จดบริษัทแล้ว จ้างบัญชียังไงดี?

สำหรับเจ้าของธุรกิจที่เริ่มมีงานล้นมือ ไหนจะยอดขาย ไหนจะงานเอกสาร และอีกหนึ่งในปัญหาที่ตามมาก็คือ “งานบัญชี” แต่จะดีกว่าไหม ถ้าจ้างบัญชี?

วันนี้ Zero to Profit จะพาไปทำความเข้าใจว่า ทำไมนักบัญชีจึงมีความสำคัญ พวกเค้าเป็นใครกันนะ ? แล้วเถ้าแก่ทำบัญชีเองได้ไหมล่ะ ถ้าไม่อยากเสียเงินจ้าง และคำถามอีกมากมายที่ตามมา เพื่อไม่ให้เสียเวลา เราไปเริ่มกันเลยจ้า

นักบัญชีคือใคร มีหน้าที่ทำอะไร ต่างจากผู้สอบบัญชีอย่างไร ?

ถ้าเราจดทะเบียนเป็นบริษัท กฎหมายกำหนดไว้ว่าต้องจัดให้มีการทำบัญชี ทีนี้เลยเป็นที่มาที่ไปว่าเจ้าของบริษัทต้องไปจ้างนักบัญชี และผู้สอบบัญชี

นักบัญชี คือใคร ? นักบัญชีคือ คนที่เอาเอกสารการค้าของกิจการที่เกิดขึ้นแล้ว มาบันทึกบัญชีให้เรา และสรุปออกมาในรูปแบบรายงาน หรืองบการเงิน ซึ่งตัวรายงานเหล่านี้มีประโยชน์กับการบริหารงานและตัดสินใจในหลายๆ เรื่องด้วย

ส่วนผู้สอบบัญชี ก็คือ คนที่ตรวจสอบงบการเงินและการบันทึกบัญชี on-top ของผู้ทำบัญชีอีกครั้งเพื่อให้มั่นใจว่างบการเงินที่ปิดแต่ละปีก่อนจะนำส่งกับกรมพัฒนาธุรกิจการค้าและกรมสรรพากรเนี่ยมันถูกต้องเชื่อถือได้

จำเป็นไหมที่ต้องจ้างบัญชี เจ้าของธุรกิจทำบัญชีเองได้ไหม

การทำบัญชีเป็นวิชาชีพเฉพาะที่ต้องจบการศึกษามาและต้องมีการขึ้นทะเบียนต่างๆ นานา บริษัทจึงจำเป็นต้องมีนักบัญชีที่ขึ้นทะเบียนมีใบอนุญาตเป็นผู้ทำบัญชีจริงๆ มาบันทึกบัญชีให้

ถ้าสมมุติอยากทำบัญชีเอง อาจจะทำได้คร่าวๆ แต่ไม่การันตีว่าถูกต้องตรงตามมาตรฐานการบัญชีทั้งหมดเพราะนักบัญชีเรียนกันอย่างต่ำ 2-4 ปีเพื่อมาทำงาน เพราะมันมีรายละเอียดปลีกย่อยเยอะพอสมควรเลย

ให้ลูกหลานที่เป็นนักบัญชีมาสวมชื่อได้หรือเปล่า ?

การให้คนมาสวมชื่อเป็นนักบัญชี มีความเสี่ยง 2 เรื่อง

อันแรกคนที่ถูกสวมชื่อเค้ายอมรับได้ไหมถ้าทำบัญชีแล้วผิด มีการฟ้องร้อง เราก็ต้องรับผิดชอบในเนื้องานที่ทำด้วย

อันที่ 2 คือ เจ้าของกิจการเองยอมรับได้มั้ยหากต้องใช้ข้อมูลที่เราเองก็ไม่มั่นใจว่ามันถูกหรือไม่ ในการบริหารงาน

นักบัญชีที่เก่ง จะต้องวางแผนภาษีเก่ง วัดความเก่งจากเรื่องนี้ จริงไหม

เรื่องการวางแผนภาษี อาจจะไม่ใช่งานที่นักบัญชีร่ำเรียนมาโดยเฉพาะ เราจะรู้เรื่องภาษีแบบเบื้องต้นนะ หรือบางคนรู้มากหน่อยเพราะศึกษาเพิ่มเติมเอาเอง

แต่ด้วยความที่ภาษีนั้นต้องใช้ข้อมูลทางบัญชีไปคำนวณ หรือยื่นแบบต่างๆ เลยกลายเป็นว่าผู้ประกอบการเข้าใจผิดว่า นักบัญชีที่เก่ง คือ ต้องวางแผนภาษีเก่งด้วย จริงๆ แล้วการทำบัญชีต้องการแค่ความถูกต้องตามมาตรฐานการบัญชี ส่วนภาษีก็ต้องทำตามกฎหมายภาษี ซึ่งเป็นคนละเรื่องกัน

