สรุปครบ ซื้อของไม่มีใบเสร็จ ใช้เอกสารอะไรแทนได้บ้าง

ซื้อของมาทำธุรกิจจริง จ่ายเงินจริง แต่ไม่ได้ใบเสร็จรับเงินมาซะงั้น

เจอปัญหาแบบนี้เจ้าของธุรกิจก็ยิ่งปวดหัวใหญ่ เพราะอะไรน่ะหรอ ก็เพราะว่ารายได้เท่าเดิม แต่ไม่มีใบเสร็จรับเงินมาเพื่อลงเป็นรายจ่าย ผลลัพธ์ที่ตามมาก็คือ กำไรเยอะกว่าปกติ และในที่สุดก็เสียภาษีมากกว่าที่ควรจะเสียไงล่ะ

ถ้าใครกำลังเจอปัญหาแบบนี้อยู่ ถามหมอดูก็อาจจะไม่รู้คำตอบ วันนี้ Zero to Profit ขออาสามาช่วยทุกคนแก้ปัญหา ซื้อของแล้วไม่ได้ใบเสร็จรับเงินไปพร้อมๆ กันเลย

ใบเสร็จรับเงิน คืออะไร

ใบเสร็จรับเงิน เป็นเอกสารที่คนขายของออกให้กับลูกค้า เป็นการยืนยันว่าเราได้รับเงินแล้วนะ
ใบเสร็จรับเงินนี้จะมีข้อมูลครบถ้วนเลยค่ะ ว่าเรารับเงินวันที่เท่าไร เป็นค่าอะไรบ้าง และจำนวนเงินเท่าไร

ซึ่งเอกสารตัวนี้เป็นเอกสารสำคัญมากๆ สำหรับคนซื้อของหรือเจ้าของธุรกิจ เพราะมันช่วยยืนยันว่าเค้าได้จ่ายเงินครบ ไม่มีหนี้ค้างชำระกับเราแล้ว

ลำดับแรกมาทำความเข้าใจกันก่อนว่า “ใบเสร็จรับเงิน” ที่สมบูรณ์ต้องมีอะไรบ้าง?

ใบเสร็จรับเงินที่ดีจำง่ายๆว่าต้องมีองค์ประกอบ 6 ข้อนี้ครบถ้วน

1. ใครขาย – ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของคนขาย 3 สิ่งนี้ต้องระบุให้ครบถ้วน

2. ใครซื้อ – แบบเดียวกับคนขาย ทั้งชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของคนซื้อเอง ก็ต้องระบุลงไปในใบเสร็จให้ครบ ฉะนั้น ถ้าใครรับบิลเงินสด หรือใบเสร็จที่ ระบุแค่คำว่า “สด” แบบนี้ระบุตัวตนไม่ได้ว่าเป็นใคร สรรพากรเห็นก็ไม่ปลื้มแน่นอน

3. ขายอะไร – รหัสสินค้า ชื่อสินค้า รายละเอียดสินค้า ว่าใบเสร็จรับเงินใบนี้ขายอะไร อย่าลืมระบุให้ครบถ้วนด้วยนะ

4. ราคาเท่าไร – ของแต่ละชิ้นราคาเท่าไร ไม่ว่าใครก็คงอยากรู้ ถ้าจะทำใบเสร็จให้สมบูรณ์ทั้งที อย่าลืมใส่ข้อมูลราคาสินค้าให้เรียบร้อย

5. วันที่/เลขที่ – ทั้งวันที่ใบเสร็จ และเลขที่ใบเสร็จ เป็นสัญลักษณ์บ่งบอกคนขายมีการควบคุมเอกสารใบเสร็จที่ดี

6. เซ็นต์รับเงิน – ถ้ารับเงินจริงก็ควรต้องเซนต์ยืนยันการรับเงินให้ครบถ้วนด้วยเช่นกัน

ที่สำคัญ ใบเสร็จรับเงินนั้น อาจไม่ได้เขียนบนหัวกระดาษว่า “ใบเสร็จรับเงิน” เสมอไปก็ได้ บางทีอาจใช้คำว่า “บิลเงินสด” ซึ่งสิ่งที่สำคัญกว่าชื่อเอกสารนั่นก็คือ องค์ประกอบทั้ง 6 ข้อต่างหากล่ะ ถ้าบิลเงินสดมีครบถ้วนก็ไม่ได้ผิดอะไรที่คนขายจะออก “บิลเงินสด” ให้เราจ้า

ซื้อของไม่มีใบเสร็จ แก้ไขยังไง

ถ้าซื้อของไม่มีใบเสร็จรับเงิน เจ้าของธุรกิจก็งานเข้าทันที เพราะทางบัญชีก็บันทึกรายจ่ายให้ไม่ได้ ส่วนภาษีก็ไม่สามารถเป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีได้ ทีนี้วิธีแก้ไขเราจะทำยังไงได้บ้างลองมาดูกัน

