เจ้าของกิจการที่เพิ่งเริ่มต้นธุรกิจ ต้องมีงงบ้างแหละว่าเอกสารแต่ละอันมันคืออะไร
โดยเฉพาะถ้าเรามีลูกค้าในรูปแบบบริษัท ลูกค้ามักจะขอเอกสารการขายมากมาย เช่น ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน หรือใบวางบิล เอกสารทั้งหมดนี้มันคืออะไร แล้วเราควรมีเอกสารอะไรนอกเหนือจากนี้บ้าง
วันนี้ zero to profit จะมาสรุป 3 เอกสารภายนอกที่ต้องรู้จัก และ 2 รายงานภายในที่ควรมี ให้ทุกคนหายสงสัยกัน
เอกสารภายนอก
พวกแรกเป็น 3 เอกสารสำคัญที่ต้องออกและใช้สำหรับส่งให้ลูกค้าภายนอก
1.ใบเสนอราคา
ใบเสนอราคา คือ เอกสารเสนอราคาสินค้าหรือบริการให้กับลูกค้า
ข้อมูลสำคัญ = รายละเอียดสินค้าและบริการ จำนวน ราคา เงื่อนไข และข้อมูลผู้ติดต่อต้องระบุให้ชัดเจน
ถ้าเราส่งใบเสนอราคาให้ลูกค้าเรียบร้อยแล้ว สมมติลูกค้าสนใจซื้อของหรือใช้บริการ ลูกค้ามักจะตอบตกลงโดยเซนต์รับใบเสนอราคากลับมา (หรือส่งใบสั่งซื้อกลับมา) เมื่อถึงตอนนั้นแล้ว เราก็เชื่อมั่นได้ระดับนึงว่าเราน่าจะขายสินค้าได้แล้วล่ะ
2.ใบแจ้งหนี้/ใบวางบิล
ใบแจ้งหนี้/ใบวางบิล คือ เอกสารที่แจ้งจำนวนเงินเรียกเก็บค่าสินค้าและบริการให้กับลูกค้าหลังจากที่เราได้ส่งของหรือว่าให้บริการเป็นที่เรียบร้อยแล้ว
ข้อมูลสำคัญ = รายละเอียดสินค้าและบริการ จำนวน ราคา และวันที่ครบกำหนดชำระหนี้ (ถ้าให้เครดิตลูกค้า)
โดยส่วนใหญ่ธุรกิจเล็กๆ มักออกใบแจ้งหนี้และใบวางบิลไปพร้อมๆ กันเลย แต่ในบางครั้งถ้าลูกค้าต้องการให้แจ้งหนี้ก่อนและวางบิลรวมใบแจ้งหนี้หลายๆ ใบพร้อมกันเป็นรอบเดือน ก็สามารถทำได้
3.ใบเสร็จรับเงิน
ใบเสร็จรับเงิน คือ เอกสารยืนยันการรับเงินหลังจากที่ลูกค้าได้ชำระราคาค่าสินค้าหรือบริการตามกำหนด
ข้อมูลสำคัญ = ระบุจำนวนเงินที่ได้รับและจำนวนวันให้ถูกต้อง ถ้าเราได้เงินไม่ครบถ้วนก็ไม่ควรออกใบเสร็จรับเงินเต็มจำนวน
เอกสารภายใน
นอกจากเอกสารภายนอกที่ต้องมีเพื่อส่งให้ลูกค้าเพื่อเป็นการยืนยันแล้ว เราอาจมีเอกสารภายในเพื่อใช้ในการบริหารจัดการภายในกิจการเองด้วย รายงานภายในที่แนะนำให้มีเป็นอย่างน้อย คือ
1.รายงานขาย
รายงานขาย = รายงานที่ใช้สำหรับวิเคราะห์ยอดขายในแต่ละเดือนซึ่งอาจจะแบ่งตามสินค้า หรือเซลล์ หรือช่องทางการขาย แล้วแต่ว่าเรามีวัตถุประสงค์ในการวิเคราะห์ข้อมูลอย่างไรบ้าง
2.รายงานลูกหนี้
รายงานลูกหนี้ = รายงานที่แสดงรายการลูกหนี้คงค้าง ณ สิ้นเดือน เพื่อใช้วิเคราะห์ว่าการขายเชื่อที่เราขายไป มีลูกค้าเจ้าไหนบ้างที่ยังไม่จ่ายชำระเงิน และถ้าทำรายงานละเอียดไปกว่านั้นอาจจะแบ่งออกไปว่ามีลูกหนี้รายไหนค้างนานเท่าไรบ้าง ซึ่งจะช่วยให้ติดตามทวงถามชำระเงินได้ง่ายยิ่งขึ้น
ทั้งหมดนี้เป็นเอกสารภายนอก 3 อัน และภายใน 2 รายงานที่ควรมีสำหรับการขายสินค้า ซึ่งถ้าเราค้าขาย ไม่ว่าธุรกิจจะเล็กหรือใหญ่ก็ควรจะมีเอกสารที่ครบถ้วน และข้อควรจำสำหรับเอกสารเหล่านี้ ถ้าเป็นเอกสารที่ออกให้กับลูกค้าภายนอก อย่าลืมเช็ครายละเอียดให้เป๊ะ เพราะมันแก้ไขย้อนหลังลำบาก ส่วนถ้าเป็นเอกสารภายใน เจ้าของกิจการสามารถออกแบบรูปแบบเอกสารและหน้าตาได้เลยตามใจ ถ้าอยากวิเคราะห์ตรงไหนก็จะสามารถวิเคราะห์ได้ถูกจุด
ปรึกษาปัญหาบัญชีธุรกิจ หาโปรแกรมบัญชีที่ใช่สำหรับธุรกิจคุณ ติดต่อ
Line: @zerotoprofit หรือ https://lin.ee/36U1ks0Y
ติดตาม Zero to Profit ช่องทางอื่นได้ที่
Facebook: https://facebook.com/ZerotoprofitTH/
Blockdit: https://www.blockdit.com/zerotoprofit
