คนทำธุรกิจต้องได้ยินคำว่า ใบแจ้งหนี้ อยู่บ่อยๆ จริงๆแล้ว เอกสารนี้เป็นเอกสารสำคัญมาก แต่เจ้าของธุรกิจมักจะทำเอกสารนี้ไม่เป็นเลยซะทีเดียว
เค้าว่ากันว่า ถ้ารู้จักเอกสารนี้แล้วจะช่วยให้เราเก็บเงินได้เร็วขึ้น เพิ่มกระแสเงินสดเข้ามาในกิจการได้ไวขึ้น และดูเป็นมืออาชีพด้วยหล่ะ ว่าแต่ว่ามันจะจริงอย่างที่ขิงไว้มั้ย เดี๋ยวเราลองมาหาคำตอบกันในบทความนี้กัน
ใบแจ้งหนี้ คืออะไร
ชื่อมันก็บอกอยู่แล้วว่า ใบแจ้งหนี้ คือเอกสารที่เราแจ้งว่าลูกค้าเป็นหนี้เราเท่าไร ปกติแล้วเราจะออกทุกครั้งที่ส่งของเสร็จหรือให้บริการเสร็จสิ้น เพื่อบอกเค้าว่า ณ วันที่เท่านี้ มีสินค้าที่ลูกค้าซื้อไปเป็นอะไรบ้าง จำนวนเงินเท่าไร และกำหนดชำระเมื่อไร เพื่อให้ทั้งฝั่งเราและลูกค้าเองเข้าใจถูกต้องตรงกัน
ใบแจ้งหนี้มักจะมาคู่กับใบวางบิล หากอยากรู้จักใบวางบิลคืออะไร คลิกที่ลิงค์เลย
ใบแจ้งหนี้มีประโยชน์ยังไง?
บางคนบอกว่าเป็นคู่ค้ากันมานาน ไม่เห็นจำเป็นต้องออกใบ แจ้งหนี้เลย ถ้าเราส่งของหรือให้บริการแล้ว ยังไงเค้าก็จ่ายแน่ๆ แต่อีกมุมนึงเราลองไปดูประโยชน์ที่เราอาจไม่เคยรู้มาก่อนกัน
- หลักฐานทางการเงิน ให้ข้อมูลเกี่ยวกับราคา, ปริมาณ, และรายละเอียดอื่น ๆ เป็นหลักฐานที่สำคัญในฝ่ายบัญชี การเงิน
- ความโปร่งใส ช่วยทำความเข้าใจในเรื่องการส่งของ/บริการ และเงื่อนไขชำระเงิน
- บริหารการเงินเป็นไปอย่างมีระบบ ติดตามการขาย การรับชำระเงิน และรายได้ได้อย่างมีระบบ
- หลักฐานในการเรียกเก็บหนี้ ในกรณีที่มีปัญหาเรื่องชำระเงิน ใบแจ้งหนี้จะเป็นหลักฐานที่สำคัญมาก
ใบแจ้งหนี้จำเป็นต้องมีข้อมูลอะไรบ้าง ตัวอย่าง ใบแจ้งหนี้
รายละเอียดที่สำคัญของใบแจ้งหนี้
- ชื่อลูกค้า กรอกรายละเอียดให้ถูกต้อง ตรงตามความต้องการของลูกค้า อาจจะถามลูกค้าว่า ออกในนามบุคคล หรือนิติบุคคลให้ชัดเจน
- เงื่อนไขการชำระเงิน ต้องระบุตามที่ตกลงกับลูกค้า
- รายละเอียดสินค้า จำนวน และราคา
- ราคาที่ระบุในใบแจ้งหนี้เป็นราคารวมภาษีมูลค่าเพิ่มเรียบร้อยแล้วหรือไม่
ถ้าไม่อยากให้เกิดข้อผิดพลาด ควรที่จะตรงตามใบเสนอราคาที่เราเคยตกลงกับลูกค้าไว้ก่อนหน้านี้
หากใครอยากรู้เอกสารของการขายครบวงจร แนะนำดูที่บทความนี้เลย
สรุปครบ เอกสารขายในการทำธุรกิจต้องมีอะไรบ้าง
ทุกธุรกิจต้องมีใบแจ้งหนี้ไหม
อาจจะไม่จำเป็นเสมอไป ส่วนใหญ่แล้ว “ใบแจ้งหนี้และใบวางบิล” เราจะใช้กับธุรกิจแบบขายเชื่อ หรือที่หลายคนเรียกว่า ขายแบบเครดิต ซึ่งหมายถึง การขายสินค้าหรือว่าให้บริการไปก่อน แล้วให้ลูกค้าติดหนี้ไว้ตามจำนวนวันหรือเครดิตเทอมที่ตกลงกัน เช่น 30 วัน 60 วัน จากนั้นเราค่อยรับได้รับเงินจากเค้า
ที่นี้ถ้าเราจะส่งของไปให้เฉยๆ หรือให้บริการเค้าเฉยๆ แล้วบอกว่าเป็นสัญญาใจต่อกันเท่ากันมัน ก็จะดูเสียเปรียบในฝั่งคนขาย เพราะของก็ไปแล้วแต่ตังค์ยังไม่ได้
