Q: ลูกหนี้ หมายถึงอะไร
A: ลูกหนี้ เป็นสินทรัพย์ชนิดนึงของธุรกิจที่ส่วนใหญ่เกิดจากการขายสินค้าหรือให้บริการแล้วเรายังไม่ได้รับชำระเงิน ยกตัวอย่างเช่น เปิดร้านขายอุปกรณ์แคมปิ้ง ลูกค้ารายใหญ่มาซื้อของไปแต่ยังไม่ได้ชำระเงิน รายการนี้จะถือเป็นรายได้ของกิจการ แต่ไม่ได้บันทึกคู่กับเงินสดแต่กลับเป็นลูกหนี้การค้าแทน
Q: ลูกหนี้การค้าคืออะไร เหมือนกับลูกหนี้ทั่วไปหรือเปล่า
A: จริงๆ แล้วในทางบัญชีลูกหนี้แบ่งออกเป็น 2 ประเภทใหญ่ๆ คือ
1) ลูกหนี้การค้า = ลูกหนี้ที่เกิดจากการค้าขายหลักของธุรกิจ เช่น เปิดร้านขายอุปกรณ์แคมปิ้งก็จะมีลูกหนี้การค้าเป็นลูกหนี้ค่าอุปกรณ์แคมปิ้ง
2) ลูกหนี้อื่น = ลูกหนี้ที่ไม่ได้เกิดจากการค้าขายหลักของธุรกิจ เช่น เซลล์ขอเบิกเงินไปออกพื้นที่ก่อนแล้วค่อยเอาใบเสร็จค่าใช้จ่ายมาเคลียร์ทีหลัง เงินให้พนักงานยืม เป็นต้น รายการพวกนี้ไม่ใช่รายได้หลักของธุรกิจและไม่ค่อยเกิดขึ้นบ่อยๆ
ฉะนั้น คำถามที่ว่าลูกหนี้การค้า เหมือนกับลูกหนี้ทั่วไปไหม จึงของตอบแบบนี้ว่ามันคือ หนึ่งในประเภทของลูกหนี้ของธุรกิจค่ะ
Q: ลูกหนี้ค้างนาน เราจะวัดได้จากอะไร
A: การที่จะฟันธงว่าลูกหนี้รายการนี้ค้างนานหรือไม่ เรามักจะเปรียบเทียบกับเครดิตเทอมที่ให้ลูกค้า ถ้าขายสินค้าแบบเชื่อเรามักจะระบุเครดิตเทอมว่าให้ลูกหนี้ชำระภายในกี่วัน เช่น 15 วัน 30 วัน หรือ 45 วัน
ถ้าสมมติลูกหนี้ค้างชำระสินค้านานกว่าเครดิตเทอมที่เราระบุไว้ แปลว่าลูกค้าเริ่มจะผิดนัดแล้ว ยิ่งผิดนัดนานเท่าไรนับจากวันที่ถึงกำหนดชำระก็จะกลายเป็นลูกหนี้คงค้างในงบการเงินนานขึ้นๆ ตามกาลเวลา
แล้วยิ่งถ้าเรามีลูกหนี้หลายๆ คน อาจจะต้องทำรายงานที่เรียกว่า รายงานอายุลูกหนี้ เพื่อสรุปให้เห็นว่าธุรกิจมีใครบ้างเป็นลูกหนี้แล้วพวกเค้าค้างชำระเรานานขนาดไหนแล้ว เช่น นานกว่า 30 วัน, 60-90 วัน, 90 วันขึ้นไป
Q: ถ้ารู้ตัวว่ามีลูกหนี้ค้างนานๆ เราควรทำอย่างไรบ้าง
A: ตะกี้ที่เรารู้จักรายงานลูกหนี้ไป คงพอจะช่วยให้เราตอบได้ว่ามีลูกหนี้รายไหนค้างนานๆ บ้าง วิธีการจัดการกับลูกหนี้ค้างนานๆ แนะนำว่าต้องจัดการเป็น step ไปตามนี้
