ถ้าความรู้บัญชีเป็น 0 จะรู้ได้อย่างไรว่านักบัญชีทำงานครบ ปัญหาระดับชาติของเจ้าของธุรกิจ จะมั่นใจได้อย่างไรว่าค่าทำบัญชีที่จ่ายไปนั้นจะได้งานกลับมาจริง
วันนี้ Zero to Profit ขออาสาช่วยทำเรื่องง่ายให้เป็นเรื่องยาก….ไม่ใช่สิ ทำเรื่องยากให้ง่ายขึ้น ก่อนจะจ่ายเงินค่าทำบัญชีมีอะไรที่เจ้าของธุรกิจต้องเช็คบ้างถ้าพร้อมแล้ว เราไปดูกันเล้ย
ค่าทำบัญชีประจำเดือนต่างกับประจำปียังไง?
โดยปกติแล้ว งานบัญชีแบ่งออกเป็นงานที่ทำประจำเดือน และทำเป็นประจำทุกปี หรือที่หลายคนมักเรียกติดปากว่า “ปิดบัญชี” ค่ะ ทำให้นักบัญชีส่วนใหญ่ก็มักจะเรียกเก็บค่าทำบัญชีแยกกันเป็น 2 ส่วน
ทีนี้การทำบัญชีรายเดือนมันคืออะไร ต่างกับปิดบัญชีประจำปีอย่างไร ผลงานที่ควรได้รับจากนักบัญชีนั้นหลักๆ มีอะไรบ้าง เราลองมาดูกัน
พอจะเข้าใจประเภทของงานบัญชีประจำเดือนและประจำปีกันแล้ว ถัดมาเราลองมาดูกันนะ ว่าในทุกๆ ปีก่อนที่เราจะจ่ายเงินก้อนใหญ่ค่าปิดบัญชี เจ้าของธุรกิจควรเช็กเรื่องเกี่ยวกับบัญชีภาษีอะไรบ้าง?
1. ยื่นชื่อครบ
ถ้าทำธุรกิจในรูปแบบบริษัท สองคนที่ขาดไม่ได้ในเรื่องของบัญชีและการยื่นงบตามกฎหมาย ก็คือ
– นักบัญชี = คนบันทึกบัญชี และทำงบการเงิน
– ผู้สอบบัญชี = คนตรวจสอบงบการเงินที่นักบัญชีทำมาอีกที
ทั้ง 2 คนนี้เมื่อเราตกลงปลงใจจ้างงานเค้าแล้ว อย่าลืมเช็คให้มั่นใจว่าทั้งนักบัญชีและผู้สอบบัญชีได้ยืนยันรายชื่อธุรกิจกับหน่วยงานรัฐเรียบร้อยว่าพวกเค้าจะทำงานให้เราสำหรับปีนี้
หลักฐานการยืนยันรายชื่อของทั้ง 2 คนนี้ จะทำให้เรามั่นใจได้ว่า พวกเค้ามีใบประกอบวิชาชีพจริง และเราจะไม่ถูกแกงหรือแอบอ้างจากคนที่ไม่มีคุณสมบัติมาทำงานให้โดยไม่รู้ตัว
2. บันทึกบัญชีครบถ้วน
นักบัญชีต้องบันทึกบัญชีในสมุดบัญชี 5 เล่มอย่างครบถ้วน สมุดบัญชีทั้ง 5 เล่มนี้ในบางครั้งเราเรียกรวมๆ กันว่า บัญชีแยกประเภท
โดยปกติแล้วถ้านักบัญชีบันทึกบัญชีให้เราเป็นประจำ พวกเค้าจะมีรายการบัญชีเตรียมไว้ให้เราอย่างครบถ้วนอยู่แล้ว ซึ่งอาจจะอยู่ในรูปแบบ electronic หรือแบบกระดาษก็แล้วแต่ความสะดวก
ถ้าเราไม่ได้เป็นเจ้าของลิขสิทธิ์โปรแกรมบัญชีสำเร็จรูปเอง การขอให้นักบัญชีส่งข้อมูลเหล่านี้ให้อย่างน้อยทุกปีเป็นเรื่องที่สำคัญมากๆ เพราะอย่างน้อยเราก็ยังมีหลักฐานการทำบัญชีบันทึกบัญชีให้กับหน่วยงานรัฐตรวจสอบ
3. รายงานครบถ้วน
ถ้าเราไม่รู้บัญชีแล้วนักบัญชีส่งสมุดบัญชี 5 เล่มมาให้ ก็คงไม่มีวันอ่านมันรู้เรื่องแน่นอน
