คำถามยอดฮิตสำหรับเจ้าของธุรกิจ เกี่ยวกับเอกสารการขาย เรื่องแรกๆ คงหนีไม่พ้น คำถามที่ว่า ใบแจ้งหนี้ กับ ใบวางบิล ต่างกันอย่างไร?
ถ้าใครสังเกตเอกสารการขายของเราดีๆ จะพบว่า เอกสารทั้งสองใบนี้มันมีหน้าตาคล้ายกันแบบแยกไม่ออกเลย เอกสารสองใบนี้มันแทนกันได้ไหม แล้วมันมีข้อแตกต่างกันอย่างไร เราจะมาไขคำตอบกัน
ก่อนอื่น อยากให้ทุกคนทำความเข้าใจความแตกต่างของเอกสารสองใบนี้ 3 ประเด็นง่ายๆ แบบนี้
1.ใบแจ้งหนี้ และใบวางบิล บอกอะไร
“ใบแจ้งหนี้” คือ ใบแจ้งลูกค้าให้ทราบเกี่ยวกับรายละเอียดสินค้าหรือบริการที่กิจการส่งมอบให้เรียบร้อยแล้วว่ามีอะไรบ้าง รายละเอียดเป็นอย่างไร ราคาเป็นเท่าไร จำนวนเงินเรียกเก็บเป็นเท่าไร และต้องชำระเงินเมื่อใด
“ใบวางบิล” คือ ใบสรุปยอดค้างชำระเงิน โดยจะรวมยอดคงค้างที่ลูกค้าค้างชำระทั้งหมดไว้ในนี้ รายละเอียดในใบวางบิลจะมีข้อมูลคล้ายๆ กับใบแจ้งหนี้เกือบทั้งหมด
ในบางครั้งเราจึงออกเอกสารเป็นชุดเดียวกัน เรียกว่า “ใบแจ้งหนี้/ใบวางบิล”
2.ออกเมื่อไร
ใบแจ้งหนี้ = โดยปกติจะออกเมื่องานเสร็จ เช่น ส่งของเสร็จ หรือให้บริการเสร็จสิ้น (ถ้าไม่ได้ตกลงไว้เป็นอย่างอื่น)
ใบวางบิล = จะออกเมื่อถึงเวลาชำระเงิน (ลูกค้านัดรับเงิน) โดยจะสรุปยอดเรียกเก็บเงินทั้งหมดเอาไว้ กรณีมีค่าใช้จ่ายอื่นๆ เพิ่มเติมก็ต้องระบุไว้ในใบวางบิลด้วย
3.ออกบ่อยแค่ไหน
ใบแจ้งหนี้ = ต้องออกทุกคราวที่เกิดรายการ เช่น ทุกครั้งที่ส่งมอบ หรือทุกครั้งที่บริการเสร็จสิ้น เพราะการออกใบแจ้งหนี้ไม่ถูกตามวันที่แท้จริง จะมีผลต่อการรับรู้รายได้ในทางบัญชีด้วย
ใบวางบิล = ไม่ได้มีใครบังคับว่าต้องออกพร้อมๆ กับใบแจ้งหนี้ในทุกคราว ฉะนั้น ถ้าจะออกใบวางบิลแบบรวมหรือแยกก็สามารถทำได้ ขึ้นอยู่กับการตกลงกับลูกค้า เพราะบางครั้งลูกค้าต้องการให้วางบิลทุกวันที่ 25 ของเดือน ในเดือนนั้นอาจมีใบวางบิล 1 ใบและใบนี้จะประกอบด้วยรายละเอียดใบแจ้งหนี้หลายๆ ใบก็เป็นได้
พอจะทราบความแตกต่างของใบแจ้งหนี้และใบวางบิลในทั้ง 3 ประเด็นแล้ว สรุปกันสั้นๆ ตามตารางนี้ให้เข้าใจชัดๆ กันอีกครั้ง
ก่อนจากกันไป ขอฝากไว้ตรงนี้สักนิด ว่าเอกสารธุรกิจทั้ง 2 ใบนี้มีความสำคัญมากเพราะใบแจ้งหนี้เป็นเอกสารแจ้งหนี้อย่างเป็นทางการให้กับลูกค้า ซึ่งมีผลต่อการบันทึกบัญชีรับรู้รายได้ในกิจการ ส่วนใบวางบิล ก็เป็นเหมือนใบเบิกทางสำหรับการเก็บเงิน อย่าลืมตกลงกับลูกค้าดีๆ ว่าต้องออกใบวางบิลเมื่อไร จะได้เก็บเงินได้ง่ายไม่มีปัญหานั่นเอง
ปรึกษาปัญหาบัญชีธุรกิจ หาโปรแกรมบัญชีที่ใช่สำหรับธุรกิจคุณ ติดต่อ
Line: @zerotoprofit หรือ https://lin.ee/36U1ks0Y
ติดตาม Zero to Profit ช่องทางอื่นได้ที่
Facebook: https://facebook.com/ZerotoprofitTH/
Blockdit: https://www.blockdit.com/zerotoprofit
