จ้างพนักงานคนแรกต้องรู้อะไรบ้าง ?

“วันนี้พี่มีพนักงานคนแรกมาเริ่มงานด้วย ช่วยพี่คิดหน่อยได้มั้ยว่า พี่ต้องทำอะไรบ้าง?”

คำถามเปิดประเด็นมาตั้งแต่ต้นเดือน เดาว่า…ธุรกิจของคุณพี่น่าจะเริ่มต้นได้สวย เธอจึงจ้างพนักงานคนแรกเข้ามาในบริษัท

แต่การจ้างพนักงานคนแรก เราต้องเข้าใจเรื่องอะไรบ้าง มีหน้าอะไรที่เจ้าของธุรกิจต้องทำ และเราจะมีรายจ่ายอะไรเพิ่มเติมไหม

วันนี้ Zero to Profit จะชวนทุกคนมาทำความเข้าใจสิ่งที่เจ้าของธุรกิจต้องรู้เบื้องต้น เมื่อมีพนักงานคนแรกไปพร้อมๆ กัน

1.เริ่มต้นเก็บประวัติพนักงาน

เมื่อตัดสินใจจ้างพนักงานประจำคนแรก เจ้าของธุรกิจอาจจะดีใจจนลืมเก็บข้อมูลพนักงานไว้ รู้ตัวอีกที อ่าวว…พนักงานหายตัวไปซะแล้ว

ถ้าหายตัวไปเฉยๆ ยังพอว่า แต่ถ้าแจคพอตแตก พนักงานหายไปพร้อมกับข้อมูลสำคัญของลูกค้า หรือสิ่งของมีค่าของบริษัท เจ้าของธุรกิจคงหน้าซีดไปตามๆ กันจริงไหม

การเก็บประวัติพนักงานจึงเป็นเรื่องที่เจ้าของธุรกิจทุกคนควรทำ ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจขนาดเล็กหรือใหญ่ จ้างพนักงานเงินเดือนเยอะหรือน้อย

ข้อมูลที่ควรเก็บไว้สำหรับพนักงานแต่ละคนเป็นอย่างน้อย ได้แก่

• ข้อมูลพื้นฐาน อย่างเช่น ชื่อ-สกุล ที่อยู่ เบอร์ติดต่อ เบอร์ติดต่อญาติหรือบุคคลใกล้ชิด
• วันเข้างาน/ตำแหน่งงาน
• ฐานเงินเดือน
• ข้อมูลการลดหย่อนภาษี เช่น เอาคนในครอบครัวมาลดหย่อนไหม มีประกันชีวิตที่ลดหย่อนได้หรือไม่

ข้อมูลเหล่านี้ ไม่ได้มีความสำคัญเพียงแค่เป็นข้อมูลพื้นฐานไว้ติดตามตัวพนักงาน แต่มันยังมีความเกี่ยวโยงกับเรื่องอื่นๆ เช่น บัญชีและภาษีด้วยซึ่งเราจะอธิบายในข้อถัดๆ ไป

อ้อ..แล้วเจ้าของธุรกิจอย่าลืมว่าการเก็บข้อมูลต่างๆ ของพนักงานต้องได้รับการอนุญาตและทำตาม PDPA พรบ. คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลที่เพิ่งบังคับใช้ด้วยน้า

2.ขึ้นทะเบียนประกันสังคม

เรื่องถัดมาที่เจ้าของกิจการทั้งหลายต้องทำความเข้าใจคงหนีไม่พ้นเรื่องการขึ้นทะเบียนประกันสังคม

ตอนที่เริ่มทำธุรกิจเราอาจจะเป็นเจ้าของคนเดียวที่ทำงานโดยไม่มีลูกจ้างจึงไม่แปลกใจที่ชีวิตไม่เคยข้องเกี่ยวกับ “ประกันสังคม”  

แต่ว่าพอมีพนักงานคนแรก เราต้องทำความเข้าใจเรื่องนี้ เพราะเราต้องดูแลให้เค้าได้รับสิทธิ์ประโยชน์ทางสุขภาพและการทำงานพื้นฐานตามที่ควรจะเป็นด้วย เช่น ค่าหมอ ค่ายา ค่าทำฟัน ยามเจ็บป่วย หรือเกิดอุบัติเหตุ,ค่าเงินชดเชย กรณีทุพพลภาพ, ค่าจัดงานกรณีเสียชีวิต, ค่าใช้จ่ายยามเกษียณ

ฉะนั้น สิ่งที่เจ้าของธุรกิจต้องทำตามกฎหมาย คือ

1.ขอขึ้นทะเบียนนายจ้างและลูกจ้าง

เจ้าของธุรกิจต้องขอขึ้นทะเบียนนายจ้างตามกฎหมาย เมื่อมีลูกจ้างตั้งแต่ 1 คนขึ้นไป พร้อมกับขึ้นทะเบียนลูกจ้างเป็นผู้ประกันตน ภายใน 30 วัน และเมื่อมีการรับลูกจ้างใหม่เพิ่มขึ้นต้องแจ้งขึ้นทะเบียนลูกจ้างใหม่ภายใน 30 วัน เช่นกัน

2.นำส่งประกันสังคมให้พนักงาน

หลังจากที่ขึ้นทะเบียนทั้งนายจ้าง และลูกจ้าง (พนักงาน) เรียบร้อยแล้ว หน้าที่เรายังไม่จบ เพราะว่าเราต้อง

