ธุรกิจ SMEs เป็นธุรกิจที่มีความเฉพาะตัวอย่างหนึ่ง ก็คือ เป็นธุรกิจไซด์เล็ก คนทำงานไม่ได้เยอะนัก วิธีการทำงานจึงไม่ต้องมีขั้นตอนมากมายให้ยุ่งยาก เพราะเดี๋ยวจะไม่ทันกิน ฮ่าๆ
แต่รู้มั้ยเอ่ยว่า ถึงแม้เราจะทำธุรกิจขนาดเล็กแบบ SMEs การจัดการคลังสินค้าให้ดีด้วย “วิธีการนับสต๊อก” นั้นเป็นเรื่องสำคัญอย่างมาก และตัดทิ้งออกจากขั้นตอนบริหารธุรกิจไม่ได้เลยค่ะ
เพราะอะไรการนับสินค้าจึงสำคัญ และถ้ามันสำคัญนัก เราจะมีวิธีเริ่มต้นนับสินค้าอย่างไรดีนะ ลองมาเรียนรู้กันที่นี่ได้เลยจ้า
อ่านเฉพาะหัวข้อที่สนใจ ได้ที่นี่
ซ่อน
ไม่เคยนับสต๊อกเลย มีความเสี่ยงอะไรบ้าง
1. เก็บสินค้ามากหรือน้อยเกินไป
ถ้าไม่เคยนับสินค้าเลย อาจจะไม่รู้ว่าปริมาณสินค้าคงเหลือจริงๆ เป็นเท่าไร และนี่จะนำไปสู่ปัญหาใหญ่ๆ 2 เรื่องนี้
- สินค้าล้นสต๊อก และค่าใช้จ่ายที่ตามมา เช่น ค่าเช่าคลังสินค้า ค่าพนักงานดูแลสินค้า
- สินค้าขาดสต๊อก ทำให้เสียโอกาสในการขายสินค้า ในช่วงเวลาที่ลูกค้าต้องการ
2. ไม่รู้เทรนด์สินค้ายอดนิยม หรือสินค้าหมุนเวียนช้า
การวิเคราะห์การหมุนเวียนสินค้าจะเกิดขึ้นไม่ได้เลยค่ะ ถ้าเราไม่เคยนับจำนวนสินค้าอยู่เรื่อยๆ กลยุทธ์ในการโฆษณา หรือวางแผนการตลาดก็จะยากขึ้นอีกด้วย
3. สินค้าเสีย สูญหาย ไม่เคยรู้ตัว
สินค้าเสียหาย เกิดขึ้นได้หลายขั้นตอน ไม่ว่าจะเป็นกระบวนการเบิกเข้า ผลิต หรือระหว่างรอจำหน่าย ถ้าไม่มีการนับสินค้าเป็นประจำ ของเสีย ของหาย ไม่มีใครมาบอก ยิ่งนานไป ก็เหมือนเงินที่ไหลออกแบบเลือดไหลซิบๆ เลยล่ะ
4. กระแสเงินสดไม่หมุนเวียน
สต๊อกสินค้าเป็นตัวสร้างเงิน และผลาญเงินธุรกิจในเวลาเดียวกัน ถ้าไม่เคยนับสินค้าเลย
แหม่ แค่เล่ามา 4 ข้อนี้ก็รู้สึกว่า ไม่ได้กาลละ เราต้องเริ่มนับสินค้ากันบ้างแล้ว แล้วขั้นตอนง่ายๆ สำหรับการตรวจนับสินค้าประจำเดือนหรือประจำปีมีอะไรบ้าง ลองมาเรียนรู้กันค่ะ
ขั้นตอนนับสต๊อกสินค้าสำหรับ SME ทำยังไง
ขั้นตอนที่ 1: เตรียมตัว
ถ้าเตรียมตัวนับสินค้าดีจะมีชัยไปกว่าครึ่ง การเตรียมตัวนับสินค้าก่อนถึงวันจริง เราทำได้ดังนี้
- จัดระเบียบคลังให้เรียบร้อย ของดีของเสียแยกออกชัดเจน สินค้าแต่ละกระบวนการตั้งแต่ วัตถุดิบ งานระหว่าง สินค้าสำเร็จรูป แยกเป็นสัดส่วนให้ดี
- เรียงลำดับสินค้าอย่างเป็นระบบ เช่น เรียงตาเลข SKU หรือเรียบตามตัวอักษร
- หาเครื่องมือช่วยลดเวลา เช่น สแกน Barcode แทนนับมือ หรือมีโปรแกรมช่วยจดเวลานับสินค้า
ขั้นตอนที่ 2: เลือกเวลาที่เหมาะสม
การวันและเวลาที่เหมาะสม ทำให้การนับสินค้าไม่วุ่นวาย โกลาหล
ยกตัวอย่างวันที่ดีในการนับสินค้า คือ วันที่ยอดเคลื่อนไหวสินค้าน้อยๆ ผลิตน้อย หมุนเวียนน้อย การจัดการก็จะง่ายกว่า วันที่ของเข้าออกอยู่ตลอดเวลา นับไปแล้ว เอ๊ะ… ทำไมของเพิ่มมาอีก แบบนี้ไม่ไหวจะนับแน่นอนค่ะ
