เปิดเทคนิคทำบัญชี โกงแบบนี้ จับได้แน่นอน

เรื่องที่เจ็บที่สุดของคนทำธุรกิจ หนีไม่พ้นการถูกโกง โดยเฉพาะอย่างยิ่งการโกงจากคนที่รักและไว้ใจ อย่างเช่นลูกน้องเนี่ย เจ๊..ยอมไม่ได้

แล้วถ้าไม่อยากโดนโกง บัญชีต้องทำแบบไหน มีเรื่องเกี่ยวกับบัญชีอะไรที่ควรรู้ วันนี้ Zero to Profit จะมาแชร์เคล็ดลับดีๆ ให้ทุกคนฟังกัน

5 วิธีทำบัญชี โกงแบบนี้ ไม่มีรอด

1. ขโมยเงินสด

เงินสดหน้าร้านที่รับมาจากลูกค้าในแต่ละครั้งนั้น มันช่างหอมหวาน เย้ายวนสำหรับพนักงาน (ที่คิดไม่ดี) เสียเหลือเกิน แม้เรื่องนี้จะเป็นเรื่องที่คุมยากสำหรับเจ้าของธุรกิจ (ที่ไม่ได้เฝ้าร้านตลอด 24 ชม.) แต่ก็ยังมีทางป้องกันนะคะ

วิธีการลดโกงที่นักบัญชีนิยมใช้ ได้แก่

• ใช้เครื่อง cash register ที่จดบัญชีให้ทุกครั้งเวลาขายของ
• นำฝากเงินสดเข้าธนาคารทุกสิ้นวัน ซึ่งจำนวนต้องมีเท่ากันกับที่จดไว้ในเครื่อง cash register
• การสุ่ม Surprise check เพื่อนับเงินว่าตรงกับ cash register ไหม
• ถ้าทำได้แยกคนรับเงิน กับคนบันทึกบัญชีจะดีมากๆ

2. สินค้าหาย

ถัดมาก็เป็นเรื่องการทุจริตยอดฮิตที่ลูกน้องนิยมทำกัน คือ การขโมยสินค้า

ถ้าการขโมยเงินสดมันยากนัก ก็ขโมยสินค้ามันเสียเลย ขโมยเสร็จเอาไปขายต่อได้ หรือขโมยแล้วก็เอาไปกินได้ (ถ้าเป็นอาหาร) วิธีการทำบัญชีเพื่อป้องกันสินค้าหาย สามารถทำได้ดังนี้

• เช็คจำนวนสินค้าที่หายไปในแต่ละวัน ว่ามีรายได้เข้ามาด้วยจำนวนเท่ากันหรือเปล่า
• ใช้วิธี barcode เพื่อเช็คสต็อกแบบอัตโนมัติ
• นับจำนวนสินค้าจริงๆ อยู่บ่อยๆ ยิ่งถี่เท่าไรยิ่งดี
• ติดกล้องวงจรปิดในคลังสินค้า ป้องกันความปลอดภัย

3. สร้างลูกค้าปลอมมาหลอกซื้อ

วิธีที่แยบยลกว่าการขโมยตังค์หรือว่าการขโมยสินค้าแบบซึ่งๆ หน้า ก็คือ การสร้างลูกค้าทิพย์ขึ้นมาหลอกซื้อสินค้าจากบริษัทค่ะ การหลอกซื้อวิธีนี้จะเป็นการหลอกซื้อแบบเครดิต นั่นหมายความว่า ลูกค้าจะได้ของไปก่อนแล้วค่อยจ่ายเงินทีหลัง แต่สุดท้ายลูกค้าคนนี้ก็หายเข้ากลีบเมฆไป ตามเท่าไรก็ไม่เจอตัวสักที

วิธีนี้เราสามารถป้องกันได้ดังนี้

• เช็กความมีตัวตนของลูกค้า ก่อนให้เครดิต
• กำหนดเครดิตที่ให้ลูกค้าแบบจำนวนเงินและจำนวนวัน
• ถ้าจำนวนเงินที่ลูกค้าซื้อของไปถึงเครดิตลิมิตแล้ว ห้ามขายของจนกว่าลูกค้าจะเคลียร์หนี้
• ทำรายงานอายุลูกหนี้
• ถ้าจำนวนวันเกินกว่ากำหนดเช่น 60 วัน ต้องรีบติดตามทวงถามอย่ารอให้ลูกค้าหายไป

