เอกสารบัญชีสูญหาย ทำยังไงดี 

เอกสารบัญชีเปรียบเสมือนหัวใจของธุรกิจ เพราะว่ามีข้อมูลการค้าต่างๆ มากมาย เมื่อเกิดเหตุเอกสารสูญหาย เจ้าของธุรกิจก็น่าจะกังวลใจไม่น้อย เพราะกลัวว่าถ้าถูกเรียกตรวจย้อนหลังขึ้นมา เราจะซวยรึป่าวนะ แล้วจะไปหาเอกสารจากที่ไหน มิหนำซ้ำ ถ้าคนเรียกตรวจเป็นเจ้าหน้าที่สรรพากรล่ะก็ เราจะทำอย่างไรดี
บทความนี้มีข้อมูลดี ๆ เกี่ยวกับ “เอกสารบัญชีสูญหาย ทำยังไงดี” มาฝากกัน เพื่อเป็นแนวทางให้เจ้าของธุรกิจสามารถรับมือ และแก้ปัญหาเรื่องเอกสารหายได้ แบบไม่ต้องพึ่งสิ่งศักดิ์สิทธิ์ค่ะ ไปดูกันเลย

เอกสารทางบัญชีต้องเก็บรักษากี่ปี?

อันดับแรก เราต้องเข้าใจกันเสียก่อนว่าเอกสารบัญชีของเรานั้นต้องเก็บไว้นานเท่าไร?

ในทางบัญชีนั้นจะต้อง…

ในทางภาษีนั้นจะต้อง…

ดังนั้น ถ้าเอกสารที่หายไปเก็บไว้นานเกิน 5 ปีแล้วก็หายห่วงค่ะ เพราะไม่น่าจะมีปัญหา ถ้าเราเคยทำทุกอย่างอย่างถูกต้องแล้ว 

แต่ถ้าเราไม่มั่นใจว่าเคยทำทุกอย่างถูกต้องครบถ้วนหรือเปล่า ก็อย่าเพิ่งวางใจไปค่ะ เพราะเจ้าของธุรกิจคนไหน ที่ยังไม่ยื่นภาษีให้ครบถ้วน ยังไงก็ต้องแก้ไข ต้องหาเอกสารให้เจออยู่ดี เพราะ….

คนที่ไม่ได้ยื่นภาษี อาจจะโดนกรมสรรพากรเรียกตรวจสอบย้อนหลังถึง 10 ปีได้เลยทีเดียว

แบบนี้จะต้องทำอย่างไรต่อไป กรณีที่เอกสารบัญชีหาย เพราะยังเก็บไว้ไม่ถึง 5 ปีหรือ ถึง 5 ปีแล้วแต่ยังยื่นภาษีไม่ครบ ลองมาดูหัวข้อถัดไปกัน

ให้สำรวจว่าเอกสารอะไรหายบ้าง แฟ้มไหน วันที่เท่าไร?

เมื่อพบว่าเอกสารบัญชีหายไปแล้ว ซึ่งอาจจะเกิดจากเหตุสุดวิสัย เช่น น้ำท่วม ไฟไหม้ หรือเกิดจากความสะเพร่าในการเก็บเอกสารเองก็ตาม เจ้าของธุรกิจต้องหาวิธีแก้ปัญหาค่ะว่าจะทำอย่างไรได้บ้าง

อันดับแรกเลยค่ะ ต้องสำรวจก่อนว่าเอกสารบัญชีอะไรที่หายไป เป็นเอกสารอะไรกันแน่ เช่น ใบกำกับภาษี ใบหักภาษี ณ ที่จ่าย อยู่ในแฟ้มไหน และเป็นของวันที่เท่าไหร่ (ณ จุดนี้ถ้าใครโชคดีเคยทำทะเบียนคุมไว้ก็น่าจะเช็กได้ไม่ยาก แต่สำหรับคนไม่เคยทำทะเบียนคุมไว้ล่ะก็ ขอให้โชคดีนะ หึหึหึ)

จากนั้นก็ดูต่อว่า เอกสารอะไรบ้างที่มาจากฝั่งเจ้าของธุรกิจเอง เช่น ใบกำกับภาษีขาย สามารถพิมพ์ใบใหม่ออกมาได้เลยค่ะ

ส่วนเอกสารอื่น ๆ ที่ได้รับมาจากฝ่ายลูกค้า หรือซัพพลายเออร์ แนะนำให้ติดต่อขอสำเนาเอกสารที่ต้องการจากกลุ่มคนเหล่านี้ก่อน เช่น ถ้าเป็นหนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่ายจากลูกค้าหายไป อาจจะต้องติดต่อฝั่งลูกค้า ว่าขอฉบับใหม่มาแทนค่ะ หรือใบกำกับภาษีซื้อหายไป ก็ติดต่อกับซัพพลายเออร์เพื่อขอใบใหม่ค่ะ

