วิธีเลือกโปรแกรมบัญชีสำเร็จรูป เจ้าของธุรกิจต้องรู้ก่อนจ่ายตังค์

“พี่เพิ่งซื้อโปรแกรมบัญชีมา นอกจากจะแพงแล้ว พี่ใช้งานไม่เป็นเลย ทำยังไงดี?” คำบ่นนี้ไม่ใช่ครั้งแรกที่ Zero to Profit ได้ยินจากลูกเพจ

โปรแกรมบัญชีสำเร็จรูปที่มีขายกันทั่วไปในทุกวันนี้ บางทีอาจจะไม่เหมาะกับธุรกิจเราเสมอไป ยกตัวอย่างเช่น ถ้าเราเป็นร้านค้าของชำเล็กๆ อยากซื้อง่าย-ขายคล่อง แต่ดั้นไปซื้อโปรแกรมบัญชีสำหรับธุรกิจผลิต ใช้งานหน้าร้านซับซ้อนเกินไป นอกจากจะไม่ช่วยประหยัดเวลาในการทำงานแล้ว ยังทำให้เจ้าของธุรกิจตัวเล็กๆ อย่างเราเสียตังค์ฟรีอีกด้วย

แล้วโปรแกรมบัญชีสำเร็จรูปแบบไหนล่ะที่เหมาะสมกับเรา วิธีเลือกซื้อโปรแกรมบัญชีที่เหมาะกับธุรกิจมีอะไรบ้าง Zero to Profit รวบรวมมาให้ในบทความนี้แบบจัดเต็มเลยจ้า

โปรแกรมบัญชีสำเร็จรูปคืออะไร? ทำความเข้าใจกันก่อน

โปรแกรมบัญชีสำเร็จรูป คือ โปรแกรมบันทึกบัญชีที่ถูกพัฒนามาเรียบร้อยแล้วซึ่งมันจะพร้อมใช้งานทันทีที่ซื้อ โดยไม่ต้องมีความรู้ด้านการเขียนโปรแกรมหรือจ้างนักเขียนโปรแกรมมาพัฒนาให้อีก โปรแกรมบัญชีแบบสำเร็จรูปเหมาะกับธุรกิจขนาดเล็กถึงขนาดกลาง SMEs ที่มี Budget จำกัด และต้องการความสะดวกสบายในการออกเอกสารบัญชี บันทึกบัญชี และทำงานร่วมกันกับทีมงานหลายๆ ฝ่าย

หลายคนเข้าใจผิดว่า โปรแกรมบัญชีต้องให้นักบัญชีเท่านั้นเลือกซื้อ แต่จริงๆ แล้วเจ้าของธุรกิจเองที่เป็นคนจ่ายเงินก็ควรจะรู้เรื่องพื้นฐานก่อนเลือกซื้อโปรแกรมบัญชีสำเร็จรูปด้วยเช่นกัน

อ่านเพิ่มเติมทำไมเจ้าของธุรกิจต้องมีโปรแกรมบัญชีเป็นของตัวเองได้ที่นี่

โปรแกรมบัญชีออนไลน์ VS ออฟไลน์ต่างกันอย่างไร?

ก่อนซื้อโปรแกรมบัญชีต้องเลือกให้ได้ก่อนว่าเราอยากใช้โปรแกรมบัญชีแบบไหนกันนะ ในทุกวันนี้เราแบ่งประเภทโปรแกรมบัญชีออกเป็น 2 แบบใหญ่ๆ ตามลักษณะการใช้งาน

1.โปรแกรมบัญชีออนไลน์

โปรแกรมบัญชีออนไลน์ หมายถึง โปรแกรมบัญชีที่ทำงานบนระบบอินเตอร์เน็ต หรือว่าระบบ Cloud ที่ผู้ใช้งานทุกคนจะต้องเชื่อมต่ออินเตอร์เน็ตอยู่เสมอจึงจะเข้าไปบันทึกรายการ ออกเอกสาร หรือเรียกดูรายงานจากโปรแกรมบัญชีได้

ข้อดีของโปรแกรมบัญชีออนไลน์

• ข้อมูลถูกเซฟแบบอัตโนมัติในระบบคลาวน์ ไม่ต้องกังวลว่าคอมจะพังหรือต้อง backup ข้อมูล
• เหมาะกับการทำงานที่ไหนก็ได้ เพียงแค่มี username และ password ล็อกอินผ่านแอปปลิเคชั่นหรือ website
• เหมาะกับการทำงานร่วมกันหลายๆ คน
• มีการอัปเกรดโปรแกรมจากผู้ให้บริการอย่างสม่ำเสมอ

