ข้อมูลรายจ่ายมหาศาล ปีนี้ไม่รู้ขาดทุนไหม อยากวิเคราะห์ค่าใช้จ่าย แต่ก็ไม่รู้จะเริ่มต้นตรงไหนดี
สำหรับเจ้าของธุรกิจมือใหม่มักจะมีปัญหาเกี่ยวกับรายจ่าย ที่เยอะเกินไปบ้างล่ะ หรือปนกันมั่วไปหมดบ้างล่ะ
วันนี้ Zero to Profit จะมาสอนวิธีจัดประเภทค่าใช้จ่ายอย่างง่าย เพื่อเอาไปใช้วิเคราะห์รายจ่ายต่อ อย่างมีอาชีพเค้าทำกันค่ะ
วิธีแบ่งประเภทค่าใช้จ่ายทำยังไงได้บ้าง?
ปกติแล้วการแบ่งหมวดหมู่หรือประเภทค่าใช้จ่ายนั้น มีด้วยกันหลายแบบแล้วแต่ว่ามีวัตถุประสงค์เพื่อใช้ทำอะไรค่ะ ในบทความนี้เราจะอธิบาย 3 รูปแบบในการแบ่งค่าใช้จ่าย ได้แก่
- แบ่งค่าใช้จ่ายตามหน้าที่
- แบ่งค่าใช้จ่ายแบบต้นทุนคงและผันแปร
- แบ่งค่าใช้จ่ายตามแผนก
ถ้าพร้อมแล้ว เราไปเริ่มต้นทำความเข้าใจค่าใช้จ่ายแต่ละแบบเลย
แบ่งค่าใช้จ่ายตามหน้าที่
การแบ่งค่าใช้จ่ายตามหน้าที่ ความหมายตรงตัวเลยค่ะ ถ้าค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นนั้นมีหน้าที่อะไรในธุรกิจเราก็ต้องแบ่งเป็นหมวดย่อยๆ ให้เหมาะสม
ปกติเราจะเจอวิธีแบ่งรายจ่ายแบบนี้ในงบกำไรขาดทุนที่นำส่งกรมพัฒนาธุรกิจการค้า และกรมสรรพากรกันค่ะ
ถ้าไม่เชื่อลองเปิดว้าบบ ไปดูงบกำไรขาดทุนของคู่แข่งได้ที่นี่เลย: DBD Datawarehouse
ค่าใช้จ่ายตามหน้าที่จะแบ่งออกเป็น 4 หมวดหลักๆ ได้แก่
1.ต้นทุนขาย
ต้นทุนขาย (Cost of Goods Sold) หมายถึง ต้นทุนที่ทำให้สินค้าสำเร็จเป็นชิ้นเป็นอันและขายได้ หรือถ้าเป็นบริการก็คือ การทำให้บริการเสร็จสมบูรณ์ครบถ้วนนั่นเอง
ยกตัวอย่างเช่น
ถ้าเราเป็นธุรกิจซื้อมาขายไป ต้นทุนสินค้าอาจจะมีแค่ค่าสินค้า และค่าขนส่งขาเข้าของสินค้านั้นๆ
แต่ถ้าเราเป็นธุรกิจผลติ ต้นทุนสินค้าจะซับซ้อนขึ้นอีกเยอะ เพราะว่าจะมีตั้งแต่ต้นทุนวัตถุดิบ ค่าแรงงาน ค่าเสื่อมเครื่องจักร อาคารโรงงาน และค่าน้ำไฟ ในการผลิตทั้งหมด (ถ้าจะละเอียดขนาดนี้ ต้องให้นักบัญชีช่วยคำนวณต้นทุนแล้ว)
ส่วนธุรกิจบริการ ต้นทุนก็มีเช่นเดียวกัน แต่ต้นทุนของธุรกิจนี้จะเน้นหนักไปที่ค่าแรงพนักงานมากกว่าค่าสินค้าค่ะ ถ้าต้องจ่ายเงินเดือน หรือค่าแรงรายวัน ให้กับพนักงาน อย่าลืมจัดหมวดค่าใช้จ่ายเหล่านี้เป็นต้นทุนนะคะ
