หลายคนที่เพิ่งเปิดธุรกิจหมาด ๆ อาจจะยังไม่เคยทำบัญชีธุรกิจมาก่อน แม้จะรู้อยู่แก่ใจว่าทำบัญชีแล้วจะเห็นกำไรขาดทุน และมองภาพธุรกิจตัวเองได้แจ่มแจ้งขึ้น แต่ก็ไม่รู้จะเริ่มต้นยังไงดี
จะเริ่มทำบัญชีครั้งแรกยังไง ต้องเข้าใจอะไรบ้าง? บทความนี้มีคำตอบมาฝากเจ้าของธุรกิจมือใหม่ทุกคนค่ะ
บัญชีธุรกิจ คืออะไร?
มาเริ่มต้นทำความเข้าใจกันสั้นๆ สักนิดก่อนว่าบัญชีธุรกิจคืออะไร?
บัญชีธุรกิจ คือ การบันทึก รวบรวมข้อมูล หลักฐาน เอกสาร การจัดหมวดหมู่ รวมถึงการทำรายงานสรุปผลข้อมูลทางการเงินของธุรกิจอย่างเป็นระบบ ทำให้เกิดเป็น งบกำไรขาดทุน งบฐานะการเงิน งบกระแสเงินสด เป็นต้น การทำบัญชีธุรกิจนั้นเหมือนจะเป็นงานน่าเบื่อ แต่จริงๆ แล้วมีประโยชน์เยอะมากเลยล่ะ
ประโยชน์ของการทำบัญชี มีอะไรบ้าง?
- ช่วยให้ทราบผลการดำเนินงาน (ผ่านงบกำไรขาดทุน) และยังบอกฐานะทางการเงิน (ผ่านงบแสดงฐานะการเงิน) ของธุรกิจได้ด้วย
- มีประโยชน์ในการวางแผนภาษีได้อย่างเหมาะสม เช่น ถ้ากำไรเยอะมาก อาจจะทำให้รู้ตัวเร็ว และวางแผนเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายที่ลดหย่อนภาษีได้เพิ่ม
- เป็นเครื่องมือช่วยคาดการณ์การลงทุนในอนาคต ว่าธุรกิจของเรามีเงินทุนที่จะขยายกิจการ หรือว่าซื้อธุรกิจไหนเพื่อ
ต่อยอดธุรกิจของเราได้บ้าง - เป็นเครื่องมือในการวางแผน และตัดสินใจของธุรกิจในอนาคต
- เป็นเครื่องมือในการวางแผนกำไร รวมทั้งควบคุมค่าใช้จ่ายของธุรกิจบริษัท เพราะถ้าบัญชีทำข้อมูลได้ถูกต้อง จะช่วยให้ทราบต้นทุน และค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริง ในอนาคตเราจะสามารถควบคุมค่าใช้จ่ายได้
- สามารถควบคุมระบบภายในต่างๆ เช่น ระบบซื้อ ขาย จ่าย รับ และตรวจสอบการเงินในธุรกิจได้ จึงช่วยป้องกันการทุจริตที่อาจเกิดขึ้นได้
ตัวอย่างรายงานบัญชีที่เจ้าของธุรกิจต้องดูเป็นประจำ
ในการทำบัญชี แค่บันทึกรายการให้ถูกต้องอย่างเดียวไม่พอหรอกค่ะ
เราต้องทำ “รายงานบัญชี” ซึ่งหมายถึง รายงานสรุปข้อมูลทางบัญชีในอดีต และปัจจุบัน เพื่อให้เจ้าของธุรกิจเข้าใจสถานการณ์มากที่สุด สามารถคาดการณ์ที่จะเกิดขึ้น และวางแผนอนาคตของธุรกิจให้ง่ายขึ้น นำไปสู่การแก้ไขปัญหาที่ตรงจุด หรือพัฒนาธุรกิจต่อไปได้ในเวลาต่อมา