ข้อเสียของโปรแกรมบัญชีออนไลน์

• จะทำงานได้ก็ต่อเมื่อเชื่อมต่อกับอินเตอร์เน็ต
• ต้องจ่ายค่าบริการเป็นรายเดือนหรือรายปี ส่วนใหญ่ไม่มีขายขาด

2.โปรแกรมบัญชีออฟไลน์

โปรแกรมบัญชีออฟไลน์ เป็นโปรแกรมบัญชีสำเร็จรูปที่ทำงานบัญชีได้ครบถ้วนทุกขั้นตอน เพียงแต่ว่าโปรแกรมบัญชีแบบออฟไลน์นี้จะต้องติดตั้งเฉพาะกับคอมพิวเตอร์ที่ใช้งานเท่านั้น และไม่จำเป็นต้องใช้อินเตอร์เน็ตก็สามารถทำงานได้

ข้อดีของโปรแกรมบัญชีออฟไลน์

• ข้อมูลถูกเก็บไว้ที่เครื่องคอมพิวเตอร์ของธุรกิจ การรั่วไหลของข้อมูลก็เป็นไปได้น้อยกว่า
• ผู้ใช้งานสามารถเข้าถึงข้อมูลบัญชีได้ โดยไม่ต้องกังวลว่าต้องเชื่อมต่อกับอินเตอร์เน็ต
• ส่วนใหญ่จะจ่ายค่าซื้อลิขสิทธิ์โปรแกรมเป็นรายครั้ง เช่น ซื้อ 1 ชุดก็ใช้งานได้ตลอดไป

ข้อเสียของโปรแกรมบัญชีออฟไลน์

• ไม่มีการสำรองข้อมูลแบบอัตโนมัติ ต้อง backup ข้อมูลสำรองด้วยตัวเอง
• ไม่สามารถทำงานได้ถ้าคอมพิวเตอร์เครื่องที่ install โปรแกรมไว้ไม่ได้อยู่กับตัว
• จำกัดจำนวนคนเข้าใช้งาน
• มีการอัปเกรดโปรแกรมอาจทำได้ยาก คนใช้งานต้องอัปเกรดเอง

พอตัดสินใจได้แล้วว่าเราจะเลือกซื้อโปรแกรมบัญชีแบบออนไลน์หรือออฟไลน์ ตัวเลือกที่มีน่าจะลดลงเหลือไม่กี่เจ้าแล้ว และหลังจากนั้น แนะนำเจ้าของธุรกิจลองเช็คข้อต่อๆ ไปได้เลย

ประเภทธุรกิจกับฟังก์ชั่นโปรแกรมบัญชีที่ต้องมี

โปรแกรมบัญชีสำเร็จรูปแต่ละประเภทก็มีฟังก์ชั่นการทำงานที่แตกต่างกันซึ่งมันก็จะเหมาะกับธุรกิจที่แตกต่างกันด้วย

บางครั้งเจ้าของธุรกิจเลือกใช้โปรแกรมบัญชีนี้เพราะเห็นว่ามีหลายฟังก์ชั่นดูแล้วคุ้มดี แต่ในทางกลับกันธุรกิจของเราอาจไม่ได้ต้องการใช้ทุกฟังก์ชั่น หรือบางฟังก์ชั่นที่โปรแกรมบัญชีแบบ all-in-one มีก็ยังทำงานได้ไม่โดนใจ ถ้าเปรียบเทียบกับโปรแกรมบัญชีเฉพาะด้าน

และนี่คือเหตุผลที่เจ้าของธุรกิจต้องพินิจพิจารณาฟังก์ชั่นการใช้งานของโปรแกรมบัญชียี่ห้อต่างๆ ด้วยตัวเองว่าฟังก์ชั่นโปรแกรมบัญชีมีอะไรบ้างในเบื้องต้นธุรกิจแต่ละประเภทก็ต้องการฟังก์ชั่นการทำงานแบบเจาะลึกที่แตกต่างกัน ยกตัวอย่างเช่น

