สำหรับเจ้าของธุรกิจมือใหม่ การทำบัญชีเป็นสิ่งที่ต้องให้ความสำคัญเป็นพิเศษ เพราะจะช่วยให้ทราบผลการดำเนินธุรกิจว่ามีรายได้ – รายจ่ายเท่าไหร่ ได้กำไร หรือขาดทุน เพื่อสามารถบริหารจัดการพัฒนาธุรกิจให้ก้าวหน้าขึ้นได้
แต่ทั้งนี้ มือใหม่อาจจะยังไม่รู้ว่าการทำบัญชี สำหรับกิจการเจ้าของคนเดียวต้องทำอย่างไร บทความนี้มีแนวทางการเริ่มทำบัญชีด้วยตัวเองจะมาฝากทุกคนกันค่ะ
ทำบัญชี กิจการเจ้าของคนเดียวยังไงดี
ลองนึกภาพดูนะคะ เวลาทำงานประจำ ได้รับเงินเดือนมาแล้วก็เอาเงินส่วนหนึ่งไปเก็บไว้อีกบัญชีหนึ่ง เพื่อแยกเงินสำหรับออม และใช้จ่ายออกจากกันใช่ไหมคะ เพื่อให้รู้ว่าเงินออมของเราเท่าไหร่ เงินใช้จ่ายเหลือเท่าไหร่ เราจะได้วางแผนว่าสิ้นเดือนจะได้กินมาม่ากี่วัน ฮ่าๆๆๆ
บัญชีธุรกิจเจ้าของคนเดียว คือ ทำแบบพึ่งตัวเองล้วนๆ ไม่มีลูกจ้าง หรือนักบัญชีมาคอยช่วยเหลือ เจ้าของธุรกิจทำได้ไม่ยาก โดยใช้หลักการเดียวกันค่ะ
เริ่มต้นจากสร้างบัญชีธุรกิจแยกออกจากบัญชีส่วนตัว เพื่อรู้ข้อมูลการดำเนินธุรกิจที่เห็นภาพชัด และสามารถบริหารจัดการรายได้-รายจ่ายได้ง่ายขึ้น ไม่งั้นถ้าเงินธุรกิจปนกับเงินส่วนตัวเราไม่รู้เลยตอนนี้ธุรกิจของเราเงินสดเหลือพอจะใช้จ่ายหรือเปล่า
และเมื่อธุรกิจเริ่มตั้งตัวได้ในระดับหนึ่งแล้ว สิ่งต่อไปที่เจ้าของธุรกิจต้องคิดถึง ก็คือการวางแผนการใช้จ่ายจากบัญชีธุรกิจค่ะ โดยจะต้องเช็กก่อนว่าได้กำไรมากน้อยแค่ไหน เงินสดเหลือเท่าไหร่พอไว้ใช้จ่ายเดือนหน้าหรือไม่ จากนั้นให้ลองคำนวณค่าใช้จ่ายสำหรับธุรกิจ และเงินเดือนของตัวเองเผื่อไปด้วย แล้วหักลบจากรายได้ที่คาดว่าจะได้รับเงินมา วิธีนี้จะช่วยให้บัญชีของคุณเป็นระบบมากขึ้นค่ะ
รับ-จ่ายเงินผ่านธนาคาร ดียังไง?
กิจการเจ้าของคนเดียวแนะนำให้รับ-จ่าย เงินผ่านธนาคาร ซึ่งมีข้อดีก็คือ เวลามีรายได้เข้ามา หรือมีรายจ่ายที่ต้องถอนเงินออกจากบัญชี เช่น ค่าซื้อสินค้า เงินเดือน รับเงินจากลูกค้า เป็นต้น ระบบธนาคารจะบันทึกรายการเงินเข้า-เงินออกทุกรายการเลย และเมื่อต้องการตรวจสอบย้อนหลัง ก็สามารถเช็กยอดรายได้-รายจ่ายจาก Bank Statement ได้เลยค่ะ
นอกจากนี้ ข้อมูลตัวเลขใน Bank Statement เป็นตัวเลขที่ถูกต้อง และมีความน่าเชื่อถือสูงมาก ก็จะมีประโยชน์เวลาทำบัญชีประจำเดือน เอารายจ่ายหักลบจากรายได้ ก็จะช่วยให้รู้สถานการณ์ด้านการเงินในธุรกิจในเดือนนั้น ๆ ว่าจะได้ “กำไร” หรือ “ขาดทุน” จากนั้นก็สามารถเอาข้อมูลมาวิเคราะห์ต่อ และนำไปสู่การบริหารจัดการเงินที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นค่ะ
เงินสดย่อยคืออะไร?