โดยรายงานบัญชีที่นักบัญชีมักจะทำจะมีหลายรูปแบบด้วยกัน ยกตัวอย่างเช่น
- งบกำไรขาดทุน เป็นงบชนิดหนึ่งที่จะบอกความสามารถของเจ้าของธุรกิจว่าดำเนินธุรกิจแล้วได้กำไร หรือขาดทุน โดยดูจากรายรับ – รายจ่าย
- งบแสดงฐานะการเงิน เป็นอีกหนึ่งงบที่จะบอกสถานะการเงินของธุรกิจว่าตอนนี้มีสินทรัพย์อยู่เท่าไร มีหนี้สินมากน้อยแค่ไหน และส่วนของเจ้าของเหลืออยู่เท่าไร
- รายงานลูกหนี้การค้า เป็นรายงานที่แสดงให้เห็นยอดจำนวนเงินของลูกหนี้ที่คงค้างชำระให้กับธุรกิจของเรา
- รายงานเจ้าหนี้การค้า เป็นรายงานในส่วนของหนี้สินที่แสดงให้เห็นยอดจำนวนเงินคงค้างของเจ้าหนี้ที่ธุรกิจต้องเตรียมไปชำระหนี้
- รายงานสินค้าคงเหลือ เป็นรายงานที่แสดงรายการสินค้าที่อยู่ในสต็อกที่จะบอกยอดคงเหลือ ณ วันใดวันหนึ่ง
ทำบัญชีธุรกิจให้ดี ต้องเริ่มต้นจากอะไร?
หลังจากที่ได้เข้าใจเกี่ยวกับบัญชีธุรกิจกันไปแล้ว เจ้าของธุรกิจมือใหม่หลายคนที่ไม่เคยทำบัญชีมาก่อนอาจไม่รู้ว่าจะเริ่มต้นจากส่วนไหนดี
อันดับแรกต้องเปิดบัญชีธนาคารสำหรับธุรกิจก่อน ขอแนะนำให้พิจารณาข้อกำหนด เงื่อนไขการฝากถอน และค่าธรรมเนียมต่าง ๆ อย่างละเอียดถี่ถ้วน เพื่อให้ได้บัญชีที่เหมาะสมที่สุดกับธุรกิจกันค่ะ
พอเปิดบัญชีเสร็จเรียบร้อยแล้ว เรามาทำตามขั้นตอนเหล่านี้ไปพร้อม ๆ กันนะคะ
ขั้นตอนที่ 1 เลือกวิธีการทำบัญชีธุรกิจ
โดยมีวิธีทำบัญชีให้เลือกตามความเหมาะสมของธุรกิจ 2 วิธี
- เกณฑ์เงินสด มีวิธีที่ค่อนข้างง่าย ไม่ซับซ้อน เหมาะกับธุรกิจที่มีขนาดเล็ก เพราะเป็นการบันทึกรายได้เมื่อได้รับเงินสด และบันทึกรายจ่ายเมื่อมีการจ่ายเงิน
แต่ว่า เงินสดรับ หรือ จ่ายในแต่ละงวด นั่นคือ สิ่งที่เกณฑ์เงินสดให้ความสนใจ ในทางบัญชีจึงมักแย้งว่า เกณฑ์นี้ Focus ที่เงินสดเข้า-ออก ไม่ใช่ช่วงเวลาที่รายได้และค่าใช้จ่ายเกิดขึ้น เกณฑ์นี้จึงไม่สะท้อนผลการดำเนินงานที่แท้จริงในงบกำไรขาดทุนนั่นเอง - เกณฑ์คงค้าง เป็นวิธีทำบัญชีที่เมื่อสินค้าถูกส่งมอบแก่ลูกค้าจะบันทึกเป็นรายรับ และเมื่อได้รับสินค้าจากคู่ค้าจะบันทึกเป็นรายจ่าย
