ปัจจุบัน คนรุ่นใหม่หันมาสนใจเปิดธุรกิจส่วนตัวกันมากขึ้น ซึ่งโปรแกรมบัญชี ก็เป็นอีกหนึ่งเรื่องสำคัญ ไม่แพ้กับการวางกลยุทธ์การทางตลาด ที่ต้องใส่ใจ คัดเลือกและเปรียบเทียบ เพื่อเลือกสิ่งที่ดีที่สุดมาใช้กับกิจการ
แต่ในมุมของผู้ประกอบการ หรือเจ้าของธุรกิจที่ไม่มีความรู้ หรือพื้นฐานด้านบัญชีเลยนั้น อาจจะไม่รู้ว่าควรจะเริ่มต้นยังไง ไม่รู้ว่าระบบบัญชีเป็นยังไง? ฟังก์ชั่นที่ต้องรู้ของโปรแกรมบัญชี มีอะไรบ้าง ?
ดังนั้น วันนี้เราจะพาเพื่อนๆผู้ประกอบการทุกท่านไปดูความสำคัญของแต่ละฟังก์ชั่น เพื่อที่เมื่ออ่านบทความนี้จบ เพื่อนๆผู้ประกอบการทุกท่าน ก็จะสามารถเข้าใจความสำคัญของระบบบัญชี รวมถึงตัดสินใจ และพิจารณาระบบบัญชีที่ควรจะนำมาเลือกใช้กับกิจการของตัวเอง ได้อย่างสบายใจ และเหมาะสมค่ะ
ฟังก์ชั่นต้องรู้ โปรแกรมบัญชี มีอะไรบ้าง
1. ระบบขาย
เริ่มที่ระบบแรกกันเลยนะคะ “การขาย” เรียกได้ว่าเป็นระบบที่เป็นหัวใจสำคัญ เลยก็ว่าได้ค่ะ เพราะระบบนี้เกิดจากการที่กิจการมีรายได้ การขายจึงเกิดขึ้น ซึ่งในระบบการขายนี้ ควรมีฟังก์ชั่นพื้นฐานที่ครอบคลุมและช่วยกิจการในการออกเอกสารต่างๆที่เกี่ยวข้องและจำเป็นดังนี้ค่ะ
- ใบเสนอราคา
- ใบวางบิล
- ใบแจ้งหนี้
- ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี
- ใบลดหนี้ และใบเพิ่มหนี้
2. ระบบซื้อ
เมื่อกิจการมีรายได้เกิดขึ้น แน่นอนว่าสิ่งที่ตามมาก็คือต้นทุนของกิจการ ในการผลิตสินค้า หรือบริการนะคะ ซึ่งเอกสารที่ควรมีในระบบจัดซื้อนั้น ก็ควรครอบคลุมตั้งแต่การสั่งซื้อสินค้าหรือบริการ ไปจนถึงการรับสินค้าค่ะ
- ใบสั่งซื้อ
- ใบรับสินค้า
3. การจัดการสินค้าคงคลัง
สำหรับการจัดการสินค้าคงเหลือ เรียกได้ว่ามีความสำคัญเป็นอันดับต้นๆ ไม่แพ้ระบบอื่นๆเลยค่ะ เนื่องจากหากเลือกระบบที่มีการจัดการสินค้าคงเหลือที่ไม่ support กิจการ ย่อมสร้างความทุกข์ใจให้กับเพื่อนๆผู้ประกอบการรวมถึงผู้สอบบัญชีเป็นแน่ค่ะ ซึ่งในระบบนี้ควรมีฟังก์ชั่นรายงานสินค้า เพื่อช่วยให้ผู้ประกอบการจัดการสินค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ ไม่ว่าจะเป็นเบิกรับ-จ่ายสินค้า ทั้งเรื่องของปริมาณ และ ราคาต่อหน่อย รวมไปถึงการปรับปรุงจำนวนสินค้าสูญหายจากการนับสต๊อก (ถ้ามี)
