ทำบัญชียังไง ไม่ให้พนักงานโกงเงิน

“การโกง” ถือเป็นอีกหนึ่งปัญหาที่มักจะเกิดขึ้นในธุรกิจ เมื่อพนักงานมีอำนาจในกิจการมากเกินไป อาจทำให้มีช่องโหว่บางอย่างที่นำไปสู่การโกงเงิน ยิ่งถ้าเจ้าของธุรกิจไม่วางระบบบัญชีให้ดีแล้วด้วย เงินที่หามาได้อาจหายไปในพริบตาถ้าถูกพนักงานโกง

วันนี้ถ้าใครทำธุรกิจแล้ว กลัวว่าจะโดนพนักงานโกงเงิน เรามีเทคนิคดีๆ ป้องการการโกงมาฝากเพื่อนๆ ในบทความนี้ค่ะ“ทำบัญชียังไง ไม่ให้พนักงานโกงเงิน”

พนักงานโกงเงินได้เพราะอะไร ?

ก่อนจะไปดูเทคนิคป้องกันการโกงเงิน เราไปทำความเข้าใจสาเหตุกันก่อนดีกว่าค่ะ ว่าเกิดจากอะไรกันนะ

“สาเหตุของการโกงเงินในธุรกิจ ส่วนหนึ่งมาจากช่องโหว่ที่ไม่ได้วางระบบเอาไว้ตั้งแต่แรก”

ยกตัวอย่างเช่น

บริษัทไม่มีบัญชีธนาคาร เน้นจ่ายสด การใช้วิธีเก็บเงินสดเอาไว้โดยที่ไม่จดบันทึกเสียเลย แบบนี้ก็จะตรวจสอบได้ยากขึ้นแล้วค่ะ

เมื่อเกิดเหตุการณ์เงินหาย เราก็ไม่อาจติดตามไปหาสาเหตุได้ว่า เงินหายไปบัญชีไหน ใครเป็นคนเอาไป จับมือใครดมไม่ได้เลย
อีกทั้ง การใช้จ่ายเงินสด ยังเป็นการเพิ่มโอกาสให้พนักงานโกงเงินได้ง่ายขึ้นอีกด้วยค่ะ

จะดีกว่าไหม ถ้าหากวางระบบไว้ตั้งแต่แรกว่า ให้ใช้จ่ายผ่านบัญชีบริษัทธนาคารบริษัทเท่านั้น พอมีธุรกรรมใด ๆ จะมีการบันทึกข้อมูลเอาไว้ในระบบ ทำให้สามารถตรวจสอบได้ว่าเงินหายไปไหน จ่ายค่าอะไร จ่ายให้ใครกันแน่

ดังนั้น “บัญชีธนาคาร” ของธุรกิจ เป็นสิ่งสำคัญอันดับแรกที่ธุรกิจต้องทำเอาไว้ เพื่อให้ง่ายต่อการตรวจสอบ และสืบหาต้นตอของการโกงได้ง่ายขึ้น แต่ทั้งนี้ มีบัญชีแล้ว ก็ต้องวางระบบดีๆ ด้วยนะว่าจะทำบัญชียังไง ไม่ให้พนักงานโกง โดยใช้เทคนิคต่อไปนี้ค่ะ

แบ่งแยกหน้าที่ทำยังไง ?

เทคนิคที่จะแนะนำเจ้าของธุรกิจทุกคน เพื่อป้องกันไม่ให้พนักงานโกงเงินก็คือ “การแบ่งแยกหน้าที่” รับผิดชอบเรื่องการเงินของธุรกิจค่ะ ซึ่งโดยส่วนใหญ่จะมี 3 ตำแหน่งที่เกี่ยวข้องกับการเงิน ได้แก่

1. ผู้อนุมัติจ่ายเงิน
2. ผู้บันทึกบัญชี
3. ผู้รักษาเงินสด

ลองนึกภาพตามนะคะ หากผู้อนุมัติจ่ายเงิน ผู้บันทึกบัญชี และผู้รักษาเงินสดของธุรกิจเป็นพนักงานคนเดียวกัน ด้วยอำนาจที่อยู่ในมือสามารถควบคุม แก้ไข และดัดแปลงข้อมูลต่าง ๆ ได้ แถมยังสามารถลบหลักฐานการโกงออกไปได้อย่างง่ายดาย ทำให้ไม่มีหลักฐานโกงเงินเมื่อมีการตรวจสอบ ถ้าเป็นแบบนี้บอกได้คำเดียวว่า “หวานหมู” เลยล่ะ เพราะว่าคนอนุมัติ บันทึก และรักษาเงินสด ไม่ได้แบ่งแยกออกจากกันค่ะ