หรือพูดง่ายๆ คือ เป็นการบันทึกรายได้และค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่เป็นของงวดบัญชีนั้นจริงๆ
เกณฑ์นี้ไม่สนใจว่ารับหรือจ่ายเงินสดเมื่อไร เมื่อความเสี่ยงและผลตอบแทนเกิดขึ้นแล้ว การบันทึกรายการจะเกิดขึ้นทันทีเกณฑ์คงค้างนี้ตรงตามหลักการบัญชีที่ว่า “การจับคู่รายได้และค่าใช้จ่าย”
หากใครอยากทำความเข้าใจ เกณฑ์เงินสดและเกณฑ์คงค้างให้กระจ่าง แนะนำดูที่บทความนี้เลย
เกณฑ์เงินสด VS เกณฑ์คงค้าง ข้อแตกต่างและผลกระทบต่องบการเงิน
แต่ขอบอกไว้นิดนึงว่าถ้าทำธุรกิจนามบริษัทต้องใช้เกณฑ์คงค้างเท่านั้นค่ะ ส่วนถ้าทำธุรกิจนามบุคคลอยากใช้เกณฑ์ใดในสองเกณฑ์นี้ก็แล้วแต่เลย
ขั้นตอนที่ 2 คิดกระบวนการบันทึกบัญชี
ในขั้นตอนนี้ เจ้าของธุรกิจจะต้องคิด และออกแบบกระบวนการบันทึกบัญชีที่เหมาะสมที่สุดกับธุรกิจ ซึ่งควรมีวิธีการ และขั้นตอนทำบัญชีที่ไม่ซับซ้อน และเข้าใจง่าย โดยจะสามารถเลือกได้ว่าจะใช้กระบวนการไหนทำบัญชี ไม่ว่าจะเป็นการทำบัญชีธุรกิจด้วยตัวเอง หรือใช้โปรแกรมทำบัญชี รวมทั้งการจ้าง Outsource มาช่วยดูแลบัญชีธุรกิจให้ก็สามารถทำได้เช่นกัน
ยกตัวอย่างเช่น
บริษัท A เป็นบริษัทขนาดเล็กที่มีจำนวนพนักงานเพียง 5 คน โดยเจ้าของธุรกิจเป็นคนดูแล บริหาร จัดการเงินในธุรกิจด้วยตัวเอง จึงมีการคิดกระบวนการทำบัญชีแบบง่าย ๆ คือ
- บันทึกข้อมูล ทุกครั้งที่มีการรับเงินหรือจ่ายเงิน โดยมีเอกสารหลักฐานประกอบ เช่น ใบกำกับภาษี ใบเสร็จรับเงิน และต้องรีบทำทันทีภายใน 3 วันนับจากวันที่มีธุรกรรม
- จัดทำรายงานเงินสดในธุรกิจโดยแยกรายได้ – รายจ่ายออกจากกันให้ชัดเจน พร้อมกับสรุปยอดรวมแต่ละเดือน
- เก็บเอกสารหลักฐานการรับเงิน – จ่ายเงินทุกฉบับให้เป็นระเบียบ
- ใช้รายงานรายรับ – รายจ่ายประกอบการยื่นภาษี
ขั้นตอนที่ 3 เลือกกระบวนการจัดเก็บเอกสาร
เมื่อออกแบบกระบวนการบันทึกบัญชีได้แล้ว ขั้นตอนต่อไป คุณต้องหากระบวนการจัดเก็บเอกสารที่เกี่ยวข้องกับรายได้ และค่าใช้จ่าย เช่น ใบกำกับภาษี ใบเสร็จรับเงิน ใบแจ้งยอดธนาคาร ใบแจ้งยอดบัตรเครดิต และอื่น ๆ ให้เป็นระเบียบ และค้นหาได้ง่ายที่สุดมาใช้กับการทำบัญชีค่ะ