4. การจัดการสินทรัพย์
ก่อนที่กิจการจะสามารถมีรายได้ จากการขายสินค้าหรือบริการนั้น การลงทุนในสินทรัพย์ ไม่ว่าจะเป็นโต๊ะ เก้าอี้ การตกแต่งสำนักงาน ค่าซอร์ฟแวร์คอมพิวเตอร์ หรือก่อสร้างตึกอาคาร โรงงานต่างๆ ก็เป็นอีกหนึ่งค่าใช้จ่าย ที่ต้องมีการบันทึกให้ถูกต้อง และมีการทยอยรับรู้ค่าใช้จ่ายนั้น (ค่าเสื่อมราคา) เข้ากำไรขาดทุน ตามอายุการใช้งานของสินทรัพย์นั้นๆนะคะ ไม่ใช่บันทึกลงกำไรขาดทุนทั้งก้อนในปีเดียว ตามการจ่ายเงินค่ะ ซึ่งฟังก์ชั่นที่จำเป็นสำหรับบัญชีสินทรัพย์ก็จะมีดังนี้ค่ะ
4.1 รายการสินทรัพย์ (Fixed Assets register)
รายการสินทรัพย์จะช่วยให้กิจการทราบว่า มีสินทรัพย์ ที่มาอายุการใช้งานนานกว่า 1 ปี อะไรบ้าง ลงทุนไปแล้วเท่าไหร่ ใช้ประโยชน์มาแล้วกี่ปี หรือมีชิ้นใดบ้างที่มีการขาย/เลิกใช้ระหว่างปี และแต่ละชิ้นก็ควรจะมีเลขของสินทรัพย์ เพื่อให้งานต่อการตรวจนับ และตรวจสอบความมีตัวตนค่ะ
สรุป รายการสินทรัพย์ และข้อมูลที่ควรมีค่ะ
4.2 การบันทึกค่าเสื่อมราคา
ฟังก์ชั่นการบันทึกค่าเสื่อมราคาจะช่วยให้ผู้ประกอบการ และนักบัญชี ประหยัดเวลาในการลงรายการค่าเสื่อมราคา เป็นประจำทุกๆเดือน หรือทุกๆปี เพราะระบบจะสร้างคู่บัญชีอัตโนมัติ และลงรายการบัญชีให้เรียบร้อยค่ะ สามารถช่วยลดเวลาให้กับนักบัญชีได้มากเลยทีเดียว
5. รายงานภาษี
มาถึงเรื่องของภาษี ที่การทำธุรกิจหรือเป็นผู้ประกอบการนั้น ไม่สามารถหลีกหนีได้ ยิ่งเมื่อมีรายได้เกิน 1.8 ล้านบาทต่อปี ก็จะส่งผลให้ต้องจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม ที่ต้องคอยตรวจเช็คอย่างสม่ำเสมอ ว่ากิจการของเรานั้นเสียภาษีถูกต้อง ครบถ้วน และทันเวลา ตามประกาศของกรมสรรพากร หรือไม่ ?
