เกิดเป็นเจ้าของกิจการกำลังสร้างตัว อะไรประหยัดได้ก็อยากประหยัด
เมื่อวันนี้จะต้องเริ่มทำบัญชี อยากประหยัดค่าใช้จ่ายตรงนี้ เราจะทำบัญชีบริษัทเองได้หรือเปล่า? และมีเรื่องเกี่ยวกับบัญชีอะไรที่ต้องรู้บ้าง วันนี้ Zero to Profit พาเพื่อนๆ ทุกคนมาทำความเข้าใจไปพร้อมกันค่ะ
ทำบัญชีบริษัทเอง ต้องมีคุณสมบัติอะไรบ้าง?
เมื่อเราจดทะเบียนเป็นบริษัทจำกัด ในทางกฎหมายเค้าเรียกว่าเป็นอีกนิติบุคคลนึงค่ะ ดังนั้น เจ้าของธุรกิจก็มีบทบาทเป็น “ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี” และถ้าต้องไปจ้าง “ผู้ทำบัญชี” มาจัดทำบัญชีให้ตามกฎหมายกำหนด
ที่นี้หลายคนสงสัยว่า ตัวเองจบบัญชีมาหรือพอจะมีความรู้อยู่บ้างจะสามารถเป็นทั้งเจ้าของบริษัท และผู้ทำบัญชีพร้อมๆ กันเลยได้ไหม
คำตอบก็คือว่า ได้ค่ะ แต่มีข้อแม้ว่าจะต้องมีคุณสมบัติผู้ทำบัญชีตามนี้ให้ครบถ้วนด้วยนะ
1. การศึกษาต้องจบเกี่ยวกับการบัญชี
ด่านแรกก็ยากแล้ว ถ้าอยากเป็นผู้ทำบัญชีของบริษัทต้องจบบัญชีค่ะ ไม่ว่าจะเป็นวุฒิการศึกษาแบบอนุปริญญา ปวส. หรือว่าปริญญาตรี ถ้าเรียนจบมาโดยตรงทางด้านบัญชีก็สามารถเป็นผู้ทำบัญชีของบริษัทได้
สำหรับวุฒิการศึกษา ขออธิบายเพิ่มเติมนิดนึงค่ะ
- ถ้าจบอนุปริญญา หรือว่า ปวส. ก็จะเป็นนักบัญชีที่สามารถทำบัญชีให้สำหรับธุรกิจขนาดเล็กก็คือ ห้างหุ้นส่วนจำกัด แล้วก็บริษัทจำกัด ที่มีทุนจดทะเบียนไม่เกิน 5 ล้านบาท รายได้ไม่เกิน 30 ล้านบาท แล้วก็สินทรัพย์รวมไม่เกิน 30 ล้านบาท
- ถ้าจบปริญญาตรีขึ้นไป ก็สามารถจัดทำบัญชีได้สำหรับกิจการทุกประเภท
2. ขึ้นทะเบียนผู้ทำบัญชี
ถัดมาเราต้องไปขึ้นทะเบียนเป็นสมาชิกสภาวิชาชีพบัญชี และขึ้นทะเบียนกับกรมพัฒนาธุรกิจการค้า และจะต้องแจ้งรายชื่อในการทำบัญชีเป็นประจำทุกๆ ปี รวมถึงการอบรม CPD พัฒนาความรู้ต่อเนื่องปีละ 12 ชั่วโมงเป็นอย่างน้อยค่ะ
อ่านมาถึงตรงนี้แล้ว เจ้าของธุรกิจทุกคนน่าจะเครียดเลยทีเดียว เพราะว่าตัวเองไม่ได้จบบัญชี และถึงแม้เรียนจบด้านบัญชีมาโดยตรงก็ยังต้องขึ้นทะเบียนต่างๆ มากมาย ดูแล้วยุ่งยากกับชีวิตพอสมควรเลย