โดยจะเลือกจัดเก็บเอกสารด้วยวิธีเก็บไว้ในแฟ้มจริง ๆ ที่สำนักงานก็ได้ หรือเป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ก็ตอบโจทย์นะ เช่น สแกนเอกสารเป็นไฟล์ pdf แล้วเก็บไว้ในโฟลเดอร์ หรือเว็บไซต์สำหรับเก็บเอกสารที่มีพื้นที่จัดเก็บที่มากพอ แนะนำให้เลือกวิธีที่เหมาะสมกับธุรกิจของคุณดีที่สุดค่ะ
ยกตัวอย่างเช่น
บริษัท B เป็นบริษัทขนาดกลางที่มักจะมีรายได้ และค่าใช้จ่ายเข้ามาค่อนข้างเยอะ ทำให้เอกสารจำพวกใบเสร็จต่าง ๆ เยอะมากตามไปด้วย การจัดเอกสารใส่ไว้ในแฟ้มอาจจะไม่ใช่วิธีที่เหมาะ บริษัทจึงเลือกที่จะใช้วิธีการสแกนเอกสารแล้วอัปโหลดเก็บไว้ในคลาวด์ แล้วจัดหมวดหมู่ให้เป็นระเบียบ เพื่อให้ค้นหาเอกสารมาใช้ได้ง่าย
ขั้นตอนที่ 4 หาวิธีรับเงินจากลูกค้า
แน่นอนว่าในการทำธุรกิจก็ต้องมีเรื่องของรายได้เข้ามาอยู่แล้วใช่ไหมคะ เพราะฉะนั้น ต้องหาวิธีรับเงินเวลามีใครมาซื้อสินค้า หรือใช้บริการกับคุณว่าจะใช้วิธีไหนบ้าง เพื่อให้สอดรับกับพฤติกรรมการใช้จ่ายของลูกค้ามากที่สุด แรก ๆ อาจจะเอาแค่จ่ายเงินสด กับสแกนจ่ายง่าย ๆ ก่อน พอธุรกิจมีรายได้มากขึ้นก็ค่อย ๆ เพิ่มเป็นการจ่ายด้วยบัตรเครดิต เป็นต้น
เมื่อหาวิธีรับเงินได้แล้ว ก็จะทำบัญชีได้ง่ายขึ้นละ เพราะสามารถระบุได้ว่า เงินก้อนนี้มาจากช่องทางไหน ช่องทางไหนคนนิยมจ่ายมากกว่า แล้วจะนำไปสู่การแก้ปัญหา หรือพัฒนาวิธีการรับเงินให้ดีขึ้นได้ค่ะ
ขั้นตอนที่ 5 ศึกษา และทำความเข้าใจเรื่องภาษีให้ดี
การทำบัญชีของธุรกิจ นอกจากจะทำให้การเงินในธุรกิจว่าเป็นไปในทิศทางไหน มีแววว่าจะรุ่งหรือจะร่วงแล้ว ยังเป็นหลักฐานสำคัญในการยื่นคำนวณภาษีกับกรมสรรพากร ที่จะช่วยลดปัญหาเสียภาษีไม่ครบ และลดหย่อนให้ประหยัดภาษีมากขึ้นด้วย เพราะฉะนั้น ไปทำความเข้าใจเรื่องภาษีให้ดีนะคะ ยังไงก็ต้องใช้แน่นอนค่ะ
อาจจะสงสัยใช่ไหมคะว่าจะต้องไปดูตรงไหนบ้าง คุณต้องรู้ก่อนว่าธุรกิจจดทะเบียนแบบบุคคลธรรมดา หรือแบบนิติบุคคล จากนั้นก็ไปศึกษาภาษีแต่ละแบบที่เกี่ยวข้อง จะช่วยให้รู้แนวทางในการทำบัญชีของธุรกิจได้มากขึ้น
ทำบัญชีแล้ว ต้องมีผู้ตรวจสอบบัญชีหรือไม่ กิจการแบบไหนต้องจ้างผู้ตรวจสอบบัญชี
อันดับแรกเรามาทำความรู้จักกับผู้ตรวจสอบบัญชีกันก่อนดีกว่า
