เช็คงบการเงินผิดไหม มีใครโกงหรือเปล่า ดูได้ที่นี่เลย

“โดนลูกน้องโกง เพราะไม่รู้บัญชี” ปัญหายอดฮิตที่เจ้าของธุรกิจหลายคนพบเจอ และมาปรึกษากับ Zero to Profit อยู่บ่อยๆ

บางทีการที่เรารู้จักแค่รายได้ ค่าใช้จ่าย กำไรขาดทุน อาจจะยังไม่เพียงพอที่จะปิดประตูความเสี่ยงจากการที่ถูกลูกน้องโกงคะ เจ้าของธุรกิจต้องรู้ให้มากกว่า และไม้ตายความรู้บัญชีที่เจ้าของธุรกิจควรมีเป็นอย่างน้อย ก็คือ ต้องเช็คงบแสดงฐานะการเงิน (งบดุล) ให้เป็น ถ้าใครทำได้ บอกได้เลยว่าลดโอกาสโดนโกงจากลูกน้องได้ในพริบตาเลยล่ะ

ถ้าไม่เชื่อเราลองมาพิสูจน์ไปพร้อมๆ กัน

งบแสดงฐานะการเงินคืออะไร

งบแสดงฐานะการเงิน หรือว่า งบดุล เป็นงบที่แสดงให้เจ้าของธุรกิจรู้ว่าตอนนี้มีสินทรัพย์ หนี้สิน และส่วนของเจ้าของจำนวนเท่าใด

อธิบายง่ายๆ 3 คำศัพท์ใหม่ ที่ควรเรียนรู้ก็คือ

• สินทรัพย์ หมายถึง ของที่เป็นของกิจการ และใช้ประโยชน์ต่อได้ในอนาคต เช่น เงินสด ลูกหนี้ สินค้า เงินลงทุน ที่ดิน อาคาร อุปกรณ์
• หนี้สิน หมายถึง ของที่ไม่ใช่ของกิจการ และเรามีภาระต้องจ่ายคืนเจ้าหนี้ในอนาคต เช่น เจ้าหนี้ค่าสินค้า เจ้าหนี้เงินกู้ เจ้าหนี้เช่าซื้อรถยนต์
• ส่วนของเจ้าของ หมายถึง ส่วนที่เหลือจากสินทรัพย์ ลบด้วย หนี้สิน เป็นส่วนที่เหลือจากการทำธุรกิจจริงๆ เป็นกำไร หรือขาดทุนสะสมมาจากการทำธุรกิจนั่นเองจ๊ะ

และสุดท้าย ทั้งสามสิ่งนี้ ต้องดุลกัน ตามสมการนี้เลย

สินทรัพย์ = หนี้สิน + ส่วนของเจ้าของ

ทำไมต้องเช็คงบแสดงฐานะการเงิน

อ่านมาถึงตรงนี้ทุกคนน่าจะเปิดโลกได้นิดนึงแล้วเนอะว่า ธุรกิจเราไม่ได้มีแค่รายได้ ค่าใช้จ่าย หรือกำไรที่ต้องเช็ค แต่ยังมีทั้งสินทรัพย์ หนี้สิน รวมถึงส่วนของเจ้าของที่ต้องเช็คด้วย และ 3 สิ่งนี้มันก็อยู่ในงบแสดงฐานะการเงินของทุกคนไงล่ะ

การเช็คงบแสดงฐานะการเงิน ช่วยให้เรารู้ว่า

• เหลือสินทรัพย์-หนี้สินในบัญชีจริงๆ เท่าไร เช่น เงินสดที่เหลือ ลูกหนี้ที่เหลือ สินค้าที่เหลือ เจ้าหนี้ที่เหลือ
• ช่วยให้พบทุจริตถ้าสินทรัพย์-หนี้สินที่เหลือในงบ ไม่ตรงความเป็นจริง เช่น สินค้าในบัญชีสูงไป เหลือในคลังแค่นิดเดียวเอง แบบนี้อาจบอกเราได้ว่ามีการทุจริตขโมยสินค้าไปหรือไม่ หรือมีอะไรผิดพลาดในการทำงานของนักบัญชีค่ะ
• ช่วยวางแผนการทำงานในอนาคต สำหรับการใช้งานสินทรัพย์ กำจัดสินทรัพย์ไม่มีประโยชน์ วางแผนการเงินสำหรับจ่ายชำระหนี้

