ถาม-ตอบ จ้างนักบัญชีแล้วต้องส่งเอกสารอะไรให้เค้าบ้าง

ธุรกิจต้องทำบัญชี ถ้าจ้างงานนักบัญชีแล้วต้องส่งข้อมูลอะไรให้บัญชีบ้างเป็นอย่างต่ำ ลองมาทำความเข้าใจไปพร้อมๆ กันในบทความนี้ได้เลย

Q: การทำบัญชีก่อน มันต้องทำจริงๆใช่ไหม

A: ถ้าทำธุรกิจไม่ว่าจะเป็นแบบบุคคลหรือนิติบุคคล ถ้าอยากรู้ว่ากำไรขาดทุนเท่าไร ทำแล้วรวยมั้ย จำเป็นต้องทำบัญชีค่ะ ถ้าเราเป็นร้านเล็กๆ ยังไม่ได้จดบริษัท เราทำบัญชีง่ายๆ เองได้ เมื่อไรก็ตามที่จดเป็นนิติบุคคล เช่น ห้างหุ้นส่วนหรือบริษัท อันนี้ต้องเริ่มจ้างนักบัญชีทำบัญชีให้ละ เพราะกฎหมายกำหนดไว้

Q: ถ้าจ้างนักบัญชีทำบัญชี เค้ารู้เองใช่มั้ยว่าต้องทำอะไรบ้าง

A: เค้ารู้ว่าต้องทำอะไรบ้าง ขั้นตอนเป็นอย่างไร แต่เค้าจะทำไม่ได้เลยถ้าไม่มีเอกสารให้เค้าลงรายการบัญชี เอกสารที่ว่าเป็นเอกสารรายการค้าต่างๆ ของธุรกิจที่เกิดขึ้นในแต่ละวัน แต่ละเดือนนั่นเอง

Q: พูดถึงเรื่องเอกสารที่ต้องส่งให้นักบัญชี มันมีอะไรบ้าง

A: เอกสารที่ต้องมีส่งให้นักบัญชีอย่างน้อย มี 3 ส่วนหลักๆ คือ

1. เอกสารขายและรับเงิน
2. เอกสารซื้อและจ่ายเงิน
3. Bank Statement จากธนาคาร

Q: ที่เค้าเรียกว่าเปิดบิลๆ มันคือการทำเอกสารพวกนี้ใช่ไหม

A: ถูกต้องแล้ว การเปิดบิลก็คือ การสร้างเอกสารซัพพอร์ทสำหรับการบันทึกบัญชีทุกครั้งที่มีรายการค้าเกิดขึ้น ขอยกตัวอย่างไปทีละหมวด

1.เอกสารขายและรับเงิน ตอนที่เราขายสินค้าก็ต้องมีเอกสารที่เรียกว่า “ใบแจ้งหนี้” เอกสารตัวนี้จะใช้บันทึกบัญชีรายได้ ใบแจ้งหนี้จะถูกสร้างทุกครั้งที่มีรายการขาย ถัดมาเมื่อรับเงินจะต้องมีเอกสารที่เรียกว่า “ใบเสร็จรับเงิน” ซึ่งเป็นเอกสารที่ระบุวันรับเงินจากรายได้ที่เกิดขึ้นก่อนหน้านี้ ใบเสร็จรับเงิน มันจะอ้างถึงใบแจ้งหนี้ที่สร้างมาก่อนหน้าเสมอ

บางธุรกิจการขายเกิดพร้อมรับเงิน ก็สร้างใบแจ้งหนี้พร้อมใบเสร็จรับเงินในวันเดียวกัน แต่สำหรับบางธุรกิจขายแล้วกว่าจะรับเงินอีกพักนึง วันที่ในใบแจ้งหนี้จะเกิดก่อนวันที่ในใบเสร็จรับเงิน เอกสารกลุ่มแรกนี้นักบัญชีจะใช้บันทึกบัญชีฝั่งรายได้และการรับเงินให้เรา

2.เอกสารซื้อและจ่ายเงิน โดยทั่วไปทุกธุรกิจต้องมีการซื้อของเข้ามาในกิจการอย่างแน่นอน ถ้าสมมติซื้อพวกสินค้าเข้ามา มักจะต้องมีเอกสารที่เรียกว่า “ใบแจ้งหนี้” จาก supplier และพอเราจ่ายชำระเงินออกไป จะต้องมี “ใบเสร็จรับเงิน” เป็นหลักฐานยืนยันการชำระเงินทุกครั้งเอกสารสองตัวนี้จะเป็นคู่เอกสารที่เราต้องเก็บไว้ให้นักบัญชี ในการบันทึกรายการซื้อและจ่ายชำระเงินให้นั่นเอง

แต่สำหรับบางครั้งธุรกิจมีค่าใช้จ่ายเกิดขึ้นแบบไม่มีใบแจ้งหนี้และใบเสร็จก็เป็นได้ เช่น

• ซื้อของร้านสะดวกซื้อจ่ายสดทันที ไม่ได้ใบแจ้งหนี้ แต่อาจได้แค่ใบเสร็จใบเดียว เราก็ต้องเก็บใบเสร็จตัวนั้นไว้ให้บัญชี

• จ่ายเงินเดือนพนักงาน ไม่มีใบแจ้งหนี้และใบเสร็จแน่นอน แต่เราต้องมีเอกสารอย่างอื่นประกอบ เช่น รายงานสรุปการจ่ายเงินเดือน