ผู้ตรวจสอบบัญชี คือ ผู้ที่ตรวจสอบข้อมูลทางการเงินของบริษัท เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลทางการเงินที่รายงานนั้นถูกต้องครบถ้วนตามมาตรฐานบัญชีและกฎหมายที่เกี่ยวข้อง
เราต้องถามตัวเองก่อนว่า ตอนนี้เราทำธุรกิจในรูปแบบของบุคคล หรือนิติบุคคล (บริษัท)
เรามาดูกันดีกว่าว่า มีธุรกิจแบบไหนบ้างที่ต้องมีผู้ตรวจสอบบัญชี
ธุรกิจที่ไม่ต้องมีผู้ตรวจสอบบัญชี
ธุรกิจที่ไม่ได้จดทะเบียนเป็นบริษัท
ธุรกิจส่วนตัวส่วนใหญ่จะมีสเกลที่เล็ก มีพนักงานไม่กี่คน และเงินที่ทำธุรกิจจะเป็นทุนส่วนตัว หรือเงินกู้ส่วนบุคคล เจ้าของธุรกิจจึงสามารถดูแล บริหาร และจัดการได้เพียงคนเดียวโดยที่ไม่มีผู้ร่วมหุ้น ด้วยเหตุนี้ ผู้ตรวจสอบบัญชีอาจไม่จำเป็นสำหรับธุรกิจนี้ค่ะ
ธุรกิจที่ต้องมีผู้ตรวจสอบบัญชี
ธุรกิจนั้นก็คือ นิติบุคคลทุกประเภท ไม่ว่าจะเป็นบริษัทจำกัด หรือห้างหุ้นส่วนจำกัด เพราะกฎหมายกำหนดว่าให้ธุรกิจเหล่านี้จัดทำบัญชีและนำส่งงบการเงินแก่กรมพัฒนาธุรกิจการค้า และกรมสรรพากรนั่นเองค่ะ
ดังนั้น เพื่อให้ธุรกิจมีความน่าเชื่อถือสูง ลดการทุจริตที่จะเกิดขึ้น รู้แนวทางในการวางแผน และตัดสินใจธุรกิจอย่างมีประสิทธิภาพ รวมทั้งสามารถปรับปรุงระบบบัญชีให้ดีขึ้นได้ จึงจำเป็นต้องมีผู้ตรวจสอบบัญชีตามกฎหมายกำหนดนั่นเองค่ะ
ทำไมบริษัทต้องมีผู้ตรวจสอบบัญชี สามารถอ่านได้เพิ่มเติมที่ลิงค์นี้เลยค่ะ
Auditor คือใคร ทำไมทุกบริษัทต้องโดนตรวจ
สรุป
ในการเริ่มทำบัญชีธุรกิจครั้งแรก เจ้าของธุรกิจอาจจะต้องทำความเข้าใจตั้งแต่เดบิต เครดิตคืออะไร? ต้องรู้ว่าขั้นตอนทำบัญชีควรเริ่มจากตรงไหน รวมไปถึงการสรรหาผู้สอบบัญชี และดูแลเรื่องภาษีด้วยค่ะ หวังว่าบทความนี้จะเป็นแนวทางช่วยให้ทุกท่านเริ่มต้นทำบัญชีธุรกิจได้ง่ายขึ้นนะคะ
หากใครสนใจอยากเริ่มต้นทำบัญชี เรียนรู้ได้ที่นี่เลย สอนทำบัญชีบริษัทแบบง่าย เริ่มต้นได้ทันที
อยากมีบัญชี และเข้าใจผลประกอบการธุรกิจตัวเองจริงๆ ติดต่อ Line: @zerotoprofit
ติดตาม Zero to Profit ช่องทางอื่นได้ที่
Facebook: https://facebook.com/ZerotoprofitTH/
Blockdit: https://www.blockdit.com/zerotoprofit
