เจ้าของธุรกิจเปิดบริษัทครั้งแรกต้องมีงงบ้างล่ะเรื่องเอกสาร ว่าจะต้องมีอะไรบ้าง และเราจะจัดการกับเอกสารบริษัทกันอย่างไรดี?
บางคนถึงกับบ่นว่า ถ้าต้องทำเอกสารเยอะแบบนี้ ไม่จดบริษัทเสียแต่แรกดีกว่า
แต่สำหรับคนที่ยังไม่ถอดใจ อยากทำธุรกิจให้ราบรื่น ยังไม่สายเกินไปค่ะ เพราะว่าวันนี้เราจะชวนทุกคนมาทำความเข้าใจเรื่องเอกสารทั้งหมด 9 เรื่องไปพร้อมๆ กัน ตั้งแต่ต้นจนจบมาให้ไว้ในที่เดียว ถ้าพร้อมแล้วเราไปลุยกันเลย
1.เปิดบัญชีธนาคาร
เรื่องแรกที่สำคัญมากเกี่ยวกับการจัดการเงินและเอกสาร คือ การเปิดบัญชีธนาคารในชื่อบริษัท เพราะนี่เป็นจุดเริ่มต้นในการแยกกระเป๋าระหว่างธุรกิจ และส่วนตัวที่ง่ายที่สุด
ฉะนั้น ถ้าใครจดทะเบียนบริษัทได้เอกสารรับรองนิติบุคคลเรียบร้อยแล้ว สิ่งที่ต้องทำลำดับแรก คือ เดินไปธนาคารแล้วขอเปิดบัญชีธุรกิจค่ะ เพราะนี่จะช่วยแบ่งเงินรับ-จ่ายของธุรกิจออกจากส่วนตัว แถมยังสร้างความน่าเชื่อถือให้กับกิจการได้อีกต่อนึงด้วยนะ
2.จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT)
เช็คให้ชัวร์ก่อนว่าธุรกิจเราเข้าเงื่อนไขต้องจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มไหม ถ้าใช่อย่าลืมไปดำเนินการกับสรรพากรให้เรียบร้อย
และเงื่อนไขธุรกิจที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าที่ว่า ให้ดูจากรายได้ที่ต้องเข้าเงื่อนไข 2 ข้อตามนี้
- รายได้ไม่ได้ยกเว้น เช่น ไม่ใช่ธุรกิจขายพืช สัตว์ หรือหนังสือ (ง่ายๆ เลยลองเอาประเภทรายได้เราไป search ใน google แป๊บเดียวรู้เลยว่าต้องจดทะเบียน VAT ไหม)
- รายได้เกิน 1.8 ล้านบาทต่อปี
ถ้าใครโชคดีต้องจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มล่ะก็ จะต้องยกระดับความเข้มงวดในการออกเอกสารต่างๆ เพิ่มขึ้นไป
3.เข้าใจลักษณะธุรกิจ
มีหลายคนอยากมีธุรกิจ แต่ยังไม่เข้าใจอย่างลึกซึ้งว่าธุรกิจมีลักษณะอย่างไรกันแน่ แนะนำว่าหาเวลานั่งทำความเข้าใจ 2 เรื่องนี้ คือ
- กระบวนการในธุรกิจเป็นยังไงบ้าง เช่น ถ้าเราเป็นธุรกิจ Pre-order กระเป๋าจากต่างประเทศ เราจะซื้อสินค้ามาจากไหนขั้นตอนเป็นยังไง และจะขายไปไหน ช่องทางขายเป็นยังไงบ้าง
- ต้องใช้เอกสารอะไรบ้าง จากตัวอย่างธุรกิจซื้อมาขายไปข้างบน เอกสารที่ใช้อาจจะเกี่ยวกับวงจรการขายและซื้อเป็นหลัก แต่ไม่เกี่ยวข้องกับการจัดการสินค้า เพราะที่ร้านไม่สต๊อกสินค้า จะสั่งของก็ต่อเมื่อได้รับออเดอร์แน่นอนแล้วเท่านั้น
4. วางระบบการขายและจัดการเอกสารบริษัท