และสำหรับใครที่เช็คงบเป็นแล้วอยากไปได้ไกลกว่า ลองหัดวิเคราะห์งบการเงินด้วย ก็จะยิ่งช่วยให้บริหารธุรกิจได้ดียิ่งขึ้นค่ะ

วิธีเช็คงบการเงินทำผิดไหม ฉบับง่าย สำหรับเจ้าของธุรกิจ

แต่สำหรับใครที่เป็นเจ้าของธุรกิจมือใหม่ ไม่เคยเข้าใจเรื่องบัญชีมาก่อน ไม่ต้องกังวลใจไปค่ะ เราลองมาดูวิธีการเช็คงบแสดงฐานะการเงินแบบง่ายๆ 10 วิธี ที่จะทำให้คุยกับนักบัญชีรู้เรื่อง และไม่โดนลูกน้องหลอกกันได้ที่นี่เลย

1. เช็คว่างบดุลไหม

ข้อแรกง่ายๆ เลยค่ะ งบแสดงฐานะการเงิน ถ้าทำอย่างถูกต้อง งบนี้จะดุลกันตามสมการที่เราเรียนรู้ไปก่อนหน้า

สินทรัพย์ = หนี้สิน + ส่วนของเจ้าของ

ให้ทุกคนเช็คบรรทัดล่างสุดในหัวข้อสินทรัพย์รวม ว่าเท่ากับ หนี้สินและส่วนของผู้ถือหุ้น (ส่วนของเจ้าของ) รวมหรือไม่ ถ้าใช่แปลว่างบนี้ไม่จกตาให้เช็คเรื่องอื่นๆ ต่อไปได้ค่ะ

แต่ถ้างบไม่ดุลล่ะก็ เจ้าของธุรกิจต้องเริ่มสงสัยแล้วว่า ระบบการทำบัญชีของเรามีปัญหาไหม และนักบัญชีทำงานกันยังไงนะ

2. เงินสดต้องเท่ากับ Bank Statement

ถัดมาจะพาทุกคนมาดูเรื่องเงินสดค่ะ โดยปกติแล้ว ในงบการเงินจะแสดงยอดคงเหลือของเงินสด ในบรรทัดที่เรียกว่า “เงินสดและรายการเทียบเท่าเงินสด”

วิธีการเช็คว่างบแสดงฐานะการเงินแสดงยอดเงินสดถูกต้องไหม เราต้องลองดูรายละเอียดประกอบงบว่าบรรทัดนี้ประกอบด้วยอะไรบ้าง ส่วนใหญ่จะมีเงินสด 2 แบบ

• เงินสดในมือ = เช็คด้วยการลองนับเงินในมือจริงๆ ว่าตรงกับงบการเงินหรือเปล่า
• เงินฝากธนาคาร = เช็คกับ Bank Statement ณ วันสิ้นงวด ว่าตรงกับในงบการเงินมั้ย ถ้าไม่ตรงกัน แปลว่าอาจจะบันทึกบัญชีไม่เรียบร้อย ไม่ครบถ้วนนะคะ

3. ลูกหนี้การค้า ต้องเท่ากับรายงานลูกหนี้คงค้างจริง

ลูกหนี้การค้า เป็นสินทรัพย์ประเภทหนึ่งที่เกิดจากการขายเชื่อแล้วยังไม่ได้รับเงิน ดังนั้น ถ้าใครทำธุรกิจแบบรับเงินสดวันต่อวันก็ไม่ต้องตกใจนะ เพราะเราจะไม่มีรายการนี้เลยค่ะ แต่ถ้าใครขายแบบเชื่อ หรือให้บริการไปก่อนแล้วค่อยรับเงินทีหลัง จะเกิดรายการทางบัญชีที่เรียกว่า ลูกหนี้การค้าในงบแสดงฐานะการเงินค่ะ

วิธีการเช็คลูกหนี้การค้าว่าถูกต้องไหม ให้ทำแบบนี้

• ขอดูรายงานสรุปลูกหนี้คงค้าง
• รีวิวข้อมูลในรายงานว่า เรามีลูกหนี้คงค้างตามนี้จริงๆ หรือไม่ ถ้าไม่ใช่แปลว่า อาจเกิดการทุจริตที่พนักงานรับเงินเข้ามาแล้ว แต่ว่ายังไม่ส่งให้บริษัทรึป่าวนะ มันจึงค้างในสมุดบัญชีแบบนี้

