จ้างสำนักงานบัญชี ที่ไหนดี เช็กความน่าเชื่อถืออย่างไร?

ในยุคที่ธุรกิจเกิดขึ้นใหม่แทบทุกวัน “สำนักงานบัญชี” กลายเป็นผู้ช่วยคนสำคัญที่เจ้าของกิจการไว้วางใจให้ดูแลเรื่องภาษีและบัญชีทั้งหลายแหล่แทนเจ้าของธุรกิจ แต่คำถามคือ…เราจะรู้ได้อย่างไรว่าจะจ้าง สำนักงานบัญชี ที่ไหนดี และสำนักงานบัญชีที่เราจะจ้างนั้น น่าเชื่อถือจริงหรือไม่? เพราะถ้าตัดสินใจผิดเพียงครั้งเดียว อาจต้องรับผิดชอบค่าปรับภาษี หรือปัญหาทางกฎหมายที่ส่งผลต่อธุรกิจในระยะยาวได้เลยทีเดียว

ในบทความนี้ เรามาดูกันค่ะว่าก่อนจะเลือกจ้างสำนักงานบัญชี ที่ไหนดี ควรเช็กอะไรบ้าง เพื่อให้มั่นใจว่าพวกเราฝากข้อมูลบัญชีทั้งหมดไว้กับมืออาชีพจริง ๆ

สำนักงานบัญชี คืออะไร?

สำนักงานบัญชี หมายถึง ธุรกิจที่รับจ้างทำบัญชีให้กับลูกค้า เช่น จัดทำบัญชี ปิดงบรายเดือน ยื่นภาษี ฯลฯ ซึ่งธุรกิจที่จดทะเบียนในรูปแบบนิติบุคคล กฎหมายกำหนดไว้ว่าจะต้องมีผู้ทำบัญชีของกิจการตามกฎหมาย ทำบัญชี และนำส่งงบเป็นประจำทุกปี โดยทั่วไปแล้วธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลาง อาจจะไม่มีงบประมาณในการจ้างพนักงานบัญชีประจำ ดังนั้น การที่จ้างสำนักงานบัญชีทำบัญชีให้เป็นรายเดือนก็ถือว่าเป็นทางเลือกที่ประหยัด และได้ความเชี่ยวชาญมากกว่าจ้างนักบัญชีประจำ

เลือกสำนักงานบัญชี ที่ไหนดี เช็กความน่าเชื่อถืออย่างไร?

1. มีใบอนุญาตประกอบวิชาชีพบัญชี

ก่อนอื่นเลย สิ่งแรกที่สำนักงานบัญชีต้องมี ก็คือ “มีใบอนุญาตประกอบวิชาชีพ” ภายใต้ พระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2547 เนื่องจากกฎหมายระบุไว้ว่า

“นิติบุคคล ที่ให้บริการด้านการสอบบัญชี หรือด้านการทำบัญชี ตามมาตรา 11 แห่งพระราชบัญญัติวิชาชีพบัญชี พ.ศ. 2547 ต้องดำเนินการจดทะเบียนต่อสภาวิชาชีพบัญชี”

การขึ้นทะเบียนต้องมีคุณสมบัติพื้นฐาน คือ กรรมการต้องเป็นผู้มีใบอนุญาตผู้ทำบัญชี และมีสถานที่ตั้งสำนักงานที่แน่นอน

การขึ้นทะเบียนถือเป็นใบเบิกทางให้สามารถให้บริการทางบัญชีได้อย่างถูกต้อง และเพิ่มความน่าเชื่อถือให้กับลูกค้าด้วย เพราะว่ากว่าจะขึ้นทะเบียนเป็นนิติบุคคลสำนักงานบัญชีได้จะต้องใช้เอกสารหลักฐานมากมาย เพื่อยื่นคำขอ สวบช 5. กับสภาวิชาชีพบัญชี ดังนี้

• หนังสือรับรองการจดทะเบียนตามประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์เป็นนิติบุคคลไม่เกิน 3 เดือน
• หลักฐานการชำระค่าจดทะเบียนบุคคลและค่าใช้จ่ายดำเนินการแจ้งรายละเอียดเกี่ยวกับหลักประกัน
• ข้อมูลในงบกำไรขาดทุนย้อนหลัง 1 ปี หรือเท่าที่มีในกรณีที่เป็นนิติบุคคลตั้งใหม่
• สำเนาหลักประกัน
• สำเนาใบอนุญาตประกอบธุรกิจของคนต่างด้าว(กรณีต่างด้าว)
• หนังสือมอบอำนาจให้กระทำการแทนนิติบุคคล(ถ้ามี)