อยากจะอธิบายให้ทุกคนฟังแบบนี้ว่า ที่เล่ามานั้นเป็นเรื่องการทำบัญชีและลงลายมือชื่อผู้ทำบัญชีตามที่กฎหมายกำหนดค่ะ (แม้ไม่อยากมีก็ตาม) แต่ถ้าไม่ได้สนใจกฎหมาย เจ้าของธุรกิจก็สามารถทำบัญชีบริษัทเองได้ แล้วค่อยให้นักบัญชีตัวจริงมาตรวจสอบความถูกต้องก่อนยื่นภาษีประจำเดือนแบบนี้ได้เช่นเดียวกัน
ทำบัญชีเอง ช่วยลดค่าใช้จ่ายทำบัญชีได้จริงไหม
แม้ค่าทำบัญชีจะเป็นค่าใช้จ่ายที่ทุกบริษัทหลีกหนีไม่ได้ แต่การทำบัญชีภายในด้วยตัวเองอาจช่วยลดรายจ่ายค่าทำบัญชีลงได้เพราะอัตราค่าจ้างบัญชีที่สำนักงานบัญชีคิดนั้น ส่วนใหญ่จะขึ้นอยู่กับจำนวนเอกสารที่ต้องจัดทำและเวลาที่เสียไปในการทำงาน ถ้าเจ้าของกิจการช่วยจัดเตรียมเอกสาร หรือช่วยลดขั้นตอนงานบางอย่างของสำนักงานบัญชีลงได้ ค่าใช้จ่ายการทำบัญชีอาจจะลดลงด้วยเช่นเดียวกัน
ตัวอย่างเช่น
บริษัท Hello เจ้าของธุรกิจ (หรือแอดมิน) จัดทำเอกสารบัญชีไว้ บันทึกในระบบเรียบร้อย ทำรายงานสินค้าและรายงานต่างๆ ไว้จากระบบ จากนั้นจึงให้สำนักงานบัญชีมาตรวจสอบ และยื่นภาษีประจำเดือน
บริษัท Zero เจ้าของธุรกิจ (หรือแอดมิน) จัดทำเอกสารบัญชีไว้ ทำรายงานสินค้าไว้เรียบร้อย จากนั้นจึงให้สำนักงานบัญชีมาตรวจสอบ บันทึก ข้อมูลก่อนสรุปทำงบการเงิน และยื่นภาษีประจำเดือน
บริษัท Profit งานยุ่งมาก ไม่มีพนักงานแอดมิน ปลายเดือนส่งแค่ Bank Statement ให้สำนักงานบัญชีอย่างเดียว
ถ้าเปรียบเทียบกันแบบนี้ เราน่าจะพอเดาได้ใช่ไหมว่า บริษัท Hello น่าจะต้องจ่ายค่าทำบัญชีในราคาที่ถูกกว่าบริษัท Zero และแน่นอนว่าบริษัท Profit น่าจะต้องจ่ายค่าทำบัญชีแพงสุด
งานบัญชีที่ต้องรู้และทำเองได้ภายในบริษัท
เอาล่ะทีนี้ ถ้าเราเป็นเจ้าของธุรกิจที่ไม่อยากจ้างงานบัญชีภายนอกในราคาแพง สิ่งที่เราทำเองได้ภายในบริษัทมีอะไรบ้าง ลองมาเรียนรู้กันค่ะ
1.จัดทำเอกสารซื้อ-ขาย
เริ่มต้นจากการจัดทำเอกสารสำคัญต่างๆ ของบริษัท ซึ่งเอกสารเหล่านี้สำคัญมาก เพราะเป็นเอกสารเบื้องต้นในการทำบัญชีค่ะ
ตัวอย่างเอกสารที่เจ้าของธุรกิจทำเองได้ มีดังต่อไปนี้
- ใบแจ้งหนี้
- ใบเสร็จรับเงิน
- ใบกำกับภาษี
- ใบสำคัญจ่าย
- หนังสือรับรองการหัก ณ ที่จ่าย
เอกสารเหล่านี้บริษัทควรจะทำเองได้ภายใน ไม่ต้องปล่อยให้เป็นหน้าที่ของสำนักงานบัญชีภายนอก เพราะว่าเราจะมีเอกสารส่งให้ลูกค้า ซัพพลายเออร์ ได้ทันเวลา ไม่ต้องรอสิ้นเดือน และนี่เป็นเอกสารสำคัญทางการค้า ที่เจ้าของธุรกิจหรือว่าคนภายในรู้ดีสุดๆ แล้ว
