เงินขาดมือ ไม่ใช่เรื่องล้อเล่นสำหรับคนทำธุรกิจ เพราะเมื่อไรที่เงินขาดมือ ธุรกิจก็เหมือนยืนอยู่ปากแหว ถ้าสะดุดขาตัวเองล้มทีเดียว โอกาสตกเหว “เจ๊ง” ไม่เป็นท่าก็มีมากกว่าธุรกิจที่มีเงินเหลืออย่างแน่นอน
เอ…แล้วเคยสงสัยมั้ยคะว่า สาเหตุที่ทำให้เงินสดธุรกิจขาดมือนั้นมีอะไรบ้าง และเราต้องบริหารการจ่ายเงินสดยังไงดีจึงจะมีเงินเหลือใช้ ในวันนี้ Zero to Profit จะพาทุกคนไปเรียนรู้กันค่ะ
เงินขาดมือเกิดจากอะไร เงินสดธุรกิจหายไปไหนบ้าง?
โดยทั่วไปแล้วเงินของธุรกิจมักจะหายไปจาก 4 ช่องทางนี้ค่ะ ลองสำรวจตัวเองดูนะว่าเงินของเราหายไปจากเรื่องพวกนี้หรือเปล่า
1.ใช้ดำเนินงาน
วัตถุประสงค์คือ เพื่อประกอบธุรกิจหลักของกิจการ เช่น ถ้าเราขายเสื้อผ้า เงินที่หายไปสำหรับการดำเนินงานอาจจะใช้สำหรับเรื่องเหล่านี้
- ซื้อผ้ามาเย็บ
- จ้างรถขนส่งจากพาหุรัดมาโรงงาน
- จ่ายเงินเดือนพนักงานเย็บผ้า
- จ่ายค่าการตลาด จ้างดาราสวมรีวิว
- จ่ายค่าเช่าหน้าร้าน ในตลาดจตุจักร
การใช้เงินสดไปเพื่อการดำเนินงาน ข้อสังเกตุง่ายๆ คือ เพื่อให้มีสินค้าพร้อมขาย หารายได้ให้ธุรกิจ ซึ่งการใช้เงินสดในรูปแบบนี้มักจะมีรายได้ตามมาเร็วกว่ากิจกรรมอื่นเสมอ (ถ้าไม่ผิดแผน)
2.ใช้ลงทุน
การใช้เงินเพื่อลงทุนเกิดขึ้นแน่นอนในช่วงแรกของการทำธุรกิจ และอาจมีบ้างในระหว่างทางที่ทำธุรกิจ ถ้ามีโอกาสใหม่ๆ เข้ามา เช่น จากธุรกิจขายผ้าอันเดิม เราอาจจะใช้เงินเพื่อลงทุนในรูปแบบต่างๆ ตามนี้
- ลงทุนเปิดร้านขายเสื้อที่จตุจักร
- ลงทุนขยายร้านจาก 1 ห้องเป็น 2 ห้อง
- ลงทุนซื้อเฟรนไชส์ชาไข่มุกมาตั้งหน้าร้าน
- ลงทุนซื้อเครื่องจักรเย็บผ้าเพิ่ม
- ลงทุนซื้อรถขนส่งเสื้อผ้าเอง
เงินลงทุนทั้งหมดที่ใช้ไป ส่วนใหญ่เป็นเงินก้อนใหญ่ ที่ต้องมาพร้อมกับความคาดหวังคือ รายได้เพิ่มขึ้น หรือประหยัดต้นทุนลง สุดท้ายกำไรที่เพิ่มขึ้นจากการทำธุรกิจ แต่ส่วนมากการลงทุนต้องใช้ความอดทน รอวันที่ได้รับผลตอบแทนกลับมา ซึ่งจะมักจะได้คืนมาช้าหน่อยถ้าเทียบกับการใช้เงินไปเพื่อดำเนินกิจการหลัก
3.ใช้จ่ายเงินกู้หรือคืนเงินเจ้าของกิจการ
การใช้เงินสดนี้เป็นการจ่ายคืนเงินที่เราเคยหยิบยืมคนอื่นมา หรือจ่ายผลตอบแทนให้กับเจ้าของกิจการ เช่น
- จ่ายเงินต้นและดอกเบี้ยคืนธนาคาร
- จ่ายเงินปันผลให้กับหุ้นส่วน
สรุปง่ายๆ การจ่ายเงินส่วนนี้ จะเป็นการจ่ายคืนหรือตอบแทนคืนให้กับเจ้าหนี้ และเจ้าของตามที่ตกลงไว้นั่นเอง และกิจการก็เคยได้รับประโยชน์จากเงินที่พวกเค้าให้มาใช้จ่ายในอดีตแล้ว
4.ใช้จ่ายส่วนตัว
