้ เผื่อเป็นคู่มือสำหรับใครที่ยังไม่มั่นใจว่าเราบริหารสินค้าได้ดีหรือยัง ถ้าพร้อมแล้ว เรามาอ่านไปพร้อมๆ กันเลย

1.จำนวนสินค้าลด ต้นทุนขายเพิ่ม

ข้อแรกนี้เป็นการสำรวจเพื่อวิเคราะห์ความสัมพันธ์ของสินค้า และต้นทุนขาย

ต้องทำความเข้าใจแบบนี้ก่อนว่า สินค้าคงเหลือนั้น สัมพันธ์กับต้นทุนขายแบบนี้ เมื่อเราซื้อสินค้าหรือผลิตสินค้าในตอนแรก มันจะถือเป็นสินทรัพย์ในงบการเงิน และสุดท้ายเมื่อขายของออกไปได้ตัวสินค้าเองจะถูกย้ายไปเป็นต้นทุนขายโดยปริยาย

นั่นก็หมายความว่า ถ้าสินค้าที่เรามีอยู่ปริมาณลดลง และต้นทุนขายเพิ่ม คือ เรากำลังขายสินค้าออกไปได้มากขึ้น ซึ่งก็ดีกับธุรกิจ ในเชิงการบริหารการขายสินค้า

แต่เมื่อไรก็ตามที่เราสำรวจแล้วพบว่า สินค้าเพิ่มขึ้นอยู่เรื่อยๆ และส่วนของต้นทุนขายก็ลดลงเรื่อยๆ แบบนี้แปลว่า สินค้าของเราอาจจะกำลังจมอยู่ในสต๊อก ขายไม่ค่อยออก และต้องรีบหาวิธีแก้ไขโดยด่วนเลยล่ะ

2.สัดส่วนสินค้าเสียต่อสินค้าทั้งหมดต่ำ

สินค้าเสีย หมายถึง สินค้าที่ชำรุด หรือเสื่อมคุณภาพ สินค้าเหล่านี้จะขายไม่ได้ หรือถ้าขายได้อาจได้ราคาไม่ดีนัก

การสำรวจสัดส่วนสินค้าเสียต่อสินค้าทั้งหมดในสต๊อกเป็นอีกเช็คลิสที่ต้องทำ เพราะมันช่วยบอกเราว่าของในคลังทั้งหมด 100% แบ่งเป็นสินค้าที่เสียจำนวนกี่ %

โดยปกติแล้วเจ้าของธุรกิจน่าจะมีอัตราสินค้าเสียหายต่อสินค้าทั้งหมดตั้งไว้ในใจ เช่น ไม่เกิน 5%

ฉะนั้น เมื่อไรก็ตามที่เราสำรวจสินค้าแล้วพบว่าสินค้าเสียหายมีจำนวนมากกว่า 5% ของสินค้าทั้งหมด อาจถึงเวลาที่ต้องไล่หาสาเหตุว่า เพราะอะไรทำไมจึงมีสินค้าที่เสียหายมากขึ้น แล้วเราจะแก้ปัญหามันได้อย่างไรบ้าง บางครั้งอาจเป็นสินค้าเสียหายจากขั้นตอนผลิต ขั้นตอนจัดส่ง หรือขั้นตอนการเก็บสินค้า เมื่อระบุขั้นตอนที่ทำให้สินค้าเสียหายได้ เราน่าจะเข้าไปแก้ไขปัญหาได้ตรงจุดยิ่งขึ้น

3.ค่าเก็บรักษาสินค้าไม่เพิ่มขึ้น

เรามีสต๊อกสินค้าบวมหรือไม่อาจเช็คง่ายๆ จาก “ค่าใช้จ่ายการเก็บรักษา” ในกรณีที่เราต้องเสียค่าเช่าคลังตามปริมาณสินค้า ถ้ามีค่าใช้จ่ายส่วนนี้เพิ่มขึ้น นั่นแปลได้ง่ายๆ ว่า สินค้าในสต๊อกอาจกำลังบวม ขายไม่ออกจนต้องเพิ่มพื้นที่คลังสินค้าก็ได้

ยกเว้นเสียแต่กรณีที่ว่าเรามีนโยบายขยายคลังสินค้า เพื่อรองรับยอดสั่งซื้อในอนาคตหรือว่ามีไลน์การผลิตสินค้าใหม่ๆ เกิดขึ้นเพิ่มเติม อาจทำให้ค่าเก็บรักษาเพิ่มขึ้นได้เช่นกัน