ส่วนถ้าเป็นเอกสารพวกแบบฟอร์มภาษี เช่น ภ.ง.ด. 1, 3,53 และ ภ.พ. สามารถไปขอจากกรมสรรพากรได้ค่ะ 

สุดท้ายแล้ว ถ้าติดต่อคู่ค้าของเราไม่ได้ หรือคู่ค้าก็ไม่ได้เก็บเอกสารไว้เหมือนกัน (แจ๊กพอตเลย) หรือติดปัญหาบางอย่างที่ทำให้ไม่ได้เอกสารกลับมา เราต้องลิสต์ก่อนว่าเอกสารอะไรบ้างที่หายไป และไปแจ้งความกับตำรวจค่ะ จากนั้นไปแจ้งกับกรมพัฒนาธุรกิจการค้า หรือกรมสรรพากรอีกทีหนึ่งว่าเอกสารบัญชีหายไปค่ะ

การเก็บข้อมูลแบบอิเล็กทรอนิกส์

การเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ หรือ e-Document เป็นอีกหนึ่งวิธีที่ช่วยลดปัญหาเอกสารบัญชีหาย และยังช่วยลดการใช้กระดาษ เหมาะกับใครที่ชอบทำเอกสารหายบ่อยที่สุดค่ะ โดยวิธีเก็บเอกสารออนไลน์นั้นง่ายนิดเดียว

วิธีแรก สแกนเอกสารบัญชีที่มีอยู่ หรือที่ไปขอจากทางลูกค้า เก็บเอาไว้ในระบบจัดเก็บข้อมูลที่มีความน่าเชื่อถือ ใช้งานง่าย และปลอดภัย อย่างเช่นระบบ Cloud storage ที่มีความก้าวหน้ากว่าเมื่อก่อนมาก ๆ เลย หลายคนจึงนิยมเก็บข้อมูลต่าง ๆ ไว้ในนี้ค่ะ เช่น Google Drive และ One Drive เป็นต้น

วิธีที่สอง หลายหน่วยงานจะมีโปรแกรมภาษีออนไลน์เป็นตัวเอง สามารถเข้าไปกรอกข้อมูล แล้วก็บันทึกข้อมูลไว้ในระบบออนไลน์ได้  เช่น e-Tax Invoice หรือ e-Withholding Tax เมื่อต้องการจะใช้งาน ระบบจะสร้าง e-Document ออกมาเหมือนเอกสารที่เป็นใบของจริง แล้วใช้แนบประกอบกับเอกสารบัญชีอื่น ๆ ได้ค่ะ 

อย่างไรก็ตาม บรรดาเอกสาร e-Document ทั้งหลายนี้ จะต้องเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่หน่วยงานรัฐรับรองด้วยนะคะว่าสามารถใช้งานได้ เช่น เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ออกโดยกรมสรรพากร หรือกรมพัฒนาธุรกิจการค้านั่นเองค่ะ

ถ้าสมมติธุรกิจไหนที่ปรับตัวใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์แบบครบวงจรแล้ว ก็น่าจะลดปัญหาอันน่าปวดหัวจากเอกสารหายได้ (แต่อย่าลืมสร้างระบบรักษาความปลอดภัยทางไซเบอร์ให้ดีๆ ด้วยล่ะ)

สรุป เอกสารบัญชีสูญหาย ทำยังไงดี 

จะเห็นได้ว่า เอกสารบัญชีมีความสำคัญต่อธุรกิจมาก ๆ ทั้งในแง่มุมของบัญชี และภาษี เจ้าของธุรกิจหลายคนจึงต้องเก็บเอกสารบัญชีต่าง ๆ ไว้อย่างน้อย 5 ปี และไม่อยากให้สูญหายไป ถ้าเอกสารหายไปจริง ๆ สิ่งแรกที่ต้องทำ คือ สำรวจเอกสารก่อนว่าอะไรหายไป แฟ้มไหน วันไหน แล้วถึงจะดำเนินการขอเอกสารที่หายไปกับทางลูกค้า หรือทำเอกสารทดแทนขึ้นมา

หรือว่าถ้าหาทางออกไม่ได้จริงๆ อย่าลืมไปแจ้งความกับตำรวจ ก่อนจะไปแจ้งกับกรมพัฒนาธุรกิจการค้า หรือกรมสรรพากรด้วยค่ะ  

สำหรับคนที่อยากฟังนุชและพี่หนอมพูดคุยกันเรื่อง เอกสารบัญชีหาย ทำยังไงดี ไปติดตามต่อกันได้ที่นี่เลยจ้า

บทความอื่นๆ เนื้อหาเกี่ยวกับเรื่องเอกสาร (คลิกที่นี่)

เริ่มต้นจดทะเบียนบริษัท รับคำปรึกษาจากผู้เชี่ยวชาญ ติดต่อ Line: @zerotoprofit

ติดตาม Zero to Profit ช่องทางอื่นได้ที่

Facebook: https://facebook.com/ZerotoprofitTH/

Blockdit: https://www.blockdit.com/zerotoprofit