เอาเงินกิจการไปใช้ประโยชน์ส่วนตัว ไม่ใช่เพื่อธุรกิจ
เหตุการณ์นี้อาจเป็นเหตุการณ์ใกล้ตัวและเกิดขึ้นบ่อยๆในธุรกิจ SMEs ซึ่งเจ้าของกิจการมักดึงเงินสดไปใช้ส่วนตัว เช่น ซื้อของเล็กๆ น้อยๆ อย่างกับข้าวสำหรับคนในครอบครัว หรือซื้อรถยนต์ส่วนตัว
ถ้ามองในมุมธุรกิจ เงินเหล่านี้จ่ายไปแล้วธุรกิจจะไม่ได้ประโยชน์อะไรกลับมาเลย และในบางทีอาจทำให้ธุรกิจขาดสภาพคล่องโดยไม่รู้ตัว
ในเบื้องต้นถ้าเราแยกแยะเงินสดเข้า-ออก จากธุรกิจมีอะไรบ้าง? ได้ว่าเกิดจากเหตุการณ์ไหนบ้าง เราก็น่าจะเริ่มต้นจัดการเรื่องเงินได้ดีขึ้นค่ะ ซึ่งสิ่งสำคัญที่ต้องระมัดระวังก็คือ ข้อ 4 เงินออกไปใช้จ่ายส่วนตัว ที่ไม่ควรเอาเงินธุรกิจไปจ่ายโดยเด็ดขาดนะคะ
ถัดมาเราลองมาดูวิธีการบริหารเงินออก เพื่อลดปัญหาเงินขาดมือกันบ้างค่ะ
5 วิธีบริหารเงินออกให้อยู่หมัด
1. ควบคุมรายจ่าย
เริ่มต้นเรื่องแรกจากการควบคุมรายจ่ายของธุรกิจ การตรวจสอบค่าใช้จ่ายแล้วแยกแยะออกมาให้ได้ว่าธุรกิจเรามีค่าใช้จ่ายประเภทอะไรบ้าง จากนั้นเราจะหาวิธีลดค่าใช้จ่ายได้ง่ายขึ้น
ยกตัวอย่างเช่น แบ่งค่าใช้จ่ายออกเป็น ค่าใช้จ่ายผันแปร (ตามรายได้) และค่าใช้จ่ายคงที่ (ไม่มีรายได้ก็ยังต้องจ่ายอยู่) แบบนี้ แล้วลองหาวิธีเจรจาต่อรองขอลดค่าใช้จ่ายลงก็สามารรถทำได้ค่ะ
และวิธีด้านล่างนี้ เป็นวิธีที่นิยมใช้กัน เพื่อลดรายจ่ายไม่จำเป็นของธุรกิจ
- ระบุค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็น
- ใช้มาตรการลดต้นทุน เช่น การเจรจาสัญญาใหม่กับผู้ขาย
- กำหนดงบประมาณค่าใช้จ่ายรายเดือนและติดตามอย่างสม่ำเสมอ
2. ควบคุมสินค้าคงเหลือ
ปริมาณการกักตุนสินค้านั้นเชื่อมโยงกับเงินสดธุรกิจแบบปฏิเสธไม่ได้ ถ้ามีสินค้าเยอะไป ก็มีต้นทุนการจัดเก็บเยอะ มีความเสี่ยงที่สินค้าเสียหายและค่าใช้จ่ายที่ไม่เกิดประโยชน์ตามมาสูงเช่นกัน
การควบคุมสินค้าในปริมาณที่พอเหมาะ เราสามารถทำได้โดยวิธีนี้ค่ะ
- ใช้ซอฟต์แวร์ติดตามจำนวนสินค้าในสต็อกแบบเรียลไทม์
- วางแผนการซื้อสินค้าแบบ just-in-time ตามที่ลูกค้าต้องการ
- ตรวจเช็กสินค้าคงคลังเป็นประจำเพื่อระบุสินค้าที่เคลื่อนไหวช้าหรือล้าสมัย
- รู้ตัวว่าของขายช้า ใกล้หมดอายุแล้ว รีบหาทางระบายออกไปให้เร็ว
3. บริหารหนี้สิน
หากธุรกิจดำเนินได้ด้วยหนี้สินเป็นหลัก วันนี้ที่เงินสดเหลือน้อยลง เจ้าของธุรกิจควรจะตั้งสติและวางแผนบริหารหนี้สินให้ดีขึ้นแบบนี้
- แสดงรายการหนี้คงค้างทั้งหมด รวมถึงสินเชื่อ วงเงินสินเชื่อ และอัตราดอกเบี้ย