4. ยักยอกเงินจากลูกค้า

ตัวถัดมาเป็นเรื่องลูกหนี้ค่ะ การขายของแบบเงินเชื่อ แถมยังต้องมีเซลล์คอยตามเรียกเก็บเงินจากลูกค้า ทุจริตที่เรามักเจอบ่อยๆ ก็คือ เซลล์เก็บเงินจากลูกค้ามาแล้ว แต่ไม่ส่งให้บริษัท

แล้วการทำบัญชีจะช่วยลดปัญหายักยอกเงินจากลูกหนี้ได้อย่างไรลองมาดูกัน

• ลดการรับเงินผ่านเซลล์ ให้ลูกค้าโอนชำระเงินผ่านบัญชีบริษัทโดยตรงแทน
• ทำรายงานลูกหนี้รายตัว เพื่อติดตามสถานะลูกหนี้
• ส่งรายงานลูกหนี้คงค้างไปให้ลูกค้าตรวจสอบความถูกต้องทุกเดือน

5. โดนบัญชี โกงค่าภาษี

เคสนี้เคยเกิดขึ้นกับเจ้าของธุรกิจหลายเจ้า ที่ไว้ใจให้นักบัญชีชำระภาษีประจำเดือนให้แทน แต่สุดท้ายนักบัญชีรับเงินไปแต่กลับแฮบเอาไว้ ไม่จ่ายชำระภาษีให้กับสรรพากรซะงั้น ในที่นี้ต้องบอกไว้ก่อนว่าเป็นกรณีศึกษาที่ไม่เหมารวมว่านักบัญชีทุกคนชอบแฮบเงินนะ มีเพียงส่วนน้อยเท่านั้น

เอาล่ะทีนี้ทุกคนคงสงสัยใช่ไหมว่า แล้วเจ้าของธุรกิจจะรู้ได้อย่างไรว่านักบัญชีไม่เคยส่งภาษีให้สรรพากรเลย คำตอบก็คือ เราอาจจะโดนจดหมายเรียกเตือนจากสรรพากรค่ะ ซึ่งเมื่อโดนเรียกเตือนแบบนี้ ให้เดาไว้ก่อนเลยว่าเสียภาษีบานแน่นอน

แล้ววิธีการป้องกันนักบัญชี โกงเงินค่าภาษีต้องทำอย่างไร

• ให้นักบัญชีทำแค่บัญชี อย่าให้จับเงินเด็ดขาด
• ขอ Pay-in slip เพื่อจ่ายชำระภาษีโดยตรงกับสรรพากรเท่านั้น
• ก่อนจ่ายชำระ เช็ครายละเอียดในแบบภาษีสักนิดว่าถูกต้องไหม

เพียงเท่านี้ก็จะช่วยลดการโกงเงินจากนักบัญชีได้แล้ว และที่สำคัญยังได้ตรวจสอบการทำงานของบัญชีว่าเรียบร้อยดีหรือเปล่าอีกด้วย

สรุปแล้ว การทำบัญชีมีข้อดียังไงบ้าง?

แม้การทำบัญชีอาจจะไม่ได้ช่วยกำจัดการโกงได้ 100% แต่ช่วยได้แน่นอนเรื่องของการป้องกัน และลดความเสียหายจากการโกง ที่เห็นได้ชัดๆ 3 เรื่อง คือ

1.ลดโอกาสการโกง

โดยปกติแล้วการโกง หรือทุจริต เกิดจาก 3 ปัจจัย คือ 1) โอกาส 2) แรงจูงใจ 3) การหาเหตุผลเข้าข้างตัวเอง

และสิ่งที่เจ้าของกิจการสามารถควบคุมได้ดีที่สุด คือ การลดโอกาสที่จะเกิดการโกง

การทำบัญชีช่วยได้ เพราะการทำบัญชีเป็นการแยกหน้าที่กัน ระหว่างคนที่บันทึกบัญชีและคนทำงานหน้างาน

