การทำธุรกิจไม่ว่าจะเป็นแบบบุคคลหรือนิติบุคคล ถ้าอยากรู้ว่ากำไรขาดทุนเท่าไร ทำแล้วรวยมั้ย จำเป็นต้องทำบัญชีค่ะ หากเริ่มต้นจ้างงานนักบัญชีแล้วต้องส่งเอกสารงานบัญชีอะไรบ้าง ลองมาทำความเข้าใจสำหรับนักธุรกิจเพิ่งจ้างนักบัญชีไปพร้อมๆ กันในบทความนี้ได้เลย
การทำบัญชีคืออะไร ต้องทำจริงๆใช่ไหม
ถ้าทำธุรกิจไม่ว่าจะเป็นแบบบุคคลหรือนิติบุคคล ถ้าอยากรู้ว่ากำไรขาดทุนเท่าไร ทำแล้วรวยมั้ย จำเป็นต้องทำบัญชีค่ะ ถ้าเราเป็นร้านเล็กๆ ยังไม่ได้จดบริษัท เราทำบัญชีง่ายๆ เองได้ เมื่อไรก็ตามที่จดเป็นนิติบุคคล เช่น ห้างหุ้นส่วนหรือบริษัท อันนี้ต้องเริ่มจ้างนักบัญชีทำบัญชีให้ละ เพราะกฎหมายกำหนดไว้อย่างชัดเจน
เอกสารงานบัญชีที่ต้องส่ง มีอะไรบ้าง
เอกสารที่ต้องมีส่งให้นักบัญชีอย่างน้อย มี 3 ส่วนหลักๆ คือ
- เอกสารขายและรับเงิน
- เอกสารซื้อและจ่ายเงิน
- Bank Statement จากธนาคาร
1. เอกสารขายและรับเงิน
ตอนที่เราขายสินค้าก็ต้องมีเอกสารที่เรียกว่า “ใบแจ้งหนี้” เอกสารตัวนี้จะใช้บันทึกบัญชีรายได้ ใบแจ้งหนี้จะถูกสร้างทุกครั้งที่มีรายการขาย ถัดมาเมื่อรับเงินจะต้องมีเอกสารที่เรียกว่า “ใบเสร็จรับเงิน” ซึ่งเป็นเอกสารที่ระบุวันรับเงินจากรายได้ที่เกิดขึ้นก่อนหน้านี้ ใบเสร็จรับเงิน มันจะอ้างถึงใบแจ้งหนี้ที่สร้างมาก่อนหน้าเสมอ
บางธุรกิจการขายเกิดพร้อมรับเงิน ก็สร้างใบแจ้งหนี้พร้อมใบเสร็จรับเงินในวันเดียวกัน แต่สำหรับบางธุรกิจขายแล้วกว่าจะรับเงินอีกพักนึง วันที่ในใบแจ้งหนี้จะเกิดก่อนวันที่ในใบเสร็จรับเงิน เอกสารกลุ่มแรกนี้นักบัญชีจะใช้บันทึกบัญชีฝั่งรายได้และการรับเงินให้เรา
2. เอกสารซื้อและจ่ายเงิน
โดยทั่วไปทุกธุรกิจต้องมีการซื้อของเข้ามาในกิจการอย่างแน่นอน ถ้าสมมติซื้อพวกสินค้าเข้ามา มักจะต้องมีเอกสารที่เรียกว่า “ใบแจ้งหนี้” จาก supplier และพอเราจ่ายชำระเงินออกไป จะต้องมี “ใบเสร็จรับเงิน” เป็นหลักฐานยืนยันการชำระเงินทุกครั้งเอกสารสองตัวนี้จะเป็นคู่เอกสารที่เราต้องเก็บไว้ให้นักบัญชี ในการบันทึกรายการซื้อและจ่ายชำระเงินให้นั่นเอง
แต่สำหรับบางครั้งธุรกิจมีค่าใช้จ่ายเกิดขึ้นแบบไม่มีใบแจ้งหนี้และใบเสร็จก็เป็นได้ เช่น
- ซื้อของร้านสะดวกซื้อจ่ายสดทันที ไม่ได้ใบแจ้งหนี้ แต่อาจได้แค่ใบเสร็จใบเดียว เราก็ต้องเก็บใบเสร็จตัวนั้นไว้ให้บัญชี
- จ่ายเงินเดือนพนักงาน ไม่มีใบแจ้งหนี้และใบเสร็จแน่นอน แต่เราต้องมีเอกสารอย่างอื่นประกอบ เช่น รายงานสรุปการจ่ายเงินเดือน
- จ่ายเงินค่าจ้างงานฟรีแลนซ์ เค้าไม่ออกเอกสารอะไรให้ ทางฝั่งเราเองอาจต้องทำใบรับรองการรับเงิน แนบสำเนาบัตรประชาชนฟรีแลนซ์ไว้ เป็นต้นค่ะ