- ส่งสรุปยอดลูกหนี้รายเดือน = การส่งรายงานสรุปยอดลูกหนี้รายเดือนว่าเค้าค้างจ่ายบิลอันไหนบ้างเป็นการทวงหนี้แบบอ้อมๆ ที่นิยมทำกัน
- ติดตามหนี้ = ไม่ว่าจะเป็นการโทร หรือ email ก็สามารถทำได้ ซึ่งส่วนใหญ่ลูกค้าก็มักเกรงใจ เดี๋ยวก็โอนเงินมาจ่ายเอง
- ส่งจดหมายทวงถาม = วิธีนี้เป็นวิธีทวงถามหนี้เป็นลายลักษณ์อักษร ซึ่งเป็นหลักฐานชั้นดี หากต้องการดำเนินคดีหรือตัดจำหน่ายหนี้สูญทางภาษีต่อไป
- ตั้งค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ = ส่วนนี้เป็นขั้นตอนทางบัญชีที่เราต้องตั้งบัญชีค่าเผื่อว่าลูกหนี้ตัวไหนจะเก็บไม่ได้บ้าง ผลกระทบจากการตั้งค่าเผื่อตรงนี้จะทำให้ยอดลูกหนี้แสดงลดลงตามมูลค่าที่ควรได้รับจริง และมีค่าใช้จ่ายเกิดขึ้นในธุรกิจ สุดท้ายงบการเงินก็สะท้อนภาพความเป็นจริงมากที่สุด
- ตัดหนี้สูญออกจากบัญชี = ก่อนหน้านี้เราตั้งค่าเผื่อหนี้ไว้ แต่ไม่ได้ตัดชื่อลูกหนี้ออกจากบัญชีจริง ๆ ถ้าสมมติติดตามหนี้ก็แล้ว ส่งจดหมายทวงก็แล้ว ดำเนินคดีก็แล้ว คิดว่าไม่ได้เงินจากลูกหนี้แน่นอน การตัดหนี้สูญออกจากบัญชีก็เป็นขั้นตอนสุดท้ายที่เราต้องตัดใจโละรายการเหล่านี้ทิ้งไปจากสมุดบัญชีนั่นเอง
แต่ทั้ง 4 ขั้นตอนเป็นกระบวนการที่เกิดหลังจากลูกหนี้ผิดนัดชำระหนี้ ที่เราเองอาจทำอะไรไม่ได้มาก ถ้าจำนวนเงินไม่เยอะและถึงจ้างทนายฟ้องร้องก็ไม่คุ้มค่าเหนื่อย ทางที่ดีเราแนะนำว่าถ้าอยากป้องกันปัญหาลูกหนี้ค้างนาน ให้ลองสกรีนลูกค้าว่าเป็นลูกค้าชั้นดีก่อนทำการค้าขายกัน และทยอยให้เครดิตเทอมไม่ควรให้เครดิตทีละมากๆ ในคราวแรก รวมไปถึงให้ส่วนลดจูงใจการชำระหนี้บ้างเพื่อกระตุ้นลูกค้าจ่ายเงินไวขึ้นก็เป็นอีกทางเลือกนึงที่เราสามารถทำได้ตั้งแต่เริ่ม เพื่อป้องกันปัญหาปวดหัวที่ตามมาเพราะลูกหนี้เบี้ยวเงินจ้า
ปรึกษาปัญหาบัญชีธุรกิจ หาโปรแกรมบัญชีที่ใช่สำหรับธุรกิจคุณ ติดต่อ
Line: @zerotoprofit หรือ https://lin.ee/36U1ks0Y
ติดตาม Zero to Profit ช่องทางอื่นได้ที่
Facebook: https://facebook.com/ZerotoprofitTH/
Blockdit: https://www.blockdit.com/zerotoprofit