พอเราเข้าใจวงจรธุรกิจเบื้องต้นแล้ว จะไปต่อกันที่การ “วางระบบการขาย” หรือ Flow การเดินทางเอกสารตั้งแต่เริ่มไปจนจบกระบวนการขาย เช่น เราต้องมีใบเสนอราคามั้ย ออกใบส่งของเมื่อไร ออกใบแจ้งหนี้/วางบิลกับลูกค้าเมื่อไรบ้าง และออกใบเสร็จรับเงินยังไง
สำหรับเอกสารการขายที่ต้องเจอบ่อยๆ ได้แก่
- ใบเสนอราคา
- ใบส่งของ
- ใบแจ้งหนี้/ใบวางบิล
- ใบเสร็จรับเงิน
ฉะนั้น ต้องทำความเข้าใจดีๆ และกำหนดรูปแบบ ช่วงเวลาไว้ให้ถูกต้องเหมาะสม เพราะมันหมายถึง วิธีการสร้างรายได้ และความเร็วในการสร้างกระแสเงินสดให้ธุรกิจ
5.วางระบบการซื้อ
แน่นอนว่ามีขายแล้วต้องมีซื้อ ระบบนี้จะแบ่งเป็น 2 เรื่องหลักๆ คือ การซื้อสินค้าและค่าใช้จ่ายทั่วไป
สำหรับการซื้อสินค้า มีเอกสารที่เกี่ยวข้องตามนี้
- ใบสั่งซื้อ
- ใบส่งของจากซัพพลายเออร์
- ใบแจ้งหนี้จากซัพพลายเออร์
- ใบเสร็จรับเงินจากซัพพลายเออร์
ส่วนการจ่ายค่าใช้จ่ายต่างๆ ขั้นตอนจะไม่ยุ่งยากเท่าการซื้อสินค้า แต่จะเป็นกระบวนการที่เราต้องเช็กเอกสารการจ่ายที่ได้รับมาทั้งหมด ก่อนจะจ่ายชำระเงิน และเมื่อจ่ายชำระเงินแล้วต้องมีใบเสร็จรับเงินจากซัพพลายเออร์ให้เรียบร้อยค่ะ
หมายเหตุ
- บิลเงินสดบางครั้งอาจเป็นใช้เป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีไม่ได้ถ้าข้อมูลไม่ครบถ้วน ถ้าใครได้รับเอกสารบิลเงินสด แนะนำเช็กตามนี้ก่อน จะได้ไม่พลาดนะคะ: บิลเงินสดใช้แทนใบเสร็จได้รึป่าว ทำยังไงถึงเป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีได้
2. การจ้างงานฟรีแลนซ์บางครั้งเค้าอาจจะไม่ได้ให้ใบเสร็จรับเงินมา แต่ว่าเราสามารถร้องขอให้ฟรีแลนซ์เซนต์หรือจัดทำใบสำคัญรับเงินได้ เพื่อเป็นหลักฐานทางบัญชีและภาษีค่ะ
6.วางระบบสินค้า
ระบบสินค้าในที่นี้จะขอเน้นสำหรับธุรกิจผลิต เพราะว่าเราต้องควบคุมสินค้าให้ได้ทุกขั้นตอน
- ตั้งแต่ซื้อวัตถุดิบมา
- เข้ากระบวนการผลิต
- ผลิตสินค้าสำเร็จรูปส่งออกไปขาย
เราต้องออกเอกสารให้เหมาะสม เพื่อควบคุมสองเรื่องที่สำคัญ คือ 1) ปริมาณ 2) ต้นทุนต่อหน่วย
เพื่อใช้วิเคราะห์ความต้องการสินค้าที่แท้จริง รวมไปถึงต้นทุนที่เกิดขึ้นทั้งหมด มีหลายๆ กิจการที่ไม่ได้ศึกษา หรือวางระบบสินค้าและต้นทุนสินค้าให้ดีพอ อาจจะเจอปัญหาตอนท้ายว่า สินค้าที่ผลิตมาขาดๆ เกินๆ บ้าง เก็บสินค้าไว้เยอะไปบ้าง น้อยไปบ้าง ซึ่งถ้าเราทำความเข้าใจและวางระบบให้สอดคล้องกับการซื้อและขายไว้แต่เนิ่นๆ
7.วางระบบเงินสด
เรื่องนี้เป็นเรื่องที่ต้องระวังถ้าสมมติมีการขายและค่าใช้จ่ายที่เป็นเงินสดแบบเยอะๆ เพราะต้องมีวิธีการทำให้มั่นใจว่ารายได้จากการขายเงินสด ได้ถูกจดและนับทุกวันก่อนเอาเข้าบัญชี ส่วนค่าใช้จ่ายที่จ่ายแบบเงินสด ต้องมีเอกสารเบิกเงินหรือใบเสร็จรับเงินแนบเสมอ