Tips เจ้าของธุรกิจอย่าลืมขอดู “หนังสือรับรองนิติบุคคลที่ประกอบวิชาชีพบัญชี” เพื่อให้มั่นใจว่าสำนักงานบัญชีที่จะเลือกบริการ มีเอกสารตัวนี้หรือไม่

2. มีการแจ้งหลักประกันต่อสภาวิชาชีพบัญชี

แม้จะขึ้นทะเบียนแล้วอาจจะยังไม่เพียงพอ เพราะว่ากฎหมายกำหนดว่าไว้ว่านิติบุคคลสำนักงานบัญชีต้องต่ออายุทุกปีและมีหลักประกันเพื่อประกันความรับผิดต่อบุคคลที่สาม

หลักประกันความรับผิดต่อบุคคลที่สาม หมายถึง เงินที่กันไว้ในกรณีที่สำนักงานทำงานผิดพลาด และลูกค้าสามารถขอชดเชยความเสียหายบางส่วนจากหลักประกันได้ ถือเป็นการเสริมความน่าเชื่อถือของสำนักงาน

สิ่งที่สำนักงานบัญชีต้องทำเรื่อยๆ ทุกปีผ่านแบบฟอร์ม มีขั้นตอนตามนี้

• แจ้งรายชื่อผู้ทำบัญชีประจำปี (ภายใน 30 มกราคมของทุกปี)
• แจ้งจำนวนลูกค้าที่ให้บริการในรอบปีที่ผ่านมา
• ยื่นหลักฐานหลักประกัน เช่น เงินสด หรือหนังสือค้ำประกัน
• มูลค่าของหลักประกันความรับผิดต่อบุคคลที่สาม คิดจากจำนวนไม่น้อยกว่าร้อยละ 3 ของทุนจดทะเบียน หรือรายได้ แล้วแต่อะไรจะมากกว่า

Tips เจ้าของธุรกิจสามารถเช็กหลักประกันใน “งบการเงิน” ของสำนักงานบัญชีได้ โดยทั่วไปแล้วมักจะแสดงในงบฐานะการเงิน ในหมวด สินทรัพย์ไม่หมุนเวียนอื่น ซึ่งงบการเงินอาจจะขอจากสำนักงานบัญชีโดยตรง หรือเข้าไปดูที่ DBD Datawarehouse

3. มีความรู้และประสบการณ์ในธุรกิจลักษณะเดียวกับเรา

ไม่ใช่ทุกสำนักงานบัญชีจะถนัดเหมือนกัน เช่น บางแห่งเชี่ยวชาญงานบัญชีบริษัทผลิตสินค้า บางแห่งเก่งด้านบริการ หรือบางแห่งเน้นธุรกิจ E-commerce

Tips ก่อนจ้างงานบัญชี ควรถามให้แน่ชัดว่าสำนักงานมีประสบการณ์กับธุรกิจประเภทเดียวกับเราหรือไม่ เพราะจะเข้าใจลักษณะรายได้ ค่าใช้จ่าย และข้อยกเว้นภาษีได้ดีกว่า และถ้าจะให้ดี ลองให้สำนักงานบัญชี ยกตัวอย่างลูกค้า และบอกรายละเอียดการทำบัญชีให้ฟัง เผื่อเป็นข้อมูลในการตัดสินใจก็ยิ่งดีเลยค่ะ

4. มีระบบงานและวิธีทำบัญชีมีมาตรฐาน

สำนักงานบัญชีที่ดี ระบบหลังบ้านจะต้องเรียบร้อย ซึ่งเราสามารถเช็กได้จาก ระบบจัดเก็บเอกสารและการทำบัญชีที่เป็นขั้นตอนชัดเจน เช่น

• มีกระบวนการตรวจสอบความถูกต้องก่อนยื่นภาษี
• ใช้โปรแกรมบัญชีที่ได้มาตรฐาน เช่น Express, PEAK, FlowAccount
• มีระบบสำรองข้อมูลและรักษาความลับของลูกค้า

