การเปิดกิจการของตัวเองมักจะเป็นเป้าหมายใหญ่ที่หลายคนใฝ่ฝันจะทำให้ได้ แต่พอลงมือทำจริง ๆ แล้ว กลับไม่ใช่เรื่องง่ายเลยที่จะดำเนินกิจการให้ราบรื่นที่สุด เพราะจะต้องศึกษาหาข้อมูลอย่างรอบด้าน โดยเฉพาะ “การทำบัญชี” ซึ่งเป็นจุดสำคัญที่ผู้ประกอบการควรรู้ แล้วแบบนี้มือใหม่อย่างเราจะเริ่มทำบัญชียังไงดีล่ะ? บทความนี้จะมาสอนทำบัญชีบริษัทแบบง่าย ๆ ให้ทุกคนกัน โดยจะต้องรู้วิธีทำบัญชีทั้งหมด 6 ขั้นตอน ดังนี้ค่ะ
เนื้อหา
ซ่อน
1. เปิดบัญชีธนาคาร
สิ่งแรกที่กิจการต้องทำคือการเปิดบัญชีค่ะ เพราะเป็นแหล่งที่จะมีเงินเข้าออกอยู่ตลอดเวลา อีกทั้งยังช่วยให้เช็กรายรับ – รายจ่ายในบัญชีได้ง่าย
คำถามถัดมาคือ แล้วควรมีกี่บัญชีดีล่ะ
สำหรับธุรกิจที่มีขนาดเล็ก และเจ้าของกิจการเป็นผู้มีอำนาจชำระคนเดียว อย่างน้อยควรเปิดไว้ 1 บัญชี
แต่หากกิจการมีขนาดกลางไปจนใหญ่ เปิด 2 บัญชี แยกรายรับ – รายจ่าย เพื่อให้แยกบัญชีธุรกิจกับบัญชีส่วนตัวออกจากกัน อีกทั้งกิจการใหญ่ ๆ การกำหนดอำนาจคนอนุมัติชำระเงินให้มีมากกว่า 1 คน ก็สามารถป้องกันการโกงเงินได้ในธุรกิจได้อีกด้วยค่ะ
เมื่อมีบัญชีธนาคารแล้ว ขอแนะนำให้หมั่นตรวจสอบรายการบัญชีทุกเดือน เมื่อตรวจพบปัญหา จะสามารถแก้ปัญหาได้ตั้งแต่เนิ่น ๆ ทันที ก่อนที่จะบานปลายจนสายเกินไปค่ะ
2. เลือกโปรแกรมทำบัญชี
ขั้นตอนต่อไปก่อนที่จะไปทำบัญชีบริษัทก็คือ การเลือกใช้โปรแกรมทำบัญชีที่เหมาะสมกับธุรกิจของเรา ฟังก์ชั่นหลักๆ ที่ควรมี เช่น ซอฟต์แวร์ที่ได้รับการพัฒนาระบบให้สามารถจัดการ และบริหารรายรับ – รายจ่าย รวมทั้งช่วยบันทึกงานบัญชีให้เป็นระเบียบมากขึ้น
โปรแกรมบัญชีที่ดีจะช่วยลดข้อผิดพลาดจาก Human Error ได้ และช่วยให้เราวิเคราะห์ข้อมูลต่างๆ จากรายงานทางการเงินหรือเรียกง่ายๆ ว่า “งบการเงิน” ที่จะช่วยให้ผู้ประกอบการมีข้อมูลเพื่อช่วยในการตัดสินใจในการบริหารธุรกิจนั่นเอง
หลายคนอาจจะสงสัยว่าจะเลือกโปรแกรมทำบัญชีแบบไหนให้เหมาะกับธุรกิจ เรามีคำตอบค่ะ กิจการต้องตรวจสอบฟีเจอร์ของโปรแกรมก่อนว่า เหมาะสมกับกิจการหรือไม่ โดยมีหลักการพิจารณา ดังนี้
- ขนาดของธุรกิจ เนื่องจากบางโปรแกรมอาจจะสร้างสรรค์มาเพื่อรองรับธุรกิจ SMEs แต่ยังไม่สามารถรองรับระบบผลิตที่มีขนาดใหญ่ได้
- ราคาที่เหมาะสม หากเป็นธุรกิจที่กำลังก่อร่าง สร้างตัว การลงทุนโปรแกรมที่แพงเกินไป ก็อาจจะยังไม่ตอบโจทย์เท่าไหร่นะ
- การใช้งานที่ง่าย และสะดวก เมื่อได้โปรแกรมมาแล้ว เราต้องใช้งานเป็นด้วย ถึงจะก่อประโยชน์สูงสุด
- ความสามารถในการปรับข้อมูลของโปรแกรม เมื่อกิจการเติบโตขึ้น มองอนาคตว่าโปรแกรมนี้ หากกำลังการผลิตเยอะขึ้น หรือยอดขายโตขึ้น จะยังรองรับได้ไหม หรือในอนาคตสามารถจัดทำรายงานจากมุมมองที่หลากหลายขึ้นได้หรือไม่