• จ่ายเงินค่าจ้างงานฟรีแลนซ์ เค้าไม่ออกเอกสารอะไรให้ ทางฝั่งเราเองอาจต้องทำใบรับรองการรับเงิน แนบสำเนาบัตรประชาชนฟรีแลนซ์ไว้ เป็นต้นค่ะ

โดยหลักการแล้วทุกรายการที่เป็นค่าใช้จ่ายหรือจ่ายเงินออกไป ต้องมีหลักฐานเอกสารประกอบตามความเหมาะสมเพื่อพิสูจน์ว่าเราได้จ่ายชำระไปจริงนั่นเอง

ตัวเอกสารค่าใช้จ่ายมันจะยากกว่ารายได้ตรงที่มันมีหลากหลายรูปแบบมากกว่า ต้องหัดเรียนรู้ไปเรื่อยๆ ทีละรายการ

Q: มีเอกสารขายรับเงินแล้ว และซื้อกับจ่ายเงินแล้ว Bank Statement ยังจำเป็นอยู่ไหมสำหรับการทำบัญชี

A: แม้ว่าจะมีเอกสาร 2 กลุ่มแรกครบแล้ว แต่ Bank Statement เองก็ยังจำเป็นสำหรับการทำบัญชีอยู่

เพราะว่า Bank Statement เป็นเอกสารแสดงการรับเงินและจ่ายออกไปในช่วงเวลานึง ถ้าเรามี Bank Statement ให้บัญชี นักบัญชีจะครอสเช็คได้ว่าการรับเงินเกิดขึ้นจริง และจ่ายเงินเกิดขึ้นจริง ไม่ได้มีรายการใดตกหล่น เช่น ลูกค้าโอนเงินมาแล้วเราไม่รู้ตัวเลยไม่ได้เปิดบิลใบเสร็จรับเงิน หรือ เงินหากออกไปจากออฟฟิศ แต่ไม่มีใครขอเอกสารใบเสร็จรับเงินมาไว้ให้ครบ เป็นต้น

Q: อย่างงี้แปลว่าทำธุรกิจแล้วไม่ผ่านบัญชีธนาคารก็มีความเสี่ยงเงินหายมากกว่าทำผ่านบัญชีใช่ไหม

A: จะพูดแบบนั้นก็ได้ เพราะถ้าเราเปิดบัญชีมีรายการเข้า-ออก มันถูกบันทึกเป็นหลักฐานไว้หมด เงินหายไปทีตามหาง่ายกว่าการที่ไม่มีบันทึกอะไรไว้เลย

ส่วนใครที่ทำธุรกิจโดยรับ-จ่ายเงินสดอย่างเดียว ถ้ามีจดรายการเงินเข้า-ออกไว้ แล้วตรวจนับเงินสดเป็นประจำก็สามารถทำได้ ซึ่งเป็นวิธีควบคุมเงินแบบบ้านๆ อีกรูปแบบนึง ซึ่งสุดท้ายแล้วก็ต้องแจ้งนักบัญชีอีกเช่นกันว่าเรามีเงินสดเข้าออกในเดือนเท่าไร และเงินสดคงเหลือสิ้นเดือนเท่าไร เค้าจะได้ครอสเช็คให้เราถูกต้อง

สุดท้ายแล้ว ถ้าไม่อยากยุ่งยากเรื่องจัดการเงินสด ทำรายการผ่าน Bank Statement น่าจะประหยัดเวลาสุด สิ้นเดือนเราก็เรียกรายงานส่งให้นักบัญชีได้เลย

Q: สุดท้ายทำเอกสารให้ครบถ้วนส่งนักบัญชีแล้วเราจะได้อะไร?

A: ถ้าเราทำเอกสารครบ ทั้ง 3 เรื่อง 1) การขายและรับเงิน 2) การซื้อและจ่ายเงิน 3) มี Bank Statement เงินเข้าออก นักบัญชีจะบันทึกบัญชีให้เราเห็นผลประกอบการของธุรกิจประจำเดือนได้อย่างแม่นยำ เราจะรู้เลยว่า

• มีกำไรขาดทุนเท่าไร
• การจ่ายภาษีจะมีที่มาที่ไปที่ชัดเจน คือ ไม่จ่ายภาษีมากจนเกินไป เพราะเอกสารค่าใช้จ่ายครบถ้วนถูกต้อง
• สุดท้ายการตัดสินใจธุรกิจในอนาคตนั้นก็จะทำได้ง่ายมากยิ่งขึ้น

เอกสารที่เราทำ ไม่ได้ทำเพื่อนักบัญชีเท่านั้น แต่เราทำเพื่อตัวเราเอง ถ้าเข้าใจแบบนี้ทุกคนน่าจะมีกำลังใจในการเปิดบิล เก็บรวบรวมเอกสารขึ้นเยอะเลย

ปรึกษาปัญหาบัญชีธุรกิจ หาโปรแกรมบัญชีที่ใช่สำหรับธุรกิจคุณ ติดต่อ

Line: @zerotoprofit หรือ https://lin.ee/36U1ks0Y

ติดตาม Zero to Profit ช่องทางอื่นได้ที่

Facebook: https://facebook.com/ZerotoprofitTH/

Blockdit: https://www.blockdit.com/zerotoprofit

เอกสารบัญชี