เจ้าของธุรกิจกับการทำบัญชีเป็นเรื่องที่น่าปวดหัว มีหลายคนบอกว่า ถ้ามีเงิน จ้างได้ก็ให้จ้างนะ อย่ามานั่งทำเองเลย
แต่จะทำยังไงดี ถ้าตอนนี้ยังไม่มีเงินจ่ายค่าทำบัญชี และธุรกิจก็ยังเล็กอยู่ ไม่ได้จดบริษัทใหญ่โต
จริงๆ แล้วการทำบัญชีธุรกิจเอง อาจจะไม่ยากเหมือนที่เพื่อนขู่ไว้ และเราก็สามารถเริ่มต้นทำเองได้ เพียงแค่เข้าใจวิธีการ 4 ขั้นตอนนี้ค่ะ
ใครทำบัญชีเองได้บ้าง?
ก่อนจะไปเริ่มต้น อยากชวนทุกคนมาทำความเข้าใจกันก่อนว่า ใครนะที่สามารถทำบัญชีเองได้บ้าง แล้วจำเป็นต้องจบบัญชีหรือไม่
ในบทความนี้จะอธิบายวิธีการทำบัญชีง่ายๆ สำหรับเจ้าของธุรกิจที่ทำธุรกิจแบบบุคคลธรรมดาค่ะ ซึ่งตามกฎหมายแล้วไม่ได้บังคับว่าต้องจบบัญชี หรือมีผู้ทำบัญชีรับอนุญาตจึงจะสามารถทำบัญชีได้
นอกจากนี้ วิธีการทำบัญชีที่เราแนะนำในบทความนี้จะใช้หลักเกณฑ์เงินสด ซึ่งแตกต่างจากการทำบัญชีแบบเกณฑ์คงค้างที่บริษัท หรือห้างหุ้นส่วนนิติบุคคลเค้าทำกันนะ
ดังนั้น มั่นใจได้ว่าวิธีการจะไม่ได้ยุ่งยากมากนัก แค่ทำให้เราเห็นภาพกำไรขาดทุนของธุรกิจจากบัญชีเงินเข้าออกก็ดีมากแล้ว
1. ดาวน์โหลด Bank Statement
สำหรับการทำบัญชีขั้นแรกเลย ให้ทุกคนไปดาวน์โหลด Bank Statement ของบัญชีธุรกิจออกมาเสียก่อน
ยกตัวอย่างเช่น เราตั้งใจจะทำบัญชีสำหรับเดือนกรกฎาคมที่ผ่านมา วันที่ 1 สิงหาคม เพื่อนๆ ก็สามารถกดดาวน์โหลด Bank Statement ได้แล้ว
ข้อมูลสำคัญที่ควรเช็คใน Bank Statement ให้ได้ก็คือ
- ยอดเงินเข้าเท่าไร
- เงินออกเท่าไร
- เงินเหลือเท่าไร
วิธีนี้จะช่วยบอกเราคร่าวๆ ว่าในเดือนที่ผ่านมา เรามีเงินเยอะขึ้นหรือน้อยลงนะ แต่มันก็ยังไม่ได้การันตีว่าเราจะมีกำไรจนกว่าจะไปดูรายละเอียดลึกๆ ข้างในของแต่ละรายการกันต่อค่ะ
ข้อจำกัด สำหรับคนที่รับเงินจ่ายเงินด้วยเงินสด การทำบัญชี อาจจะยากสักหน่อย เพราะว่าไม่มี Statement จากธนาคาร ไม่มีคนช่วยจดรายการแต่ละรายการให้ ดังนั้น ทุกๆ คนจะต้องจดบัญชีเองทั้งหมด สำหรับการค้าขายแบบเงินสดนะ
2. เงินเข้ามาจากไหน? ใช่รายได้หรือเปล่า