หรือดูบทความเพิ่มเติม วิธีเลือกโปรแกรมบัญชีสำเร็จรูป เจ้าของธุรกิจต้องรู้ก่อนจ่ายตังค์
3. บันทึกรายได้ และค่าใช้จ่าย
ขั้นตอนต่อไปที่จะสอนทำบัญชีบริษัท คือการบันทึกรายได้ – รายจ่ายที่เกิดขึ้นในกิจการค่ะ
เราแนะนำให้บันทึกรายได้ – รายจ่ายทุกเดือนนะคะ
เพื่อเป็นการบันทึกประวัติรายการ รายได้ และค่าใช้จ่ายที่ผ่านมา และใช้เป็นหลักฐานสำคัญในการเสียภาษีได้ด้วย โดยมีแนวทางหลัก ๆ ที่ต้องทำ ดังนี้
3.1 ดาวน์โหลดรายการเคลื่อนไหวของ BANK STATEMENT ประจำเดือน
กิจการต้องมีรายการเคลื่อนไหวของ BANK STATEMENT ก็คือ บัญชีธนาคารของธุรกิจที่เราเปิดไว้ทุกบัญชีนั่นเอง
ที่เราต้องดาวน์โหลดมา เนื่องจากต้องมาทำการบันทึกทุกรายการที่เคลื่อนไหว ลงโปรแกรมบัญชี
ดังนั้น หากธุรกิจของเรา มีการรับเงิน หรือ จ่ายเงิน ต้องพยายามให้ผ่านบัญชีธนาคารของกิจการ เท่านี้ ทุกเดือนเราก็จะทราบทุกรายการเลย ว่าเงินเข้า – ออก เป็นค่าอะไรบ้างนั่นเอง
3.2 บันทึกรายการรายได้ – ค่าใช้จ่าย/ซื้อสินค้าในโปรแกรมบัญชี
จากรายการเคลื่อนไหวของ BANK STATEMENT ให้นำทุกรายการมาลงบันทึกในโปรแกรมบัญชีที่เราเลือกใช้
โดยการบันทึกรายการจะแบ่งเป็น 2 ฝั่ง คือ
- รายรับ หรือ รายได้
ธุรกิจที่ไม่ได้จด VAT เมื่อธุรกิจได้รับเงินมา เราต้องออกใบเสร็จรับเงินให้ลูกค้า ถึงแม้ลูกค้าจะไม่ได้ต้องการ เราก็ต้องบันทึกรายการรับเงิน ออกใบเสร็จรับเงินในโปรแกรมบัญชีอยู่ดี และเช็คว่า เราออกใบเสร็จรับเงิน ครบทุกรายการของ BANK STATEMENT ฝั่งรับเงินหรือยัง?
ธุรกิจจดทะเบียนภาษีมูลเพิ่ม ข้อควรระวังเพิ่มเติม คือ ต้องออกใบกำกับภาษีด้วย เมื่อรับเงินหรือส่งมอบสินค้า ทุกครั้ง และหน้าที่ทุกๆเดือน คือต้องสรุปรายงานภาษีขาย เพื่อรอคำนวณนำส่งภาษีมูลค่าเพิ่มด้วยนั่นเอง
หากใครเพิ่มจด VAT แล้วไม่รู้ต้องออกใบกำกับยังไงให้ถูกต้อง
ดูที่บทความนี้เลย 8 จุดที่สำคัญในใบกำกับเต็มรูปต้องมี
2. ค่าใช้จ่าย/ซื้อสินค้า เมื่อจะบันทึกรายการ ต้องมีหลักฐานประกอบด้วยเสมอ เช่น ใบกำกับภาษี ใบเสร็จรับเงิน ใบสำคัญรับเงิน และต้องเป็นธุรกรรมที่เกี่ยวกับกิจการเท่านั้น
ข้อควรระวังของธุรกิจที่จด VAT เมื่อจ่ายค่าใช้จ่ายหรือซื้อสินค้าทุกครั้งอย่าลืมที่จะขอใบกำกับภาษี อย่างเต็มรูปแบบ เพื่อนำมาเคลม VAT ภาษีซื้อ เพื่อรอคำนวณนำส่งภาษีมูลค่าเพิ่มด้วยนะคะ
3.3 สรุปรายการภาษีประจำเดือนที่ต้องชำระ
เมื่อเราเป็นผู้ประกอบการ เรื่องที่เราหนีไม่พ้นเลย คือ เรื่องของภาษี ภาษีประจำเดือนที่ต้องทราบเลย มีหลักๆ 2 ประเภท
1. ภาษีหัก ณ ที่จ่าย คือ ภาษีที่เกิดจากการจ่ายเงินให้กับบุคคลธรรมดา หรือ นิติบุคคลด้วยกันเอง
