ทำไมเจ้าของธุรกิจควรมีโปรแกรมบัญชีเป็นของตัวเอง?

ในสมัยก่อนถ้าเราพูดถึงโปรแกรมบัญชี ทุกคนคงคิดว่ามันเป็นอะไรที่ใหญ่โต เป็นเรื่องยุ่งยากและไกลตัว แต่ในทุกวันนี้โปรแกรมบัญชีไม่ใช่เรื่องที่ไกลตัวอีกต่อไปแล้ว เพราะว่าเราสามารถเป็นเจ้าของโปรแกรมบัญชีได้ในราคาหลักพัน และมันสามารถทำงานได้ทั้งในมือถือและคอมพิวเตอร์

แม้ว่าโปรแกรมบัญชีในปัจจุบันราคาไม่ได้แพงนัก แต่เจ้าของธุรกิจก็ยังมีคำถามในใจว่า ทำไมเราต้องมีโปรแกรมบัญชีเป็นของตัวเองด้วย ทุกวันนี้ก็จ้างสำนักงานบัญชีอยู่แล้วให้เค้าทำบัญชีในโปรแกรมบัญชีของเค้าไปก็จบไหม?

จริงๆ แล้วการเป็นเจ้าของโปรแกรมบัญชีมันมีประโยชน์มากสำหรับเจ้าของธุรกิจ ประโยชน์ที่ว่ามีอะไรบ้าง เดี๋ยว Zero to Profit จะอธิบายให้ฟัง

โปรแกรมบัญชีคืออะไร?

โปรแกรมบัญชี เป็นเครื่องมือที่ช่วยจัดการเรื่องงานเอกสารบัญชีและบันทึกบัญชีให้เป็นเรื่องง่ายมากยิ่งขึ้น ตั้งแต่การออกเอกสารการขายต่างๆ บันทึกบัญชี และรายงานผลประกอบการของธุรกิจได้ ทำให้เจ้าของธุรกิจใช้ประโยชน์จากข้อมูลทางบัญชีและควบคุมการหมุนเวียนของเงินในธุรกิจได้ดีมากยิ่งขึ้น

โปรแกรมบัญชีมีประโยชน์ยังไงกับธุรกิจ

สำหรับธุรกิจ SMEs การมีโปรแกรมบัญชีเป็นของตัวเองมีประโยชน์หลายๆ เรื่อง เช่น

1.ลดงาน Manual

โปรแกรมบัญชีที่ดีจะช่วยลดงานที่ต้องทำแบบ manual ลงได้ ทำให้เจ้าของธุรกิจมีมากยิ่งขึ้น เช่น

• ช่วยออกใบเสร็จแบบอัตโนมัติ แทนการเขียนใบเสร็จรับเงินบนกระดาษ ที่เราต้องลงรายละเอียดลูกค้า สินค้า และราคาทุกครั้ง จากนั้นค่อยบวกเลขในเครื่องคิดเลข แล้วค่อยกรอกตัวเลขลงในกระดาษใบเสร็จรับเงิน

• ควบคุมสินค้าเข้า-ออก แทนการจดบันทึกสินค้าประจำวัน

งานต่างๆ พวกนี้กินเวลาของเจ้าของธุรกิจไปพอสมควร ฉะนั้น โปรแกรมบัญชีจึงช่วยให้เราทำงาน Manual ต่างๆ เหล่านี้น้อยลง มีเวลามากขึ้นที่จะไปโฟกัสในสิ่งที่จำเป็นสำหรับธุรกิจจริงๆ เช่น การสร้างยอดขาย การหาลูกค้า หรือการสร้างทีมงาน

2.ข้อมูลเป็นของตัวเอง

เจ้าของธุรกิจบางคนไม่อยากซื้อโปรแกรมบัญชีมาใช้เพราะเข้าใจว่ามีสำนักงานบัญชีดูแลแล้ว เราก็ไม่จำเป็นต้องทำบัญชีเอง มีโปรแกรมบัญชีเองหรือเปล่า