นอกเสียจากนั้น ธุรกิจบางประเภทอาจจะต้องการฟังก์ชั่นแบบเฉพาะตัวเพิ่มเติมอีก เช่น ธุรกิจร้านอาหาร ต้องควบคุมคุณภาพสินค้าไม่ให้หมดอายุ อาจจะต้องเช็คว่าโปรแกรมบัญชีที่เราเลือกใช้สามารถเช็คอายุสินค้าของเราได้ง่ายๆ ไหม หรือมีแจ้งเตือนวันหมดอายุบ้างหรือเปล่า

ทำความเข้าใจฟังก์ชั่นโปรแกรมบัญชีต้องมีอะไรบ้าง? เพิ่มเติมได้ที่นี่

4 เรื่องที่ต้องรู้ก่อนเลือกซื้อโปรแกรมบัญชี

เรื่องสำคัญที่เจ้าของธุรกิจต้องรู้ก่อนเลือกซื้อโปรแกรมบัญชีสำเร็จรูปมีดังต่อไปนี้

1.ประหยัดเวลาทำงานหรือเปล่า?

“โปรแกรมบัญชีสำเร็จรูปที่ดีไม่ควรทำให้เราใช้เวลาทำบัญชีเพิ่ม”

ทุกๆ โปรแกรมบัญชีมีวัตถุประสงค์ที่ออกแบบมาเพื่อลดเวลาการทำงาน ให้เจ้าของธุรกิจทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ชีวิตเจ้าของธุรกิจดียิ่งขึ้น

ยกตัวอย่างเช่น

ก่อนมีโปรแกรมบัญชี เราต้องเขียนใบเสร็จรับเงินด้วยมือทุกๆ วันกว่าจะบวกเลขสรุปยอดได้เสียเวลาประมาณ 3-4 ชั่วโมงต่อวัน แต่พอมีโปรแกรมบัญชี เราแค่คลิกๆ กดเลือกสินค้าและออกใบเสร็จรับเงินให้ลูกค้าได้ทันที และไม่ต้องบวกเลขเองแค่ดึงรายงานยอดขายออกมาก็รู้จำนวนเงินแล้ว แบบนี้เรียกว่า โปรแกรมบัญชีช่วยลดงานเราได้

แต่ถ้าซื้อโปรแกรมบัญชีมาแต่ใช้งานยาก ไม่เหมาะกับธุรกิจ ต้องไปจ้างพนักงานเพิ่ม ที่ปรึกษาเพิ่ม หรือเขียนโปรแกรมรองรับเพิ่ม นอกจากจะไม่ช่วยลดงานบัญชีแล้ว เรายังต้องเสียตังค์เพิ่มขึ้นอีกด้วย

2.ทำงานร่วมกันได้หลายคนมั้ย?

โปรแกรมบัญชีที่ดีควรรองรับการทำงานร่วมกันได้หลายคน เพราะเจ้าของธุรกิจแบบเราคงไม่ได้คาดหวังว่าจะทำงานบันทึกบัญชี ออกบิลต่างๆ ด้วยตัวเองไปตลอดชีวิตใช่ไหมคะ

บางทีธุรกิจขยับขยายเราอาจให้ลูกน้องช่วยออกบิล ออกเอกสารต่างๆ แล้วเราเพียงแค่อ่านรายงานประจำเดือนเท่านั้น หรือบางครั้งเราทำงานรูปแบบบริษัท แบ่งออกเป็นหลายแผนก เช่น แผนกขาย แผนกจัดซื้อ แผนกคลังสินค้า และแผนกบุคคล โปรแกรมบัญชีเองก็ควรที่จะรองรับการทำงานร่วมกันของแต่ละแผนกได้

ข้อดีของการทำงานร่วมกันโดยใช้โปรแกรมบัญชี

• ลดความซับซ้อนของงาน เช่น ฝ่ายขายเปิดบิลเสร็จ ในทางบัญชีบันทึกบัญชีไปเลย โดยไม่ต้องให้นักบัญชีมาลงบัญชีตอนสิ้นวันอีกรอบ
• ลดเวลาการทำงาน จากตัวอย่างข้างบน นักบัญชีก็จะมีเวลาทำงานอื่นมากขึ้นกว่าการมานั่ง key เอกสาร
• มีข้อมูลที่สมบูรณ์ขึ้น ถ้าฝ่ายที่เกี่ยวข้องสามารถ key ข้อมูลต่างๆ เองได้ ข้อมูลทางบัญชีและรายงานต่างๆ ก็จะสมบูรณ์ขึ้นกว่าที่เจ้าของกิจการหรือนักบัญชีนั่ง key ข้อมูลทีละใบ

