เอกสารการซื้อขายสินค้า มีอะไรบ้าง? รู้ไว้จัดการธุรกิจได้เป็นระบบ

ถ้าอยากทำธุรกิจอย่างราบรื่น ให้ลองเริ่มจากการจัดการเอกสารให้เป็นระบบ จริงๆ แล้วธุรกิจต้องเกี่ยวข้องกับวงจรเอกสารต่างๆ มากมาย แต่หนึ่งในเอกสารที่สำคัญที่สุดก็คือ เอกสารการขายสินค้า ที่เป็นหัวใจในการสร้างรายได้และกระแสเงินสดหล่อเลี้ยงกิจการ ในการขายสินค้าแต่ละครั้ง ควรมีเอกสารจำเป็นอะไรบ้าง และหน้าตาเป็นอย่างไร

มาศึกษาในบทความ เอกสารการซื้อขายสินค้า มีอะไรบ้าง? รู้ไว้จัดการธุรกิจได้เป็นระบบ ไปพร้อมๆ กันค่ะ

1. เอกสารขายคืออะไร สำคัญกับธุรกิจยังไง

เอกสารขาย คือ เอกสารที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการขายสินค้าหรือบริการทั้งหมด ซึ่งเป็นหลักฐานสำคัญในการยืนยันการขาย และลงบันทึกบัญชีค่ะ

ข้อดีของการมีเอกสารการขาย คือ

• บันทึกข้อมูลลูกค้าที่สำคัญ เช่น ที่อยู่, ชื่อ, และข้อมูลติดต่ออื่นๆ
• การติดต่อลูกค้าในอนาคตได้ง่าย
• บันทึกรายละเอียดสินค้าหรือบริการได้โดยละเอียด เช่น ราคา, ส่วนลด, และเงื่อนไขการขาย
• เป็น Big Data ใช้ในการวิเคราะห์ข้อมูลการขาย ตัดสินใจทางธุรกิจได้ดีขึ้น

2. ทำความเข้าใจระบบขายสินค้า

ถ้าอยากเข้าใจเอกสารการขายให้ทะลุปรุโปร่ง ต้องเข้าใจระบบขายเสียก่อน ระบบการขาย คือ กิจกรรมที่เกิดขึ้นในกระบวนการขาย ตั้งแต่เริ่มไปจนจบ กระบวนการเก็บเงินจากลูกค้าเลย โดยปกติแล้วธุรกิจขายสินค้า จะมีขั้นตอนการขายหลักๆ คล้ายๆ กัน ตามนี้

• เสนอราคา = การเสนอลูกค้าว่าเรามีสินค้าอะไรบ้าง และราคาเป็นเท่าไร ซึ่งขั้นนี้ขึ้นอยู่กับความสามารถในการขายของฝ่ายขายและการเจรจาตกลงราคากับลูกค้า ยิ่งข้อเสนอที่มอบให้ลูกค้าน่าสนใจมากเท่าไรก็มีโอกาสที่เราจะได้รับคำสั่งซื้อในขั้นตอนถัดไป
• รับคำสั่งซื้อ = หลังจากลูกค้าตัดสินใจจะซื้อสินค้า ส่วนใหญ่จะส่งคำสั่งซื้อเข้ามาทางบริษัท และเราต้องเช็คสินค้าในคลังว่ามีเพียงพอมั้ย ถ้าเพียงพอที่จะขายหรือผลิตทันตามคำสั่งซื้อ ฝ่ายขายก็รับคำสั่งซื้อได้ทันที
• ส่งสินค้า = การส่งสินค้านอกจากจะต้องส่งให้ถูกต้องตามชนิดและจำนวนแล้ว ยังต้องตัดสต๊อกออกจากคลังด้วย โดยทั่วไปจุดนี้เป็นจุดที่กิจการสามารถรับรู้รายได้ตามหลักบัญชี พร้อมๆ กับลูกหนี้การค้า
• วางบิล = ขั้นตอนนี้มักเกิดขึ้นกับกิจการที่ส่งของให้กับลูกค้าจำนวนมากและลูกค้าต้องการให้รวบรวมบิลแจ้งหนี้ทั้งหมดพร้อมกัน ฉะนั้น การวางบิลเอกสารต้องเป๊ะเสมอ เพราะหากพลาดรอบวางบิลนี้ไป อาจต้องรอไปอีกเดือนกว่าลูกค้าจะรับวางบิลใหม่อีกครั้ง
• รับชำระเงิน = วางบิลแล้ว ขั้นสุดท้ายของกระบวนการขาย เป็นขั้นที่เจ้าของกิจการทั้งหลายเฝ้ารอ คือ ขั้นตอนการรับเงินจากลูกค้า (หากขายสินค้าแบบเครดิต)