ทางออกของปัญหาจ่ายเงินแล้ว ใบเสร็จไม่มี หรือ มีแต่องค์ประกอบไม่ครบ เจ้าของธุรกิจต้อง “ทำเอกสารเพิ่ม” เพื่อพิสูจน์ให้ได้ว่ารายจ่ายนี้ได้จ่ายออกไปเพื่อธุรกิจจริงๆ นะ ซึ่งทางกรมสรรพากรเองก็ออก คู่มือการจัดทำเอกสารประกอบการลงบัญชีให้เป็นรายจ่ายทางภาษีได้ มาให้ มีให้เลือก 3 แบบแล้วแต่สถานการณ์ ดังนี้

1.ใบรับเงิน

ใบรับเงินเป็นเอกสารที่คนขายยอมออกให้ตามที่เราร้องขอ ชื่อเต็มเรียกว่า “ใบรับเงินตามมาตรา 105ทวิ” ซึ่งต้องระบุรายละเอียดสำคัญในใบรับเงินตามนี้

• เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ออกใบรับ
• ชื่อหรือยี่ห้อของผู้ออกใบรับ
• เลขลำดับของเล่มและของใบรับ
• วันเดือนปีที่ออกใบรับ
• จำนวนเงินที่รับ
• ชนิด ชื่อ จำนวนและราคาสินค้า

ถ้าใครทำบุญมาดี คนขายยอมออกเอกสารใบนี้ให้ ก็เป็นอันว่าเรามีเอกสารครบถ้วนสำหรับบันทึกรายจ่ายแล้ว แต่เท่าที่เจอจากประสบการณ์ ถ้าคนขายไม่ยอมทำแม้แต่ใบเสร็จรับเงิน หรือบิลเงินสด มันก็ยากส์มากๆ ที่เค้าจะมานั่งทำ “ใบรับเงิน” ใบนี้ตามที่เจ้าของธุรกิจร้องขอ

แต่ก็ใช่ว่าชีวิตจะสิ้นไร้หนทางซะทีเดียว เรายังมีเอกสารอีก 2 ตัวที่เราทำได้ เพื่อใช้ทดแทนใบเสร็จรับเงิน

2.ใบสำคัญรับเงิน

เป็นเอกสารที่คนซื้อทำเอง แล้วให้คนขาย (รับเงิน) เซนต์รับ

ถ้าใบเสร็จก็ไม่มี ใบรับก็ไม่ยอมออกให้ Step ถัดมาเจ้าของธุรกิจที่จ่ายค่าใช้จ่ายไปแล้วอาจจะลองทำเอกสาร “ใบสำคัญรับเงิน” นี้ให้คนรับเซ็นต์แก๊กนึง ยินยอมว่าเค้าขายของให้เราจริง และได้รับเงินจากเราไปจริง

แต่ความยากของมันอยู่ที่ เราต้องมีข้อมูลคนรับเงิน ตั้งแต่ชื่อ-สกุล ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีให้ครบถ้วน เพื่อที่จะมากรอกในเอกสารใบนี้ และแน่อนว่าถ้าเป็นบุคคลธรรมดา เราต้องแนบสำเนาบัตรประชาชนไว้ด้วย ถ้าได้ข้อมูลครบตามนี้ก็เป็นอันว่าปัญหาเรื่องรายจ่ายก็จบไป

แต่บางทีชีวิตมันก็ไม่ง่ายแบบนั้นน่ะสิ ถ้าหาเอกสารข้อ 1 และ 2 ไม่ได้ แล้วเราจะทำยังไงต่อดี…ลองมาดูวิธีแก้ข้อ 3 กัน

3.ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน

เอกสารใบนี้เป็นเอกสารที่คนซื้อทำเอง เซนต์รับรองเอง (นักเลงพอ)

โดยเนื้อหาในเอกสารจะระบุว่าเราเป็นพนักงานของธุรกิจ จ่ายรายจ่ายออกไปวันที่เท่านี้ รายละเอียดดังนี้ และไม่อาจเรียกขอใบเสร็จรับเงินจากผู้รับได้ แต่สำหรับใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินก็มีข้อแม้เช่นกันว่า รายจ่ายที่เกิดขึ้นควรจะเป็นรายจ่ายแบบเบ็ดเตล็ดจริงๆ เช่น ซื้อดอกไม้พวงมาลัยไว้พระ ถ่ายเอกสาร เป็นต้น ไม่ใช่ซื้อรถ 1.5 ล้าน ใช้ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน แบบนี้สรรพากรตาเขียวแย่

ทั้ง 3 เอกสารที่เล่ามานี้เป็นวิธีแก้ปัญหาซื้อของแล้วไม่ได้ใบเสร็จรับเงิน หรือได้มาแหละแต่ข้อมูลไม่ครบถ้วนสมบูรณ์ ฉะนั้น เจ้าของธุรกิจก็เลยต้องเหนื่อยเพิ่มหน่อยเพื่อทำเอกสารประกอบ

