มารีวิวธุรกิจตัวเองส่งท้ายปีเก่า ต้อนรับปีใหม่กัน กับวิธีการเช็คบัญชีธุรกิจก่อนปิดสิ้นปี 2021
ในปีที่ผ่านมา น่าจะเป็นปีที่หนักพอสมควรกับคนทำธุรกิจ แต่ในเรื่องร้ายๆ ก็อาจจะมีเรื่องดีอยู่บ้าง ตรงที่ว่าเราได้เรียนรู้เร็วขึ้น ปรับตัวเก่งขึ้น และถ้าใครติดตาม Zero to Profit มาตลอดก็อาจจะมีความรู้เรื่องบัญชีธุรกิจมากขึ้นด้วย
ก่อนจะปิดปีนี้ เจ้าของธุรกิจจะต้องเช็คอะไรบ้างเรื่องบัญชี และมีวิธีการเช็คยังไง เราจะมาเล่าสู่กันฟังในบทความสุดท้ายของปีนี้กัน
1.นับเงินสด
สิ้นปีทั้งที อย่าลืมเปิดเก๊ะนับเงินสดกัน จะได้รู้ว่าเงินสดของเรา เหลือในมือจริงๆ เท่าไร
นอกจากเงินในเก๊ะแล้ว ยังมีเงินสดในธนาคารทุกๆ บัญชีที่ต้องสรุปยอดว่าเหลือทั้งหมดเท่าไรในแต่ละบัญชีกันแน่
การนับเงินสดไม่ใช่แค่ทำให้เรารู้ว่ามีเงินเท่าไร เงินหายไปไหม แต่สิ่งที่เราได้จากการนับเงินสด คือ ช่วยให้เราแพลนได้ว่าเงินในมือมีเท่านี้มันเพียงพอกับค่าใช้จ่ายในอนาคตจริงๆ หรือเปล่า
ถ้าในปีที่ผ่านมา เจ้าของธุรกิจคนไหน ยังไม่เคยนับเงินสดที่มีในมือบ้าง ใช้โอกาสนี้ลองนับเงินและวิเคราะห์กันต่อดูว่า เงินที่ถืออยู่มันมีเพียงพอหรือยัง
ถ้าคำตอบที่ได้ คือ ยังไม่พอ ทุกท่านก็น่าจะรู้ว่าเป้าหมายในปีหน้าอาจจะต้องทำงานหนักกว่าเดิมอีกหน่อย เพื่อให้ธุรกิจเดินต่อ
แถมท้าย เทคนิคการนับเงินสดให้ไม่งง ควรจะนับ ณ สิ้นวันทำการเลย เช่น ปิดร้านวันที่ 31 ก็ค่อยนับวันที่ 31 ตอนเย็นเลย นับแล้วอย่าลืมจดบัญชีไว้ ให้นักบัญชีไปทำงานปิดงบการเงินต่อได้ง่ายขึ้น
2.นับสต็อก
ถ้าเป็นธุรกิจขายสินค้าหรือผลิต เรามักจะมีสต็อกค้างอยู่ในโรงงานตอนปลายปีเสมอ
สต็อกเหล่านี้ ภาษาบัญชีเรียกว่า สินค้าคงเหลือ การนับสินค้าคงเหลือประจำปีเป็นเรื่องจำเป็นมากๆ เพราะช่วยให้เรามั่นใจ 3 เรื่อง
- ปริมาณถูกต้อง ไม่หายไปไหน
- คุณภาพยังใช้งานได้ ไม่เสื่อมคุณภาพ หรือต้องลดราคาขาย
- การหมุนเวียนยังดีไหม ถ้าหมุนเวียนไม่ดี อาจต้องชะลอการสั่งซื้อหรือผลิต
และส่วนของสต็อกสินค้า เจ้าของธุรกิจเองควรสั่งให้มีการนับแบบ 100% เพราะวิธีการนี้จะช่วยให้เรามั่นใจว่าสินค้าที่เหลืออยู่ในบัญชีทั้งหมดมีเท่าไรกันแน่