ถ้าจะวัดความเก่งของการวางแผนภาษีจากนักบัญชี ก็อาจจะไม่ใช่ความเข้าใจที่ถูกต้องซะทีเดียวเพราะเราต้องย้อนกลับไปตั้งแต่ต้นทางล่ะ ว่าผู้ประกอบการมีความรู้เรื่องภาษีมากน้อยขนาดไหนสามารถทำตามกฎเกณฑ์ทางภาษีได้มากน้อยขนาดไหน ก่อนจะเอาข้อมูลมาให้นักบัญชีบันทึก เพราะอย่าลืมว่า การวางแผน คือ การวางไว้ว่าอนาคตจะเป็นอย่างไร ต้องวางไว้ตั้งแต่ก่อนเริ่มไม่ใช่หลังที่เกิดเหตุการณ์ต่างๆ ไปแล้ว ซึ่งผู้ประกอบการเองต้องมีส่วนร่วมด้วยเหมือนช่วยๆ กันกับนักบัญชี

ปกติเขาจ้างนักบัญชีกันยังไง คิดราคาเท่าไร ?

ปกติค่าจ้างบัญชีที่ไม่ใช่พนักงานประจำจะถูกหรือแพงขึ้นอยู่กับจำนวนเอกสารและความซับซ้อนของกิจการ

• ถ้าสมมุติบริษัทเพิ่งเปิด ช่วงแรกยังไม่มี Transaction เลย อาจจะทำเองก้ได้นะ เช่น เอกสาร 5 ใบต่อเดือน จดบัญชีเองง่ายๆ และรวบรวมเอกสาร จ้างบัญชีปิดให้รายปี อาจจะเสียค่าใช้จ่าย 10,000 ต้นๆ
• ถัดมาถ้า Operate ได้แล้ว Transaction เยอะขึ้นมาหน่อย ก็ควรจ้างรายเดือน โดยค่าบริการเค้าก็จะคิดตามปริมาณเอกสารค่ะ เช่น เอกสาร 30 รายการ ค่าจ้าง 5,000 บาทต่อเดือน 12 เดือนก็ 60,000 บาท ส่วนปิดประจำปีก็อาจจะคิดแยกต่างหากไป

แต่สิ่งที่สำคัญก่อนจ้างต้องตกลงกันให้ชัดเจนว่าเราต้องการให้เค้าทำอะไรบ้าง

• ทำบัญชีอย่างเดียว เรายื่นภาษีเอง
• ทำบัญชีและภาษีด้วย
• ทำบัญชี ภาษี และเงินเดือน ประกันสังคม
• ทำบัญชีทุกอัน แต่สินค้าคงเหลือเราควบคุมเอง

ค่าบริการมันจะแตกต่างกันที่จุดนี้ด้วย

รูปแบบการจ้างงานบัญชีต่างกันไหม สำนักงานบัญชี ฟรีแลนซ์ จ้างประจำ หลักเกณฑ์คิดเรื่องนี้ดูจากอะไร

สำนักงานบัญชีและนักบัญชีฟรีแลนซ์อาจจะใกล้เคียงกัน เพราะเค้าคิดค่าทำบัญชีจากจำนวนเอกสารและ ความซับซ้อน แต่สำนักงานบัญชีอาจจะมีความมั่นคงกว่านักบัญชีฟรีแลนซ์เพราะสำนักงานบัญชีมีนักบัญชีหลายๆ คน ถ้าสมมุติคนนึงไม่สบาย หรือลาออกไป เค้าต้องมีคนมาทำงานแทนให้เราอยู่แล้ว ส่วนนักบัญชี ฟรีแลนซ์ ชีวิตเราจะขึ้นอยู่กะเค้าคนเดียวเลย บางที่เค้ามีงานประจำ support เราช้าหรือทิ้งงานเราไปเลย เจ้าของกิจการซวยแน่นอน หาคนมาทำแทนอาจจะใช้เวลานานหน่อย

ส่วนการจ้างนักบัญชีประจำ ถ้าเทียบเรื่องเงินคือ เราต้องจ่ายเท่ากันทุกเดือน ไม่ว่างานจะเยอะหรือน้อย

หลักคิดที่ถูกต้อง ให้ลองดูจำนวนเอกสารที่เกิดขึ้นในแต่ละเดือนค่ะ ว่ามากน้อยขนาดไหน บางที่เอกสารเยอะมาก 200-300 รายการ จ้างสำนักงานบัญชี เดือนละ 20,000 – 30,000 บาท อาจจะแพงกว่าจ้างพนักงานบัญชีประจำก็ได้ ถ้าเป็นแบบนี้ อาจจะเลือกรับพนักงานประจำมา ประหยัดต้นทุนกว่า

ทำไมเจ้าของธุรกิจคุยกับนักบัญชีไม่รู้เรื่อง ?