แต่ก็ใช่ว่าทุกๆ ธุรกิจต้องมีครบทั้งหมด 5 ขั้นตอนเป๊ะๆ เพราะขั้นตอนเหล่านี้เป็นกระบวนการที่ยืดหยุ่นได้ให้เหมาะสมกับกิจการ เช่น ถ้าเป็นธุรกิจขายสด ข้อ 3 ถึง 5 อาจถูกยุบรวมเป็นขั้นตอนเดียวไปเลยก็ได้

3. ประเภทของเอกสารขาย

เพื่อความไม่สับสน เราขอแยกประเภทเอกสารที่เกี่ยวข้องออกเป็น 2  ประเภทหลักๆ ตามนี้

1. เอกสารให้ลูกค้า (ภายนอก) = เอกสารที่ต้องส่งให้ลูกค้าเป็นหลักฐานการค้า ส่วนกิจการเก็บสำเนาไว้สำหรับทำบัญชี เอกสารให้ลูกค้านี้ เราแนะนำว่ารูปแบบต้องสวย เนื้อหาต้องถูกต้อง ที่สำคัญใครจด Vat อย่าลืมทำให้ถูกต้องตามหลักสรรพากรด้วย  

2.เอกสารภายใน = เอกสารที่จัดทำขึ้นภายใน เพื่อช่วยให้กิจการบริหารจัดการการขายได้ดียิ่งขึ้น เอกสารภายในนี้ไม่ได้มีรูปแบบตายตัวที่กำหนดไว้ ดังนั้น ถ้าเจ้าของกิจการอยากรู้อะไร อยากให้มีการควบคุมที่ดีตรงไหนก็จัดเต็มได้เลย ยกตัวอย่างเอกสารภายใน เช่น

• ใบรับสั่งซื้อ
• รายงานยอดขาย
• รายงานลูกหนี้
• รายงานรับชำระเงิน
• กระทบยอดบัญชีธนาคาร

ในทั้ง 5 ขั้นของวงจรขาย มีเอกสารที่เกี่ยวข้องอะไรบ้าง ลองดูที่ตารางสรุปได้เลย

4. ตัวอย่างเอกสารการขายที่จำเป็น

ด้วยเหตุที่ว่าเอกสารที่ส่งให้ลูกค้าควรมีความเป๊ะระดับนึง ฉะนั้น เราจึงขออนุญาตยกตัวอย่างเอกสารภายนอกเหล่านี้ให้เจ้าของกิจการลองดูเป็นตัวอย่างกันไปทีละเอกสารเลย

1) ตัวอย่างใบเสนอราคา

ใบเสนอราคา คือ ใบเสนอสินค้าพร้อมราคาให้กับลูกค้า ซึ่งเป็นจุดเริ่มต้นของกระบวนการขาย

โดยส่วนใหญ่แล้วใบเสนอราคาควรจะระบุข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับ 1) สินค้า 2) ราคา 3) รายละเอียดติดต่อ ให้ชัดเจน ถ้าใครเสนอราคาแล้วไม่เคยรับการติดต่อกลับมาเลย ลองเช็คที่ใบเสนอราคาดีๆ ว่ามีข้อความตรงไหนที่ไม่ชัดเจนบ้าง เผลอๆ อาจให้เบอร์ผิดกับลูกค้า กลายเป็นพลาดโอกาสดีๆ ไป และที่สำคัญใบเสนอราคาที่ลูกค้าเซนต์รับแล้วจัดเป็นสัญญาซื้อขายที่ดีเลยล่ะ เพราะมันแปลว่าเค้ายอมรับข้อเสนอเราแล้ว เสมือนทำธุรกิจสำเร็จไปเปราะหนึ่ง

2) ตัวอย่างใบส่งสินค้า/ใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษี

เอกสารชื่อยาวขนาดนี้มีอยู่จริงในโลกนะ!

ใบส่งสินค้า/ใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษี คือ เอกสารแจ้งการจัดส่งสินค้า ที่ระบุชนิด ปริมาณ และราคาที่ชัดเจน เอกสารนี้มักจะออกพร้อมๆ กับการแจ้งหนี้ไปในตัว ส่วนใบกำกับภาษี จะใส่หัวข้อนี้ก็ต่อเมื่อกิจการจด Vat แล้วเท่านั้น (ถ้าไม่ได้จด vat ไม่มีสิทธิใส่คำว่าใบกำกับภาษีนะจ๊ะ)

3) ตัวอย่างใบวางบิล

ใบวางบิล คือ ใบที่รวบรวมการแจ้งหนี้ (อาจจะมีหลายคราว) เพื่อวางบิลเรียกเก็บเงินลูกค้าในทีเดียวค่ะ

หลายคนคงมีคำถามว่าจริงๆ เราก็แจ้งหนี้ไปพร้อมกับส่งของแล้ว จำเป็นจะต้องวางบิลไหม?