เราแนะนำจากใจจริง อย่าผลักงานนี้ออกไปให้ภายนอกทำเลย เพราะจะทำให้บริษัทเสียโอกาสหลายๆ อย่างค่ะ
2.ควบคุมสต๊อกสินค้า
ถ้าใครทำธุรกิจที่มีสินค้าคงเหลือ หนึ่งในงานที่หนักที่สุดคงจะหนีไม่พ้นเรื่องของการควบคุมสต๊อกสินค้าเข้า-ออก ให้ถูกต้องตามความเป็นจริง ตามกระบวนการต่อไปนี้ (เป็นอย่างน้อย)
- ซื้อ
- ขาย
- ตรวจนับสต๊อก
งานทั้งหมดนี้ในการควบคุมจำนวนสินค้า เจ้าของธุรกิจสามารถควบคุมจัดการบันทึกรายการสต๊อกเข้า-ออก และคำนวณต้นทุนสินค้าเองได้ เพราะจะได้รู้ว่าตอนนี้มีสินค้าเหลือมากน้อยขนาดไหน และควรทำอย่างไรต่อ
ถ้าปล่อยงานนี้ไปให้สำนักงานบัญชีทำอาจจะต้องใช้เวลาเยอะมาก และสต๊อกอาจไม่เป๊ะเท่าคนภายในที่ใกล้ชิดสินค้าดูแลด้วยตัวเองค่ะ
3.บันทึกรายการในระบบบัญชีไว้ก่อน
ขั้นที่แอดวานซ์ขึ้นไปอีกสำหรับงานบัญชี เจ้าของกิจการอาจจบันทึกรายการค้าต่างๆ ทั้งการขาย การซื้อสินค้า และค่าใช้จ่ายต่างๆ ลงในระบบบัญชีไว้ก่อนในแต่ละเดือน จากนั้นค่อยให้นักบัญชีมารีวิวอีกที
ข้อดีก็คือ เจ้าของกิจการจะมองเห็นตัวเลขผลประกอบการคร่าวๆ ได้เลย โดยที่ไม่ต้องรอนักบัญชีมาลงบัญชีให้ตอนสิ้นเดือน และที่สำคัญงานหนักๆ ของนักบัญชีอย่างการบันทึกเอกสารทีละใบก็จะลดลง เหลือแต่งานรีวิวความถูกต้องตอนปลายเดือน และปรับปรุงรายการต่างๆ ให้ถูกต้องตามมาตรฐานเท่านั้น
แต่ทั้งนี้ทั้งนั้น ก่อนจะเริ่มบันทึกรายการค้าต่างๆ ในระบบบัญชี อย่าลืมให้นักบัญชีช่วยเทรนให้ และเฟ้นหาโปรแกรมบัญชีที่เราจะทำงานร่วมกันกับนักบัญชีได้อย่างลงตัวด้วยนะ
ถึงแม้ว่าเจ้าของกิจการไม่อาจทำบัญชีเอง 100% แต่ตัวอย่าง 3 เรื่องนี้ เป็นเรื่องที่เจ้าของกิจการทำเองได้ เพื่อช่วยแบ่งเบาภาระงานบัญชีลง และอาจจะช่วยประหยัดค่าทำบัญชีไปได้อีกทางหนึ่ง นอกจากนี้ อย่าลืมเช็คสุขภาพ 3 เรื่องนี้เป็นประจำเพื่อพัฒนาธุรกิจให้ดีขึ้นด้วยนะคะ
ปรึกษาปัญหาบัญชีธุรกิจ หาโปรแกรมบัญชีที่ใช่สำหรับธุรกิจคุณ ติดต่อ
Line: @zerotoprofit หรือhttps://lin.ee/36U1ks0Y
ติดตาม Zero to Profit ช่องทางอื่นได้ที่
Facebook: https://facebook.com/ZerotoprofitTH/
Blockdit: https://www.blockdit.com/zerotoprofit
