“ไม่รู้บัญชี ทำธุรกิจไม่น่ารอด” คำเตือนแกมขู่จากรุ่นพี่นักธุรกิจ
ในความเป็นจริงแล้ว การไม่รู้บัญชี คงไม่ได้ทำให้ธุรกิจของเพื่อนๆ เจ๊งไปต่อหน้าต่อตา อย่างคำขู่ที่ว่าค่ะ
แต่การไม่รู้บัญชีเนี่ย อาจทำให้เพื่อนๆ ทำธุรกิจยากขึ้น และเหนื่อยมากกว่าคนอื่นอีกเท่าตัว
ดังนั้น ในวันนี้ เราเลยอาสามาเล่าให้ทุกคนฟังว่า บัญชี ธุรกิจที่ต้องรู้ อย่างน้อย 3 เรื่อง (ฉบับเจ้าของธุรกิจมือใหม่) มีอะไรบ้าง เพื่อเป็นแนวทางในการทำธุรกิจในอนาคตค่ะ
แยกกระเป๋าสตางค์ระหว่างธุรกิจและส่วนตัว
คนทำธุรกิจแบบครอบครัวมาก่อนต้องเจอปัญหานี้ คือ การใช้เงินแบบกงสี หามาจากธุรกิจได้เท่าไรก็มารวมๆ กันไว้ แล้วจะใช้จ่ายอะไร ไม่ว่าจะเรื่องเล็ก เรื่องใหญ่ เกี่ยวหรือไม่เกี่ยวกับธุรกิจ ก็มาหยิบเงินออกจากกงสีไป สุดท้าย..ทะเลาะกันภายในครอบครัว เพราะคนทำงาน ไม่ได้ใช้เงิน ส่วนคนใช้เงินก็ไม่ได้ทำงาน (ดราม่าไปอีก ฮือๆ)
ปัญหาที่ว่า ถ้าสรุปสั้นๆ ก็คือ การไม่แบ่งกระเป๋าสตางค์ระหว่างธุรกิจกับส่วนตัวนั่นเองค่ะ
ถ้าเราไม่แยกกระเป๋าสตางค์ของบริษัทกับส่วนตัวออกมาอย่างชัดเจน เราจะไม่รู้เลยว่าเงินแท้จริงของบริษัทเป็นยังไง เงินสดเข้า-ออก รายการไหนเกี่ยวกับบริษัทจริงๆบ้าง ทำให้การใช้กระเป๋าสตางค์เดียวกันค่อนข้างสับสนและมีปัญหาอื่นๆ ตามมาอย่างแน่นอน
ลองมาดูตัวอย่างกัน
ถ้าทำธุรกิจแล้ว บันทึกเงินเข้า-เงินออกรวมกันไปเลยทั้งหมดระหว่างธุรกิจกับส่วนตัว ผลลัพธ์ที่ได้จะเป็นแบบนี้
จากตัวอย่างนี้ เราจะเห็นว่าถ้าบันทึกบัญชีเงินเข้า-เงินออก รวมกัน โดยไม่สนว่าอะไรเป็นเงินธุรกิจ อะไรเป็นเงินส่วนตัว จะพบว่ามีเงินติดลบที่ 5,000 บาท ทำให้ทุกคนจิตตกแล้วว่า เอ๊ะ เราทำธุรกิจผลประกอบการแย่ขนาดนี้เลยเชียวหรือ
แต่ถ้าลองตั้งสติ แล้วแยกรายรับ-รายจ่าย ระหว่างกระเป๋าธุรกิจออกจากกระเป๋าส่วนตัว จะพบว่า
จริงๆ เราไม่ได้ขาดทุนจากการทำธุรกิจนี่น่า ถ้าสังเกตในช่องรวมของกระเป๋าธุรกิจจะเห็นว่าบริษัทเรามีเงินในมือจริงๆที่ 35,000 บาท และช่องรวมของกระเป๋าส่วนตัวติดลบอยู่ 40,000 บาท สาเหตุเพราะผ่อนรถยนต์และใช้จ่ายส่วนตัวมากเกินไปนั่นเอง
นี่เป็นเพียงตัวอย่างแบบง่ายๆ เท่านั้น แต่ในชีวิตจริง ถ้าเพื่อนๆ ไม่แยกกระเป๋าธุรกิจ VS ส่วนตัวให้ดีล่ะก็ อาจเจอปัญหาอื่นๆ ตามมาอีก เช่น