2.ค่าใช้จ่ายในการขาย
ค่าใช้จ่ายในการขาย (Selling Expenses) คือ ค่าใช้จ่ายที่ทำให้เราขายได้ ขายดี และขายเร็ว เช่น ค่าคอมมิชชั่นให้เซลล์ ค่ายิงแอดโฆษณา ค่าทำโปรโมชั่น ค่าจ้างถ่ายรูปสินค้า ค่าจ้างรีริวสินค้า หรือค่าส่งของไปให้ลูกค้า ก็ถือเป็นค่าใช้จ่ายในการขายด้วยเช่นกัน
สิ่งที่ต้องระมัดระวังเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายในการขาย ก็คือ จ่ายไปแล้วต้องขายได้ดีขึ้น ปังขึ้น
บางครั้งเจ้าของธุรกิจ ไม่ได้แบ่งงบสำหรับค่าใช้จ่ายพวกนี้ออกมา ทำให้ไม่รู้ว่าเดือนๆ นึงจ่ายค่ายิงแอดโฆษณาไปล้านกว่าๆ แต่ผลลัพธ์ที่ได้คือ ยอดขายยังเท่าเดิม แบบนี้น่ากลัวมากๆ เลยค่ะ
3.ค่าใช้จ่ายในการบริหาร
ค่าใช้จ่ายในการบริหาร (Administrative Expenses) คือ ค่าใช้จ่ายหลังบ้าน ที่ช่วยให้กิจการดำเนินไปได้อย่างราบรื่น
ตัวอย่างเช่น
- ค่าเช่าสำนักงาน
- ค่าน้ำ-ไฟ
- ค่าอินเตอร์เน็ต
- ค่าแม่บ้าน
- ค่า รปภ.
- ค่าจ้างพนักงานบัญชี
- เงินเดือนผู้บริหาร
ค่าใช้จ่ายเหล่านี้ แม้จะไม่ได้ทำให้ยอดขายเพิ่มขึ้นโดยตรง แต่ว่าคอยซัพพอร์ตให้ทีมงานทำงานได้ดีขึ้นค่ะ ซึ่งโดยปกติแล้ว รวมๆ ค่าใช้จ่ายส่วนนี้ก็ไม่ควรมีมากจนเกินไป (เพราะจริงๆ แล้วเราน่าจะเน้น Focus เรื่องตัวสินค้า/บริการ มากกว่าใช่ไหมคะ)
4.ค่าใช้จ่ายอื่นๆ
ค่าใช้จ่ายอื่นๆ (Other Expenses) คือ ค่าใช้จ่ายที่นอกเหนือจากต้นทุนขาย ค่าใช้จ่ายในการขาย ค่าใช้จ่ายบริหาร แต่ก็จำเป็นต้องจ่าย เช่น
- ค่าภาษี ไม่ว่าจะขายแบบบุคคลธรรมดาหรือนิติบุคคล ให้ภาษีคิดเผื่อไว้เลยจะได้ไม่เซอร์ไพรส์ตอนสิ้นปี
- ค่าดอกเบี้ย ถ้ากู้ยืมใครเค้ามาก็ต้องมีดอกเบี้ยเป็นเงาตามตัวด้วยเสมอ
เห็นไหมคะ พอแบ่งค่าใช้จ่ายออกเป็น 4 ประเภทหลักๆ แบบนี้ได้ เจ้าของธุรกิจก็น่าจะจัดระเบียบความคิดในหัวได้ดีขึ้น และวิเคราะห์ได้ง่ายขึ้นว่ารายจ่ายหมวดไหนมีเยอะ หรือมีน้อยไป และเราควรจัดการอย่างไรกับมันต่อดี
แบ่งค่าใช้จ่ายแบบคงที่และผันแปร
ถัดมาเรามาดูวิธีการแบ่งรายจ่ายอีกวิธีนึงที่เรียกว่า ค่าใช้จ่ายคงที่และผันแปร