ความคิดนี้อาจจะเป็นเรื่องที่ถูก ถ้าเราไม่คิดอะไรมาก สำนักงานบัญชีก็ทำหน้าที่บันทึกบัญชีไป ส่งภาษีตรงเวลา เราไม่มีปัญหาตามมาก็จบ

แต่ถ้าเราเป็นเจ้าของธุรกิจที่คิดลึกว่านั้น เช่น

• ถ้าเราอยากรู้ว่าขายสินค้าอะไรได้เยอะสุด
• ลูกค้าเจ้าไหนขายดีสุด
• วันนี้จ่ายและรับเงินจากใครบ้าง
• ลูกหนี้ค้างนานเท่าไร

คำถามพวกนี้จะมีใครตอบได้ไหมถ้าเราไม่มีข้อมูลทางบัญชีอยู่กับตัว

ด้วยเหตุผลนี้เจ้าของธุรกิจที่อยากจะพัฒนาตัวเองอยู่เสมอเลยยอมไม่ได้ที่จะให้ข้อมูลทางบัญชีไปเก็บไว้ที่อื่น และเราไม่ได้ใช้ประโยชน์อะไรจากมันเลย

บางครั้งนักบัญชีส่งต่อข้อมูลทางบัญชีให้เราตอนปลายเดือน หรือปลายปี มันก็ช้าเกินไป ไม่ทันกาลเสียแล้วสำหรับการตัดสินใจสำคัญๆ ในธุรกิจ สุดท้ายกลายเป็นว่าเสียค่าทำบัญชีไปโดยที่ไม่ได้ใช้ประโยชน์เลยด้วยซ้ำ

3.ลดความผิดพลาด

ถ้าใครบวกเลขพลาดบ่อยๆ คิดเงินลูกค้าพลาดบ่อยๆ ออกเอกสารให้ลูกค้าผิดบ่อยๆ นี่คืออีกหนึ่งสัญญาณที่บ่งบอกว่าเราต้องการเครื่องมือช่วยอย่างโปรแกรมบัญชีแล้วล่ะ

Human error หรือความผิดพลาดจากคนที่เกิดขึ้นได้เสมอถ้าเราไม่ระมัดระวัง บางทีอาจเป็นความผิดพลาดเล็กๆ น้อยๆ ที่ไม่ได้มีผลกระทบอะไร แต่บางครั้งความผิดพลาดนี้อาจสร้างหายนะให้ธุรกิจ ตัวอย่างเช่น

• เรียกเก็บเงินลูกค้าต่ำกว่าความเป็นจริง
• ออกเอกสารใบกำกับภาษีผิด ยื่นภาษีไป รู้ตัวอีกทีมีค่าปรับสรรพากรแล้ว

นอกจากเจ้าของธุรกิจต้องมาหงุดหงิดกับเรื่องผิดพลาดเหล่านี้ เราเองอาจจะเสียเวลามาหาสาเหตุความผิดพลาด และตามแก้ปัญหาอีกไม่รู้จบ

การใช้โปรแกรมบัญชีเป็นทางออกที่ดีสำหรับแก้ปัญหาข้อผิดพลาดจาก Human error ทำให้ธุรกิจมีข้อมูลที่ถูกต้อง และน่าเชื่อถือมากยิ่งขึ้น

4.ทำให้งานเป็นระบบมากยิ่งขึ้น

ไม่มีเจ้าของธุรกิจไหนอยากจะทำงานหนักๆ ไปตลอดชีวิต แล้วเราจะวางมือได้ยังไงถ้ายังไม่มีระบบการทำงานที่ดี

สิ่งนี้เป็นสิ่งที่โปรแกรมบัญชีสามารถช่วยเจ้าของธุรกิจได้ เพราะทุกโปรแกรมบัญชีถูกออกแบบมาเพื่อบังคับคนใช้งานให้ทำตามระบบอย่างเป็นขั้นเป็นตอน ยกตัวอย่างเช่น

• อยากทำธุรกิจขายสินค้าต้องสร้างฐานข้อมูลสินค้าขึ้นมาก่อน แล้วจึงทำรายการซื้อ-ขายสินค้าได้
• ซื้อสินค้าเข้ามาทุกครั้งต้องตรวจสอบก่อนกดรับสินค้าเสมอ
• ขายสินค้าออกไป ทำไมได้ถ้าไม่สร้างใบแจ้งหนี้/ใบส่งสินค้า