อ้อ และอีกอย่างที่ขาดไม่ได้ก็คือ ควรเลือกนับวันที่มีคนช่วยนับอย่างเพียงพอด้วยนะ ไม่ใช่นับสินค้าในวันที่คนขาด แบบนี้มีคนเดียวที่นับได้ก็คือ เจ้าของกิจการจ้า
ขั้นตอนที่ 3: ลงมีนับสินค้าเลย
ในวันที่นับสินค้าจริงๆ ต้องแบ่งหน้าที่ชัดเจนว่าใครนับสินค้าหมวดไหน อย่าลืมติดเครื่องหมายหรือ Tag จะได้ไม่งงว่านับสินค้าไปแล้วบ้างหรือยัง และที่สำคัญการนับสินค้าอย่างละเอียดและเป็นระบบจะช่วยลดข้อผิดพลาด สุดท้ายจะได้ไม่ต้องมาวนนับรอบ 2 นะจะบอกให้
ขั้นตอนที่ 4: กระทบยอดนับจริงและรายงาน
เมื่อนับสินค้าได้ครบทุกหมวดจนหนำใจไปแล้ว อย่าลืมขั้นตอนสุดท้ายที่ขาดไม่ได้ก็คือ การเปรียบเทียบจำนวนสินค้าที่นับได้ กับรายงานในระบบบัญชี ว่ามีความแตกต่างกันไหม
โดยปกติ ถ้าพบความแตกต่าง สิ่งที่เราต้องทำเป็นลำดับมีดังนี้
- นับใหม่ อีกทีว่านับครบทุกที่ไหม
- ตรวจสอบการรับสินค้าเข้าออกว่าบันทึกรายการครบไหม
สุดท้าย ถ้าเช็คละเอียดแล้วว่านับสินค้าและได้ต่างจากรายงานจริงๆ และถ้ารายงานผิดพลาด เราจะต้องกลับไปให้นักบัญชีปรับปรุงรายการให้ตรงกับความเป็นจริง ก่อนปิดจ๊อบงานนี้ค่ะ
บทสรุป
การตรวจนับสินค้าสำหรับเจ้าของธุรกิจ SMEs มีทั้งหมด 4 ขั้นตอนที่ทำได้ด้วยตัวเอง ซึ่งหัวใจสำคัญก็คือ การเช็คปริมาณสินค้าที่อยู่ในคลังว่าตรงกับรายงานสินค้าคงเหลือจริงๆ หรือไม่ และทุกครั้งที่นับสินค้าจบ นุชเชื่อว่าเจ้าของธุรกิจและทีมงานเอง จะได้เรียนรู้จากความแตกต่างอะไรบางอย่าง และนำกลับไปพัฒนาการทำงานได้ดีขึ้นค่ะ
คำถามที่พบบ่อย
- เหตุใดการนับสินค้าจึงจำเป็นสำหรับ SME
การนับสินค้าเป็นประจำช่วยให้การจัดการสินค้าคงคลังแม่นยำ ช่วยระบุแนวโน้มการขาย ลดการขาดทุน และเพิ่มประสิทธิภาพกระแสเงินสดสำหรับ SMEs
- ควรตรวจนับสินค้าบ่อยแค่ไหน
ความถี่ของการนับสินค้าขึ้นอยู่กับความต้องการของธุรกิจว่าต้องการความถูกต้องของสินค้ามากน้อยอย่างไร โดยทั่วไปขั้นต่ำเราตรวจนับกันปีละครั้งค่ะ แต่ Zero to Profit ไม่แนะนำ เพราะคิดว่ามันน้อยเกินไปน้า อย่างน้อยไตรมาสละครั้งก็น่าจะดีกว่า
- การนับสินค้าช่วยวางแผนการเงินได้อย่างไร
เราสามารถจัดสรรทรัพยากร ที่เรียกว่า สินค้า ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ถ้าจัดการได้ดีเงินก็เข้าไว และเงินก็หายไปช้าเช่นเดียวกัน
ปรึกษาปัญหาบัญชีธุรกิจ หาโปรแกรมบัญชีที่ใช่สำหรับธุรกิจคุณ ติดต่อ
Line: @zerotoprofit หรือhttps://lin.ee/36U1ks0Y
ติดตาม Zero to Profit ช่องทางอื่นได้ที่
Facebook: https://facebook.com/ZerotoprofitTH/
Blockdit: https://www.blockdit.com/zerotoprofit