สิ่งที่ต้องทราบ คือ รายจ่ายประเภทไหนต้องหัก ณ ที่จ่ายบ้าง และอัตราการหัก ณ ที่จ่ายเป็นเท่าไร ทางสรรพากรจะเป็นผู้กำหนดให้ค่ะ
บริษัทมีหน้าที่ยื่นแบบแสดงรายการภาษีหัก ณ ที่จ่าย ทุกเดือน ภายในวันที่ 7 ของเดือนถัดไป แต่ถ้าเดือนไหนไม่มี หัก ภาษี ณ ที่จ่ายไม่ต้องยื่นแบบภาษีค่ะ
2. ภาษีมูลค่าเพิ่ม คือ ภาษีที่เกิดจากการขายสินค้าหรือการให้บริการ โดยคิดจาก 7% ของมูลค่าสินค้าหรือบริการค่ะ
บริษัทที่มีรายได้จากการขายหรือการให้บริการ เกิน 1.8 ล้านบาทต่อปี และเป็นรายได้ที่ไม่ได้รับยกเว้นทางภาษี มีหน้าที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม และต้องยื่นแบบภาษีมูลค่าเพิ่ม หรือ ภพ. 30 ภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป ถ้าเดือนไหนไม่มีการขายสินค้าหรือการให้บริการก็ต้องยื่น ภพ. 30 ทุกเดือนเช่นเดียวกัน
3.4 กระทบยอดเงินฝากในโปรแกรมบัญชี ให้ตรงกับ BANK STATEMENT จริง
การกระทบยอดเงินฝากธนาคารเป็นอีกเรื่องที่สำคัญมาก สามารถบอกเราได้ว่า เราบันทึกรายการ รายรับ – รายจ่าย ครบแล้วหรือยัง
วิธีการกระทบยอดสมุดเงินฝาก ทำง่ายๆ ได้ด้วยตัวเองตามนี้
- เช็คยอดเงินเข้า = ต้องเท่ากับการเปิดเอกสารใบเสร็จรับเงิน หรือใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน(ฝั่งขาย)
- เช็คยอดเงินออก = ต้องเท่ากับการจัดทำเอกสารใบสำคัญจ่ายเงิน ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี (ฝั่งซื้อ)
- เช็คยอดเงินเหลือ = ต้องเท่ากับยอดเงินสดยกมาต้นงวด + เงินเข้า – เงินออก ตามเอกสารที่เราบันทึกไว้
ข้อดีของการกระทบยอดเงินฝากเป็นประจำ ทำให้เรารู้เงินรั่วไหลไปไหนได้เร็วขึ้น เช่น ลูกค้าแจ้งว่าโอนเงินแล้ว แต่จริงๆ ยังไม่ได้โอน เซลล์ไม่ยอมนำเช็คฝากเข้าบัญชี จากนั้นเราจะได้ตามไปจัดการปัญหาได้ทันเวลา
เมื่อเราบันทึกรายการครบ ตรงตาม Bank Statement ให้สรุปผลการบันทึกรายได้ และค่าใช้จ่าย เราก็จะรู้ว่า กิจการมีกำไรหรือขาดทุนนั่นเอง
4. จัดเก็บเอกสาร
แน่นอนว่า เวลาบันทึกรายรับ-รายจ่ายแต่ละรายการ จะต้องเก็บใบกำกับภาษี หรือใบเสร็จรับเงินไว้เสมอ ยิ่งมีรายการมาก ยิ่งมีจำนวนเอกสารสะสมเยอะมาก จึงต้องมีการจัดเก็บเอกสารต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นใบเสร็จรับเงิน ใบแจ้งยอดธนาคาร บัตรเครดิต ใบเสร็จค่าเดินทาง และอื่น ๆ ให้เป็นระบบมากขึ้น เพื่อความสะดวกในการค้นหา และป้องกันการสูญหายได้ โดยกิจการจะเลือกเก็บเอกสารในแฟ้ม หรือจัดเก็บผ่านระบบดิจิทัลก็ได้ ตามความสะดวกของกิจการได้เลยค่ะ
5. เช็กลูกหนี้/เจ้าหนี้/สินค้า
