ใบเสร็จรับเงิน เป็นเอกสารที่เราเจอเป็นประจำ ไม่ว่าจะทำธุรกิจอะไร ย่อมต้องรู้จักใบนี้ แต่พอเห็นจนชินตาว่า อ๋อออ ใบนี้คือใบเสร็จนะ แต่เราไม่รู้เลยว่า ใบเสร็จตามกฏหมายที่เอาไปใช้สิทธิทางภาษีได้นั้น ที่ถูกต้องแล้วต้องเป็นยังไง และเราต้องรู้อะไรเกี่ยวกับใบเสร็จบ้าง?
วันนี้ Zero to Profit จะพาเพื่อนๆ มาทำความรู้จักกับใบเสร็จให้ดีกว่าเดิมในบทความนี้ค่ะ
ใบเสร็จรับเงินคืออะไร
ใบเสร็จรับเงิน คือ เอกสารที่คนขายของออกให้กับลูกค้า เพื่อยืนยันว่าเราได้รับเงินแล้วจริงๆ นะ ในใบเสร็จนี้จะมีข้อมูลครบถ้วนเลยค่ะ ว่าเรารับเงินวันที่เท่าไร เป็นค่าอะไรบ้าง และจำนวนเงินเท่าไร
ซึ่งเอกสารตัวนี้เป็นเอกสารสำคัญมากๆ สำหรับคนซื้อของ เพราะมันช่วยยืนยันว่าเค้าได้จ่ายเงินครบ ไม่มีหนี้ค้างชำระกับเราแล้ว
ส่วนในฝั่งคนขายของเอง ก็ใช้ใบเสร็จนี้เป็นเอกสารในการบันทึกบัญชีเก็บรายละเอียดการรับเงินของยอดขายดังกล่าวได้ด้วยเช่นกัน
ข้อมูลที่ต้องระบุในใบเสร็จ
- ชื่อลูกค้า แบบเต็มระบุถึง ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี
- จำนวนเงินที่รับ เป็นยอดรวมภาษีมูลค่าเพิ่ม หัก ณ ที่จ่ายหรือไม่
- ช่องทางการรับเงิน เพื่อตรวจสอบย้อนภายหลังได้
ใช้เอกสารอื่นแทนใบเสร็จได้ไหม?
จริงๆแล้ว ต้องขึ้นอยู่กับว่าเอกสารนั้น เป็นเอกสารอะไร แล้วมีข้อมูลอะไรบ้าง ยกตัวอย่างเช่น ร้านค้าถ้าไม่ออกใบเสร็จมักจะมีบิลเงินสดออกแทนให้ลูกค้านะ
ทั้งบิลเงินสด และใบเสร็จ มันเป็นเอกสารแสดงว่าเรารับเงินจากลูกค้าเหมือนกัน แต่ส่วนใหญ่แล้ว คำว่าบิลเงินสด ความน่าเชื่อถือมันจะน้อยกว่าใบเสร็จ สังเกตง่ายๆ จาก 3 เรื่องนี้
- บิลเงินสดมักจะออกโดยร้านที่ขายของแบบเงินสด = ไม่มีหลักฐานจากธนาคารแน่นอนว่ามีการรับจ่ายเงินกันจริง
- บิลเงินสดมักเขียนด้วยลายมือ = ดูผิดพลาด ปลอมแปลงได้ง่าย
- ใส่หัวกระดาษว่า “สด” ซึ่งระบุไม่ได้เลยว่าเป็นการรับเงินมาจากใครกันแน่ แล้วใครเป็นคนรับเงิน
มันก็เลยมีความน่าเชื่อถือน้อยกว่าใบเสร็จเอามากๆ และในทางภาษีก็อาจเป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีไม่ได้ด้วยเช่นกัน
แต่ในส่วนใบเสร็จปกติแล้วจะมีข้อมูลรายละเอียดครบถ้วนกว่า และมีความน่าเชื่อถือมากกว่าค่ะ
ทั้งนี้ทั้งนั้น ถ้าบิลเงินสดมีข้อมูลแบบครบถ้วนถูกต้องก็สามารถใช้เป็นหลักฐานการรับเงินได้เช่นกัน
การใช้ใบเสร็จในทางธุรกิจ
ใบเสร็จสำคัญกับธุรกิจเป็นอย่างมากโดยเฉพาะในวงการบัญชีและการเงิน เพราะมันหมายถึงเอกสารเพื่อการยืนยันข้อมูล การบันทึกข้อมูลให้ถูกต้อง ซึ่งมีผลทำให้เกิดข้อผิดพลาดทางบัญชีได้เลย หากขาดขั้นตอนของการออกใบเสร็จ
ดังนั้น กิจการต่างๆ มักจะมีการวางระบบของทางเดินเอกสารในกิจการของตัวเอง ทำให้ควบคุมเอกสารทุกประเภทได้อย่างเป็นระบบ และได้รับความน่าเชื่อถือจากคู่ค้าอีกด้วย