สำนักงานที่ทำงานด้วยพนักงานคนเดียว ไม่มีขั้นตอนการตรวจสอบ หรือจัดเก็บเอกสารที่ดี เสี่ยงต่อการสูญหายของข้อมูลหรือความผิดพลาดทางภาษี ท้ายที่สุดเจ้าของธุรกิจเองก็จะกลายเป็นผู้รับเคราะห์ในวันที่เลิกรา Y Y (เศร้า)

Tips ก่อนจ้างงานบัญชี ควรสอบถามเกี่ยวกับขั้นตอนการทำงาน โปรแกรมทำบัญชีที่ต้องใช้ร่วมกัน วิธีจัดเก็บเอกสารและดูแลรักษาความลับของธุรกิจ เพื่อเป็นแนวทางในการตัดสินใจด้วยนะคะ

5. มีการรายงานและสื่อสารอย่างสม่ำเสมอ

ถ้าจ้างสำนักงานบัญชีแล้ว เรารอจ่ายเงินค่าภาษีรายเดือนแบบเออๆ ออๆ บอกเลยว่าพลาดมากๆ เพราะสำนักงานบัญชีที่ดีควรจะ “สื่อสาร” เพื่ออัปเดตผลการดำเนินงานในงบการเงิน สรุปรายงานภาษี หรือช่วยแจ้งเตือนวันครบกำหนดยื่นภาษี อย่างต่อเนื่อง หรืออย่างน้อยใน 1 ปี ควรจะได้ประชุมสรุปผลประกอบการ หรือวางแผนภาษีกับสำนักงานบัญชี เพื่อให้เจ้าของธุรกิจรู้สถานะกำไรขาดทุน ผลการดำเนินงานของธุรกิจ

Tips ก่อนจ้างงาน ลองสอบถามว่าจะมีรายงานทางบัญชีอะไรให้เจ้าของธุรกิจดูบ้าง หรือว่ามีการนัดประชุมประจำปี หรือประจำเดือนบ้างหรือไม่ ถ้าสำนักงานบัญชีไหนบอกว่าไม่มี แค่ทำบัญชีให้อย่างเดียวเท่านั้น บอกไว้เลยว่า ในระยะยาวเจ้าของธุรกิจจะเหนื่อยมาก เพราะนอกจากจะบริหารธุรกิจแบบตัวคนเดียวแล้ว จะไม่มีวันเข้าใจงบการเงินและสถานการณ์ของธุรกิจตัวเองแบบเรียลไทม์ได้เลย

6. รีวิวและชื่อเสียงจากลูกค้าเก่า

อีกหนึ่งวิธีง่าย ๆ คือการดู รีวิวจากลูกค้าเดิม สำนักงานที่น่าเชื่อถือมักได้รับการแนะนำแบบปากต่อปาก หรือมีรีวิวเชิงบวกในออนไลน์ เช่น Google Review, Facebook Page, Facebook Group

อย่าลืมสังเกตน้ำเสียงของรีวิวด้วย — ถ้าเจอคำบ่นเรื่อง “ส่งงานล่าช้า” หรือ “สื่อสารยาก” อาจเป็นสัญญาณเตือนว่าควรพิจารณาให้รอบคอบก่อนตกลงทำงานกับสำนักงานบัญชีนี้

สรุป

สำนักงานบัญชีที่ดีไม่ใช่แค่จดทะเบียนถูกต้อง แต่ต้องมีความเป็นมืออาชีพในทุกขั้นตอน เพื่อให้ลูกค้ามั่นใจในการทำบัญชี ดูแลผลประกอบการของธุรกิจอันเป็นที่รักของเราไปยาวๆ

และสำหรับใครที่เริ่มทำธุรกิจมาสักพักแล้ว คิดว่าสำนักงานบัญชีที่ทำอยู่ไม่เหมาะกับเรา การเปลี่ยนสำนักงานบัญชีก็เป็นอีกทางเลือก ซึ่งมีขั้นตอนในการเปลี่ยนแปลงอยู่พอสมควร ถ้าอยากรู้เพิ่มเติมลองอ่านที่นี่นะคะ อยากเปลี่ยนสำนักงาน บัญชีต้องทำยังไงบ้าง?

หาสำนักงานบัญชี ที่ไหนก็ยังไม่ถูกใจ ลองพูดคุยปรึกษากับทีมงานได้ที่ Line: @zerotoprofit