นอกจากค่าใช้จ่ายก้อนใหญ่ของบริษัทแล้ว ยังมีรายจ่ายเบ็ดเตล็ดก้อนเล็ก ๆ น้อยๆ เช่น วัสดุสิ้นเปลือง ของใช้ในออฟฟิศ ค่าไปรษณีย์ ค่าเดินทาง เป็นต้น ซึ่งในแง่มุมของการทำบัญชี ค่าใช้จ่ายเหล่านี้ค่อนข้างยิบย่อย สามารถเหมารวมเป็นเงินก้อนใหญ่ก้อนหนึ่งได้ ธุรกิจหลายที่จึงเลือกที่จะใช้วิธีเบิกเงินสดจำนวนหนึ่งตามวงเงินที่ธุรกิจกำหนดมาถือไว้ เพื่อความสะดวกในการใช้จ่ายที่มีจำนวนเล็กน้อย เราจะเรียกเงินสดก้อนนี้ว่า “เงินสดย่อย” ค่ะ
วงเงินสดย่อยจะมีผู้รักษาเงินสดย่อย (Petty Cashier) คอยดูแล ควบคุม จ่ายเงิน จัดเก็บเอกสาร และขอเบิกชดเชยจ่ายเงินสดย่อย ซึ่งมีขั้นตอนในการบริหารโดยสังเขป ดังนี้ค่ะ
- การตั้งวงเงินสดย่อย
- การจ่ายเงินสดย่อย
- การเบิกชดเชยเงินสดย่อย
- การปรับปรุงวงเงินสดย่อย
- การเก็บรักษาเงินสดย่อย
ยกตัวอย่างเช่น
ธุรกิจ A จะมีการประชุมขึ้น 1 วัน ซึ่งจะมีค่าเช่าห้องประชุม ค่าอาหารว่าง และค่าเดินทางที่ต้องจ่ายแน่นอน เจ้าของธุรกิจคนเดียวจึงได้เบิกเงินสดย่อยจากบัญชีจำนวน 3,000 บาท เพื่อความสะดวกในการใช้จ่าย และเวลาทำบัญชีรายรับ-รายจ่าย ก็จะเขียนรายการค่าใช้จ่ายในการประชุมทั้งหมดเป็นเงินก้อนเดียวนั่นเองค่ะ
ทำบัญชีบุคคล กับบริษัทต่างกันยังไง?
หลังจากที่ได้ทำความเข้าใจเรื่องบัญชีบุคคลกันไปแล้ว ในทางกลับกัน เจ้าของธุรกิจมือใหม่หลายคนอาจจะแอบสงสัยอยู่เหมือนกันว่า การทำบัญชีกิจการเจ้าของคนเดียวกับบัญชีบริษัทต่างกันตรงไหน จะขอแบ่งความแตกต่างให้เห็นชัด ๆ ดังนี้นะคะ
หลักๆ แล้วข้อแตกต่างนั้น ขึ้นอยู่กับว่า กฏหมายบังคับให้ทำบัญชีไหมนั่นเอง
บัญชีบุคคล
ตามกฎหมายแล้ว เจ้าของธุรกิจบุคคลธรรมดาที่เลือกยื่นภาษีบุคคลธรรมดาแบบเหมา กฎหมายไม่ได้บังคับให้ทำบัญชี และไม่ต้องนำส่งงบการเงินค่ะ แต่ถ้าหากเลือกที่จะยื่นภาษีบุคคลธรรมดาแบบตามจริง ควรเก็บเอกสารการใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจทุกอย่างเอาไว้ เพื่อใช้เป็นหลักฐานเวลากรมสรรพากรขอดูบัญชีของเราค่ะ
บัญชีบริษัท
ถือเป็นหนึ่งในประเภทนิติบุคคลตามกฎหมาย จึงต้องมีการทำบัญชี เพื่อนำส่งงบการเงินประจำปีให้กับหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง เช่น กรมพัฒนาธุรกิจการค้า และกรมสรรพากร เพราะฉะนั้นแล้ว ไม่ว่าจะมีค่าใช้จ่าย หรือมีรายได้ มากน้อยเพียงใดก็ตามต้องทำบัญชีและนำส่งงบการเงินประจำปีตามกฎหมายกำหนดค่ะ สิ่งที่สำคัญเลยคือ เมื่อทำบัญชีและยื่นภาษีในส่วนของเอกสารที่นำมาเป็นรายจ่ายก็ต้องเป็นไปตามเงื่อนไขทางภาษีให้ถูกต้องด้วยค่ะ
สรุป
จะเห็นได้ว่า การทำบัญชีกิจการเจ้าของคนเดียวด้วยตัวเองสำหรับมือใหม่เริ่มต้นง่าย ๆ จากการแยกบัญชีธุรกิจกับบัญชีส่วนตัวออกจากกัน อีกทั้งยังต้องบริหารรายได้ รายจ่ายให้เป็น และรู้วิธีดูกำไรแบบง่าย ๆ ได้ เพื่อให้สามารถนำเงินก้อนที่มีอยู่ไปใช้พัฒนาธุรกิจให้เติบโตมากขึ้นนั่นเอง หากเจ้าของธุรกิจมือใหม่ได้เรียนรู้ และเข้าใจหลักการเบื้องต้นเหล่านี้แล้ว เชื่อว่าในอนาคตจะสามารถดูแลธุรกิจให้ดีขึ้นได้อย่างแน่นอนค่ะ
เรียนรู้เพิ่มเติม ทำบัญชีด้วยตัวเอง กับนุชและพี่หนอมได้ที่นี่
เริ่มต้นจดทะเบียนบริษัท รับคำปรึกษาจากผู้เชี่ยวชาญ ติดต่อ
Line: @zerotoprofit
