เริ่มทำธุรกิจแต่ไม่รู้จะสร้างความน่าเชื่อถืออย่างไร หรือมือใหม่ลองทำธุรกิจแล้วกลัวถูกลูกค้าหลอก
วันนี้ Zero to Profit ชวนทุกคนมาทำความรู้จักใบเสนอราคา คืออะไร จะช่วยให้ทั้ง Freelance และเจ้าของธุรกิจทั้งหลายหายกังวลใจเรื่องการขายกันได้ยังไงบ้าง ช่วยให้ธุรกิจเราดูดี มีความน่าเชื่อถือ และขายงานได้ง่ายขึ้นได้จริงไหม ถ้าพร้อมแล้วเราไปดูกันเล้ย
1. ใบเสนอราคา คืออะไร
ปกติแล้วเวลาที่เราขายของ ก่อนที่จะขายได้มันต้องมีขั้นตอนเสนองานหรือเสนอสินค้าของเราเพื่อให้ลูกค้าตัดสินใจ ทีนี้ถ้าเราจะเสนอแบบเป็นคำพูดลอยๆ มันก็ดูไม่น่าเชื่อถือสักเท่าไร และอาจจะตกลงกันได้ไม่ชัดเจนนัก
มันจึงเป็นที่มาที่ไปว่า ทำไมเราต้องมี “ใบเสนอราคา” ที่คนขายออกให้กับลูกค้าเพื่อตัดสินใจก่อนซื้อ และในนั้นจะมีรายละเอียดต่างๆ เกี่ยวกับสินค้า ราคา เงื่อนไขการค้า และช่องทางการติดต่อกลับด้วย เพื่อเพิ่มโอกาสในการได้รับการตอบกลับอย่างรวดเร็วนั่นเอง
ขอเสริม…นอกจากใบเสนอราคาที่ช่วยสร้างความน่าเชื่อถือได้ระดับนึง หากอยากเพิ่มความเป็นมืออาชีพเข้าไปอีก ควรมีการแนะนำธุรกิจของเรา หรือ ที่เรียกกันว่า Company Profile ก็ช่วยเสริมความมีตัวตนของเราและความน่าเชื่อถือเพิ่มขึ้นด้วย
2. การจัดทำเอกสารเสนอราคาอย่างมืออาชีพต้องมีข้อมูลอะไรบ้าง
ถ้าอยากออกใบเสนอราคาให้เป๊ะ เราแนะนำให้มีครบทั้ง 4 เรื่องนี้ค่ะ
2.1 ใส่รายละเอียดสินค้า/บริการให้ชัดเจน
ว่าขายอะไร สเปกเป็นอย่างไร ราคาเท่าไร จำนวนเท่าไร เอกสารเสนอราคาอาจจะมี 1-2 หน้าก็ได้แล้วแต่รายละเอียดสินค้า แต่ถ้ามีสินค้าหรือบริการมีรายละเอียดเยอะมากๆ ให้ลูกค้าเลือก แนะนำแนบแคตาลอกหรือ portfolio ประกอบไปด้วยก็ได้ค่ะ
2.2 เงื่อนไขการชำระเงินที่ชัดเจน
ชำระเท่าไร มี Vat มั้ย และชำระเมื่อไรบ้าง เช่น ถ้าเป็นงานบริการ เราใช้เวลาทำนาน ฉะนั้น อาจจะต้องมีการขอวางมัดจำมาก่อน แล้วจึงเริ่มทำงานได้ อันนี้ต้องระบุให้ชัดเลยในเอกสารเสนอราคาค่ะ
2.3 ชื่อ ที่อยู่ เบอร์ติดต่อ
อันนี้สำคัญมากๆ เลย เพราะถ้าลูกค้าสนใจแล้วติดต่อใครไม่ได้ เค้าอาจจะเปลี่ยนใจไปซื้อเจ้าอื่นทันทีเลยนะ
2.4 วันที่ และอายุของการเสนอราคา
ตอนเสนอราคาอย่าลืมใส่วันที่เสนอราคาให้ชัดเจนด้วย และอาจใส่หมายเหตุไว้ว่าเอกสารเสนอราคานี้ใช้ได้ถึงวันที่เท่าไร เพราะเป็นการเร่งให้ลูกค้ารีบตัดสินใจ และที่สำคัญทั้งสินค้าและบริการเองมันก็มีราคาตลาดของมัน ถ้าไม่ซื้อตอนนี้ เวลาผ่านไปก็อาจจะกลับมาซื้อราคาเดิมไม่ได้แล้ว