ถัดมาจะชวนทุกคนมาดูกันต่อ สำหรับเงินเข้าหรือรายการฝากเงินใน Bank Statement ลองไล่เรียงดูดีๆ นะคะว่าในเดือนนี้มีเงินเข้ามาจากไหนบ้าง
สำหรับ Bank Statement ของบางธนาคารจะมีรายละเอียดชื่อลูกค้าระบุไว้ซึ่งสะดวกมากๆ สำหรับการเช็คแหล่งที่มาของเงินค่ะ
ทีนี้สิ่งที่ทุกคนต้องทำความเข้าใจในการเช็คเงินเข้าก็คือ
“เงินเข้าทุกรายการ อาจไม่ใช่รายได้ทั้งหมด 100%”
ถ้าเราไม่ได้แบ่งกระเป๋ารับเงิน ระหว่างธุรกิจกับส่วนตัว ก็มีโอกาสที่เงินส่วนอื่นจะเข้ามาปนกับเงินธุรกิจได้
ฉะนั้น หน้าที่ของเรา จะต้องแยกจำนวนเงินเข้าทั้งหมดออกมาเป็น 2 ประเภทหลักๆ ได้แก่
1. รายได้ หมายถึง เงินเข้าจากการขายของหรือให้บริการ เนื่องจากธุรกิจเท่านั้น
2. อื่นๆ หมายถึง รายการที่นอกเหนือจากรายได้ทั้งหมด เช่น รับบริจาค โอนเงินผิดบัญชี ได้รับเงินของขวัญ เป็นต้น
จากตัวอย่างนี้ ถ้าดูเผินๆ จะพบว่า เงินเข้ามาตั้ง 26,827 บาท แต่ถ้าลองไปดูในรายละเอียด แท้จริงแล้วเรามีรายได้แค่ 22,930 บาท เท่านั้นเองค่ะ นอกเหนือจากนั้นไม่ใช่เงินจากลูกค้าเลย
แล้วลองคิดต่อเล่นๆ ถ้าเราใช้บัญชีนี้รับเงินมั่วไปมา เจ้าของธุรกิจก็จะต้องมานั่งเสียเวลา แยกรายได้ออกจากเงินเข้าตอนปลายเดือนอีกนานเลยค่ะ
3. เงินออกจากอะไร? เป็นค่าใช้จ่ายหรือไม่
ตัวถัดมา เรามาดูเงินออกกันบ้าง ทุกคนน่าจะพอเดาออกว่า เริ่มต้นเราก็ควรแยกรายจ่ายธุรกิจจริงๆ ออกจากรายจ่ายส่วนตัวให้ได้เสียก่อนใช่ไหมคะ
แน่นอนว่า ถ้ายิ่งเอารายจ่ายส่วนตัวมาปนไว้เยอะ เราก็ต้องเสียเวลาแยกรายการให้เรียบร้อยเช่นเดียวกัน
จากตัวอย่างนี้ เงินออกทั้งหมด 2,734 บาท แต่ว่าเป็นค่าใช้จ่ายธุรกิจจริงๆ 2,714 บาท ส่วนอีก 20 บาท เป็นเงินส่วนตัวค่ะ
แต่รู้เท่านี้อาจจะยังไม่พอ เพราะถ้าสังเกตดีๆ รายจ่ายใน Statement นี้ ระบุว่าเป็นการจ่ายชำระค่าบัตรเครดิต
นั่นอาจหมายถึง การใช้จ่ายหลายๆ รายการมารวมกัน ซึ่งโคนันอย่างเรา ควรไปดูต่อว่ามันประกอบด้วยค่าใช้จ่ายอะไรบ้างนะ เพื่อจะได้วิเคราะห์ต่อว่าค่าใช้จ่ายตัวนี้สมเหตุสมผลไหม มีอะไรต้องปรับลดหรือเปล่า
4. กำไรเท่าไร? แล้วมันจริงไหมนะ?