โดยอาจจะแบ่งเป็นหลายๆ ทีมช่วยกันตรวจนับ ตั้งแต่วัตถุดิบ งานระหว่างทำ และสินค้าสำเร็จรูป
เทคนิคการนับสต็อกให้เป็นระบบ เรามักจะหยุดการเคลื่อนไหวสินค้าก่อนนับเสมอ เช่น ถ้าวันนี้จะนับสินค้าสำเร็จรูป ก็ไม่ควรมีการเคลื่อนย้ายหรือขนส่งในระหว่างที่นับสินค้าเลย รวมถึงติด tag สินค้าที่นับไปแล้วไว้ด้วยจะได้ไม่นับซ้ำ
3.นับสินทรัพย์
การนับสินทรัพย์ระยะยาว เป็นอีกเรื่องที่สำคัญ เพราะส่วนใหญ่แล้วเงินทุนของธุรกิจมักจะมาจมในสินทรัพย์พวกนี้ แต่ไม่มีใครสนใจนักว่ามันมีสภาพเป็นอย่างไร ยังอยู่ดีไหม และใช้งานได้หรือเปล่า
ก่อนนับสินทรัพยระยะยาว เรามักดึงรายงานที่เรียกว่า “ทะเบียนทรัพย์สิน”
รายงานนี้จะระบุรหัสสินทรัพย์ ประเภทสินทรัพย์ อายุการใช้งาน จำนวนเงิน และวันที่ได้สินทรัพย์นี้มา
โดยปกติแล้วธุรกิจที่มีการควบคุมภายในที่ดีมักจะติดหมายเลขสินทรัพย์ไว้ครบถ้วน และระบุได้ทันทีว่าสินทรัพย์อยู่ที่ไหนบ้าง แต่กรณีธุรกิจ SMEs อาจจะไม่มีใครคอยควบคุมเรื่องนี้ แปลว่า ก็มีโอกาสที่ของชิ้นใหญ่ ราคาแพงจะถูกขโมยออกไปก็ได้
ฉะนั้น สิ้นปีนี้ในระหว่างที่นับสินค้า เราอาจพ่วงกำหนดการนับสินทรัพย์เข้าไปด้วย เพื่อเช็ค 3 เรื่องหลักๆ
- เช็คสภาพ = ว่ายังมีสภาพดีอยู่ไหม ทำงานได้อยู่หรือเปล่า
- เช็คการสูญหาย = เช็คว่าถ้าใน list สินทรัพย์เรามี 100 ชิ้น การนับสินทรัพย์จริงก็ควรจะนับได้ 100 ชิ้นเช่นเดียวกัน ถ้ามีสินทรัพย์ชิ้นไหนหายไป แสดงว่าแทนที่จะเป็นสินทรัพย์ใช้ประโยชน์ได้ มันกลับเป็นค่าใช้จ่ายเพราะหมดประโยชน์ไปแล้ว
- เช็คอายุการใช้งาน = อายุการใช้งานสอดคล้องกับการคิดค่าเสื่อมราคาประจำเดือน ถ้าสินทรัพย์ที่เรานับอายุการใช้งานไม่เหมาะสมตามความจริง อาจจะต้องเปลี่ยนอายุใหม่ ให้คิดค่าเสื่อมได้อย่างเหมาะสมขึ้น
สุดท้ายแล้วเรื่องที่เจ้าของธุรกิจต้องกลับมาคิด อาจไม่ใช่แค่สินทรัพย์ยังดีอยู่ไหม แต่ต้องคิดต่อว่าสินทรัพย์นั้นยังสร้างรายได้ให้อยู่หรือไม่ เพราะสินทรัพย์ที่ดี ไม่ใช่แค่มีสภาพสมบูรณ์ แต่มันต้องช่วยหาเงินเข้ากิจการให้ได้นั่นเอง
4.เช็คลูกหนี้
ลูกหนี้ที่เกิดจากการขายเชื่อ เรียกว่า ลูกหนี้คงค้าง
ก่อนปิดสิ้นปีนี้ เป็นเวลาที่ควรเช็คสถานะลูกหนี้แต่ละรายว่ามีเหลือเท่าไร และจะได้รับชำระจริงๆ หรือไม่