3.มีบริการหลังการขายไหม

การบริการหลังการขายของโปรแกรมบัญชีเป็นเรื่องที่เจ้าของธุรกิจไม่ควรมองข้าม เพราะบางครั้งเราอาจเกิดปัญหาการใช้งานหลังจากซื้อโปรแกรมบัญชีไปแล้ว ถ้าเราซื้อโปรแกรมที่ไม่มีบริการหลังการขาย เท่ากับว่าต้องเสียค่าโปรแกรมนั้นทิ้งฟรีๆ ถ้าไม่สามารถแก้ไขปัญหาได้

บางโปรแกรมอาจมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมสำหรับบริการหลังการขาย ซึ่งอัตราค่าบริการอาจจะแพงมาถ้าเทียบกับราคาเปิดใช้งานเบื้องต้น

เรื่องนี้เป็นเรื่องที่ต้องคิดแล้วตัดสินใจดีๆ ว่าธุรกิจของเราน่าจะต้องใช้บริการหลังการขายมากน้อยเพียงใด และควรจะจ่ายเงินเพื่อสิ่งนี้จำนวนเท่าใดต่อปี

4.ราคาโปรแกรมบัญชีเป็นอย่างไร?

ราคาของโปรแกรมบัญชีเป็นอีกข้อที่เราต้องให้ความสำคัญ ในปัจจุบันราคาของโปรแกรมบัญชีมีตั้งแต่ โปรแกรมบัญชีฟรี ไปจนถึงโปรแกรมบัญชีหลักล้านบาท

ดาวน์โหลดโปรแกรมบัญชี MyGL ฟรีจากสภาวิชาชีพบัญชี

โปรแกรมบัญชีฟรีใช้ได้กับธุรกิจของเราหรือไม่ หรือโปรแกรมบัญชีราคาเท่าไรจึงจะเหมาะสมกับธุรกิจเราที่สุด

คำถามนี้คงอาจจะตอบยากมาก ถ้าเจ้าของธุรกิจไม่ได้ตั้งประมาณการราคาที่เราพอใจหรือ Budget เอาไว้ก่อน และไม่ได้ศึกษาสิ่งที่ธุรกิจต้องการจริงๆ จากการมีโปรแกรมบัญชีที่เราเล่ามา 1-5 ข้อข้างต้นประกอบกัน

นอกจากนี้แล้วบางโปรแกรมบัญชีมีให้ทดลองใช้ฟรีได้ 30 วัน ซึ่งถ้าเราอ่านฟังก์ชั่นการใช้งานแล้วยังไม่แน่ใจว่าธุรกิจจะเหมาะกับการทำงานแบบนี้ไหมก็เลือกทดลองใช้ก่อนได้จนกว่าจะเจอโปรแกรมที่ใช่แล้วค่อยจ่ายตังค์

โดยสรุปแล้ว การเลือกซื้อโปรแกรมบัญชีสำเร็จรูปไม่ใช่เรื่องง่าย แต่ก็ไม่ยากจนเกินไปสำหรับเจ้าของธุรกิจ

ถ้าเข้าใจธุรกิจได้ดีพอ การเลือกโปรแกรมบัญชีที่เหมาะสมกับธุรกิจก็ทำได้ไม่ยาก

และอย่าลืมว่าโปรแกรมบัญชีที่ดีต้องช่วยทำให้งานเราเบาลง ถ้ามิเช่นนั้นแล้วมันจะกลายเป็นทั้งรายจ่ายและภาระของธุรกิจในเวลาเดียวกัน

#zerotoprofit #โปรแกรมบัญชีสำเร็จรูป

ปรึกษาปัญหาบัญชีธุรกิจ หาโปรแกรมบัญชีที่ใช่สำหรับธุรกิจคุณ ติดต่อ

Line: @zerotoprofit หรือ https://lin.ee/36U1ks0Y

ติดตาม Zero to Profit ได้ที่

Facebook: https://facebook.com/ZerotoprofitTH/

Blockdit: https://www.blockdit.com/zerotoprofit