โดยสรุปทั้ง 4 ข้อนี้เป็นเรื่องสำคัญที่คนออกเอกสารเสนอราคาต้องเช็ค เพื่อจะได้ปิดการขายได้ง่ายขึ้นค่ะ ต่อไปบางคนเค้าบอกว่า ไม่เห็นจำเป็นเลย มีลูกค้าอยู่แล้วไม่ต้องออกใบเสนอราคา ก็ปิดการขายได้
เราจะพาไปดูว่า มีใบเสนอราคา หรือไม่มีใบเสนอราคา แตกต่างกันยังไงบ้างในหัวข้อถัดไปกันเลย
3. ออกใบเสนอราคา แล้วดียังไง
ตอบได้เลยว่ามี 2 ข้อใหญ่ๆ คือ ทำให้เราขายของได้ง่ายขึ้น และลดโอกาสการโกงกัน
3.1 ขายของได้ง่ายขึ้น
มีความน่าเชื่อถือ การทำเอกสารเสนอราคาให้ดูดีมีที่มาที่ไป มันบอกลูกค้าได้กลายๆ ว่าธุรกิจเรามีตัวตนนะ มีระบบเอกสารที่พร้อม เพราะลูกค้าบางเจ้าเค้าจะไม่ยอมซื้อของจากซัพพลายเออร์ที่ไม่ พร้อม หรือเอกสารไม่เคลียร์ค่ะ ฉะนั้น การทำใบเสนอราคา จึงเป็นปราการด่านแรกที่จะช่วยสร้างยอดขายของธุรกิจ
3.2 ลดโอกาสการโกง
เอกสารเสนอราคาที่มีการเซนต์ยอมรับจากผู้ซื้อถือว่าเป็นสัญญาทางธุรกิจ เมื่อตกลงกันแล้วที่ทั้งฝั่งคนขายและคนซื้อเองจะต้องทำตามเงื่อนไข เช่น คนขายส่งของตามแบบภายในเวลาที่ตกลง และคนซื้อเมื่อได้ของแล้วก็ต้องจ่ายเงินตามที่กำหนดเช่นกัน ฉะนั้น มันจะช่วยลดการโกงได้ และถ้ามีสถานการณ์ที่ใครเบี้ยวขึ้นมาเนี่ย เราเอาเอกสารเสนอราคาที่ตกลงกันเนี่ยไปดำเนินคดีตามกฎหมายได้เลย
พอรู้แล้วว่าการออกใบเสนอราคาดียังไง ออกเอกสารไว้ก็ไม่เสียหายอะไรนะ
4. ไม่ใช่ซื้อขายของ แต่เป็นพวกธุรกิจบริการ หรือว่าเป็นฟรีแลนซ์ เราจำเป็นต้องออกเอกสารเสนอราคามั้ย
เจ้าของธุรกิจบริการและฟรีแลนซ์น่าจะสงสัยเรื่องนี้เยอะพอสมควรเลย มันมี 2 ประเด็นที่ต้องรู้ค่ะ
4.1 รูปแบบการรับงาน
ไม่ว่าเรารับงานบริการแบบ “บริษัท” หรือ “บุคคล” (ฟรีแลนซ์) เราก็ควรออกเอกสารเสนอราคา เพื่อเป็นเอกสารตกลงเงื่อนไขกันค่ะ เป็นการรัดกุมในเรื่องของกฏหมายด้วยนะ ถ้าให้บริการแล้ว ไม่จ่ายเงินแย่แน่เลย
4.2 รายละเอียดสินค้า
เราเปลี่ยนแปลงเป็นรายละเอียดการบริการได้ และปกติถ้าเป็นขายสินค้า เราจะระบุว่าจะขายอะไรจำนวนเท่าไร จะระบุวันส่งของใช่ไหม แต่งานบริการเนี่ย เราก็ระบุช่วงเวลาทำงานหรือส่งงานได้เช่นกัน และที่สำคัญอย่าลืมระบุว่าแก้ไขงานได้กี่ครั้ง อย่างเช่น งานทำ graphic เราแก้ไขตามคอมเมนท์ได้ 3 ครั้ง ถ้าเกินจากนั้นจะมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม เป็นต้นค่ะ
FAQ : คำถามที่พบบ่อย