มันจึงเป็นที่มาที่ไปว่า ทำไมเราจึงต้องมี เอกสารเหล่านี้เกิดขึ้นในธุรกิจลักษณะนี้ เพื่อให้ลูกค้ารับรองว่า ใช่เลย เค้าเป็นหนี้กับเรานะ แล้วเดี๋ยวเค้าจะจ่ายเราตามสัญญา (คุ้นๆ นะเนี่ยคำนี้ 55)
Q&A : คำถามที่พบบ่อย
Q: การออกใบแจ้งหนี้/ใบวางบิลให้ดีมีผลกับการเก็บเงินธุรกิจด้วยใช่ไหม
A: ถูกต้องแล้วค่ะ เพราะสำหรับธุรกิจขายเชื่อ ขั้นตอนการขายมันจะเป็นแบบนี้
- ส่งใบเสนอราคาและตกลงขาย
- ส่งของ ออกใบแจ้งหนี้
- ถึงกำหนดชำระ ออกใบวางบิล
- เสร็จแล้วจึงได้รับเงิน
ฉะนั้น Step ส่งของถ้าเราไม่แจ้งหนี้ ลูกค้าอาจจะลืม ไม่จ่ายเงินเราซะงั้น และถัดมาถึงแม้แจ้งหนี้ แต่ไม่ยอมวางบิล หรือวางบิลผิดก็จะทำให้เราเก็บเงินได้ล่าช้าไปอีกด้วย
Q: ถ้าอยากได้เงินไวๆ เราควรออกใบแจ้งหนี้ยังไงดี
A: เจ้าของธุรกิจควรรู้ 3 เรื่องนี้เกี่ยวกับใบวางบิลและแจ้งหนี้ ถ้าอยากได้เงินไวขึ้น
1.รู้ว่าลูกค้าต้องการอะไร หมายถึง รู้ว่าระบบการจ่ายเงินของลูกค้าเป็นยังไง เค้าต้องการออก ใบแจ้งหนี้/ใบวางบิลเลยป่าว หรือว่าให้ออกแยกออกจากกัน ถ้าเรารู้เรื่องพวกนี้ออกเอกสารในรูปแบบที่เค้าต้องการก็อาจทำให้กระบวนการจ่ายเงินเค้าเร็วขึ้นก็ได้
2.รู้ว่าออก INVIOCE แจ้งหนี้ครบไหม อย่างที่บอกว่าปกติเราต้องออกใบแจ้งหนี้ เมื่อมีการส่งสินค้าหรือบริการ แต่มันจะมีบางกรณีที่เราเองก็ลืมออกใบแจ้งหนี้ กรณีแบบนี้มันทำให้เราเสียโอกาสในการเรียกเก็บเงิน เพราะในฝั่งลูกค้าเองก็คงไม่มานั่งตามเราให้ไปแจ้งหนี้แน่นอน
เทคนิคง่ายๆ ถ้าใช้งานระบบโปรแกรมบัญชีอยู่แล้ว เช็คแบบนี้ก็ได้ค่ะว่าถ้างานไหนเสนอราคาไปแล้ว ได้รับอนุมัติแล้ว แต่ยังไม่ได้ออกใบแจ้งหนี้ อันนี้อาจจะต้องมาเช็คว่าเราลืมออกใบแจ้งหนี้ จริงๆ หรือเปล่า แล้วก็ออกให้ครบถ้วน
3.รู้ว่าวางบิลเมื่อไร ถ้าขายของให้บริษัทใหญ่ๆ เค้าจะมีรอบวางบิลค่ะ เช่น ทุกวันที่ 7 และ 25 ของเดือน นั่นแปลว่า ถ้าเราไปไม่ทันรอบนั้นๆ หรือไปแล้วเอกสารผิดพลาดไม่ครบถ้วน โอกาสที่จะได้วางบิลอีกทีก็เป็นรอบหน้าเลยค่ะ ฉะนั้น อย่าลืมเช็ครอบการวางบิลดีๆ แล้วเอาเอกสารไปวางบิลให้ครบถ้วนด้วย จะได้รับเงินไวขึ้นค่ะ
บทสรุป
ถ้าใครทำธุรกิจแบบขายเชื่อ การขายของให้ได้ยอดขายเยอะๆ เป็นเรื่องที่ดี แต่จะยิ่งดีมากกว่านี้ถ้าเรารู้จักใช้ ใบแจ้งหนี้และใบวางบิลให้เป็นประโยชน์ เพื่อแจ้งหนี้ลูกค้าตามที่เราส่งสินค้า และเรียกเก็บเงินตามรอบเวลาที่ตกลง
ในทุกวันนี้ต้องยอมรับว่าทำธุรกิจไม่ง่ายเลย นอกจากต้องแข่งยอดขายกับคนอื่นแล้ว สิ่งหนึ่งที่สำคัญไม่แพ้กันก็คือ ต้องมั่นใจว่าเก็บเงินได้และเก็บเงินเร็วด้วย เริ่มต้นโดยออกเอกสารใบแจ้งหนี้ได้อย่างถูกต้องและเป็นระบบก็ถือว่าเรามาถูกทางแล้วนะ
ขอบคุณตัวอย่างเอกสารจาก Flowaccount
ปรึกษาปัญหาบัญชีธุรกิจ หาโปรแกรมบัญชีที่ใช่สำหรับธุรกิจคุณ ติดต่อ
Line: @zerotoprofit หรือ https://lin.ee/36U1ks0Y
ติดตาม Zero to Profit ได้ที่
Facebook: https://facebook.com/ZerotoprofitTH/
Blockdit: https://www.blockdit.com/zerotoprofit