โดยหลักการแล้วทุกรายการที่เป็นค่าใช้จ่ายหรือจ่ายเงินออกไป ต้องมีหลักฐานเอกสารประกอบตามความเหมาะสมเพื่อพิสูจน์ว่าเราได้จ่ายชำระไปจริงนั่นเอง
ตัวเอกสารค่าใช้จ่ายมันจะยากกว่ารายได้ตรงที่มันมีหลากหลายรูปแบบมากกว่า อย่างเอกสารสำคัญอื่นๆ เช่น ใบรับสินค้า หรือสัญญาเช่าต่างๆ มันเยอะไปหมดในส่วนของฝั่งรายจ่าย หัดเรียนรู้ไปเรื่อยๆ ทีละรายการได้เลย ต้องเจอบ่อยแน่ๆ
3. Bank Statement
มีเอกสารขายรับเงินแล้ว และซื้อกับจ่ายเงินแล้ว Bank Statement ยังจำเป็นอยู่ไหมสำหรับการทำบัญชี
ตอบได้เลยว่า ยังจำเป็นสำหรับการทำบัญชีมาก เพราะว่า Bank Statement เป็นเอกสารแสดงการรับเงินและจ่ายออกไปในช่วงเวลานึง ถ้าเรามี Bank Statement ให้บัญชี นักบัญชีจะครอสเช็คได้ว่าการรับเงินเกิดขึ้นจริง และจ่ายเงินเกิดขึ้นจริง ไม่ได้มีรายการใดตกหล่น เช่น ลูกค้าโอนเงินมาแล้วเราไม่รู้ตัวเลยไม่ได้เปิดบิลใบเสร็จรับเงิน หรือ เงินหากออกไปจากออฟฟิศ แต่ไม่มีใครขอเอกสารใบเสร็จรับเงินมาไว้ให้ครบ เป็นต้น
สำหรับ Bank Statement เอกสารนี้ได้มาง่ายๆเพียงแค่ขอจากธนาคารที่เราใช้บริการอยู่ จะเรียกผ่านแอพพลิเคชั่น หรือว่าขอใช้บริการให้ธนาคารส่ง E-mail มาให้ทุกเดือนก็ได้เลยตามสะดวก ได้มาปุ๊ป รีบจัดการส่งให้บัญชีได้เลย
นักบัญชีได้เอกสารแล้ว เอาไปทำอะไรต่อ
หน้าที่ของนักบัญชีเมื่อได้เอกสารแล้ว ก็ทำการวิเคราะห์รายงานเพื่อบันทึกข้อมูลให้เราอย่างถูกต้อง โดยจะคุมยอดรายรับ รายจ่ายว่าครบหรือไม่ ผ่าน Bank Statement นั่นเอง
การส่งเอกสารบัญชีทุกเดือน ช่วยให้บัญชีสามารถตรวจสอบและควบคุมการเงินของธุรกิจในระยะสั้นๆ ได้อย่างถูกต้องและรวดเร็ว ช่วยให้พบข้อผิดพลาดและปัญหาทางการเงิน ในขณะที่ยังมีโอกาสแก้ไขได้ง่ายด้วย
ทำบัญชีแล้ว ได้อะไรบ้าง มีประโยชน์ยังไง
ส่งเอกสารครบ ทำบัญชีแล้วได้อะไรบ้าง
สิ่งที่เห็นได้เป็นรูปธรรมเลยคือ 3 งบ 4 รายงาน
3 งบมีอะไรบ้าง
- งบแสดงฐานะการเงิน
- งบกำไรขาดทุน
- งบแสดงการเปลี่ยนแปลงของผู้ถือหุ้น
หากท่านส่งข้อมูลให้ทางบัญชีจัดทำอยู่แล้วทุกเดือน จะเช็คว่าบัญชีได้ทำบัญชีให้เราจริงไหม ให้ขอดู 3 งบนี้ได้เลยค่ะ หากมีกาปิดบัญชีแล้วเรียบร้อย ข้อมูล 3 งบนี้จะต้องมีการเปลี่ยนแปลงและอัปเดตเป็นข้อมูลปัจจุบันแล้ว
4 รายงานมีอะไรบ้าง
- รายงานลูกหนี้
- รายงานเจ้าหนี้
- รายงานทรัพย์สิน
- รายงานสินค้าคงเหลือ
