เริ่มทำธุรกิจแต่ไม่รู้จะสร้างความน่าเชื่อถืออย่างไร หรือมือใหม่ลองทำธุรกิจแล้วกลัวถูกลูกค้าหลอก
วันนี้ Zero to Profit ชวนทุกคนมาทำความรู้จัก “ใบเสนอราคา” เอกสารสำคัญที่จะช่วยให้ทั้ง Freelance และเจ้าของธุรกิจทั้งหลายหายกังวลใจเรื่องการขายกัน ถ้าพร้อมแล้วเราไปเริ่มที่คำถามแรกเลย
Q: ใบเสนอราคาคือเนี่ยมันคืออะไร?
A: ต้องเท้าความแบบนี้ก่อนว่า ปกติแล้วเวลาที่เราขายของ ก่อนที่จะขายได้มันต้องมีขั้นตอนเสนองานหรือเสนอสินค้าของเราเพื่อให้ลูกค้าตัดสินใจ ทีนี้ถ้าเราจะเสนอแบบเป็นคำพูดลอยๆ มันก็ดูไม่น่าเชื่อถือสักเท่าไร และอาจจะตกลงกันได้ไม่ชัดเจนนัก
มันจึงเป็นที่มาที่ไปว่า ทำไมเราต้องมี “ใบเสนอราคา” ที่คนขายออกให้กับลูกค้าเพื่อตัดสินใจก่อนซื้อ และในนั้นจะมีรายละเอียดต่างๆ เกี่ยวกับสินค้า ราคา เงื่อนไขการค้า และช่องทางการติดต่อกลับด้วย
Q: แปลว่าใบเสนอราคามีประโยชน์สำหรับการตัดสินใจซื้อขายสินค้ากันใช่ไหม?
A: ถูกต้องเลย ประโยชน์ของใบเสนอราคามี 2 ข้อใหญ่ๆ คือ ทำให้เราขายของได้ง่ายขึ้น และลดโอกาสการโกงกัน
1.ขายของได้ง่ายขึ้น เพราะมีความน่าเชื่อถือ การทำใบเสนอราคาให้ดูดีมีที่มาที่ไป มันบอกลูกค้าได้กลายๆ ว่าธุรกิจเรามีตัวตนนะ มีระบบเอกสารที่พร้อม เพราะลูกค้าบางเจ้าเค้าจะไม่ยอมซื้อของจากซัพพลายเออร์ที่ไม่ พร้อม หรือเอกสารไม่เคลียร์ค่ะ ฉะนั้น การทำใบเสนอราคาจึงเป็นปราการด่านแรกที่จะช่วยสร้างยอดขายของธุรกิจ
2.ลดโอกาสการโกง เพราะใบเสนอราคาที่มีการเซนต์ยอมรับจากผู้ซื้อถือว่าเป็นสัญญาทางธุรกิจ เมื่อตกลงกันแล้วที่ทั้งฝั่งคนขายและคนซื้อเองจะต้องทำตามเงื่อนไข เช่น คนขายส่งของตามแบบภายในเวลาที่ตกลง และคนซื้อเมื่อได้ของแล้วก็ต้องจ่ายเงินตามที่กำหนดเช่นกัน ฉะนั้น มันจะช่วยลดการโกงได้ และถ้ามีสถานการณ์ที่ใครเบี้ยวขึ้นมาเนี่ย เราเอาใบเสนอราคาที่ตกลงกันเนี่ยไปดำเนินคดีตามกฎหมายได้เลย
Q: ขอถามให้เคลียร์ สำหรับธุรกิจที่ไม่ใช่ซื้อขายของ แต่เป็นพวกธุรกิจบริการ หรือว่าเป็นฟรีแลนซ์ เราจำเป็นต้องออกใบเสนอราคามั้ย แล้วมันต่างกับธุรกิจขายของยังไง
A: เจ้าของธุรกิจบริการและฟรีแลนซ์น่าจะสงสัยเรื่องนี้เยอะพอสมควรเลย มันมี 2 ประเด็นที่ต้องรู้ค่ะ
1.รูปแบบการรับงาน ไม่ว่าเรารับงานบริการแบบ “บริษัท” หรือ “บุคคล” (ฟรีแลนซ์) เราก็ควรออกใบเสนอราคา เพื่อเป็นเอกสารตกลงเงื่อนไขกันค่ะ
2.รายละเอียดสินค้า เราเปลี่ยนแปลงเป็นรายละเอียดการบริการได้ และปกติถ้าเป็นขายสินค้า เราจะระบุว่าจะขายอะไรจำนวนเท่าไร จะระบุวันส่งของใช่ไหม แต่งานบริการเนี่ย เราก็ระบุช่วงเวลาทำงานหรือส่งงานได้เช่นกัน และที่สำคัญอย่าลืมระบุว่าแก้ไขงานได้กี่ครั้ง อย่างเช่น งานทำ graphic เราแก้ไขตามคอมเมนท์ได้ 3 ครั้ง ถ้าเกินจากนั้นจะมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม เป็นต้นค่ะ
Q: สรุปแล้วถ้าอยากได้ลูกค้า ออกใบเสนอราคา ต้องเช็คอะไรบ้าง
A: เราแนะนำให้ เช็ค 4 เรื่องนี้ค่ะ