การแบ่งค่าใช้จ่ายแบบนี้ ช่วยให้เจ้าของธุรกิจควบคุมตั้ง Budget รายจ่ายได้ง่ายขึ้น และที่สำคัญถ้าแบ่งค่าใช้จ่ายแบบนี้เป็น เราจะคำนวณจุดคุ้มทุนของธุรกิจได้ง่ายขึ้นเช่นเดียวกัน
1.ค่าใช้จ่ายคงที่ (Fixed Cost)
ค่าใช้จ่ายคงที่ คือ ค่าใช้จ่ายที่มีจำนวนแน่นอน ไม่ได้ผันแปรไปในอัตราเดียวกับรายได้ที่เปลี่ยนไป เช่น
- ค่าเงินเดือนพนักงาน ปีนึงค่าจะคงที่ ไม่ได้เปลี่ยนแปลงบ่อย ๆตามยอดขาย
- ค่าเช่าสำนักงาน คงที่ตามสัญญาที่ทำกับผู้ให้เช่า
2.ค่าใช้จ่ายผันแปร (Variable Cost)
ค่าใช้จ่ายผันแปร คือ ค่าใช้จ่ายที่เปลี่ยนแปลง ขึ้นลงตามจำนวนของรายได้ที่เพิ่มหรือลดลง เช่น
- ค่าต้นทุนวัตถุดิบ ยิ่งขายของได้เยอะ ต้นทุนวัตถุดิบสินค้าก็เยอะขึ้น
- ค่าบรรจุภัณฑ์ ยิ่งขายได้เยอะก็ต้องยิ่งแพคของเยอะ
- ค่าขนส่ง จ่ายให้บริษัทขนส่งเยอะตามปริมาณยอดขาย
- ค่าคอมมิชชั่น จ่ายให้ตามสัดส่วนของยอดขาย
- ค่าโฆษณา งบโฆษณาผันแปรกับยอดขาย
การแบ่งประเภทแบบนี้ทำให้ เจ้าของธุรกิจรู้ลึกๆ ว่ายิ่งขายได้ ค่าใช้จ่ายประเภทไหนจะบวมขึ้น (ค่าใช้จ่ายผันแปร) แต่ถ้าตอนขายไม่ออก เรายังต้องแบกรับภาระรายจ่ายคงที่อยู่เท่าใดค่ะ
แบ่งค่าใช้จ่ายตามแผนก
สุดท้ายเป็นการแบ่งค่าใช้จ่ายตามแผนก สำหรับธุรกิจที่เติบโต เจ้าของกิจการดูแลคนเดียวอาจจะไม่ไหว เอางี้ไหม ลองแบ่งค่าใช้จ่ายตามแผนกดู แล้วให้ผู้จัดการแผนกไปคอยควบคุมดู อย่างเช่น
- แผนกสั่งซื้อ
- แผนกผลิต
- แผนกวิศวกร
- แผนก R&D
- แผนกคลัง
- แผนกบัญชี
- แผนกบุคคล
แต่ละแผนกมีค่าใช้จ่ายอะไรบ้าง ก็เอาข้อมูลมาบันทึก จากนั้น เจ้าของธุรกิจก็น่าจะรู้แล้วล่ะว่าจุดอ่อนของบริษัทอยู่ที่ไหน และควรจะโฟกัสการใช้จ่ายของแผนกใดมากที่สุด
ทั้งหมดนี้เป็นไอเดียในการแบ่งค่าใช้จ่าย ที่ใครๆ ก็สามารถทำได้ และเมื่อจดรายจ่าย แบ่งประเภทจนเป็นนิสัยแล้ว ก็จะมีข้อมูลในการวิเคราะห์ที่มากพอค่ะ ทำให้บริหารธุรกิจแบบมีแนวทางมากยิ่งขึ้น สุดท้ายก็จะมีกำไรง่ายขึ้นเช่นเดียวกัน
ปรึกษาปัญหาบัญชีธุรกิจ หาโปรแกรมบัญชีที่แบ่งรายจ่ายอย่างเหมาะสม ติดต่อ
Line: @zerotoprofit
ติดตาม Zero to Profit ช่องทางอื่นได้ที่
Facebook: https://facebook.com/ZerotoprofitTH/
Blockdit: https://www.blockdit.com/zerotoprofit