วิธีวางระบบเงินสดง่ายๆ มีดังนี้
- เก็บเงินสดในมือไว้น้อย = เมื่อรับเงินมาต้องฝากบัญชีเป็นประจำ
- ตั้งวงเงินสดย่อย = สำหรับค่าใช้จ่ายเล็กๆ น้อยๆ เบิกบ่อยๆ ให้พนักงานดูแล แต่ต้องมีเอกสารประกอบการเบิกเสมอ
- ตั้งวงเงินเบิกล่วงหน้า = สำหรับบางธุรกิจที่มีเซลล์ อาจเบิกค่าใช้จ่ายล่วงหน้าได้แต่มี limit ว่าต้องมาเคลียร์ภายในวันที่เท่าไร
และสุดท้ายอย่าลืมว่า ไม่ว่าเราจะวางระบบเงินสดแบบไหนก็แล้วแต่ ถ้าวางระบบแล้วใช้งานสะดวก เงินปลอดภัย และมีเอกสารยืนยัน ก็ไม่ต้องกังวลเลยว่าเงินสดจะหายไปไหนจากกิจการ
8.ทำบัญชี
แน่นอนว่าเรื่องการทำบัญชีเป็นของคู่กันกับบริษัทเพราะตามกฎหมายแล้วเราต้องจัดให้มีการทำบัญชีทันทีที่เปิดบริษัทนะ ซึ่งถ้าเจ้าของไม่ได้เป็นนักบัญชีอาจจะต้องไปจ้างสำนักงานบัญชีหรือนักบัญชี Freelance ให้มาช่วยทำบัญชีให้
และข้อดีของการมีนักบัญชีคือ เค้าจะช่วยแนะนำหรือวางระบบทางเดินเอกสารให้เราได้ ข้อ 4-7 ที่เราคุยๆ กันมา อาจจะให้นักบัญชีช่วยวางระบบ เราก็จะลดขั้นตอนความปวดหัวลงไปได้ระดับนึงเลย และนอกจากทำบัญชีตอนปลายปีก็ต้องยื่นงบการเงินด้วย อันนี้ก็เป็นหน้าที่ที่นักบัญชีช่วยเจ้าของกิจการได้เช่นกัน
ที่สำคัญการยื่นภาษีก็เป็นอีกเรื่องที่นักบัญชีช่วยเจ้าของกิจการได้อีกแรง
9.ยื่นภาษี
เรื่องสุดท้ายที่ขาดไม่ได้เลย โดยทั่วไปแล้วธุรกิจจะเกี่ยวข้องกับภาษี 3 ตัวหลักๆ
- ภาษีเงินได้นิติบุคคล
- ภาษีมูลค่าเพิ่ม
- ภาษีหัก ณ ที่จ่าย
เจ้าของกิจการต้องศึกษาให้เข้าใจก่อนว่าเราเกี่ยวข้องกับภาษีตัวไหนบ้าง จากนั้นต้องทำอะไรบ้าง ภาษีบางตัวยื่นทุกเดือน บางตัวยื่นทุกปี มันจะมีเงื่อนเวลาของมัน อันนี้ต้องศึกษากันดีๆ
สรุป มีอะไรต้องรู้เกี่ยวกับเอกสารบริษัทบ้าง
ทั้งหมดนี้เป็น 9 สิ่งที่ควรทำทันทีหลังเปิดบริษัท นอกเหนือจากการหาลูกค้า ก่อร่างสร้างร้าน 9 เรื่องที่เล่ามานี้เป็นเรื่องสำคัญๆ เกี่ยวกับเอกสารบริษัทที่สำคัญสำหรับทำบัญชีและภาษี
อยากให้ลองใช้เวลาศึกษาและทำความเข้าใจดู และที่สำคัญถ้ารู้สึกว่าหนักไป อย่าลืมติดต่อนักบัญชีไว้แต่เนิ่นๆ เพื่อจะได้ช่วยวางระบบเอกสารได้อย่างลงตัวมากยิ่งขึ้นจ้า
ปรึกษาปัญหาบัญชีธุรกิจ หาโปรแกรมบัญชีที่ใช่สำหรับธุรกิจคุณ ติดต่อ
Line: @zerotoprofit หรือ https://lin.ee/36U1ks0Y
ติดตาม Zero to Profit ช่องทางอื่นได้ที่
Facebook: https://facebook.com/ZerotoprofitTH/
Blockdit: https://www.blockdit.com/zerotoprofit