1.ใส่รายละเอียดสินค้า/บริการให้ชัดเจน ว่าขายอะไร สเปกเป็นอย่างไร ราคาเท่าไร จำนวนเท่าไร ใบเสนอราคาอาจจะมี 1-2 หน้าก็ได้แล้วแต่รายละเอียดสินค้า แต่ถ้ามีสินค้าหรือบริการมีรายละเอียดเยอะมากๆ ให้ลูกค้าเลือก แนะนำแนบแคตาลอกหรือ portfolio ประกอบไปด้วยก็ได้ค่ะ
2.เงื่อนไขการชำระเงินที่ชัดเจน ว่าชำระเท่าไร มี Vat มั้ย และชำระเมื่อไรบ้าง เช่น ถ้าเป็นงานบริการ เราใช้เวลาทำนาน ฉะนั้น อาจจะต้องมีการขอวางมัดจำมาก่อน แล้วจึงเริ่มทำงานได้ อันนี้ต้องระบุให้ชัดเลยในใบเสนอราคาค่ะ
3.ชื่อ ที่อยู่ เบอร์ติดต่อ อันนี้สำคัญมากๆ เลย เพราะถ้าลูกค้าสนใจแล้วติดต่อใครไม่ได้ เค้าอาจจะเปลี่ยนใจไปซื้อเจ้าอื่นทันทีเลยนะ
4.วันที่ และอายุของการเสนอราคา ตอนเสนอราคาอย่าลืมใส่วันที่เสนอราคาให้ชัดเจนด้วย และอาจใส่หมายเหตุไว้ว่าใบเสนอราคานี้ใช้ได้ถึงวันที่เท่าไร เพราะเป็นการเร่งให้ลูกค้ารีบตัดสินใจ และที่สำคัญทั้งสินค้าและบริการเองมันก็มีราคาตลาดของมัน ถ้าไม่ซื้อตอนนี้ เวลาผ่านไปก็อาจจะกลับมาซื้อราคาเดิมไม่ได้แล้ว
โดยสรุปทั้ง 4 ข้อนี้เป็นเรื่องสำคัญที่คนออกใบเสนอราคาต้องเช็ค เพื่อจะได้ปิดการขายได้ง่ายขึ้นค่ะ
Q: ที่นี้ถ้าอยากออกใบเสนอราคาควรใช้แบบไหนดี ระหว่างโปรแกรมออนไลน์ กับใช้ Word
A: ทั้ง word และใช้โปรแกรมออนไลน์ เราสามารถออกใบเสนอราคาได้ทั้งนั้นค่ะ แต่ว่ามันจะมีข้อดีข้อเสียต่างกันแบบนี้
- ใช้ Microsoft Word ออกใบเสนอราคา ข้อดีคือ ฟรี แต่ข้อเสียคือ ทำให้สวยก็ยากกว่า ใช้เวลาเยอะกว่า และบางทีใส่เลขผิด บวกช่องผิด อันนี้จะมีโอกาสผิดพลาดเยอะ
- ใช้โปรแกรมออกใบเสนอราคา เราสามารถเซ้ท Template เอาไว้ได้เลยว่าอยากได้ logo แบบไหนหน้าตาแบบไหน สำหรับทุกๆ ใบเสนอราคา ทั้งภาษาไทยและอังกฤษ
ข้อดีของมัน คือ ลดข้อผิดพลาดจากการคำนวณ และสวยงามกว่าออกจาก Microsoft Word ยิ่งถ้าออกแบบออนไลน์ได้โดยไม่มีค่าใช้จ่ายก็ยิ่งดีไปใหญ่ เพราะเราออกใบเสนอราคาได้เร็ว อยู่ไหนก็ออกได้ สามารถส่งเอกสารให้ลูกค้าได้ง่ายขึ้น ปิดการขายได้ไวขึ้น ปัจจุบันมีหลายโปรแกรมให้เลือกใช้ เพื่อนๆ ลองไปทดลองใช้กันดูได้ว่าแบบไหนเหมาะกับเรา
Q: สรุปสั้นๆ อยากฝากอะไรกับเจ้าของธุรกิจเกี่ยวกับการทำใบเสนอราคาบ้าง
A: ไม่ว่าจะทำธุรกิจรูปแบบไหน จะขนาดเล็กหรือใหญ่ ทุกคนก็อยากขายของได้ด้วยกันทั้งนั้น การทำใบเสนอราคาให้ดูดี มีความน่าเชื่อถือ อาจทำให้ลูกค้าตัดสินใจซื้อสินค้าหรือบริการของเราได้ง่ายขึ้น และนอกเหนือไปจากนี้ใบเสนอราคายังเป็นหลักฐานทางการค้าสำคัญ ที่จะทำให้เราตกลงเงื่อนไขกับลูกค้าได้อย่างชัดเจนมากยิ่งขึ้น
ฉะนั้น ถ้าอยากเพิ่ม “โอกาส” ในการขาย และลด “ความเสี่ยง” จากการโกงกัน อย่าลืมเช็คให้ดีว่า เราเข้าใจเรื่องใบเสนอราคาดีพอหรือยังค่ะ
ปรึกษาปัญหาบัญชีธุรกิจ หาโปรแกรมบัญชีที่ใช่สำหรับธุรกิจคุณ ติดต่อ
Line: @zerotoprofit หรือ https://lin.ee/36U1ks0Y
ติดตาม Zero to Profit ได้ที่
Facebook: https://facebook.com/ZerotoprofitTH/
Blockdit: https://www.blockdit.com/zerotoprofit