4. สินค้าคงเหลือ ต้องเท่ากับสินค้าที่นับได้

สินค้าคงเหลือ คือ สินค้าจำพวกวัตถุดิบ งานระหว่างทำ หรือว่าสินค้าสำเร็จรูปที่เรามีไว้ในสต๊อก และยังขายออกไปไม่ได้ สินค้าคงเหลือที่แสดงในงบการเงินมักเป็นอีกบัญชีนึงที่มีความเสี่ยง ทั้งการลักขโมย ยักยอก หรือทำบัญชีผิดพลาด

แต่เจ้าของธุรกิจคนเก่ง สามารถเช็คความถูกต้องของสินค้าคงเหลือในงบการเงินแบบง่ายๆ ด้วยวิธีนี้

• ขอดูรายงานสินค้าคงเหลือ เพื่อรีวิวราคาสินค้าว่าใกล้เคียงกับที่เราซื้อมาหรือไม่
• เทียบจำนวนสินค้าในรายงาน กับการนับสินค้าจริงๆ ว่ามีความแตกต่างกันหรือเปล่า ยิ่งเราสต๊อกของราคาแพงก็ยิ่งต้องใส่ใจในการตรวจนับค่ะ ถ้าตรวจนับแล้วสินค้าในงบการเงินแสดงสูงกว่าความเป็นจริง แบบนี้ต้องรีบไปเช็คต่อเลยว่าสินค้าหายไปไหน และมีใครทุจริต ขโมยของออกจากสต๊อกหรือป่าว

แต่ถ้าใครอยากเช็คสินค้าสิ้นเดือนลงไปให้ลึกกว่านั้น แนะนำทำตามขั้นตอนนี้ได้เลยค่ะ Check-list เช็คสต๊อกประจำเดือน มีอะไรต้องดูบ้าง

5. ที่ดิน อาคารและอุปกรณ์ มีรายงานสินทรัพย์ถาวรประกอบและต้องมีอยู่จริง

ที่ดิน อาคารและอุปกรณ์ เป็นบัญชีที่เก็บรวบรวมสินทรัพย์แบบถาวร อายุใช้งานได้นานๆ มากกว่า 1 ปีขึ้นไป และส่วนใหญ่เป็นสินทรัพย์มีมูลค่าสูงเสียด้วย ถ้าตรวจเช็คไม่เป็น ของหายไปน่าจะเสียมากๆ ใช่ไหมคะ

วิธีเช็คที่ดิน อาคาร อุปกรณ์ในงบการเงินว่าถูกต้องไหม

• ขอรายงานสินทรัพย์ถาวรมาตรวจสอบ
• เช็คหมวดสินทรัพย์ รายละเอียดสินทรัพย์ มูลค่าสินทรัพย์ที่เหลืออยู่
• แล้วลองดูซิว่าในลิสนี้มีสินทรัพย์อันไหน ที่จำได้ว่าซื้อมาแล้ว แต่ตอนนี้ไม่เห็นในออฟฟิศบ้าง ถ้าเจอของแบบนี้ให้สอบถามพนักงานด้วยนะ เพราะถ้าหายไปจริงๆ สินทรัพย์ที่ว่านี้จะถือเป็นค่าใช้จ่าย 100% ไม่ควรที่จะอยู่ในลิสสินทรัพย์ถาวรแล้วค่ะ

6. เจ้าหนี้การค้า เท่ากับรายงานเจ้าหนี้คงค้างจริง

เจ้าหนี้การค้า เป็นอีกรายการนึงที่เกิดจากการซื้อสินค้า บริการจากซัพพลายเออร์แล้วเราติดหนี้เค้าไว้ก่อน ถ้าถึงวันสิ้นเดือนหรือสิ้นปียังไม่ได้จ่ายชำระ ในงบการเงินก็จะแสดงรายการนี้ไว้ค่ะ

วิธีเช็คเจ้าหนี้การค้าแบบง่ายๆ ทำได้ดังนี้

• ขอดูรายละเอียดเจ้าหนี้คงค้างว่ามีใครบ้าง
• แล้วลองดูซิว่าเจ้าหนี้เหล่านี้ค้างจริงหรือไม่