โดยรายงานหลักๆที่โปรแกรมบัญชีต้องมี เพื่อ support การนำส่งภาษีของกิจการมีดังต่อไปนี้ค่ะ
- รายงานภาษีขาย
- รายงานภาษีซื้อ
- ภาษี หัก ณ ที่จ่าย
6. บริหารบัญชี
สำหรับฟังก์ชั่นนี้ จะเป็นส่วนที่เกี่ยวข้องกับ นักบัญชี เจ้าของกิจการ ผู้สอบบัญชี และผู้ใช้ข้อมูลในงบการเงิน เรียกได้ว่าเกี่ยวข้องกับทุกๆฝ่ายจริงๆค่ะ ขอบอกเลยว่าเป็นฟังก์ชั่นที่ไม่ควรมองข้ามจริงๆ ด้วยเหตุผลสำคัญ เหล่านี้ค่ะ
6.1 สมุดรายวัน
สำหรับสมุดรายวันเป็นฟังก์ชั่นเฉพาะของนักบัญชี เพื่อให้สามารถบันทึกรายการได้อย่างถูกต้อง และเหมาะสมกับประเภทของรายการ ทำให้ผู้ประกอบการสามารถใช้ข้อมูลยอดขาย การซื้อ การรับเงิน และการจ่ายเงิน ได้อย่างครบถ้วน ถูกต้อง และทันเวลา
ซึ่งสมุดรายวันจะแบ่งออกเป็น 5 ฟังก์ชั่นหลักๆ ประกอบไปด้วย
- รายวันทั่วไป
- รายวันซื้อ
- รายวันขาย
- รายวันจ่าย
- รายวันรับ
6.2 การจัดการผังบัญชี
การจัดการผังบัญชี เรียกได้ว่าเป็นพื้นฐานสำคัญของการวางระบบบัญชีเลยก็ว่าได้ค่ะ เพราะจะช่วยในการจัดระบบ หมวดหมู่ของประเภทสินทรัพย์ หนี้สิน และข้อมูลในงบการเงินต่างๆ ให้แสดงได้อย่างถูกที่ และถูกต้อง
ยิ่งไปกว่านั้น การวางระบบผังบัญชีที่ดี ก็จะช่วยรองรับการขยายตัวของกิจการในอนาคตด้วยค่ะ
- หมวดสินทรัพย์
- หมวดหนี้สิน
- หมวดส่วนของผู้ถือหุ้น
- หมวดรายได้
- หมวดค่าใช้จ่าย
6.3 รายงานด้านบัญชี
ต่อเนื่องมาจากการจัดการผังบัญชีที่ดี ก็จะส่งผลต่อรายงานบัญชีที่ดี สามารถสะท้อนข้อมูลตัวเลขของกิจการ ให้ตรงกับมาตรฐานการรายงานทางการเงินสำหรับกิจการที่ไม่มีส่วนได้เสียสาธารณะ ซึ่งจะช่วยให้นักบัญชี ผู้ประกอบการ และผู้สอบบัญชี สามารถใช้ข้อมูลตัวเลขต่างๆได้อย่างสบายใจ ข้อมูลสะท้อนความเป็นจริง และไม่ปวดหัวหากข้อมูลวิ่งมาไม่ถูกต้อง ซึ่งรายงานด้านบัญชีพื้นฐาน ที่ควรมีสำหรับกิจการ คือ
- งบทดลอง
- งบกำไรขาดทุน
- งบแสดงฐานะการเงิน
เชื่อว่าเพื่อนๆผู้ประกอบการพอจะมองเห็นภาพกันมากขึ้นแล้ว ว่าองค์ประกอบพื้นฐานของโปรแกรมบัญชี มีอะไรบ้าง รวมถึงสามารถนำความรู้เบื้องต้นที่เราแบ่งปันให้ ไปประกอบการตัดสินใจ เพื่อพิจารณาเลือกซื้อหรือทดลองใช้ระบบบัญชีต่างๆที่มีอยู่ในท้องตลาดค่ะ
แต่สำหรับใครที่สนใจอยากทดลองดาวน์โหลดโปรแกรมบัญชีฟรีมาใช้ แต่ไม่แน่ใจว่าจะเวิร์ค ? แนะนำให้ลองอ่านบทความนี้ ก่อน เพื่อที่จะไม่พลาดมุมมอง และข้อเสนอแนะดีๆค่ะ
โปรแกรมบัญชีฟรีดาวน์โหลดที่ไหน เช็คยังไงว่าเวิร์คป่าว?
ปรึกษาปัญหาบัญชีธุรกิจ หาโปรแกรมบัญชีที่ใช่สำหรับธุรกิจคุณ ติดต่อ
Line: @zerotoprofit หรือ https://lin.ee/36U1ks0Y
ติดตาม Zero to Profit ได้ที่
Facebook: https://facebook.com/ZerotoprofitTH/
Blockdit: https://www.blockdit.com/zerotoprofit