การเช็กลูกหนี้ เจ้าหนี้ รวมทั้งสินค้า จะเป็นขั้นตอนต่อไปที่จะสอนทำบัญชีบริษัทค่ะ ซึ่งเป็นกระบวนการสำคัญในการบริหารจัดการการเงินของธุรกิจ เพื่อให้สามารถติดตามสถานะการเงิน และบันทึกข้อมูลงบประมาณของกิจการได้อย่างถูกต้องและมีประสิทธิภาพ โดยมีวิธีเช็ก ได้แก่
เช็กข้อมูลลูกหนี้
- การจัดทำรายงานการวิเคราะห์อายุลูกหนี้การค้า รายงานนี้ช่วยให้ทราบว่าลูกหนี้รายใดค้างชำระเงินนานเท่าไร และช่วยในการตัดสินใจในการติดตามหนี้ที่ค้างอยู่
- การวิเคราะห์คุณภาพลูกหนี้ ควรประเมินความสามารถในการชำระหนี้ของลูกหนี้แต่ละราย เพื่อจัดการกับลูกหนี้ที่มีความเสี่ยงสูง
เช็กข้อมูลเจ้าหนี้
- ตรวจสอบสถานะการชำระเงิน ควรมีการติดตามและบันทึกการชำระเงินที่เกิดขึ้นกับเจ้าหนี้ เพื่อป้องกันปัญหาการชำระเงินล่าช้าและการเสียค่าปรับ
- การจัดทำงบประมาณการชำระหนี้ ควรวางแผนการชำระหนี้ให้สอดคล้องกับกระแสเงินสดของธุรกิจ เพื่อให้สามารถชำระหนี้ได้ตรงเวลา
เช็กสินค้า
- การตรวจสอบสินค้าคงคลัง ควรมีการตรวจสอบสต็อกสินค้าอย่างสม่ำเสมอ เพื่อให้แน่ใจว่าสินค้ามีเพียงพอต่อการขายและไม่มีสินค้าหมด
การใช้โปรแกรมบัญชี ช่วยในการติดตามสถานะลูกหนี้ เจ้าหนี้ และสินค้าคงคลังได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยสามารถบันทึกข้อมูลและสร้างรายงานได้ง่าย
6. เข้าใจภาษีที่เกี่ยวกับกิจการตัวเอง
ขั้นตอนสุดท้ายที่จะสอนทำบัญชีบริษัท ก็คือการทำความเข้าใจกับภาษีค่ะ เพราะตราบใดที่เริ่มทำกิจการ ย่อมมีเรื่องภาษีเข้ามาเกี่ยวข้องเสมอ เพราะฉะนั้น นอกจากจะรู้วิธีทำบัญชีแล้ว ต้องรู้วิธีจัดการภาษีด้วยค่ะ เราจะเสียภาษีรูปแบบใดบ้างนั้น ขึ้นอยู่กับสถานะของกิจการว่าเป็นธุรกิจบุคคลธรรมดา หรือธุรกิจนิติบุคคล เมื่อรู้แล้วก็แล้วทำความเข้าใจกับภาษีที่เกี่ยวข้องแต่ละแบบ เพื่อให้สามารถคำนวณ และยื่นภาษีได้อย่างถูกต้องนั่นเองค่ะ
เปิดบริษัท ต้องเสียภาษีอะไรบ้าง สรุปไว้ให้ที่นี่แล้วจ้า
สรุป สอนทำบัญชีบริษัทแบบง่าย ต้องเข้าใจอะไรบ้าง
จะเห็นได้ว่า เมื่อเริ่มต้นทำกิจการใด ๆ แล้ว ต้องรู้วิธีทำบัญชีเพื่อบันทึกรายการรายได้-รายจ่ายของกิจการ โดยจะต้องเข้าใจขั้นตอนการทำบัญชีด้วยว่าต้องทำอย่างไรบ้าง จากที่เล่ามาก็มีขั้นตอนไม่น้อยเลย ถ้าทำบัญชีเองไม่ไหว อาจจะต้องจ้างพนักงานบัญชี หรือสำนักงานบัญชีเข้ามาช่วย เพื่อประหยัดเวลา และมั่นใจว่าธุรกิจนั้นทำบัญชีอย่างถูกต้อง สุดท้ายเจ้าของกิจการได้ใช้ข้อมูลได้เป็นประโยชน์ที่สุดค่ะ
เปิดบริษัท แต่ไม่อยากทำบัญชีเอง ปรึกษาผู้เชี่ยวชาญด้านบัญชี ติดต่อ Line: @zerotoprofit
ติดตาม Zero to Profit ช่องทางอื่นได้ที่
Facebook: https://facebook.com/ZerotoprofitTH/
Blockdit: https://www.blockdit.com/zerotoprofit