ถ้าใครเช็คแล้วพบว่ามีเจ้าหนี้หลายรายที่จ่ายเงินชำระไปเรียบร้อยแล้ว แต่ว่ายังไม่ได้ตัดออกจากเจ้าหนี้ อาจต้องสันนิษฐานไว้เบื้องต้นว่า ฝ่ายการเงินทำจ่ายผิดคนไหม ทำจ่ายไปให้ใคร และเงินหายไปไหนกันนะ

7. เงินกู้ยืม ต้องเท่ากับยอดคงเหลือที่ค้างกับธนาคาร

เงินกู้ยืม ถ้าไม่ใช่การกู้ยืมจากเจ้าของธุรกิจ (ที่เราน่าจะรู้อยู่แล้ว) ก็มักจะเกิดจากการกู้ยืมธนาคารค่ะ ซึ่งปกติเราต้องจ่ายชำระทั้งเงินต้นและดอกเบี้ยเป็นประจำทุกๆปี

วิธีการเช็คเงินกู้ยืมคงเหลือ

• วิธีที่ดีที่สุด คือ การเช็คกับใบเสร็จใบสุดท้ายจากธนาคาร ที่พวกเค้ามักจะระบุยอดคงค้างเอาไว้ วิธีนี้มั่นใจแน่นอนว่าเงินกู้ยืมแสดงถูกต้องตามความจริงเพราะธนาคารเป็นบุคคลที่ 3 ที่เราครอสเช็คได้

แต่ถ้าธนาคารไม่ได้ระบุยอดคงค้างเอาไว้ ในสัญญาอาจจะมีตารางคำนวณยอดคงค้างให้เราเปรียบเทียบได้ หรือถ้ายากกว่านั้นไปอีก ในกรณีที่ไม่มีหลักฐานใดจากธนาคารเลน อาจต้องเทียบกับตารางจ่ายชำระที่นักบัญชีจัดทำขึ้นมาค่ะ ซึ่งในตารางนี้เราจะเห็นช่วงเวลาจ่ายชำระและยอดคงเหลือเงินกู้ยืมด้วยค่ะ และอย่าลืมเปรียบเทียบงวดชำระกับใบเสร็จธนาคารด้วยนะว่าเหลืองวดเท่ากันจริงๆ หรือไม่

8. ทุนจดทะเบียน ต้องเท่ากับหนังสือรับรอง

ทุนจดทะเบียน อย่าลืมเช็คว่าเท่ากับหนังสือรับรองนิติบุคคลหรือไม่ เพราะบางครั้งเรามีการเพิ่มหรือลดทุนแล้วนักบัญชีไม่ทราบ จึงไม่ได้บันทึกข้อมูลให้ตรงกับความเป็นจริงค่ะ

9. กำไรสะสมปลายปี เท่ากับ กำไรสะสมต้นปี + กำไรสุทธิในงบกำไรขาดทุน

ข้อสุดท้าย เป็นการเช็คความสอดคล้องของงบแสดงฐานะการเงินกับงบกำไรขาดทุน

ให้เปรียบเทียบแบบนี้ว่า กำไรสะสมปลายปี ที่แสดงในงบการเงิน ต้องคำนวณได้จาก

กำไรสะสมปลายปี = กำไรสะสมต้นปี + กำไรสุทธิในงบกำไรขาดทุน

ถ้าคำนวณได้ไม่ลงตัว อาจมีข้อผิดพลาดบางอย่าง หรือว่ามีการจ่ายเงินปันผลระหว่างปีที่เราต้องย้อนกลับไปดูข้อมูลและสอบถามนักบัญชีค่ะ

ทั้งหมดนี้เป็นวิธีการเช็คงบการเงิน โดยเฉพาะอย่างยิ่งงบแสดงฐานะการเงิน ที่จะช่วยให้เจ้าของธุรกิจรู้เท่าทันบัญชี และมั่นใจในระดับนึงว่าไม่โดนลูกน้องโกงค่ะ “เสียเวลาเช็คงบในตอนนี้ น่าจะดีกว่าเสียใจเพราะโดนโกงหลายร้อยเท่าเลยค่ะ”

ปรึกษาปัญหาบัญชี เรียนรู้วิธีอ่านงบการเงินเฉพาะธุรกิจตัวเอง ติดต่อ

Line: @zerotoprofit หรือ https://lin.ee/36U1ks0Y

ติดตาม Zero to Profit ช่องทางอื่นได้ที่

Facebook: https://facebook.com/ZerotoprofitTH/

Blockdit: https://www.blockdit.com/zerotoprofit