ถ้าจะให้ดี ไม่โดนโกง ควรใช้พนักงาน 3 คน ดูแลคนละหน้าที่ จะเป็นวิธีที่ดีที่สุด เพราะจะช่วยปิดโอกาสการโกง สมมติคนนึงบันทึกบัญชีไว้ แล้วคนรักษาเงินหยิบเงินออกไป ถึงเวลาเงินหาย เราก็ตามได้ง่ายเพราะดูจากสมุดบัญชีค่ะ

แต่ก็ใช่ว่า แค่แบ่งแยกหน้าที่แล้วจะไม่เกิดการโกงขึ้นนะคะ หากคน 2 คนคิดจะแอบฮุบเงินในธุรกิจเหมือนกัน และแอบเตี๊ยมกันมาก่อน ยังไงก็โกงได้ค่ะ

ดังนั้น เราจึงแนะนำว่านอกจากการแบ่งแยกหน้าที่แล้ว อย่าลืมตรวจเช็กเงินสดด้วย เช่น ตรวจทุกเย็น หรือตรวจทุกเช้า แต่จะตรวจสอบเงินยังไง จะเล่าให้ฟังในหัวข้อถัดไปค่ะ

ตรวจนับเงินเป็นประจำ แบ่งเงินสดย่อย

หลังจากที่แบ่งแยกหน้าที่พนักงานไปแล้ว Step ต่อไป คือ การตรวจนับเงินเป็นประจำค่ะ

เนื่องจากรายรับ-รายจ่ายไม่ได้มีเฉพาะเงินโอนเท่านั้น ยังมีเงินสดที่แคชเชียร์รับมาจากลูกค้าอีกด้วย เพราะฉะนั้น ต้องเช็กเอกสารขายและรับเงิน และเอกสารซื้อและจ่ายเงินด้วยว่า ข้อมูลตัวเลขเงินเข้า – ออก ตรงกันหรือไม่

พร้อมกับนับจำนวนเงินสดที่เหลือในแต่ละเดือนเป็นประจำสม่ำเสมอ เช่น ทุกวัน หรือทุกสัปดาห์ เพื่อให้สามารถรับรู้ปัญหาได้ไว และแก้ปัญหาการโกงเงินได้เร็วขึ้นนั่นเองจ้า

ยกตัวอย่างเช่น

ร้านค้า A ขายเสื้อผ้าแฟชั่นในห้างสรรพสินค้าแห่งหนึ่ง ได้รับเงินทั้งรูปแบบเป็นเงินโอนและเงินสด มีพนักงานขาย 1 คน กำหนดให้ทุกๆ 13.00น. และ 20.00น. ต้องทำการฝากเงินสดเข้าบัญชีธนาคารของบริษัท โดยให้เหลือเงินสดไว้ทอนเงินหรือจ่ายค่าใช้จ่ายในร้านยิบย่อยในวันถัดไปจำนวน 1,000 บาทเท่านั้น

ถ้าสมมติเราอยากเซอร์ไพร์สไปตรวจนับเงินสด ที่หน้าร้านจะต้องมีเหลือ 1,000 บาท ถ้ามีไม่ครบ ต้องมีเอกสารว่าจ่ายอะไรไปบ้างนั่นเอง

อย่างไรก็ตาม ของมีค่าในธุรกิจไม่ได้มีแค่เงินเท่านั้น ยังมีสินทรัพย์อื่น ๆ รวมทั้งสต๊อกสินค้า ที่เปรียบเสมือนเป็นเม็ดเงินที่สำคัญของธุรกิจ ซึ่งมีโอกาสที่พนักงานจะแอบโกง หรือขโมยกลับไปได้ค่ะ จะมีวิธีตรวจสอบอย่างไรไม่ให้โดนโกงสต๊อกสินค้า ติดตามได้ในหัวข้อถัดไปนี้ค่ะ