FAQ : คำถามที่พบบ่อย
Q: รับเงินแล้วไม่ออกใบเสร็จได้มั้ย ถ้าลูกค้าไม่ร้องขอ
เชื่อว่าทุกคนก็เป็นเหมือนกันเวลาไปซื้อของชอบลืมรับใบเสร็จ แต่ๆ แม้ลูกค้าจะไม่ได้ร้องขอ ผู้ขายของก็ยังมีหน้าที่ที่จะต้องออกใบเสร็จทุกครั้งที่รับตังค์เข้ามานะ ตัวใบเสร็จนี้เป็นเอกสารสำคัญทางบัญชีที่ช่วยให้เรารู้ว่าวันนี้เราขายของไปแล้วเท่าไรบ้าง
ยกตัวอย่างง่ายๆ ถ้าเราเปิดร้านขายอุปกรณ์แคมปิ้ง พอขายของหน้าร้านปุ๊บ รับเงินเข้ามาพอออกใบเสร็จทันที สิ้นวันเราเช็คได้ทันทีเลยค่ะว่าวันนี้มียอดขายเท่าไรแล้ว ขายใครไปบ้าง มันมีประโยชน์มากๆ เลยในการวิเคราะห์ยอดขายของเรา โดยไม่ต้องสนใจว่าลูกค้าจะอยากได้ใบเสร็จหรือไม่ เพียงแค่เรามีข้อมูลลูกค้า มีข้อมูลยอดขาย อันนี้ก็ถือว่ามีประโยชน์มากสำหรับธุรกิจแล้ว
Q: ขายเชื่อล่ะ ใบเสร็จยังจำเป็นอยู่เหมือนกันไหม
ยิ่งถ้าเราเป็นธุรกิจแบบขายเชื่อ คราวก่อนเราเคยเล่าว่าต้องมีใบแจ้งหนี้/ใบวางบิลนะ ไม่งั้นเก็บเงินยาก
อ่านเพิ่มเติมเรื่อง ใบแจ้งหนี้ ได้ที่นี่
ใบเสร็จมันก็จะเป็นภาคจบของการขายว่าแจ้งหนี้ไปแล้ว เราได้รับตังค์จริงๆ หรือเปล่า ถ้ายังไม่เปิดใบเสร็จสักที เราก็เช็คได้ง่ายๆ เลยว่า มีใครค้างหนี้เราอยู่บ้างค่ะ ซึ่งธุรกิจขายเชื่อพอมีลูกค้าหลายๆ เจ้าเข้าเราจะงงมากเลยว่าคนไหนจ่ายเงินแล้วหรือยังไม่จ่ายเงิน ถ้าเราไม่ได้ออกใบเสร็จให้ลูกค้าบางทีอาจจะมีกรณีที่เข้าใจผิดกันได้ง่ายๆ เลยนะ
Q: ใบเสร็จที่ดีต้องมีอะไรบ้าง
ควรจะมีข้อมูล อย่างน้อย 4 เรื่อง คือ
- คนรับเงินเป็นใคร = ไม่ใช่แค่ ชื่อ “สด” แต่ต้องมีชื่อร้านค้า ที่อยู่ และเลขที่ผู้เสียภาษี ให้ครบถ้วนด้วย ถ้าเป็นบุคคลก็ใส่เลขที่ประจำตัวของเรา ส่วนถ้าเป็นบริษัทก็ใส่เลขที่นิติบริษัท
- คนจ่ายเงินเป็นใคร = เหมือนกันกับคนรับเงินเลยค่ะ ใส่ชื่อ ที่อยู่ เลขที่ผู้เสียภาษีให้เรียบร้อย
- รับเงินค่าอะไร จำนวนเท่าไร
- เลขที่ วันที่ = การมีเลขที่เอกสารทำให้ร้านค้ามั่นใจว่าไม่มีการทำซ้ำ ปลอมแปลง และจัดเอกสารได้เป็นระบบ ส่วนวันที่อันนี้แน่นอนอยู่แล้วว่ามันช่วยให้ระบุวันรับชำระได้ชัดเจนค่ะ
เมื่อรู้แล้วเกี่ยวกับใบเสร็จ รับเงินนี้แล้ว สรุปได้ว่า เอกสารนี้แสดงถึงความน่าเชื่อถือ ความใส่ใจลูกค้า และแสดงถึงความมีระบบในกิจการของเรา ประโยชน์มากมายอย่างงี้ อย่าลืมหันมาเริ่มต้นจัดระบบเอกสารกัน เพื่อเพิ่มความมืออาชีพให้กับกิจการของเรา แถมยังป้องกันข้อผิดพลาดอะไรได้หลายอย่างในกิจการเลยค่ะ
ขอบคุณตัวอย่างเอกสารสวยๆจาก Flowaccount
ปรึกษาปัญหาบัญชีธุรกิจ หาโปรแกรมบัญชีที่ใช่สำหรับธุรกิจคุณ ติดต่อ
Line: @zerotoprofit หรือ https://lin.ee/36U1ks0Y
ติดตาม Zero to Profit ช่องทางอื่นได้ที่
Facebook: https://facebook.com/ZerotoprofitTH/
Blockdit: https://www.blockdit.com/zerotoprofit