- ด้านภาษี ไม่รู้จะเอาเงินยอดไหนยื่นแบบแสดงรายการภาษี ระหว่างธุรกิจ กับส่วนตัว เพราะมันปนกันไหมเสียหมด
- ด้านธนาคาร ถ้าอยากขอกู้กับธนาคารในนามธุรกิจ แต่ดั้นรับเงินเข้าบัญชีส่วนตัว อย่างงี้แปลว่า ธุรกิจก็ไม่มีประวัติเงินเข้าออกเลย การขออนุมัติเงินกู้ก็จะยากขึ้นล่ะ
- ด้านการวิเคราะห์ ถ้าอยากวิเคราะห์ว่าธุรกิจไปได้สวยไหม มีกำไรขาดทุนเพราะอะไร ก็จะทำยากสักหน่อย เพราะข้อมูลดันปนกันไปหมด
ดังนั้น ถ้าวันนี้ใครอยากเริ่มต้นแยกกระเป๋าทั้ง 2 ออกจากกันแล้ว ทางแก้ปัญหาง่ายๆเลย คือ การเปิดบัญชีธนาคาร แยกระหว่างบัญชีบริษัทและบัญชีส่วนตัวไปเลย เพราะเราจะได้รู้การเคลื่อนไหวของเงินสดที่แท้จริงของบริษัทนั่นเอง
การทำความเข้าใจสมการ “กำไรขาดทุน”
หลายๆคนอาจจะยังเข้าใจผิดว่า มีรายได้ แปลว่า เรามีกำไรแล้ว แต่ความจริงแล้วไม่ใช่แบบนั้นนะคะ เพราะกำไรไม่ได้เกิดจากรายได้เพียงอย่างเดียว ต้องบอกก่อนว่าในหลายๆธุรกิจที่ประสบความสำเร็จได้เกิดจากการที่พวกเค้ามีกำไรเยอะๆ (ไม่ใช่รายได้เยอะอย่างเดียว) นะจะบอกให้
แล้วกำไร มาจากไหน ?
กำไร มาจากการเทียบส่วนของรายได้กับค่าใช้จ่ายของบริษัท มองเป็นสมการง่ายๆ เรียกว่า “สมการกำไรขาดทุน”
เราลองมาดูตัวอย่างในการใช้สมการกำไรขาดทุนให้เข้าใจมากขึ้นกันค่ะ
บริษัท Zero to Profit จำกัด มีรายได้เกิดขึ้น 60,000 บาท และค่าใช้จ่ายเกิดขึ้น 40,000 + 20,000 + 15,000 = 75,000 บาท
สุดท้ายคำนวณกำไร (ขาดทุน) ได้เท่ากับ 60,000 – 75,000 = -15,000 บาท
จากตัวอย่างจะเห็นได้ชัดเลยค่ะ ธุรกิจอยู่รอด ไม่ได้ขึ้นอยู่กับรายได้ที่หามาได้มากเพียงเท่านั้น แต่ยังมีเรื่องค่าใช้จ่ายต่างๆ ที่เราต้องสนใจ ตั้งแต่ค่าใช้จ่ายในการซื้อสินค้า (ต้นทุนขาย) ค่าใช้จ่ายในการขาย ค่าใช้จ่ายในการบริหาร รวมถึงค่าแรงพนักงาน ถ้าบริหารรายได้ให้มากกว่าค่าใช้จ่ายไม่ได้ ก็แปลว่า ธุรกิจขาดทุน
ถ้าไม่เคยรู้เรื่องนี้เลย หรือคำนวณไม่เป็นว่าธุรกิจเรากำไรขาดทุนเท่าไรกันแน่นะ แนะนำว่าต้องรีบศึกษาแบบด่วนๆ เลยค่ะ
อยากเข้าใจเรื่องค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม แนะนำอ่านบทความนี้เลย: วิธีแบ่งประเภทค่าใช้จ่าย ให้วิเคราะห์ง่าย ได้กำไรดี
ทำความเข้าใจที่มา-ที่ไปของเงินสด
