เอกสารการจ่ายเงินมีอะไรบ้าง เรื่องต้องรู้ถ้าอยากมีกำไรชัวร์ๆ

เริ่มต้นจากความสำคัญของระบบเอกสารซื้อ-จ่ายเงินกันก่อนเลย ในระบบเอกสารซื้อ-จ่ายเงินเป็นส่วนสำคัญของธุรกิจมีผลต่อการดำเนินงาน เพราะทุกๆ ธุรกิจก็ต้องการวัตถุดิบ สินค้า หรืออุปกรณ์ต่างๆ เข้าไปซัพพอร์ตการทำงานจริงไหมคะ

ถ้าใครซื้อของเก่ง เลือกของดี มีระบบจ่ายที่ดี นั่นหมายถึง กิจการนั้นมีการดำเนินธุรกิจอย่างราบรื่นค่ะ

แล้วระบบการซื้อไปจนถึงการจ่ายเงิน มีขั้นตอนอย่างไร เอกสารอะไรบ้าง ลองมาดูในภาพนี้กัน

ระบบซื้อสินค้า ถ้าทำตามนี้ได้ รับรองว่ากำไรไม่หายไปไหนแน่

1.ใบขอซื้อ

ถ้าธุรกิจเรามีหลายแผนก การทำใบขอซื้อจากพนักงานในแผนกต่างๆ มาให้หัวหน้าพิจารณาก่อนเป็นการช่วยสกรีนความจำเป็นของการจัดซื้อสินค้า ฉะนั้น สิ่งที่ผู้ขอซื้อต้องตอบให้ได้ คือ

ทำไมจึงขอซื้อสินค้านี้
เปรียบเทียบการเสนอราคากับ Supplier อย่างน้อย 2-3 เจ้า ให้หัวหน้าพิจารณาแล้ว
หัวหน้าต้องลงลายมือชื่อเพื่ออนุมัติ ส่งต่อในขั้นตอนสั่งซื้อต่อไป

2.ใบสั่งซื้อ

ขั้นถัดมาเป็นขั้นของการตัดสินใจสั่งซื้อ เราจะออกใบสั่งซื้อกำหนด Spec สินค้าและส่งให้กับ Supplier ที่ถูกเลือก ความสำคัญของใบสั่งซื้อ คือ จะเป็นหลักฐานยืนยันว่าธุรกิจได้ทำสัญญาสั่งซื้อแล้ว Supplier ห้ามผิดนัดหรือเบี้ยวไม่ส่งสินค้า ไม่ให้บริการเป็นเด็ดขาด

3.ใบรับสินค้า

กรณีที่ซื้อสินค้าเข้ามาควรมีใบรับสินค้า เพื่อนับสินค้าที่รับเข้า ว่าถูกต้องตรงกับการสั่งซื้อหรือไม่ ในขณะเดียวกัน Supplier เองก็จะมี “ใบส่งสินค้า” แนบมาด้วย เพื่อยืนยันการส่งของทั้งหมด

เมื่อรับใบแจ้งหนี้จาก Supplier แล้วต้องส่งตั้งหนี้

เมื่อ Supplier ส่งสินค้าหรือให้บริการเรียบร้อย เราต้องนำเอกสาร “ใบแจ้งหนี้” จาก Supplier มาตั้งหนี้ในระบบบัญชี ซึ่งหมายความว่า เราเกิดภาระผูกพันที่จะต้องชำระหนี้ขึ้นแล้ว ฉะนั้น อย่าลืมเช็คความถูกต้องทั้ง

คำอธิบาย
จำนวน
มูลค่า

ให้เรียบร้อยก่อนรับเอกสารและบันทึกรายการตั้งหนี้ลงไป

4.ใบสำคัญจ่าย

ขั้นตอนสุดท้ายหลังจากผ่านมาหลายด่าน เป็นขั้นตอนของการชำระเงิน เราควรมีเอกสารที่เรียกว่าใบสำคัญจ่าย เพื่อยืนยันการจ่ายเงิน ซึ่งขั้นตอนนี้ต้องตรวจสอบดีๆ ก่อนกดชำระว่าเราได้ชำระเงินให้กับ Supplier ที่ส่งสินค้าและให้บริการเรียบร้อยแล้วใช่หรือไม่ และควรมีคนตรวจสอบเป็นประจำเพื่อความถูกต้องนั่นเอง

หลังจากจ่ายเงินแล้ว สิ่งที่เราจะได้รับก็คือ “ใบเสร็จรับเงิน” จาก Supplier นั่นเองค่ะ