รายงานทางบัญชี = วุ้นแปลภาษีช่วยให้เจ้าของธุรกิจอ่านสรุปข้อมูลทางบัญชีได้เข้าใจมากยิ่งขึ้น
ถ้านักบัญชีบันทึกบัญชีอย่างครบถ้วนแล้ว การสรุปรายงานทั้ง 6 รายงานออกมาก็ไม่ใช่เรื่องยากอะไร
ถ้าเราแจ้งนักบัญชีไว้ในสโคปการทำงาน
แต่เจ้าของธุรกิจเองก็ต้องหัดอ่านและทำความเข้าใจกับรายงานพวกนี้ไปด้วย และที่สำคัญรายงานทั้งหมดนี้ควรอ่านทุกๆ เดือนไม่ใช่ทุกๆ ปีนะจะบอกให้
4. แฟ้มภาษีครบ
หน้าที่อันหนักอึ้งที่นักบัญชีต้องทำเพิ่มเติม นอกเหนือจากลงบันทึกบัญชีประจำวัน คือ การทำสรุปยื่นภาษีประจำเดือนและประจำปี
ธุรกิจที่ต่างมีภาษีที่ต้องยื่นแตกต่างกัน ฉะนั้น เจ้าของธุรกิจต้องเข้าใจภาษีที่เกี่ยวข้องกับเราในเบื้องต้นก่อนว่าเราเกี่ยวข้องกับภาษีอะไรบ้าง เช่น
– ภาษีหัก ณ ที่จ่าย = ดูที่ประเภทค่าใช้จ่าย
– ภาษีมูลค่าเพิ่ม = ดูที่รายได้
– ภาษีเงินได้นิติบุคคล = เกี่ยวกับบริษัทแน่นอน ต้องยื่นเป็นประจำตอนครึ่งปีและปลายปี
ถ้าเข้าใจภาษีที่เกี่ยวข้องแล้วในแฟ้มภาษีที่นักบัญชีรวบรวมมาให้ก็จะต้องมีข้อมูลอย่างน้อยๆ ตามนี้ คือ
– แบบภาษี
– แบบแนบ หรือรายงานภาษี
และที่สำคัญทั้งแบบภาษี และรายละเอียดประกอบจะต้องมียอดรวมตรงกัน
5. ยื่นภาษีครบ
แฟ้มภาษีที่เราทำความเข้าใจไปก่อนหน้านี้จะไม่มีวันมีประโยชน์เลยถ้านักบัญชีไม่ได้ยื่นภาษีให้ และเราไม่ได้จ่ายชำระเงินค่าภาษีให้ครบถ้วนแก่กรมสรรพากร
วิธีการเช็คง่ายๆ ว่าแบบภาษีได้ยื่นครบถ้วนไหม ให้เข้าไปเช็คที่ระบบ E-filing ของสรรพากร
หรือว่าเช็คจากเลขอ้างอิงการยื่นแบบ (ต้องเป็นตัวจริง ห้ามมีลายน้ำ) และใบเสร็จรับเงินที่ปริ้นออกมาจากระบบสรรพากรก็ได้ค่ะ
6. ทำงบครบ
นอกจากรายงานสรุปบัญชีแต่ละเรื่องประจำเดือนแล้ว งบการเงินก็เป็นอีกรายงานนึงที่นักบัญชีต้องทำ แต่ขึ้นอยู่กับว่าเราตกลงกับนักบัญชีว่าให้ส่งเป็นรายเดือนหรือรายปี
อย่างน้อยงบที่ต้องมี 2 งบ ได้แก่
– งบกำไรขาดทุน
– งบแสดงฐานะการเงิน (งบดุล)
งบพวกนี้ถ้าให้ดีควรอ่านทุกๆ เดือน ส่วนในทางกฎหมายแล้วงบการเงินต้องทำเป็นอย่างต่ำทุกปี เพื่อส่งให้กับหน่วยงานรัฐบาล
7. ประกาศหนังสือพิมพ์ก่อนประชุมอนุมัติงบ
ข้อนี้เจ้าของธุรกิจน่าจะงงแน่นอนว่าแค่จะประชุมทำไมต้องประกาศหนังสือพิมพ์ก่อนด้วย แต่มันก็เป็นสิ่งที่กฎหมายกำหนด อย่างน้อยทุกบริษัทต้องมีการประกาศหนังสือพิมพ์ท้องถิ่นเชิญผู้ถือหุ้นประชุมประจำปี เพื่ออนุมัติงบการเงินก่อนส่งให้กับหน่วยงานรัฐนั่นเอง
เรื่องนี้นักบัญชีหรือสำนักงานบัญชีมักจะทำให้เราเป็นปกติอยู่แล้ว เราเพียงแค่ขอหลักฐานการลงประกาศหนังสือพิมพ์มาเก็บไว้ก็เท่านั้น