ออกใบเสนอราคา แล้วกระทบบัญชีมั้ย ออกผิดนักบัญชีจะงานเข้าหรือเปล่า
การเสนอราคาเป็นส่วนหนึ่งในขั้นตอนของการตกลงราคา ยังไม่ได้เข้าสู่ระบบการบันทึกบัญชี ดังนั้น หากมีการแก้ไขเปลี่ยนแปลง จึงสามารถทำได้ แต่เพียงแค่ต้องส่งใบเสนอราคาให้ฝ่ายบัญชี ฉบับที่เป็นการลงนามแล้วให้ถูกต้องเท่านั้น เนื่องจากบัญชีจะต้องใช้มาเปรียบเทียบการรับของ รวมถึงการรับเงินต่อไปค่ะ
อยากออกเอกสารเสนอราคาควรใช้แบบไหนดี ระหว่างโปรแกรมออนไลน์ กับใช้ Microsoft Office
ทั้ง word และใช้โปรแกรมออนไลน์ เราสามารถออกเอกสารเสนอราคาได้ทั้งนั้นค่ะ แต่ว่ามันจะมีข้อดีข้อเสียต่างกันแบบนี้
• ใช้ Microsoft Office ออกเอกสาร ข้อดีคือ ฟรี แต่ข้อเสียคือ ทำให้สวยก็ยากกว่า ใช้เวลาเยอะกว่า และบางทีใส่เลขผิด บวกช่องผิด อันนี้จะมีโอกาสผิดพลาดเยอะ
• ใช้โปรแกรมออกใบเสนอราคา เราสามารถ Set Template เอาไว้ได้เลยว่าอยากได้ logo แบบไหนหน้าตาแบบไหน สำหรับทุกๆ ใบเสนอราคา ทั้งภาษาไทยและอังกฤษ
ข้อดีของมัน คือ ลดข้อผิดพลาดจากการคำนวณ และสวยงามกว่าออกจาก Microsoft Word ยิ่งถ้าออกแบบออนไลน์ได้โดยไม่มีค่าใช้จ่ายก็ยิ่งดีไปใหญ่ เพราะเราออกใบเสนอราคาได้เร็ว อยู่ไหนก็ออกได้ สามารถส่งเอกสารให้ลูกค้าได้ง่ายขึ้น ปิดการขายได้ไวขึ้น ปัจจุบันมีหลายโปรแกรมให้เลือกใช้ เพื่อนๆ ลองไปทดลองใช้กันดูได้ว่าแบบไหนเหมาะกับเรา
บทสรุป
ไม่ว่าจะทำธุรกิจรูปแบบไหน จะขนาดเล็กหรือใหญ่ ทุกคนก็อยากขายของได้ด้วยกันทั้งนั้น การทำเอกสารเสนอราคาให้ดูดี มีความน่าเชื่อถือ อาจทำให้ลูกค้าตัดสินใจซื้อสินค้าหรือบริการของเราได้ง่ายขึ้น และนอกเหนือไปจากนี้เอกสารเสนอราคายังเป็นหลักฐานทางการค้าสำคัญ ที่จะทำให้เราตกลงเงื่อนไขกับลูกค้าได้อย่างชัดเจนมากยิ่งขึ้น
ฉะนั้น ถ้าอยากเพิ่ม “โอกาส” ในการขาย และลด “ความเสี่ยง” จากการโกงกัน อย่าลืมเช็คให้ดีว่า เราเข้าใจเรื่องใบเสนอราคาดีพอหรือยังคะ
สำหรับผู้ประกอบการ พลาดไม่ได้เลยเกี่ยวกับเรื่องเอกสาร ยังมีเอกสารอื่นๆ ให้ที่เราควรโฟกัสอีกเพียบ ลองดูที่บทความนี้เลย
9 เรื่องต้องรู้ จดบริษัทแล้ว จัดการเอกสารยังไง
ขอขอบคุณตัวอย่างเอกสาร : โปรแกรมบัญชีออนไลน์ Flowaccount
อยากออกเอกสารเสนอราคาแบบมืออาชีพ มีโปรแกรมที่ถูกใจ ปรึกษา
Line: @zerotoprofit
ติดตาม Zero to Profit ช่องทางอื่นได้ที่
Facebook: https://facebook.com/ZerotoprofitTH/
Blockdit: https://www.blockdit.com/zerotoprofit