4 รายงานนี้ทำให้เราทรางถึงสถานการณ์การเงินอื่นๆ ที่สำคัญ เช่น ลูกหนี้ทราบถึงเราจะวางแผนเก็บหนี้ยังไง เจ้าหนี้มีข้อมูลเพื่อบริหารเงินสดได้ รายงานทรัพย์สินเรามีเงินสดที่ลงทุนอะไรไปแล้วบ้างแล้วยังต้องลงทุนเพิ่มไหม สินค้าคงเหลือมีค้างนานไหม เพื่อให้สามารถตัดสินใจและแก้ไขปัญหาในขณะที่ยังเป็นไปได้ และยังสามารถปรับแผนการเงินได้อย่างทันที เช่น การปรับงบประมาณรายรับ-รายจ่าย และการวางแผนการลงทุน โดยที่ไม่ต้องรอจนถึงสิ้นปี ช่วยให้ธุรกิจมีการบริหารจัดการที่ดีขึ้น เดือนต่อเดือน สามารถรติดตามและประเมินผลการดำเนินงานของธุรกิจได้ทันที
ทำบัญชีแล้วมีประโยชน์ยังไง
ถ้าเราทำเอกสารครบ ทั้ง 3 เรื่อง 1) การขายและรับเงิน 2) การซื้อและจ่ายเงิน 3) มี Bank Statement เงินเข้าออก นักบัญชีจะบันทึกบัญชีให้เราเห็นผลประกอบการของธุรกิจประจำเดือนได้อย่างแม่นยำ เราจะรู้เลยว่า
- มีกำไรขาดทุนเท่าไร
- เรารวยขึ้น หรือจนลง
- การจ่ายภาษีจะมีที่มาที่ไปที่ชัดเจน คือ ไม่จ่ายภาษีมากจนเกินไป เพราะเอกสารค่าใช้จ่ายครบถ้วนถูกต้อง
- สุดท้ายการตัดสินใจธุรกิจในอนาคตนั้นก็จะทำได้ง่ายมากยิ่งขึ้น
FAQ : คำถามที่พบบ่อย
Q : อย่างงี้แปลว่าทำธุรกิจแล้วไม่ผ่านบัญชีธนาคารก็มีความเสี่ยงเงินหายมากกว่าทำผ่านบัญชีใช่ไหม
A : จะพูดแบบนั้นก็ได้ เพราะถ้าเราเปิดบัญชีมีรายการเข้า-ออก มันถูกบันทึกเป็นหลักฐานไว้หมด เงินหายไปทีตามหาง่ายกว่าการที่ไม่มีบันทึกอะไรไว้เลย ส่วนใครที่ทำธุรกิจโดยรับ-จ่ายเงินสดอย่างเดียว ถ้ามีจดรายการเงินเข้า-ออกไว้ แล้วตรวจนับเงินสดเป็นประจำก็สามารถทำได้ ซึ่งเป็นวิธีควบคุมเงินแบบบ้านๆ อีกรูปแบบนึง ซึ่งสุดท้ายแล้วก็ต้องแจ้งนักบัญชีอีกเช่นกันว่าเรามีเงินสดเข้าออกในเดือนเท่าไร และเงินสดคงเหลือสิ้นเดือนเท่าไร เค้าจะได้ครอสเช็คให้เราถูกต้อง สุดท้ายแล้ว ถ้าไม่อยากยุ่งยากเรื่องจัดการเงินสด ทำรายการผ่าน Bank Statement น่าจะประหยัดเวลาสุด สิ้นเดือนเราก็เรียกรายงานส่งให้นักบัญชีได้เลย
บทสรุป
เอกสารงานบัญชีที่เราเก็บรวบรวมและจัดทำให้ขึ้นให้ถูกต้อง ไม่ได้ทำเพื่อนักบัญชีเท่านั้น แต่เราทำเพื่อตัวเราเอง ตัวแปรที่สำคัญก็คือ ข้อมูลที่ Input จะต้องได้รับการวิเคราะห์ ประมวลผลให้ถูกต้อง ถึงจะได้ Output ที่ถูกต้อง นำมาใช้บริหารงานได้อย่างมีประสิทธิภาพนั่นเอง ถ้าเข้าใจแบบนี้ทุกคนน่าจะมีกำลังใจในการเปิดบิล เก็บรวบรวมเอกสารขึ้นเยอะเลย เริ่มต้นเก็บเอกสารให้ถูก เลือกนักบัญชีให้ดี รับรองว่ามีข้อมูลให้ใช้บริหารงานได้อย่างดีแน่ๆ
ปรึกษาปัญหาบัญชีธุรกิจ หาโปรแกรมบัญชีที่ใช่สำหรับธุรกิจคุณ ติดต่อ
Line: @zerotoprofit หรือ https://lin.ee/36U1ks0Y
ติดตาม Zero to Profit ช่องทางอื่นได้ที่
Facebook: https://facebook.com/ZerotoprofitTH/
Blockdit: https://www.blockdit.com/zerotoprofit