แต่ทั้งนี้ทั้งนั้นอยากให้ทุกคนเข้าใจว่า เอกสารธุรกิจแต่ละแบบก็จะมีน้ำหนักความน่าเชื่อถือต่างกัน เรียงลำดับจากมาก-น้อยตามนี้

• ผู้ขาย (ภายนอก) ออกเอง

• ผู้ซื้อ (ภายใน) ทำให้ ผู้ขาย (ภายนอก) เซ็นเอกสาร

• ผู้ซื้อ (ภายใน) ทำเอง เซ็นเอง

และสุดท้ายการไม่มีเอกสารใดๆ เลย = น่าเชื่อถือน้อยสุดๆ

อ่านมาจนถึงตรงนี้ Zero to Profit คิดว่าทุกคนน่าจะเห็นวิธีแก้ปัญหาถ้าไม่ได้รับใบเสร็จรับเงินแล้ว แม้จะไม่ได้ยาก แต่ก็แอบเสียเวลาอยู่จริงไหม

เมื่อไม่มีใบเสร็จรับเงิน มีข้อแตกต่างทางบัญชีและภาษีดังนี้

ข้อแตกต่างทางบัญชีและภาษี หากรายจ่ายนั้นไม่มีใบเสร็จที่ครบ 6 องค์ประกอบมีอะไรบ้างมาดูกัน

ยกตัวอย่างเช่น กิจการเป็นธุรกิจผลิต ต้องซื้อสินค้าตัวอย่างในร้าน 7-11 จำนวน 100 บาทเพื่อนำมาทดลองสูตรบางอย่างภายในกิจการ แต่พนักงานของบริษัท ไม่ได้ขอใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี แบบเต็มรูปแบบมาตามองค์ประกอบทั้งหมด 6 ข้อของใบเสร็จรับเงิน แต่ได้มาเพียงใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษีอย่างย่อ

ทางบัญชีรายจ่ายนี้ ซื้อมาเพื่อทำการทดลองสูตรจริง มี PO สั่งซื้อของมาเพื่อทดลองสูตรภายในกิจการ และผลการทดลองสูตร ทางบัญชีลงเป็นรายจ่ายได้

ทางภาษี เอกสารไม่เพียงพอที่จะพิสูจน์ว่า ผู้ซื้อเป็นใคร เพราะได้รับมาเพียงใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษีอย่างย่อ ทำให้รายการนี้ไม่สามารถนำมาเป็นรายจ่ายของกิจการได้
ทำให้กิจการต้องเสียภาษีเงินได้นิติบุคคคลเพิ่มขึ้นนั่นเอง
เราจึงต้องจัดทำเอกสารเพิ่มขึ้นยังไงล่ะ เพื่อยืนยันว่า รายจ่ายนี้เป็นค่าใช้จ่ายของกิจการเราจริงๆนะ คุณพรี่

บทสรุป

กรณีซื้อของไม่มีใบเสร็จ ให้เราขอคู่ค้าก่อนเลยค่ะ มีใบเสร็จไว้ดีกว่าไม่มีแน่นอน แต่ถ้าคู่ค้าของเราไม่ออกให้จริงๆ ก็อยากให้ทุกคน แก้ไขปัญหาเพื่อทำตามเงื่อนไขตามที่สรรพากรกำหนดไว้ไปเลย ถ้าเราโชคดี เป็นงบการเงินที่ถูกสรรพากรตรวจขึ้นมา จะได้ไม่โดนภาษีย้อนหลังยังไงล่ะ

เวลาซื้อขาย สินค้า/บริการ ถ้าเราเลือกได้ คงเลือกซื้อของกับเจ้าที่มีใบเสร็จรับเงิน มากกว่าจะมาเสียเวลาทำเอกสารให้สมบูรณ์ และคนขายเองก็เช่นกัน ถ้ารู้ว่าใบเสร็จรับเงินมันจำเป็นแค่ไหนสำหรับธุรกิจ นี่อาจจะเป็นเวลาที่ดีที่จะเริ่มต้นออกใบเสร็จรับเงินให้ลูกค้า เพราะนี่อาจเป็นอีก 1 แรงจูงใจให้ลูกค้าเลือกเรามากว่าคู่แข่งอีกด้วย

ขอบคุณข้อมูลจาก :

https://www.rd.go.th/fileadmin/download/15277290359.pdf

ปรึกษาปัญหาบัญชีธุรกิจ จดบริษัทแล้ว จัดการเอกสารยังไงให้เป็นระบบ ติดต่อ

Line: @zerotoprofit หรือ https://lin.ee/36U1ks0Y

ติดตาม Zero to Profit ได้ที่

Facebook: https://facebook.com/ZerotoprofitTH/

Blockdit: https://www.blockdit.com/zerotoprofit