ส่วน Timeline ย่อๆ ของการประชุม จะเริ่มต้นจาก งบการเงินเสร็จ > ผู้สอบบัญชีตรวจสอบออกหน้ารายงานให้ > ลงประกาศหนังสือพิมพ์ก่อนประชุม 7 วัน > ประชุมผู้ถือหุ้น > ทำรายงานการประชุม
จากนั้นงบการเงินชุดนี้จึงสามารถเอาไปยื่นให้กับหน่วยงานรัฐได้อย่างสบายใจ
8. ยื่นงบครบ
ต่อเนื่องจากข้อก่อน หลังจากประชุมประจำปีแล้ว งบการเงินของบริษัทจะต้องยื่นให้กับหน่วยงานรัฐ คือ กรมพัฒนาธุรกิจการค้าให้เรียบร้อย ภายใน 1 เดือนนับจากวันที่ประชุม
เมื่อก่อนเราต้องยื่นงบสองที่ คือ กรมพัฒนาธุรกิจการค้า และกรมสรรพากร แต่ปัจจุบันระบบของกรมพัฒนาธุรกิจการค้าเค้าเชื่อมต่อกับกรมสรรพากรแล้ว การยื่นงบก็เลยยื่นที่เดียวแบบ one-stop-service ได้เลย
วิธีการเช็คว่างบยื่นครบแล้วไหม เช็คได้จากเอกสารยืนยันการยื่นงบ หรือเช็คออนไลน์จากระบบ e-filing ของกรมพัฒนาธุรกิจการค้า
9. ยื่น บอจ.5 ครบ
บอจ.5 คือ สำเนารายชื่อผู้ถือหุ้น โดยมีรายละเอียด ผู้ถือหุ้นเป็นใคร ถือหุ้นเท่าใด หุ้นราคาเท่าใด และจ่ายชำระแล้วหรือไม่
ในทุกๆ ปีนอกจากจะยื่นงบการเงินแล้ว เราต้องยื่น บอจ. 5 ให้กับกรมพัฒนาธุรกิจการค้าด้วย ผ่านระบบ e-filing ของกรมพัฒนาธุรกิจการค้า
เดดไลน์การยื่น บอจ.5 คือ ภายใน 14 วันหลังจากประชุมสามัญผู้ถือหุ้น (ไม่ใช่วันเดียวกับการยื่นงบการเงิน อย่าสับสนนะ)
ส่วนใหญ่แล้วนักบัญชีก็จะทำหน้าที่ยื่นแบบ บอจ.5 ให้กับธุรกิจอยู่แล้ว เราเพียงแค่เช็คว่านักบัญชียื่นครบถ้วนตรงเวลาไหม จากเอกสารการยื่นแบบ บอจ.5 หรือเช็คออนไลน์จากระบบ e-filing ของกรมพัฒนาธุรกิจการค้า
ทั้งหมดที่สรุปมานี้ เป็นงานที่ส่วนใหญ่นักบัญชีหรือสำนักงานบัญชีต้องรับผิดชอบอยู่เป็นประจำทุกเดือนและทุกปี หรืออาจจะมากน้อยกว่านี้แล้วแต่ตกลงเป็นเคสๆ ไป
ก่อนจ่ายค่าทำบัญชีลองเช็คดูสักนิดว่าเราได้งานครบถ้วนสมบูรณ์ไหม และถ้านักบัญชีทำได้ครบทั้ง 9 ข้อแบบนี้ พวกเราคงไม่เสียดายค่าใช้จ่ายทำบัญชีอย่างแน่นอน เพราะนอกจากงานจะยากและเยอะแล้ว พวกเค้าเองก็ยังเป็นฟันเฟืองเล็กๆ ที่ช่วยให้งานหลังบ้านเรียบร้อย ธุรกิจไปต่อได้โดยไม่สะดุดอีกด้วย
ปรึกษาปัญหาบัญชีธุรกิจ หาโปรแกรมบัญชีที่ใช่สำหรับธุรกิจคุณ ติดต่อ
Line: @zerotoprofit หรือ https://lin.ee/36U1ks0Y
ติดตาม Zero to Profit ช่องทางอื่นได้ที่
Facebook: https://facebook.com/ZerotoprofitTH/
Blockdit: https://www.blockdit.com/zerotoprofit