ข้อดีของการจ่ายเงินให้เป็นระบบ

การจ่ายเงินให้เป็นระบบ หมายถึง การวางรูปแบบเอกสาร วิธีการจ่ายเงิน และวิธีการตรวจสอบการจ่ายเงิน อย่างรัดกุม เพื่อลดความผิดพลาด และป้องการการใช้จ่ายที่ไม่มีประโยชน์กับธุรกิจ
ข้อดีมีอะไรบ้างมาดูกันค่ะ

ช่วยในการควบคุมการเงินของกิจการ ทำให้สามารถติดตามและควบคุมการจ่ายเงินได้
ป้องกันการประพฤติผลทางการเงินไม่เหมาะสม เช่น โอกาสทุจริตในกิจการ
การประหยัดเวลา ลดการกระทำที่ซ้ำซ้อน

บทสรุป

ทั้ง 4 เอกสารนี้อาจจะไม่คุ้นหูเจ้าของกิจการเท่าไรนัก เพราะส่วนใหญ่เรามักให้ความสนใจกับการขายสินค้ามากกว่าการจ่ายเงิน แต่ถ้าอยากลดค่าใช้จ่าย และมั่นใจว่าเงินจะไม่รั่วไหลไปไหนลองวางระบบเอกสารการจ่ายเงินให้รัดกุมดู แล้วจะพบว่าวิธีนี้ช่วย Save เงินในกระเป๋าได้ดีขึ้นเยอะเลย

คำถามที่พบบ่อย

เมื่อไหร่ควรทำเอกสารการจ่ายเงิน?

จริงๆแล้วหากเราทำธุรกิจ ต้องยึดคติ รับให้ง่าย จ่ายให้เป็นระบบ
การจ่ายแนะนำว่า ควรจ่ายเมื่อได้รับสินค้าหรือบริการแล้ว ยิ่งไปกว่านั้นควรที่ขอเครดิตด้วย เพื่อเป็นการบริหารเงินสดภายในกิจการ แต่ว่าการขอเครดิตกับคู่ค้า ขึ้นอยู่กับหลายๆปัจจัยค่ะ แต่ปัจจัยหลักเลย คือ เรามีอำนาจทางการค้าต่อรองได้มากน้อยเพียงไร
ยังไงก็ตาม ให้เราลองขอไปก่อนดีกว่า มีทริคหรือเทคนิคมากมายที่จะเพิ่มโอกาสให้เราขอเครดิต Supplier ได้นะ
เราก็มี เทคนิคการเขียน E-mail เพื่อขอเครดิต มาฝากตามลิงค์นี้เลย
Sample Request for Credit Terms Email

วิธีการแก้ไขข้อผิดพลาดในเอกสารการจ่ายเงิน?

หากพบข้อผิดพลาดในเอกสารจ่ายเงิน เรื่องแรกที่ต้องทำคือ หาสาเหตุของข้อผิดพลาดก่อนว่าเกิดขึ้นได้อย่างไร เพื่อที่เราจะสามารถหากระบวนการมาอุดช่องโหว่เพิ่มเติม
เมื่อทราบถึงสาเหตุแล้ว ต่อไปให้ดำเนินการแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้น ให้กลับมาถูกต้องตามระบบการจ่ายเงินที่ควรจะเป็นนั่นเอง

ตรวจสอบข้อผิดพลาด
แก้ไขข้อมูล
บันทึกการแก้ไขที่ทำเพื่อให้ทราบถึงการปรับปรุง
แจ้งผู้ที่เกี่ยวข้อง
ปรับปรุงทางบัญชีและการเงิน
ติดตามการแก้ไข
เรียนรู้และป้องกันข้อผิดพลาดในอนาคต

สำหรับผู้ประกอบการ พลาดไม่ได้เลยเกี่ยวกับเรื่องเอกสาร ยังมีเอกสารอื่นๆ ให้ที่เราควรโฟกัสอีกเพียบ ลองดูที่บทความนี้เลย
9 เรื่องต้องรู้ จดบริษัทแล้ว จัดการเอกสารยังไง

อยากจ่ายเงินเป็นระบบ มีโปรแกรมที่ถูกใจ ปรึกษา

Line: @zerotoprofit

ติดตาม Zero to Profit ช่องทางอื่นได้ที่

Facebook: https://facebook.com/ZerotoprofitTH/

Blockdit: https://www.blockdit.com/zerotoprofit