อันนี้ปัญหาส่วนใหญ่ของผู้ประกอบการเลย จริงๆ นักบัญชีก็จะมีศัพท์ทางบัญชีของเค้านะ ซึ่งถ้า ผู้ประกอบการไม่เคยมีความรู้เบื้องต้นเรื่องบัญชีมาก่อนก็อาจจะไม่เข้าใจ วิธีการที่จะให้เข้าใจกันมากขึ้น คือ

1) คุยกับนักบัญชีบ่อยๆ ให้นักบัญชีอธิบาย

2) ศึกษาความรู้ด้วยตัวเอง จาก Blog, Facebook หรือ Podcast ต่างๆที่ให้ความรู้เกี่ยวกับบัญชีค่ะ

แต่ถ้าอยากเข้าใจว่าภาษานักบัญชีว่ามีอะไรบ้าง และหมายความว่าอะไร แนะนำคลิปนี้เลยจ้า ไปฟังกัน

อยากลดราคาค่าจ้างบัญชี ต้องทำยังไงบ้าง

นักบัญชีจะลดค่าจ้างให้เราก็ต่อเมื่องานของเค้าเบาลง เช่น ปกติทำงาน 20 ชั่วโมงต่อเดือน ถ้าเราทำให้เค้าทำงานได้ง่ายขึ้น ลดเวลาทำบัญชีลงเป็น 15 ชั่วโมงต่อเดือน เค้าน่าจะยินดีลดค่าบริการให้ค่ะ ในปัจจุบันผู้ประกอบการสามารถ key เอกสารรายวันเบื้องต้นเองได้ อย่างเปิดบิลซื้อ ขาย แล้วค่อยให้นักบัญชีมาตรวจสอบปรับปรุงตอนปลายเดือน ทำแบบนี้งานนักบัญชีเบาลง ค่าทำบัญชีก็อาจจะถูกลง

ในฝั่งผู้ประกอบการเอง ก็มีข้อดี เพราะจะมีข้อมูลในระบบบัญชีไวขึ้น ไม่ต้องรอนักบัญชี key ให้ตอนปลายเดือนอย่างเดียว

จ้างนักบัญชีแล้วไม่ถูกใจ เปลี่ยนได้ไหม ถ้าเปลี่ยนแล้วจะโกรธกันไหม

เปลี่ยนได้อยู่แล้ว แต่เปลี่ยนแล้วจะโกรธกันไหม อันนี้ไม่การันตีค่ะ

แต่ทางที่ดีสุดคือ ต้องเข้าใจตัวเองก่อนว่าอยากเปลี่ยนเพราะอะไร และก่อนจะเปลี่ยนแจ้งนักบัญชีล่วงหน้านิดนึง เค้าจะได้เตรียมตัว เตรียมใจ ส่งต่อข้อมูลให้นักบัญชีคนใหม่ได้อย่างราบรื่นยิ่งขึ้น

สรุปสุดท้าย นักบัญชีที่ดีควรมีอะไร เจ้าของควรจ้างแบบไหน ?

ขอสรุปสั้นๆ อย่างงี้ว่า จ้างนักบัญชี ต้องมีคุณสมบัติอย่างไร?

1. รู้เรื่องบัญชี ทำบัญชีให้ถูกต้อง
2. รู้เรื่องภาษี ช่วยลดความเสี่ยง และทำให้บริษัทใช้สิทธิได้เต็มเม็ดเต็มหน่วย
3. แนะนำเจ้าของกิจการได้

และการจ้างนักบัญชี เจ้าของควรชั่งน้ำหนักกันระหว่าง คุณภาพงาน และค่าบริการ เพราะคุณภาพกับ ค่าบริการมันมักจะผันแปรไปในทางเดียวกัน ฉะนั้น อย่าลืมหาจุดที่พอดีและพอใจสำหรับธุรกิจของเราเองค่ะ

ปรึกษาปัญหาบัญชีธุรกิจ หาโปรแกรมบัญชีที่ใช่สำหรับธุรกิจคุณ ติดต่อ

Line: @zerotoprofit หรือ https://lin.ee/36U1ks0Y

ติดตาม Zero to Profit ช่องทางอื่นได้ที่

Facebook: https://facebook.com/ZerotoprofitTH/

Blockdit: https://www.blockdit.com/zerotoprofit