- สร้างแผนการชำระหนี้โดยจัดลำดับความสำคัญของหนี้ที่มีดอกเบี้ยสูงเพื่อการชำระคืนที่รวดเร็ว
- สำรวจตัวเลือกการรวมหนี้หรือการรีไฟแนนซ์เพื่อลดอัตราดอกเบี้ย
4. ควบคุมการลงทุน
การลงทุนเป็นเรื่องที่ดี ถ้ามีกำไรกับมา แต่ก็ไม่มีใครการันตีว่ามันจะเป็นเช่นนั้นเสมอไป
การจัดการลงทุนอย่างรอบคอบ เพื่อเพิ่มผลตอบแทนสูงสุด พร้อมทั้งลดค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็นให้เหลือน้อยที่สุดนั้น ทำได้ด้วยวิธีนี้ค่ะ
- เช็กเรื่องที่เราต้องลงทุนทั้งหมดว่ามีอะไรบ้าง เช่น อุปกรณ์ใหม่ การอัพเกรดเทคโนโลยี หรือแคมเปญการตลาด
- ประเมินผลตอบแทนจากการลงทุน (ROI) ที่คาดหวัง และระยะเวลาคืนทุนสำหรับการลงทุนแต่ละครั้ง
- จัดลำดับความสำคัญของการลงทุนที่สอดคล้องกับเป้าหมายทางธุรกิจระยะยาวและมี ROI ที่ชัดเจน
- ประเมินผลการดำเนินงานของการลงทุนที่มีอยู่อย่างสม่ำเสมอ และปรับเปลี่ยนหรือเลิกลงทุนตามความจำเป็น
ถ้าทำได้แบบนี้แล้ว เงินที่ลงทุนไป รับรองว่าไม่เสียเปล่าอย่างแน่นอน
5. ควบคุมเงินเดือนและผลประโยชน์
ขั้นตอนต่อไปนี้ ควรทำสม่ำเสมอเพื่อให้มั่นใจว่าเราไม่จ่ายค่าใช้จ่ายพนักงานเกินความจำเป็นค่ะ
- เปรียบเทียบเงินเดือนอย่างสม่ำเสมอ เพื่อให้แน่ใจว่าเงินเดือนพนักงานสามารถแข่งขันได้ในอุตสาหกรรมได้ ไม่มากหรือน้อยเกินไป
- พิจารณาเสนอโบนัสหรือสิ่งจูงใจตามผลงาน
- ตรวจสอบและเพิ่มประสิทธิภาพผลประโยชน์ของพนักงาน เช่น แผนการรักษาพยาบาลและเงินสมทบหลังเกษียณ เพื่อให้มั่นใจว่าสอดคล้องกับงบประมาณและความต้องการของพนักงาน
- ใช้เครื่องมือเพื่อติดตามและจัดการต้นทุนแรงงาน รวมถึงค่าล่วงเวลาของพนักงาน เช่น การลง Timesheet
สรุปกันสั้นๆ
เงินสดคือ ลมหายใจของธุรกิจ ถ้าเราบริหารจัดการไม่ดีแล้ว อาจทำให้เงินหายออกไปโดยไม่ทันรู้ตัว ดังนั้น สองสิ่งที่เจ้าของธุรกิจไม่ว่าจะมือใหม่หรือมือเก๋าควรจะเรียนรู้ก็คือ
- รู้ว่าเงินที่หายไปออกไปเพราะเรื่องใดบ้าง
- หาทางบริหารจัดการเงินที่ออกให้มีประสิทธิภาพ
แล้วในอนาคต อาจจะมีเงินเหลือ ไม่ต้องรอลุ้นทุกเดือนเหมือนเช่นทุกวันนี้ก็เป็นได้นะคะ และสำหรับใครที่กลัวว่ามีเงินสดแล้วนักบัญชีจะบันทึกบัญชีผิดไหม มาเรียนรู้เรื่องข้อผิดพลาดเกี่ยวกับเงินสดที่พบบ่อยได้ที่นี่ค่ะ
อยากทำบัญชี แล้วมีเงินเหลือ ติดต่อ
Line: @zerotoprofit หรือ https://lin.ee/36U1ks0Y
ติดตาม Zero to Profit ช่องทางอื่นได้ที่
Facebook: https://facebook.com/ZerotoprofitTH/
Blockdit: https://www.blockdit.com/zerotoprofit
