ในเวลานี้ ธุรกิจที่อยู่รอดคงหนีไม่พ้นธุรกิจที่เงินสดเยอะ และบริหารจัดการเงินสดได้ดี
การบริหารเงินสด ไม่ใช่แค่การเร่งเงินสดเข้ามาในกิจการให้ไว และจ่ายออกให้ช้าที่สุด เพราะการบริหารจัดการเงินสด มีหลายเรื่องหลังบ้านที่เจ้าของกิจการต้องให้ความสำคัญ
ในวันนี้เราจะพามาทำความรู้จัก 3 เทคนิคบริหารเงินสดภายในกิจการให้อยู่หมัด เป็นตัวช่วยให้มั่นใจว่าเงินของเราจะถูกเก็บอย่างเป็นระเบียบ ปลอดภัย และไม่รั่วไหลอย่างแน่นอน
1.แยกกระเป๋าให้เป็นระเบียบ
การแยกกระเป๋าเงินธุรกิจและเงินส่วนตัวเป็นวิธีการจัดการเงินสดขั้นพื้นฐานสำหรับเจ้าของธุรกิจ ไม่ว่าจำทำธุรกิจเล็กหรือใหญ่ ต้องเริ่มจัดการเรื่องเงินจากการแยกกระเป๋า
ประโยชน์ของการแยกกระเป๋า เช่น
- ทำให้รู้ว่าธุรกิจมีเงินเข้าออกจริงๆ เท่าไร
- ตัดสินใจสำหรับการใช้เงินในอนาคตได้ง่ายขึ้น
- รู้สุขภาพการเงินได้เร็วขึ้น
เมื่อเริ่มต้นจากการแยกกระเป๋าเงินธุรกิจและเงินส่วนตัวเรียบร้อยแล้ว ขั้นตอนถัดไป ถ้าธุรกิจไหนอยากขยายตัว ให้ลองแยกบัญชีเพิ่มเติมตามความเหมาะสมแบบนี้
- แยกบัตรเครดิตสำหรับธุรกิจ
- แยกบัญชีรับเงิน และจ่ายเงิน เพื่อควบคุมงบประมาณรายรับและรายจ่ายให้ชัดเจนยิ่งขึ้น
2.กำหนดวงเงินสดย่อยเหมาะสม
การดูแลและเบิกใช้เงินสดเป็นเรื่องที่น่าปวดหัวที่สุด ปัญหาเงินสดที่เจ้าของกิจการมักเจอเป็นประจำ เช่น
- ลูกน้องเบิกเงินค่าซื้อของเข้าออฟฟิสจุกๆ จิกๆ ทุกวัน 300 บ้าง 500 บ้าง
- เสมียรขโมยเงินในเก๊ะ
- เอกสารเบิกเงินไม่ครบถ้วน
ถ้าใครกำลังประสบปัญหานี้อยู่ล่ะก็ ลองมาทำความรู้จักระบบ “เงินสดย่อย” แล้วชีวิตจะดีขึ้น
ระบบเงินสดย่อย คือ ระบบที่เรากำหนดวงเงินเล็กๆ แยกออกมาจากกระเป๋าเงินสดใหญ่ของกิจการ เพื่อให้พนักงานถือไว้และวงเงินสดย่อยนี้จะต้องพอใช้จ่ายสำหรับระยะเวลาสั้นๆ ที่เรากำหนดไว้ และสิ่งที่ต้องทำเมื่อมีเงินสดย่อย ได้แก่
- กำหนดวงเงินสดย่อย และระยเวลาเบิกจ่าย เช่น 3000 บาท สำหรับ 1 อาทิตย์
- ทุกครั้งที่เบิกเงินชดเชยต้องมีเอกสารครบถ้วน คือ ใบเสร็จรับเงินหรือใบเบิกเงิน