จากที่เราสำรวจ รายได้ และ ค่าใช้จ่าย ที่เกิดขึ้นเฉพาะของธุรกิจแล้ว ขั้นตอนถัดมาเป็นขั้นตอนที่น่าตื่นเต้นที่สุด เพราะเราจะคำนวณกำไรของธุรกิจในเดือนนี้กันค่ะ
จากสูตรง่ายๆ รายได้ – ค่าใช้จ่าย = กำไร
จากตัวอย่างนี้ ให้ทุกคนลองคำนวณกำไรไปพร้อมๆ กันนะคะ ว่าทุกคนได้กำไรธุรกิจ เท่ากับ 20,216 บาท หรือเปล่า
และจากนั้น ลองคำนวณสัดส่วนกำไรดูสักนิดว่า สัดส่วนคิดเป็นกี่ % ของรายได้ทั้งหมดกันนะ
| จำนวน | เปอร์เซ็นต์ | |
| รายได้ | 22,930 | 100% |
| ค่าใช้จ่าย | 2,714 | 12% |
| กำไร | 20,216 | 88% |
ตัวอย่างนี้ ถ้าคิดเป็นสัดส่วนกำไร จะพบว่าสัดส่วนกำไรเรามีตั้ง 88% ซึ่งเป็นเรื่องที่น่ายินดี ไม่ใช่ไหม
แต่นุชอยากจะชวนทุกคน ลองคิดกันต่อนิดนึงนะคะว่า กำไร 88% นั้นมันดูเยอะไปหรือไม่สำหรับธุรกิจเรา
ถ้ารู้สึกว่ามันเยอะจนเกินไป อาจเป็นสัญญาณบอกว่าเรากำลังมีข้อมูลไม่ครบในการคำนวณหากำไรที่แท้จริงแน่ๆ เลยค่ะ
สาเหตุอาจเกิดจาก
- มีหนี้ที่ยังไม่ได้ชำระ ดังนั้น ตัวเลขก็ยังไม่ปรากฏใน bank statement ถ้าเป็นแบบนี้ อย่าลืมเอาจำนวนหนี้คงค้างไปลบออกจากกำไรด้วยนะ
- มีค่าใช้จ่าย จ่ายออกไปจากบัญชีอื่น แต่เราไม่ได้ดาวน์โหลด Bank Statement มาทำบัญชีให้ครบ ทางแก้ที่ดีที่สุดก็คือ ไปหา Statement มาให้ครบเพื่อคำนวณค่าใช้จ่ายทั้งหมดอีกครั้งค่ะ หรือพยายามใช้แค่บัญชีนี้บัญชีเดียวในการจ่ายเงินธุรกิจค่ะ
และนี่ก็คือ 4 ขั้นตอนในการทำบัญชีธุรกิจด้วยตัวเอง สำหรับเจ้าของธุรกิจส่วนตัวที่ยังไม่ได้จดทะเบียนบริษัท และไม่ได้จ้างนักบัญชีมาช่วยทำนะคะ
ที่สำคัญ ทุกขั้นตอนที่เล่ามาจะทำง่ายขึ้นและประหยัดเวลาขึ้น ถ้าเพื่อนๆ เริ่มต้นแยกกระเป๋าธุรกิจออกมาจากส่วนตัวให้ได้อย่างชัดเจนค่ะ ถ้าอยากรู้กำไรที่แท้จริงของธุรกิจ อย่าลืมเริ่มต้นทำตาม 4 ขั้นตอนนี้ไปทุกๆ เดือน แต่สำหรับใครที่ชำนาญแล้วอยากรู้เรื่องเกี่ยวกับบัญชีให้มากขึ้นลองไปศึกษาเพิ่มเติมได้ที่นี่เลย: สรุป 6 เรื่องเกี่ยวกับบัญชีที่ควรรู้
ขี้เกียจทำบัญชีเอง จ้างนักบัญชีมืออาชีพ หากำไรแท้จริงธุรกิจ ติดต่อ
Line: @zerotoprofit หรือ https://lin.ee/36U1ks0Y
ติดตาม Zero to Profit ได้ที่
Facebook: https://facebook.com/ZerotoprofitTH/
Blockdit: https://www.blockdit.com/zerotoprofit