ตรวจสต๊อกสินค้าเป็นประจำ

อย่างที่กล่าวไว้ตอนต้นว่า นับเงินสดแล้ว ต้องตรวจสอบสต๊อกสินค้าด้วย เพราะสินค้าในสต๊อกก็คือเงินในธุรกิจ ถ้าหาย ก็เท่ากับเงินหายไปด้วยค่ะ เจ้าของธุรกิจหลายคนอาจจะสงสัยค่ะว่า สินค้าเยอะขนาดนั้น จะตรวจสอบยังไงให้หมดร้าน เราสามารถใช้วิธีคุมสต๊อกที่ง่าย และรวดเร็ว เพื่อป้องกันไม่ให้พนักงานโกงได้ง่าย ดังนี้จ้า

1. วางสินค้าให้เป็นระเบียบ เพื่อให้สามารถนับจำนวนได้ง่าย
2. ตรวจสอบ Stock Card ว่า ข้อมูลตรงตามจำนวนสินค้าเข้า-ออกหรือไม่
3. สินค้าค้างนานเกิน 1 ปี ให้แยกออกมาวางไว้อีกที่หนึ่ง เพื่อจัดทำรายงานแยก

ยกตัวอย่าง

กรณี ร้านค้า A เป็นร้านขายน้ำปั่น มีแก้วสำหรับขายไว้ที่ 100 แก้ว พอหลังจากที่ขายเสร็จแล้ว ก็มานับจำนวนแก้วที่เตรียมไว้ว่า หายไปกี่แก้ว จากนั้นก็บันทึกข้อมูลประจำวันเอาไว้ เพราะการที่แก้วหายไป สามารถบ่งบอกได้ด้วยว่า วันนี้เราจะได้เงินเข้าร้านจำนวนเท่าไหร่นั่นเองค่ะ

ยกตัวอย่าง

กรณีเป็นธุรกิจผลิตสินค้า อาจจะมีสต๊อกหลายรูปแบบ สินค้าสำเร็จรูป งานระหว่างทำ วัตถุดิบ อาจจะต้องหารือกับฝ่ายบัญชีให้ตรวจนับอย่างสม่ำเสมอ ทุกเดือน ทุกครึ่งปี หรือทุกปี หากมีการเบิกภายในกิจการ ก็ต้องมีใบเบิกสินค้า ใบรับสินค้า ลงชื่อผู้เบิกทุกครั้ง รวมถึงวันที่ เพื่อเอาไว้ใช้ติดตาม เส้นทางของสินค้าของได้ค่ะ

หากใครอยากรู้วิธีการจัดการสินค้าคงเหลือคงเหลือเพิ่มเติมอย่างละเอียด สรุป! เรื่องควรรู้ บัญชีสินค้าคงเหลือ

นอกจากนี้ ยังมีอีกวิธีอื่น ๆ ที่ช่วยควบคุมการเงิน และสต๊อกสินค้าของธุรกิจไม่ให้โดนพนักงานโกงได้ แต่จะมีวิธีอะไรบ้างนั้น จะยกตัวอย่างให้ทุกคนอ่านในหัวข้อต่อไปค่ะ

ตัวอย่างการควบคุมภายในที่ดีอื่น ๆ

การทำบัญชียังไงไม่ให้พนักงานโกงเงิน ยังมีวิธีอื่น ๆ ที่ช่วยเสริมให้ควบคุมระบบภายในธุรกิจได้ง่ายขึ้น โดยจะขอยกตัวอย่างวิธีต่าง ๆ ที่ช่วยลดโอกาสไม่ให้พนักงานโกง ดังนี้ค่ะ

การติดตั้งกล้องวงจรปิด

เป็นอีกหนึ่งวิธีที่ช่วยควบคุมไม่ให้พนักงานในร้านโกงเงิน หรือสต๊อกสินค้าได้ เพราะกล้องวงจรปิดมีมุมกล้องที่กว้าง จึงสามารถเก็บรายละเอียดในภาพได้เยอะ อีกทั้งยังตรวจสอบเหตุการณ์ย้อนหลังได้ ทำให้พนักงานในร้าน รวมทั้งเจ้าของกิจการรู้สึกปลอดภัยมากขึ้น แต่ทั้งนี้ อย่าวางใจเด็ดขาด จะต้องคอยระวัง และจับตาดูสถานการณ์ในธุรกิจอยู่เสมอนะจ๊ะ