- ผู้รักษาเงินสดย่อยต้องกระทบยอดเงินให้ตรงกับความเป็นจริง เช่น มีวงเงิน 3000 ใช้ไปแล้ว 500 (ต้องมีใบเสร็จ) และเหลือเงินอยู่ 2500 (ต้องเท่ากับเงินที่นับได้)
- ตรวจนับเงินสดแบบเซอร์ไพรส์ (ไม่ต้องบอกล่วงหน้า) เพื่อให้มั่นใจว่าผู้ดูแลเงินสดย่อยได้กระทบยอดเงินสดเป็นประจำ ไม่มีการทุจริต
3.กระทบยอดเงินฝากอย่างสม่ำเสมอ
การกระทบยอดเงินฝากธนาคารเป็นอีกเรื่องที่สำคัญสำหรับการบริหารเงินสด เพราะส่วนใหญ่กิจการจะเก็บเงินก้อนใหญ่ไว้ในสมุดบัญชี แต่ปัญหาอยู่ตรงที่ไม่ค่อยมีการกระทบยอดเงินในสมุดบัญชีอยู่เป็นประจำ เราจึงไม่มั่นใจว่า เงินที่คิดว่าเข้ามา จะเข้ามาครบ 100% ไหม และเงินที่ออกไป มียอดไหนที่ไม่ควรออกไปบ้างหรือเปล่า
วิธีการกระทบยอดสมุดเงินฝาก ทำง่ายๆ ได้ด้วยตัวเองตามนี้
- เช็คยอดเงินเข้า = ต้องเท่ากับการเปิดเอกสารใบเสร็จรับเงิน
- เช็คยอดเงินออก = ต้องเท่ากับการเปิดเอกสารใบสำคัญจ่ายเงิน
- เช็คยอดเงินเหลือ = ต้องเท่ากับยอดเงินสดยกมาต้นงวด + เงินเข้า – เงินออก ตามเอกสารที่เราบันทึกไว้
การกระทบยอดสมุดเงินฝาก ในบางครั้งอาจทำง่ายๆ โดยเจ้าของกิจการดาวน์โหลด Bank Statement แล้วเขียนหมายเหตุไว้ในนั้นว่าเป็นการรับเงินและจ่ายเงินจากใคร เอกสารใบไหน และเมื่อไรก็ตามที่เราเห็นรายการที่ผิดปกติ จับคู่ไม่ได้กับเอกสารเลย เมื่อนั้นล่ะก็ ความสงสัยจะเกิดขึ้นแล้วแน่นอน
ข้อดีของการกระทบยอดเงินฝากเป็นประจำ ทำให้เรารู้เงินรั่วไหลไปไหนได้เร็วขึ้น เช่น เซลล์ไม่ยอมนำเช็คฝากเข้าบัญชี ทั้งๆ ที่ลูกค้าแจ้งชำระเงินแล้ว จากนั้นเราจะได้ตามไปจัดการปัญหาได้ทันเวลา
3 เทคนิคง่ายๆ ที่ช่วยบริหารเงินสดให้อยู่หมัด เริ่มต้นจากแยกกระเป๋าให้เป็นระเบียบ กำหนดวงเงินสดย่อยเหมาะสม และกระทบยอดเงินฝากอย่างสม่ำเสมอ ถ้าเจ้าของกิจการสามารถทำได้ตามนี้แล้วล่ะก็ รับรองว่า เงินสดที่มีถูกต้อง ครบถ้วน และปลอดภัย หายห่วงจากปัญหากวนใจแน่นอน
ปรึกษาปัญหาบัญชีธุรกิจ หาโปรแกรมบัญชีที่ใช่สำหรับธุรกิจคุณ ติดต่อ
Line: @zerotoprofit หรือ https://lin.ee/36U1ks0Y
ติดตาม Zero to Profit ช่องทางอื่นได้ที่
Facebook: https://facebook.com/ZerotoprofitTH/
Blockdit: https://www.blockdit.com/zerotoprofit