ความเข้าใจแบบผิดๆของหลายคน คือการมีเงินสดในบริษัทเยอะๆ แปลว่า ธุรกิจเรามีกำไร ซึ่งไม่ใช่นะคะ เพราะตัวกำไรเนี่ย มาจากรายได้ หัก ค่าใช้จ่าย ทำให้การทำความเข้าใจเงินสดของกิจการเป็นเรื่องที่สำคัญอีกเรื่องนึง ว่า ที่มา-ที่ไปของเงินสด มาจากไหนบ้าง รวมถึงรายการไหนบ้างที่เกิดขึ้นแล้วถือเป็นเงินสด แล้วรายการไหนไม่ได้เกี่ยวข้องกับกำไรของบริษัท เพื่อให้เข้าใจง่ายขึ้น เราลองมาดูตัวอย่างกันค่ะ
โดยทั่วไปแล้วรายการที่ไม่เกี่ยวข้องกับกำไร ที่เราพบบ่อย เช่น
- การนำเงินลงทุนในบริษัท เป็นการนำเงินสด/เงินฝากธนาคารมาลงทุนในบริษัท เป็นการลงทุนตั้งต้นในทรัพย์สินยังไม่เกี่ยวข้องกับกำไรขาดทุนของธุรกิจนะ
- การจ่ายค่าสินค้า ถ้าสินค้าขายได้ทันทีก็ดีไป เพราะถือเป็นค่าใช้จ่ายธุรกิจในงวดนั้นๆ เลย แต่ถ้ายังขายสินค้าไม่ได้ แปลว่ารายการนี้ถือเป็นทรัพย์สินที่เรียกว่า สินค้าคงเหลือ (ไม่ใช่ค่าใช้จ่ายที่นำมาคิด กำไรขาดทุนนะ)
- การรับเงินจากการขายสินค้า ถ้าขายของแล้วได้เงินสดเลย ถือว่าเกิดรายได้พร้อมการรับเงิน แต่ถ้าเป็นเคสขายของแบบเงินเชื่อ ถือว่ารายได้เกิดแล้ว แต่ว่ายังไม่ได้รับเงิน กรณีนี้เงินสด และกำไรจะไม่ตรงกันซะแล้ว
- ค่าใช้จ่ายอื่นๆ กรณีใช้บริการไปแล้ว ถือเป็นค่าใช้จ่ายในงบกำไรขาดทุน แต่ถ้ายังไม่จ่ายเงินก็จะทำให้เงินสดออกช้ากว่าปกติ ทำให้ค่าใช้จ่ายเกิดไม่พร้อมกับเงินสด
ดังนั้น สิ่งที่ทุกคนควรทำความเข้าใจ ก็คือ มีกำไร ก็ไม่ได้แปลว่า มีเงินสด หรือเงินสดเยอะ ก็ไม่ได้แปลว่า เรามีกำไรเสมอไปค่ะ เราต้องคอยสอดส่องทั้งกำไร และเงินสดในเวลาเดียวกัน เพื่อไม่ให้จุดใดจุดนึงพลาด และเสียโอกาสสำหรับธุรกิจนะคะ
สรุปบัญชี ธุรกิจที่ต้องเข้าใจ
สรุปแล้ว 3 เรื่องบัญชี ธุรกิจที่อยากฝากไว้ให้เพื่อนๆ เจ้าของธุรกิจมือใหม่เริ่มต้นทำความเข้าใจกันค่ะ เริ่มตั้งแต่ 1) แยกกระเป๋าธุรกิจกับส่วนตัวให้ได้ เพื่อจะได้รู้ว่าเงินสดที่แท้จริงของธุรกิจเป็นเท่าไรกันแน่ 2) ทำความเข้าใจสมการกำไรขาดทุน เพื่อบริหารทั้งรายได้และค่าใช้จ่ายให้ดียิ่งขึ้น 3) เข้าใจเรื่องเงินสด ว่าเข้าออกเป็นอย่างไร (ซึ่งการมีเงินสด ก็ไม่ได้แปลว่าเราจะมีกำไรนะคะ)
ปรึกษาปัญหาบัญชีธุรกิจ หาโปรแกรมบัญชีที่ใช่สำหรับธุรกิจคุณ ติดต่อ
Line: @zerotoprofit หรือ https://lin.ee/36U1ks0Y
ติดตาม Zero to Profit ช่องทางอื่นได้ที่
Facebook: https://facebook.com/ZerotoprofitTH/
Blockdit: https://www.blockdit.com/zerotoprofit