• หักเงินสมทบประกันสังคมจากเงินเดือนของลูกจ้าง ด้วยอัตรา 5% ของเงินเดือน สูงสุดไม่เกิน 750 บาทต่อเดือน
• สมทบเงินเพิ่มตามกฎหมายให้กับลูกจ้าง ด้วยอัตรา 5% ของเงินเดือน สูงสุดไม่เกิน 750 บาทต่อเดือน

แล้วนำส่งสำนักงานประกันสังคมภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป เป็นประจำทุกๆ เดือน

ตัวอย่างเช่น

นาย Zero เป็นลูกจ้างมีเงินเดือนเดือนละ 35,000 บาท นายจ้างต้องหักเงินนาย Zero 750 บาท (เพราะ 5%x35,000 = 1,750 บาท สูงกว่า 750 บาท จึงหักตามอัตราสูงที่ 750 บาท) และจ่ายเงินสมทบไปอีก 750 บาท นำส่งให้สำนักงานประกันสังคมรวม 750+750 = 1,500 บาท

หมายเหตุ: บางครั้งอาจมีการปรับลดอัตราเงินสมทบประกันสังคม นายจ้างต้องติดตามข่าวสารอยู่ตลอดนะ

3.จ่ายเงินกองทุนทดแทนประจำปี

กองทุนทดแทนเป็นอีกกองทุนหนึ่งที่เพิ่มเติมจากเงินประกันสังคม ถ้ามีลูกจ้างคนแรก ให้จ่ายเงินทดแทนภายใน 30 วันในปีแรก ส่วนปีถัดไปนายจ้างจะต้องจ่ายเงินทดแทนประจำปีทุกต้นปี พร้อมกับส่งรายงานค่าจ้างที่จ่ายจริงแก่สำนักงานประกันสังคมด้วย

อัตราจ่ายชำระจะมากหรือน้อยขึ้นอยู่กับลักษณะงานและการประเมินของสำนักงานประกันสังคม

ถ้าใครอยากศึกษาข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับประกันสังคม คลิกไปดูได้ที่นี่เลย

3.คำนวณและหักภาษีส่งสรรพากร

หน้าที่ถัดมาถึงแม้ไม่อยากทำ แต่พอเป็นนายจ้างแล้วกฎหมายก็บังคับให้เราต้องทำโดยปริยาย

สิ่งที่นายจ้างต้องทำเกี่ยวกับภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา (ของลูกจ้าง) คือ การคำนวณภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาของลูกจ้าง แล้วหักภาษี ณ ที่จ่าย นำส่งให้กับสรรพากรทุกเดือน ด้วย ภงด.1

แล้วเท่านี้ยังไม่พอ ทุกๆ ปี เราต้องสรุปยอดใน ภงด.1ก แล้วนำส่งสรรพากรให้ลูกจ้างด้วยนะ

ตัวอย่างเช่น

นาย Zero พนักงานคนดีคนเดิม ได้เงินเดือนเดือนละ 35,000 บาท นายจ้างต้องเก็บข้อมูลลดหย่อนของเค้า แล้วเอามาคำนวณภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาด้วย

สมมติทั้งปี เงินได้สุทธิของนาย Zero ที่หักค่าใช้จ่ายและค่าลดหย่อนแล้ว เหลือเท่ากับ 260,000 บาท คำนวณภาษีได้ทั้งปี 5,500 บาท

แปลว่า ทุกเดือนตอนจ่ายเงินเดือน เราต้องหัก ณ ที่จ่ายเดือนละ 5,500/12 = 458.33 บาท และนำส่งภาษีของนาย Zero นี้ให้กับกรมสรรพากรด้วยนะ

สรุปแล้วถ้ามีพนักงาน..จะต้องเข้าใจอะไรบ้าง

จากเรื่องทั้งหมดที่เล่ามา สิ่งที่นายจ้างต้องเสียเมื่อมีพนักงานคนแรก มีตามนี้

1. เงินเดือน (แน่นอนอยู่แล้ว)
2. เงินสมทบประกันสังคม 5% ของเงินเดือน ไม่เกิน 750 ต่อเดือน และเงินกองทุนทดแทน

ส่วนเงินที่พนักงานต้องโดนหักไปมีตามนี้

1. ประกันสังคมส่วนของลูกจ้าง 5% ของเงินเดือน ไม่เกิน 750 ต่อเดือน
2. ภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาหัก ณ ที่จ่าย ตามอัตราก้าวหน้าหาร 12 เดือน

สองข้อข้างบนนี้ นายจ้างมีหน้าที่ต้องหักเงินและนำส่งสำนักงานประกันสังคมและสรรพากรให้กับลูกจ้างน้า ไม่งั้นอาจโดนค่าปรับ

ทั้งหมดนี้เป็นเรื่องที่เจ้าของธุรกิจต้องรู้ เมื่อคิดจะมีพนักงานช่วยทำงานในบริษัทสักคน

ไม่ใช่แค่เงินเดือนและสวัสดิการที่เราต้องจ่าย แต่อยากให้เจ้าของธุรกิจมองลึกลงไปถึงค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม และหน้าที่ที่ต้องทำเพิ่มตามกฎหมายกำหนด

เพราะจากนี้ธุรกิจคงไม่ได้รันด้วยตัวเราคนเดียวแล้ว แต่เรามี “พนักงาน” ที่จะมาช่วยเติมเต็มให้ธุรกิจเติบโตได้ในอนาคต

ปรึกษาปัญหาบัญชีธุรกิจ หาโปรแกรมบัญชีเก็บข้อมูลพนักงานในที่เดียว ติดต่อ

Line: @zerotoprofit

ติดตาม Zero to Profit ได้ที่

Facebook: https://facebook.com/ZerotoprofitTH/

Blockdit: https://www.blockdit.com/zerotoprofit