วิธีการที่บริษัทใหญ่มักทำกัน คือ ฝ่ายบัญชีจะส่งยืนยันยอดลูกหนี้ให้กับลูกค้า เพื่อคอนเฟิร์มว่ารายการนี้ลูกค้ายังเป็นหนี้เราอยู่เท่านี้จริงๆ
ลูกหนี้ที่ค้างนานๆ สังเกตได้จาก “รายงานอายุลูกหนี้” จะเป็นลูกหนี้ที่มีโอกาสเก็บเงินไม่ได้สูง สุดท้ายแล้วรายการเหล่านี้อาจต้องปรับเป็นรายจ่ายของธุรกิจ แทนที่จะเป็นสินทรัพย์ ซึ่งถ้าเรามีรายการเหล่านี้อย่าลืมปรึกษานักบัญชีล่วงหน้าด้วย
5.เช็คเจ้าหนี้
4 ข้อที่เราพูดกันเป็นเรื่องการเช็ค “สินทรัพย์” ของธุรกิจทั้งหมด
แต่สำหรับข้อสุดท้ายนี้ เราจะพาทุกคนมาลองเช็คหนี้สินของธุรกิจอย่าง เจ้าหนี้กันบ้าง
เจ้าหนี้อาจแบ่งเป็นประเภทใหญ่ๆ ตามนี้
- เจ้าหนี้การค้าที่ได้บิลแล้ว
- ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย ที่ไม่มีบิล หรือยังไม่ได้บิล
- เจ้าหนี้เงินกู้ธนาคาร
เรารู้บ้างไหมว่าตอนนี้สิ้นปีแล้วมีรายการต่างๆ ค้างจ่ายอยู่เท่าไร วิธีการง่ายๆ ที่ช่วยเช็คเจ้าหนี้การค้า คือ การทำรายงานสรุปเจ้าหนี้รายตัว แล้วส่งไปยืนยันยอดกับเจ้าหนี้กัน
แต่สำหรับค่าใช้จ่ายค้างจ่าย ส่วนใหญ่แล้วเกิดจากการประมาณการ ซึ่งต้องอาศัยข้อมูลในอดีตประกอบกับเหตุการณ์ในปัจจุบัน และสุดท้ายเจ้าหนี้ธนาคาร เราเช็คง่ายๆ จากสรุป statement ที่ธนาคารมักจะส่งมาให้ช่วงปลายปีทุกปี
เพียงเท่านี้เราก็พอจะรู้หนี้สินคร่าวๆ ของธุรกิจแล้ว และการบ้านลำดับถัดไปก็คือ ต้องเช็ควันจ่ายชำระว่าครบกำหนดชำระเมื่อไรบ้าง และจากนั้นจึงวางแผนจ่ายเงินออกตามช่วงเวลาให้เหมาะสม
ทั้ง 5 ข้อนี้เป็นเรื่องต้องทำสำหรับเจ้าของธุรกิจ เพื่อสำรวจตัวเองตอนปลายปีว่ามีสินทรัพย์ และหนี้สิน จำนวนเท่าไร ซึ่งเราไม่ได้จบอยู่ที่การนับจำนวนเท่านั้น เพราะถ้าอยากเริ่มต้นปีใหม่ 2022 นี้ให้มั่นคงกว่าเดิม อาจจะเสริมด้วยการใช้ข้อมูลเหล่านี้วางแผนธุรกิจในอนาคตด้วย ซึ่ง Zero to Profit ก็ขอเป็นกำลังใจให้ทุกคนค่ะ
ปรึกษาปัญหาบัญชีธุรกิจ หาโปรแกรมบัญชีที่ใช่สำหรับธุรกิจคุณ ติดต่อ
Line: @zerotoprofit หรือ https://lin.ee/36U1ks0Y
ติดตาม Zero to Profit ช่องทางอื่นได้ที่
Facebook: https://facebook.com/ZerotoprofitTH/
Blockdit: https://www.blockdit.com/zerotoprofit