วางระบบป้องกันให้ครอบคลุมกับทุกการโกง

ก่อนจะวางระบบในธุรกิจนั้น ลองจำลองสถานการณ์ พร้อมกับสมมุติตัวเองว่าเป็นโจรก่อนว่าตัวเองจะโกงธุรกิจยังไงได้บ้าง เช่น ฮุบเงินหน้าร้านไป ขโมยสินค้าในสต๊อก หรือการฮุบเงินปลายทางเมื่อมีการส่งสินค้าให้ลูกค้า เป็นต้น เมื่อนึกภาพได้ก็จดเอาไว้ จากนั้นก็วางแผนว่าจะวางระบบป้องกันอย่างไรต่อไป วิธีนี้จะช่วยลดโอกาสการโกงในธุรกิจได้มากขึ้นค่ะ

จัดการกับพนักงานเมื่อจับได้ว่าโกง

หากธุรกิจจับได้ว่าพนักงานโกงเงิน หรือโกงสต๊อกสินค้า สิ่งที่ต้องพิจารณาคือ เงินที่พนักงานโกงไปเยอะหรือเปล่า เช่น พนักงานโกงเงินไป 90,000 บาท ซึ่งเป็นจำนวนเงินที่ค่อนข้างสูง พนักงานอาจจะหาเงินมาคืนยาก เพราะฉะนั้น วิธีชดเชยเงินที่ถูกโกงที่ดีที่สุดนั่นคือ การเลิกจ้าง เพื่อที่จะนำเงินเดือนของพนักงานคนนี้มาชดเชย อีกทั้งหมดความเชื่อใจในพนักงานคนนี้ไปแล้วด้วย เป็นต้น แล้วถ้าหากว่าเงินเดือนยังไม่ครอบคลุมกับผลเสียหายที่เกิดขึ้น อาจจะไปขอพูดต่อกันในชั้นศาลนะจ๊ะ

วิธีจัดการกับพนักงานที่โกงจะเป็นวิธีอะไร ขึ้นอยู่กับความซีเรียสของเจ้าของธุรกิจค่ะ เช่น ถ้าเจ้าของธุรกิจเป็นคนที่ไม่เด็ดขาด อาจไม่ตัดสินใจไล่พนักงานออก จะเป็นการตักเตือน และให้โอกาสแก้ตัว หรืออีกเคสหนึ่งก็คือ เจ้าของธุรกิจเป็นคนเด็ดขาด หากเจอพนักงานโกงจะให้ออกเท่านั้น เพราะอาจมีพฤติกรรมโกงธุรกิจอีกในอนาคต แต่ทั้งนี้ แนะนำให้หาวิธีจัดการที่ส่งผลดีต่อธุรกิจในอนาคตจะดีที่สุดค่ะ เพื่อป้องกันไม่ให้เกิดการโกงอีกนั่นเอง

สรุป ทำบัญชียังไง ไม่ให้พนักงานโกงเงิน

จะเห็นได้ว่า การทำบัญชียังไงไม่ให้พนักงานโกงเงิน สิ่งแรกที่ธุรกิจต้องมีก็คือ “บัญชีธนาคาร” สำหรับธุรกิจ ซึ่งเวลามีธุรกรรมอะไร ระบบจะบันทึกข้อมูลไว้ทุกอย่าง จะช่วยให้ธุรกิจสามารถตรวจสอบความผิดปกติของเงินได้ง่าย นอกจากนี้ การแบ่งแยกหน้าที่ดูแลเงินในธุรกิจ การตรวจนับเงินสดเป็นประจำสม่ำเสมอ และการตรวจเช็กสต๊อกสินค้า จะเป็นเทคนิคดี ๆ ที่ช่วยลดโอกาสไม่ให้พนักงานโกงเงิน หรือสต๊อกค่ะ และที่สำคัญ หากจับได้ว่าพนักงานโกงเงิน ให้หาวิธีจัดการพนักงานที่เกิดประโยชน์กับธุรกิจในอนาคตได้มากที่สุดค่ะ เช่น ให้ออก หรือตักเตือนก่อน และให้โอกาสปรับปรุงตัว ก็อยู่ที่การตัดสินใจของผู้ประกอบการอย่างเรานั่นเอง

สำหรับคนที่อยากฟังนุชและพี่หนอมพูดคุยกันเรื่อง ทำยังไงไม่ให้ลูกน้องโกงเงิน ไปติดตามต่อกันได้ที่นี่เลยจ้า

บทความอื่นๆ เนื้อหาเกี่ยวกับการจัดการดูแลพนักงาน (คลิกที่นี่)

เริ่มต้นจดทะเบียนบริษัท รับคำปรึกษาจากผู้เชี่ยวชาญ ติดต่อ Line: @zerotoprofit