คำตอบ คือ วางหรือไม่ก็แล้วแต่ธรรมเนียมที่ตกลงกัน ส่วนใหญ่กิจการขนาดใหญ่มักจะกำหนดให้มาวางบิลอีกรอบ ตามระยะเวลาที่กำหนดจากนั้นพวกเค้าถึงจ่ายชำระเงินให้ ส่วนเนื้อหาในเอกสารนี้ก็คล้ายๆ กับข้อ 2 ใบแจ้งหนี้เลย แต่บางทีถ้าวางบิลรวมสำหรับหลายๆใบแจ้งหนี้ ก็สามารถระบุรายละเอียดแต่ละรายการลงไปได้

4) ตัวอย่างใบเสร็จรับเงิน

ใบเสร็จรับเงิน คือ เอกสารสุดท้ายสำหรับขั้นตอนการขาย ที่ยืนยันว่ากิจการได้รับเงินจากลูกค้าเรียบร้อยแล้วนะ (เป็นอันว่ากระบวนการขายจบสิ้น) เอกสารตัวนี้จะต้องตรงกับจำนวนที่แจ้งหนี้ และอาจระบุจำนวนกับวันที่ที่รับชำระตามธนาคารไว้ด้วยก็ได้

ทั้งนี้ทั้งนั้น เราสามารถปรับใช้เอกสารให้เข้ากับกระบวนการทำงานของกิจการได้ แต่ที่สำคัญเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการบันทึกบัญชี จะประกอบด้วย ใบแจ้งหนี้ และใบเสร็จรับเงิน นั่นเอง เพราะมันบ่งบอกการเกิดขึ้นของรายได้ และการรับเงินจากลูกค้า

5. ข้อควรระวัง เมื่อออกเอกสารขาย

เอกสารขายถือว่า เป็นเอกสารที่สำคัญห้ามส่งผิดเด็ดขาด เพราะว่าเรามีลูกค้าหลายราย บางรายเงื่อนไขการค้าไม่เหมือนกัน ขึ้นอยู่กับว่า แต่ละดีลที่เราตกลงกันตามใบเสนอราคาจะลงตัวที่ดีลไหน ถ้าส่งผิดราย ตายแน่นอน จึงต้องระวังข้อมูลของเอกสารเป็นอย่างมากเลยนะ

6. ระวังอะไรบ้าง ก่อนส่งเอกสารการขายให้ลูกค้า

1. ชื่อลูกค้า ตรงกับ E-Mail ที่จะส่งออกไป หรือ ส่งเอกสารตัวจริง ตรงกับ ที่อยู่จ่าหน้าซองจดหมายที่จะส่งออกให้ลูกค้า
2. เงื่อนไขการขาย เป็นไปตามที่ตกลงกับลูกค้าหรือไม่
3. หากมีข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับความเป็นส่วนตัวของลูกค้าในเอกสารขาย ควรปฏิบัติตามกฎหมายความเป็นส่วนตัวและการคุ้มครองข้อมูล PDPA เช่น กิจการรับคำนวณเงินเดือนให้ลูกค้า เวลาส่ง E-Mail ข้อมูลลูกค้า ควรมีรหัสป้องกันการเปิดไฟล์ให้เรียบร้อย

สรุปเอกสารการซื้อขายสินค้า มีอะไรบ้าง

สุดท้ายกระบวนการขายจะกลับมาวนลูฟ เริ่มต้นใหม่เปิดใบเสนอใหม่ ออกใบแจ้งหนี้ จนกระทั่งออกใบเสร็จรับเงิน แต่ที่สำคัญการจัดการเอกสารให้เป็นมืออาชีพ และถูกต้องตั้งแต่เริ่มจนจบกระบวนการ อาจเป็นหนึ่งในความประสบการณ์ที่ดีที่ส่งไปถึงใจลูกค้าได้เช่นกัน

และสำหรับใครเข้าใจเรื่องเอกสารขายแล้ว อยากรู้ต่อเกี่ยวกับเอกสารค่าใช้จ่ายหรือเอกสารซื้อสินค้า แนะนำไปอ่านเพิ่มเติมที่นี่ได้เลยจ้า: เอกสารการจ่ายเงินมีอะไรบ้าง เรื่องต้องรู้ถ้าอยากมีกำไรชัวร์ๆ

เปิดบริษัทแล้วรู้จริงเกี่ยวกับเอกสารบัญชี ติดต่อ Line: @zerotoprofit

ติดตาม Zero to Profit ช่องทางอื่นได้ที่

Facebook: https://facebook.com/ZerotoprofitTH/

Blockdit: https://www.blockdit.com/zerotoprofit

ขอบคุณตัวอย่างเอกสารสวยๆจาก Flowaccount