เช่น คนทำบัญชีจะเป็นคนละคนกับคนรับเงิน (พนักงานขาย) และคนจ่ายเงิน (พนักงานจัดซื้อ)

ถ้าคิดจะทำทุจริต ทั้งคนรับเงินและคนจ่ายเงิน ก็ทำได้ยาก นอกเสียจากจะรู้เห็นเป็นใจกับฝ่ายบัญชีด้วย

2.ควบคุมสินทรัพย์ได้

การทำบัญชีช่วยควบคุมสินทรัพย์กิจการได้ในอีกรูปแบบหนึ่งเพราะทุกรายการที่สั่งซื้อสินทรัพย์เข้ามา ถูกบันทึกบัญชีไว้หมด

เช่น เมื่อซื้อสินค้าเข้ามา สินค้าล็อตนั้นจะถูกบันทึกชนิด จำนวน และมูลค่าเข้ามาในระบบบัญชีไว้ เหมือนเป็นการควบคุมสินค้าเหล่านี้ไว้อย่างเป็นระบบ และเมื่อจะเบิกขาย หรือเบิกใช้ ก็ต้องแจ้งกับทางบัญชีเสมอ

พอมีการควบคุมสินทรัพย์เช่นนี้แล้ว เจ้าของกิจการก็จะรู้มูลค่าของสินทรัพย์ที่ตัวเองมีอยู่ และการยักยอก หรือเบิกใช้สินทรัพย์โดนพลการก็เกิดขึ้นได้ยาก

3.จับโกงได้เร็ว

ยิ่งทำบัญชีได้ตรงต่อเวลาเท่าไร ก็ยิ่งจับโกงได้เร็ว และหยุดความเสียหายได้เร็วขึ้น เพราะเจ้าของกิจการจะมีข้อมูลที่อัพเดทและสะท้อนฐานะจริง

ตัวอย่างง่ายๆ เช่น เมื่อเจ้าของทราบว่ามีการชำระเงินจากลูกหนี้การค้า และพอมาดูงบการเงินและรายงานลูกหนี้แล้วพบว่าลูกค้าเจ้านี้ยังค้างชำระอยู่ ถึงตอนนี้คงเอะใจขึ้นมาทันทีว่า มีใครยักยอกเงินจากลูกค้าหรือเปล่า และหยุดต้นเหตุการทุจริตได้ทันเวลา

แต่ถ้าไม่มีการบันทึกบัญชีเลย หรือบันทึกบัญชีไม่ทันเวลา กว่าจะได้ดูรายงานอีกทีตอนปลายปี มาถึงตอนนี้คงจับมือใครดมไม่ทันเสียแล้ว

สรุป

แม้ว่าการทำบัญชีอาจจะไม่การันตีว่าเจ้าของกิจการจะไม่โดนโกง แต่แน่นอนที่สุดว่า การป้องกันนั้นย่อมต้นทุนต่ำกว่า และเสียเวลาน้อยกว่า การแก้ไขเมื่อเกิดปัญหาแล้วต้องพึ่งพาตำรวจเป็นไหนๆ และ 5 วิธีนี้ ก็เป็นวิธีที่นุชแนะนำสำหรับเจ้าของธุรกิจทุกคนค่ะ

แต่สำหรับใครที่กลัวว่าจะถูกเพื่อนสนิทโกง เราแนะนำให้อ่านบทความนี้เพิ่มเติมนะคะ: 5 เรื่องบัญชีต้องรู้ ทำธุรกิจกับเพื่อน แล้วไม่อยากเสียเพื่อนต้องทำไงบ้าง

อยากทำบัญชี เพื่อลดปัญหาโดนโกง ติดต่อ

Line: @zerotoprofit หรือhttps://lin.ee/36U1ks0Y

ติดตาม Zero to Profit ช่องทางอื่นได้ที่

Facebook: https://facebook.com/ZerotoprofitTH/

Blockdit: https://www.blockdit.com/zerotoprofit