ตัวอย่างที่ยกมานี้เป็นส่วนนึงของการควบคุมภายในที่ดี หรือเรียกง่ายๆ ว่า “การวางระบบบัญชีที่ดี”

แล้วถ้าเราเข้าใจระบบการทำงาน ระบบเอกสารดีพอ อาจจะเพิ่มเติมการควบคุมภายในจุดที่จำเป็นกับธุรกิจอีกสักหน่อย จากนั้นมอบหมายงานให้ลูกน้องได้ บางทีเจ้าของธุรกิจก็ไม่จำเป็นต้องนั่งทุกอย่างด้วยตัวเองตลอดไป และวางมือจากธุรกิจได้ เพราะธุรกิจรันได้ด้วยตัวเองแล้ว

5.เรียกดูรายงานได้แบบ Real-time

ข้อดีของการมีโปรแกรมบัญชีของตัวเองอีกเรื่อง คือ การดูรายงานได้ตามใจชอบแบบ real-time

ทุกวันนี้คนทำธุรกิจต้องการความรวดเร็ว ตัดสินใจรวดเร็ว เพื่อเอาชนะตลาดและคู่แข่ง แต่เราไม่มีทางทำแบบนั้นได้เลย ถ้าไม่มีรายงานที่ดี ถูกต้องและทันเวลา

รายงานที่เราควรเรียกดูจากโปรแกรมบัญชีอยู่เป็นประจำ เช่น

• ยอดขายรายวัน/รายสินค้า
• ค่าใช้จ่ายต่างๆ
• ลูกหนี้คงค้าง
• เจ้าหนี้คงค้าง

นอกจากจะดูเพื่อตัดสินใจเรื่องการค้าแล้ว อีกเรื่องนึงที่รายงานเหล่านี้ช่วยได้คือ การบริหารเงินธุรกิจ

ยกตัวอย่างง่ายๆ ถ้าเงินไม่พอหมุนในธุรกิจ อาจจะต้องเช็ครายงานลูกหนี้ว่าต้องตามไล่บี้เก็บเงินจากใครก่อนดี

ทั้งหมดที่เล่ามานี้จึงเป็นข้อสรุปว่า ทำไมเจ้าของธุรกิจถึงควรมีโปรแกรมบัญชีเป็นของตัวเอง

ไม่ใช่เพราะการทำบัญชีตามกฎหมายเพียงเท่านั้น แต่โปรแกรมบัญชีช่วยติดตามความสำเร็จของธุรกิจในทุกย่างก้าว อย่างที่ Million.my กล่าวไว้ว่า

“Simple accounting software is important for tracking the success of your business.”

ถ้าอยากลดเวลางานที่ไม่จำเป็น ลดความผิดพลาด และมีข้อมูลสำคัญเพื่อพัฒนาธุรกิจตัวเองอยู่เสมอ สุดท้ายแล้วการหาโปรแกรมบัญชีที่เหมาะกับธุรกิจเรา และราคาไม่แพงจนเกินไปก็เป็นอีกหนึ่งตัวเลือกที่เจ้าของธุรกิจควรทำค่ะ

และถ้าใครตัดสินใจจะซื้อโปรแกรมบัญชีแล้วอย่าลืมอ่านเรื่องนี้ก่อนนะ วิธีเลือกโปรแกรมบัญชีสำเร็จรูป เจ้าของธุรกิจต้องรู้ก่อนจ่ายตังค์

#zerotoprofit #โปรแกรมบัญชี

ปรึกษาปัญหาบัญชีธุรกิจ หาโปรแกรมบัญชีที่ใช่สำหรับธุรกิจคุณ ติดต่อ

Line: @zerotoprofit หรือ https://lin.ee/36U1ks0Y

ติดตาม Zero to Profit ได้ที่

Facebook: https://facebook.com/ZerotoprofitTH/

Blockdit: https://www.blockdit.com/zerotoprofit