4.จำนวนสินค้าคืนไม่เกินปกติ

ขายสินค้าออกไปแล้วคงไม่มีใครอยากได้สินค้าคืนกลับมา ถ้ามีการรคืนสินค้ากลับมาจำนวนมาก นั่นอาจหมายถึง ลูกค้าไม่พึงพอใจในสินค้าของเรา สเป๊กสินค้าอาจไม่ได้มาตรฐาน หรือมีความผิดพลาดบางอย่างเกิดขึ้นกับสินค้าล็อตนี้อย่างแน่นอน

ถ้าเรากำหนดอัตราการคืนสินค้าไว้ เช่น อัตราการคืนสินค้าต่อการขาย = 10% เมื่อไรก็ตามที่เราสำรวจสินค้าคืน แล้วอัตราการคืนมีมากกว่านี้ นั่นแปลว่ามีเรื่องผิดปกติเกิดขึ้นแล้วล่ะ

แต่ก่อนที่เราจะสำรวจอัตราการคืนสินค้าได้ อย่าลืม Keep Track การทำบัญชีคืนสินค้า และแยกพื้นที่เก็บสินค้าคืนและสินค้าดีออกจากกันไว้ เพื่อจะได้ง่ายต่อการวิเคราะห์หาสาเหตุด้วยนะ

5.อายุสินค้าถือไม่นานกว่าปกติ

การบริหารสินค้าที่ดี เราต้องรู้ว่าสินค้าที่มีถือไว้นานเท่าไรกว่าจะขายออกไป

ยกตัวอย่างเช่น ร้านขายเนื้อแช่แข็ง มีสินค้า 2 ชนิด คือ เนื้อชิ้น และเนื้อสไลด์

จากการสำรวจสินค้าปลายเดือน พบว่า เนื้อชิ้น ล็อตนี้เราถือมาแล้ว 3 เดือน แต่เนื้อสไลด์ล็อตนี้ ถือมาแล้ว 15 วัน

ถ้าจะแปลง่ายๆ เราพอจะเดาออกเลยว่า สินค้าประเภทเนื้อชิ้นขายได้ช้า และมีความเสี่ยงที่จะหมดอายุมากกว่าเนื้อสไลด์

วิธีการวิเคราะห์อายุสินค้าแบบนี้ มีข้อดีตรงที่ 1) ช่วยให้เรารู้ว่าสินค้าไหนขายดีหรือขายช้า 2) ความเสี่ยงสินค้าหมดอายุ

ถ้าใครยังไม่เริ่มต้นเช็คอายุสินค้า แนะนำว่าเริ่มต้นทำตั้งแต่วันนี้ แล้วสรุปเป็นรายงานที่ชื่อว่า Inventory Aging (รายงานอายุสินค้า) แล้วเราจะบริหารสินค้าได้ดีขึ้นเยอะเลย

5 ข้อเช็คลิสการสำรวจสินค้าประจำเดือน เป็นคู่มือวิเคราะห์การบริหารสินค้าแบบง่ายและใช้ได้จริง

การสำรวจสินค้าทุกเดือน ไม่ใช่แค่การหาจุดบกพร่องในการควบคุมสินค้า

แต่มันหมายถึง การบริหารแหล่งเงินทุนหมุนเวียน

ยิ่งสินค้าหมุนไว เงินก็ยิ่งเข้ามาในกิจการได้เร็วขึ้น และเจ้าของธุรกิจมีโอกาสใช้เงินต่อเงินสำหรับอนาคตได้มากยิ่งขึ้น

ถ้าอยากมีเงินหมุนไวไม่ขาดมือ อย่าลืมทำ “เช็คลิสสำรวจสินค้า” นะคะ

ปรึกษาปัญหาบัญชีธุรกิจ หาโปรแกรมบัญชีที่ใช่สำหรับธุรกิจคุณ ติดต่อ

Line: @zerotoprofit หรือ https://lin.ee/36U1ks0Y

ติดตาม Zero to Profit ช่องทางอื่นได้ที่

Facebook: https://facebook.com/ZerotoprofitTH/

Blockdit: https://www.blockdit.com/zerotoprofit

สินค้าคงเหลือ